Hướng dẫn cách sắp xếp chứng từ kế toán khoa học và đúng quy định 2025

Cách sắp xếp chứng từ kế toán là một trong những nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ, sổ sách kế toán khoa học và dễ tra cứu khi cần đối chiếu, kiểm tra. Việc thực hiện đúng quy trình sắp xếp chứng từ không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, công sức mà còn đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp cho toàn bộ hoạt động tài chính. Bài viết dưới đây, AZTAX sẽ hướng dẫn chi tiết các bước sắp xếp chứng từ kế toán theo đúng quy định, giúp kế toán viên tối ưu quy trình lưu trữ và tránh sai sót trong công tác kế toán.

1. Các loại chứng từ kế toán hiện nay

Theo Luật Kế toán năm 2015 và các thông tư hướng dẫn như Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC, chứng từ kế toán được chia thành nhiều loại dựa theo nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

Cụ thể gồm:

Chứng từ liên quan đến tiền mặt

• Bao gồm: phiếu thu, phiếu chi, bảng kê chi tiền…
• Dùng để phản ánh các nghiệp vụ thu – chi trực tiếp bằng tiền mặt tại đơn vị.

Chứng từ liên quan đến ngân hàng

• Bao gồm: ủy nhiệm chi (UNC), giấy báo nợ, giấy báo có…
• Phản ánh các nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng.

Chứng từ liên quan đến hoạt động mua vào – bán ra

• Bao gồm: hợp đồng kinh tế, hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng…
• Ghi nhận các giao dịch thương mại của đơn vị.

Chứng từ liên quan đến tiền lương và lao động

• Bao gồm: bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương…
• Phục vụ việc hạch toán chi phí nhân công và tính lương cho người lao động.

Tất cả các loại chứng từ kế toán trên phải được lập đầy đủ, chính xác, có chữ ký của người có thẩm quyền và lưu trữ đúng quy định để đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch trong hoạt động tài chính – kế toán của doanh nghiệp.

2. Hướng dẫn cách sắp xếp chứng từ kế toán

Để việc lưu trữ chứng từ kế toán được thực hiện khoa học và thuận tiện cho việc tra cứu, đối chiếu hoặc phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan Nhà nước, kế toán cần tiến hành phân loại và sắp xếp chứng từ ngay từ đầu.

2.1 Cách sắp xếp chứng từ kế toán

Chứng từ đầu vào

• Với hóa đơn mua hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán cần kẹp kèm phiếu chi tiền mặt phía sau hóa đơn để chứng minh giao dịch đã thanh toán.
• Trường hợp hóa đơn mua hàng thanh toán qua ngân hàng, nên đính kèm ủy nhiệm chi hoặc giấy báo nợ sau hóa đơn để dễ kiểm tra chứng từ.
• Đối với mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn từ hộ kinh doanh, cá nhân có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm, cần lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mẫu 01/TNDN để hợp thức chứng từ chi phí.

Chứng từ đầu ra

• Khi bán hàng và thu tiền mặt, cần kẹp phiếu thu cùng liên 3 của hóa đơn GTGT hoặc liên 2 của hóa đơn bán hàng để đối chiếu.
• Nếu khách hàng thanh toán qua chuyển khoản, hãy đính kèm bản photo giấy báo có của ngân hàng với hóa đơn tương ứng.

Chứng từ kho

• Phiếu nhập kho được kẹp với hóa đơn mua hàng tương ứng để xác nhận hàng hóa đã nhập kho.
• Phiếu xuất kho cần kẹp với hóa đơn bán hàng (liên 3 của hóa đơn GTGT hoặc liên 2 của hóa đơn bán hàng thông thường) nhằm đảm bảo tính khớp giữa chứng từ bán và xuất hàng.

