Ủy nhiệm chi là gì và tại sao nó lại quan trọng trong quản lý tài chính? Đây là phương thức thanh toán phổ biến trong nhiều giao dịch tài chính. AZTAX đã tổng hợp thông tin chi tiết để giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm và ứng dụng của ủy nhiệm chi. Hãy cùng tìm hiểu để nắm vững cách thức và lợi ích của phương pháp này.
1. Ủy nhiệm chi là gì?
Ủy nhiệm chi hay viết tắt là UNC là một phương thức thanh toán, trong đó người sử dụng sẽ tạo một lệnh thanh toán dựa trên mẫu có sẵn từ đơn vị cung cấp dịch vụ, chẳng hạn như ngân hàng. Sau đó, lệnh này được gửi đến đơn vị đó để yêu cầu thanh toán cho người thụ hưởng bằng số tiền có trong tài khoản.
Đơn giản mà nói, ủy nhiệm chi là một chứng từ giao dịch mà người thanh toán sử dụng để ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ thực hiện thanh toán một khoản tiền nhất định cho người nhận. UNC chỉ có hiệu lực khi được chính người thanh toán lập lệnh và ký kết.
2. Nội dung và cách ghi giấy ủy nhiệm chi (UNC)
Nội dung của giấy ủy nhiệm chi (UNC)
Ủy nhiệm chi được xem là hợp lệ nếu như có đầy đủ nội dung theo quy định tại Khoản 2 của Điều 13 Quyết định số 226/2002/QĐ-NHNN của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
Chữ lệnh chi/ủy nhiệm chi, số seri;Họ tên, địa chỉ và số hiệu tài khoản người trả tiền;
Tên, địa chỉ tổ chức, doanh nghiệp cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người trả tiền;
Họ tên, địa chỉ và số hiệu tài khoản của người thụ hưởng;
Tên, địa chỉ tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người thụ hưởng;
Số tiền thanh toán bằng chữ và số;
Nơi và ngày tháng lập ủy nhiệm chi;
Chữ ký của chủ tài khoản hoặc chữ ký của người được chủ tài khoản ủy quyền;
Các yếu tố khác có liên quan do tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán quy định theo đúng pháp luật.
Cách ghi giấy ủy nhiệm chi (UNC)
Giấy ủy nhiệm chi gồm hai phần chính, một phần do doanh nghiệp ghi và phần còn lại dành cho ngân hàng xử lý. Cụ thể:
- Phần dành cho doanh nghiệp:
- Ngày, tháng, năm: Ghi rõ thời gian thực hiện giao dịch.
- Đơn vị trả tiền: Ghi tên đầy đủ của doanh nghiệp thực hiện thanh toán.
- Số tài khoản: Ghi chính xác số tài khoản của doanh nghiệp chuyển tiền.
- Ngân hàng: Điền tên ngân hàng nơi doanh nghiệp thực hiện giao dịch.
- Đơn vị thụ hưởng: Ghi tên đầy đủ của cá nhân hoặc doanh nghiệp nhận tiền.
- Số CMT/CCCD/Hộ chiếu: Ghi số chứng minh thư, căn cước công dân hoặc hộ chiếu, kèm ngày và nơi cấp.
- Số tiền bằng số và chữ: Điền số tiền bằng cả số và chữ, theo đơn vị VNĐ. Lưu ý chữ đầu tiên viết hoa và kết thúc bằng ký tự ” ./ “. Ví dụ: “Bảy mươi triệu đồng./”.
- Nội dung thanh toán: Ghi chi tiết lý do thanh toán.
- Chữ ký và dấu: Giám đốc hoặc kế toán trưởng ký tên và đóng dấu, kèm dấu chức danh giám đốc.
- Phần dành cho ngân hàng:
- Số bút toán: Ghi số thứ tự bút toán.
- Loại tiền: Ghi VNĐ.
- Tài khoản ghi nợ và ghi có: Ngân hàng thực hiện ghi nợ và ghi có theo quy định.
- Kế toán ngân hàng: Kế toán ngân hàng ký tên và đóng dấu xác nhận.
3. Ủy nhiệm chi (UNC) dùng để làm gì?
Ủy nhiệm chi là một công cụ quản lý tài chính, giúp thực hiện chuyển tiền một cách nhanh chóng và an toàn. Khi ủy thác số tiền lớn cho ngân hàng, bạn sẽ tránh được nhiều rủi ro và sai sót. Ủy nhiệm chi có các chức năng sau:
- Thanh toán: Số tiền của người gửi được chuyển trực tiếp và an toàn vào tài khoản của người nhận.