Chứng từ về thuế

• Tờ khai thuế GTGT, TNCN hàng tháng/quý và tờ khai lệ phí môn bài:
  • Sau khi nộp tờ khai thuế điện tử thành công, kế toán nên tải về một bản tờ khai cùng thông báo chấp nhận của cơ quan thuế để lưu trữ. Các tệp này có thể tải tại mục “Tra cứu” trên trang thuedientu.gdt.gov.vn

• Giấy nộp tiền thuế các loại (môn bài, GTGT, TNCN, TNDN tạm tính…):
  • Sau khi hoàn tất nộp tiền, cần lưu bản tải về của giấy nộp tiền cùng tờ khai tương ứng để dễ kiểm tra và đối chiếu.

• Sổ phụ ngân hàng:
  • Nên in sổ phụ hàng tháng hoặc hàng năm, đóng kèm ủy nhiệm chi (UNC) và các giấy nộp tiền để hoàn thiện hồ sơ chứng từ liên quan đến thuế và thanh toán.

Chứng từ kế toán về tiền lương

Khi sắp xếp hồ sơ tiền lương, kế toán cần lưu đầy đủ và có thứ tự rõ ràng các loại chứng từ sau:

• Hồ sơ nhân sự của người lao động (CMND/CCCD, sơ yếu lý lịch, đơn xin việc…).
• Các loại hợp đồng: hợp đồng lao động, hợp đồng thử việc, giao khoán, thời vụ hoặc thuê dịch vụ ngoài.
• Các quyết định hành chính: quyết định bổ nhiệm, tăng lương, quy chế lương thưởng…
• Bảng chấm công và bảng thanh toán tiền lương hàng tháng.
• Hồ sơ giảm trừ gia cảnh: bao gồm tờ đăng ký và tài liệu chứng minh người phụ thuộc.
• Bảng cam kết 02/CK-TNCN: áp dụng với lao động có hợp đồng dưới 3 tháng mà không khấu trừ 10% thuế TNCN.
• Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN (nếu người lao động ủy quyền cho doanh nghiệp).
• Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân của nhân viên.
• Hồ sơ, chứng từ với các cơ quan liên quan như: cơ quan BHXH, Liên đoàn lao động… gồm:
• Báo cáo tình hình sử dụng lao động.
• Sổ quản lý lao động.
• Hồ sơ tham gia BHXH và chứng từ nộp tiền BHXH.

Lưu ý: Các chứng từ cần đánh số thứ tự từ nhỏ đến lớn theo thời gian phát sinh để thuận tiện cho việc tra cứu và kiểm tra sau này.

2.2 Sắp xếp sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

• Sổ Nhật ký chung.
• Sổ Nhật ký thu tiền.
• Sổ Nhật ký chi tiền.
• Sổ Nhật ký mua hàng.
• Sổ Nhật ký bán hàng.
• Sổ Cái của các tài khoản phát sinh.
• Sổ chi tiết các tài khoản.
• Sổ quỹ tiền mặt.
• Sổ tiền gửi ngân hàng (phân theo từng ngân hàng).
• Bảng trích khấu hao tài sản cố định.
• Thẻ theo dõi tài sản cố định.
• Bảng phân bổ công cụ, dụng cụ.
• Bảng chi tiết nhập – xuất – tồn hàng hóa.
• Thẻ kho.
• Sổ chi tiết công nợ phải thu.
• Sổ chi tiết công nợ phải trả.
• Biên bản đối chiếu công nợ đến cuối năm tài chính.
• Sổ chi tiết các khoản vay.
• Các sổ khác được lập theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

3. Hướng dẫn cách sắp xếp hồ sơ kế toán

Hướng dẫn cách sắp xếp hồ sơ kế toán giúp doanh nghiệp quản lý chứng từ gọn gàng, dễ tra cứu và tuân thủ quy định pháp luật. Nên sắp xếp theo từng nhóm, đánh số thứ tự và lưu theo năm tài chính để thuận tiện khi kiểm tra, quyết toán.

Hồ sơ khai thuế theo năm:

• Báo cáo tài chính đầy đủ theo quy định.
• Hồ sơ quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp kèm các phụ lục liên quan.
• Hồ sơ quyết toán thuế Thu nhập cá nhân cùng các phụ lục đính kèm.

Hồ sơ khai thuế theo quý:

• Chứng từ nộp thuế Thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý.
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong quý.
• Tờ khai thuế Thu nhập cá nhân (nếu phát sinh).
• Tờ khai thuế Giá trị gia tăng (nếu doanh nghiệp kê khai theo quý).

Hồ sơ khai thuế theo tháng:

• Tờ khai thuế Giá trị gia tăng (trường hợp kê khai hàng tháng).
• Tờ khai thuế Thu nhập cá nhân (nếu doanh nghiệp kê khai theo tháng).
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (nếu thuộc diện phải nộp theo tháng).

Hồ sơ hóa đơn:

• Trường hợp sử dụng hóa đơn GTGT đặt in:
  • Hợp đồng đặt in hóa đơn kèm biên bản giao nhận, biên bản hủy kẽm và chứng từ thanh toán.
  • Thông báo phát hành hóa đơn.
• Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử:
  • Hợp đồng phát hành hóa đơn điện tử kèm hóa đơn mẫu, quyết định áp dụng và chứng từ thanh toán.
  • Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Các hồ sơ khác:

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Văn bản đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định (nếu có TSCĐ).
• Phụ lục II-1 về đăng ký tài khoản ngân hàng (từ 01/5/2021 không còn bắt buộc nộp cho Sở KH&ĐT).
• Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước và bảng kê chi tiết các khoản phát sinh, đã nộp NSNN.

4. Một số lưu ý sắp xếp lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán

Việc sắp xếp và lưu trữ chứng từ kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát số liệu mà còn đảm bảo tính minh bạch, phục vụ hiệu quả cho công tác kiểm tra, quyết toán. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng mà kế toán cần ghi nhớ để quản lý hồ sơ chứng từ khoa học và đúng quy định.

4.1 Đối với Hồ Sơ Bản Cứng

Kế toán nên xây dựng quy định rõ ràng về thứ tự sắp xếp chứng từ trong mỗi bộ hồ sơ để thuận tiện cho việc kiểm tra và tra cứu. Việc sắp xếp khoa học, nhất quán giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót, đồng thời tăng tính chuyên nghiệp và dễ quản lý.

Mỗi tập chứng từ nên có bìa riêng, và kèm bảng kê chi tiết ở trang thứ hai để ghi rõ nội dung, số lượng và thời gian phát sinh.
Có thể sử dụng ký hiệu màu, mã số phân loại hoặc nhãn dán để nhận diện nhanh các loại chứng từ

Ví dụ:

• Màu xanh cho chứng từ thuế
• Màu vàng cho chứng từ mua hàng
• Màu đỏ cho chứng từ bán hàng

Với các chứng từ đặc biệt như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho hoặc hợp đồng dài hạn, kế toán có thể sử dụng thẻ theo dõi riêng tương tự thẻ kho, giúp dễ dàng đối chiếu và kiểm tra định kỳ.

4.2 Đối với Hồ Sơ Bản Mềm

Khi lưu trữ chứng từ điện tử, doanh nghiệp nên quy định thống nhất cách đặt tên và mã hóa file để dễ tìm kiếm, sắp xếp.
Nên đặt số thứ tự ở đầu tên file để hệ thống tự động xếp theo thứ tự thời gian hoặc loại chứng từ.

Ví dụ cách đặt tên file khoa học:

1. 01_HopDong_MuaMayTinh_15022025.pdf
2. 02_BienBanGiaoNhan_16022025.pdf
3. 03_DeNghiThanhToan_18022025.pdf
4. 04_BienBanThanhLy_20022025.pdf

5. Một số câu hỏi thường gặp

Câu 1: Chứng từ kế toán là gì?

Căn cứ khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán là các giấy tờ hoặc vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và hoàn thành, làm căn cứ để ghi sổ kế toán. Hiểu đơn giản, đây là tài liệu ghi nhận toàn bộ giao dịch tài chính của doanh nghiệp như hóa đơn, hợp đồng, biên lai, phiếu thu – chi, phiếu nhập – xuất kho,… giúp đảm bảo tính minh bạch, chính xác và đầy đủ trong công tác kế toán.

Câu 2: Tại sao sắp xếp chứng từ kế toán khoa học lại quan trọng?

Việc sắp xếp chứng từ kế toán một cách khoa học không chỉ là nhiệm vụ bắt buộc của kế toán viên mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu hiệu quả. Khi hồ sơ, sổ sách được lưu trữ có trật tự, việc tra cứu và kiểm tra chứng từ trở nên nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian.

Ngược lại, nếu chứng từ bị lưu trữ lộn xộn hoặc thiếu hệ thống, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng mất tài liệu quan trọng, khó đối chiếu sổ sách, gây ảnh hưởng đến quá trình kiểm toán, quyết toán thuế hoặc thanh tra tài chính.

Dù xu hướng hiện nay là số hóa và quản lý chứng từ bằng phần mềm kế toán, nhưng chứng từ giấy vẫn giữ vai trò quan trọng, là cơ sở pháp lý và bằng chứng xác thực trong mọi hoạt động kế toán của doanh nghiệp.

Câu 3: Nên sắp xếp chứng từ kế toán theo tháng hay theo quý?

Việc sắp xếp chứng từ kế toán theo tháng hay theo quý phụ thuộc vào quy mô và tần suất phát sinh chứng từ của doanh nghiệp.

• Với doanh nghiệp lớn hoặc có nhiều nghiệp vụ kế toán phát sinh, nên sắp xếp chứng từ theo tháng để dễ dàng quản lý, tra cứu và phục vụ cho việc lập báo cáo thuế hàng tháng.
• Với doanh nghiệp nhỏ hoặc có ít chứng từ, có thể lưu trữ theo quý nhằm tiết kiệm không gian và thời gian sắp xếp.

Tuy nhiên, dù sắp xếp theo tháng hay theo quý, bạn vẫn cần phân loại rõ theo từng nhóm nghiệp vụ (đầu vào, đầu ra, tiền lương, thuế, tài sản cố định, v.v.) để đảm bảo tính khoa học và thuận tiện khi kiểm tra, quyết toán.

Câu 4: Có quy định pháp luật cụ thể nào bắt buộc về cách sắp xếp chứng từ kế toán không?

Hiện nay, pháp luật chưa có quy định cụ thể nào bắt buộc về cách sắp xếp chứng từ kế toán. Tuy nhiên, theo Luật Kế toán 2015 và Thông tư 200/2014/TT-BTC, doanh nghiệp phải tổ chức lưu trữ chứng từ kế toán đầy đủ, rõ ràng, dễ kiểm tra và đối chiếu khi cần thiết.

Điều này có nghĩa là doanh nghiệp được tự do lựa chọn cách sắp xếp phù hợp, miễn sao đảm bảo:

• Dễ dàng tra cứu khi cơ quan thuế, kiểm toán hoặc thanh tra yêu cầu;
• Không thất lạc, hư hỏng hoặc sai sót chứng từ;
• Đảm bảo thời gian lưu trữ theo quy định (từ 5 đến 10 năm, tùy loại tài liệu).

Vì vậy, dù không có quy định bắt buộc cụ thể, nhưng xây dựng quy trình sắp xếp chứng từ khoa học và thống nhất nội bộ là yêu cầu cần thiết để doanh nghiệp hoạt động chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật.

Việc thực hiện đúng cách sắp xếp chứng từ kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ khoa học, tiết kiệm thời gian tra cứu mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật. Một hệ thống chứng từ được tổ chức rõ ràng, hợp lý sẽ góp phần nâng cao hiệu quả làm việc và hạn chế rủi ro khi kiểm toán hay quyết toán thuế. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc thiết lập quy trình lưu trữ và sắp xếp chứng từ kế toán, hãy để AZTAX đồng hành và hỗ trợ bạn. Liên hệ ngay AZTAX để được tư vấn chi tiết, giúp doanh nghiệp của bạn vận hành hiệu quả và tuân thủ đúng quy định pháp luật!