- Thanh toán: Chuyển tiền: Số tiền này sẽ được chuyển vào tài khoản của người thụ hưởng trong cùng hệ thống ngân hàng. Nếu khác ngân hàng, việc chuyển khoản sẽ được thực hiện thông qua tài khoản chuyển tiền phải trả.
Ủy nhiệm chi yêu cầu người trả phải có đủ số dư trong tài khoản để thanh toán cho người thụ hưởng. Người trả cũng cần thanh toán một khoản phí nhỏ cho đơn vị cung cấp dịch vụ như ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng khi thực hiện ủy nhiệm chi.
4. Những quy định về ủy nhiệm chi
Mỗi phương thức thanh toán có những quy định riêng. Dưới đây là 3 quy định cơ bản tại các ngân hàng mà người lập ủy nhiệm chi cần nắm rõ.
4.1 Quy định về số liên
Ủy nhiệm chi cần có 2 liên: 1 liên ngân hàng lưu giữ và 1 liên trả lại khách hàng để làm chứng từ đối chiếu sổ sách sau này.
4.2 Quy định về chữ ký
Chữ ký bắt buộc trên ủy nhiệm chi phải là của giám đốc, kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký thay. Đối với các doanh nghiệp nhỏ không có kế toán trưởng, chủ tài khoản sẽ là người ký. Tất cả các chữ ký này phải khớp với chữ ký đã đăng ký tại ngân hàng.
4.3 Quy định về đóng dấu
Ủy nhiệm chi cần được đóng dấu rõ ràng, ngay ngắn, theo một hướng duy nhất và sử dụng mực đúng quy định. Dấu phải được đặt lên ⅓ chữ ký về phía bên trái.
5. Các loại ủy nhiệm chi (UNC)
Dựa trên sự thuận tiện và nhu cầu của khách hàng, có hai loại ủy nhiệm chi được sử dụng: ủy nhiệm chi trực tuyến (UNC online) và ủy nhiệm chi thực hiện trực tiếp tại quầy giao dịch.
- Ủy nhiệm chi online
Mẫu ủy nhiệm chi online được in sau khi tải xuống từ trang web của nhà cung cấp dịch vụ. Khách hàng truy cập vào trang web, điền thông tin theo mẫu có sẵn, sau đó in mẫu và mang đến ngân hàng để thực hiện giao dịch.
- Ủy nhiệm chi tại quầy giao dịch
Mặc dù không tiện lợi và nhanh chóng như ủy nhiệm chi online, những ai cảm thấy khó khăn với thao tác kỹ thuật có thể chọn thực hiện ủy nhiệm chi trực tiếp tại quầy giao dịch. Chỉ cần ra ngân hàng, lấy mẫu giấy ủy nhiệm chi và điền thông tin đầy đủ. Đối với khách hàng thường xuyên giao dịch, việc sử dụng một cuốn UNC đã được điền sẵn thông tin có thể giúp tiết kiệm thời gian giao dịch đáng kể.
6. Ưu nhược điểm khi thanh toán bằng ủy nhiệm chi
Ưu điểm
- Việc sử dụng ủy nhiệm chi giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho tất cả các bên liên quan. Người gửi chỉ cần chuyển tiền đến ngân hàng hoặc tổ chức tài chính và thông báo cho người nhận. Ngân hàng hoặc tổ chức tài chính sẽ thực hiện thanh toán và thông báo kết quả cho người nhận.
- Bên trả có thể ủy quyền hoàn toàn cho bên cung cấp dịch vụ để thực hiện việc thanh toán trực tiếp cho người thụ hưởng.
- Quá trình thanh toán diễn ra an toàn và sai sót xảy ra ít.
- Bằng cách lưu trữ các giấy tờ và thông tin liên quan, cả người gửi và người nhận đều có thể dễ dàng truy cập thông tin về giao dịch và đảm bảo tính minh bạch của các khoản thanh toán đã thực hiện.
Nhược điểm
- Quá trình xác nhận và xử lý thanh toán ủy nhiệm chi có thể kéo dài, đặc biệt khi giao dịch gặp vấn đề phức tạp hoặc khi tài khoản của người trả tiền không đủ số tiền cần thiết.
- Người thực hiện thanh toán phải chi trả một khoản phí nhỏ cho bên ngân hàng thương mại để thực hiện giao dịch
- Việc sử dụng thanh toán ủy nhiệm chi đòi hỏi sự tin cậy và trách nhiệm từ phía đối tác thanh toán, như ngân hàng hoặc tổ chức tài chính. Nếu đối tác không đảm bảo hoặc gặp sự cố, việc thanh toán có thể bị trì hoãn hoặc gặp khó khăn.
7. Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi
Theo thủ tục của ngân hàng và quy định tại Khoản 2 Điều 8 Thông tư 46/2014/TT-NHNN, quy trình thực hiện thanh toán ủy nhiệm chi phải tuân theo các bước sau đây:
- Bước 1: Bên trả tiền lập giấy ủy nhiệm chi gửi đến ngân hàng – nơi mở tài khoản thanh toán để trích tài khoản trả cho bên thụ hưởng
- Bước 2: Sau khi nhận giấy ủy nhiệm chi, ngân hàng phải tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo rằng chứng từ là hợp pháp và hợp lệ. Đồng thời kiểm tra số dư tài khoản người thanh toán có cao hơn số tiền ghi trên giấy ủy nhiệm cho không. Nếu không hợp lệ, ngân hàng sẽ yêu cầu người thanh toán điều chỉnh hoặc nạp thêm tiền vào tài khoản; nếu không thực hiện, ngân hàng có thể từ chối giao dịch
- Bước 3: Ngân hàng sẽ xử lý chứng từ và thực hiện lệnh chi tiền theo yêu cầu của người thanh toán. Thông thường, bên thụ hưởng sẽ nhận được tiền trong vòng 1 ngày làm việc.
Khi bên thụ hưởng nhận tiền mặt, việc xử lý sẽ được thực hiện theo các bước sau:
- Nếu bên thụ hưởng là cá nhân, khi đến nhận tiền tại ngân hàng, họ cần xuất trình giấy tờ tùy thân như CCCD, CMND, hoặc hộ chiếu còn hiệu lực. Nếu người nhận là người được ủy quyền, cần cung cấp thêm văn bản ủy quyền hợp lệ theo quy định pháp luật.
- Nếu bên thụ hưởng là một doanh nghiệp, tổ chức thì người đại diện cho tổ chức đến nhận tiền ngoài xuất trình giấy tờ tùy thân, Cần phải có giấy tờ chứng minh quyền đại diện hợp pháp của tổ chức đó.
Trong thời hạn tối đa 15 ngày kể từ khi nhận lệnh chuyển tiền, nếu bên thụ hưởng đã được ngân hàng thông báo nhưng không đến nhận tiền hoặc không thể liên hệ được, ngân hàng phải chuyển trả lại số tiền cho ngân hàng của bên trả tiền.
8. Lưu ý khi tiến hành giao dịch ủy nhiệm chi
Trong quá trình thực hiện giao dịch ủy nhiệm chi, cần chú ý một số điểm quan trọng để tránh các sai sót không mong muốn. AZTAX đã tổng hợp các thông tin cần thiết để bạn có thể tìm hiểu chi tiết:
- Trường hợp ngân hàng tự ý trích tài khoản của người gửi là trái với quy định Nhà nước nói chung và ngân hàng nói riêng. Nếu đã có văn bản thỏa thuận trước và nhận được sự đồng thuận từ cả hai bên, thì sẽ được coi là hợp lệ
- Khi UNC được khách hàng gửi dưới dạng chứng từ điện tử hoặc giấy, ngân hàng sẽ kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp trước khi thực hiện thanh toán
- Ngân hàng cũng cần kiểm tra về số dư trong tài khoản khách hàng, nếu không đủ khả năng thanh toán thì giao dịch sẽ bị hoãn
- Nếu ủy nhiệm chi không hợp lệ hoặc số tiền ghi trên UNC vượt quá số dư tài khoản của khách hàng, ngân hàng phải thông báo cho người lập ủy nhiệm chi, trả lại hoặc từ chối thực hiện lệnh chi
- Nếu UNC đã cung cấp đầy đủ giấy tờ hợp lệ, ngân hàng có trách nhiệm thực hiện yêu cầu chi trả cho người thụ hưởng trong thời gian sớm nhất có thể.
9. Một số câu hỏi thường gặp về ủy nhiệm chi
Một số câu hỏi thường gặp về ủy nhiệm chi thường gây thắc mắc trong quản lý tài chính. Dưới đây là các câu hỏi mà AZTAX đã tổng hợp để giúp bạn hiểu rõ hơn.
9.1 Ủy nhiệm chi có mấy liên?
Ủy nhiệm chi thường có 2 liên.
- Một liên được ngân hàng giữ
- Liên còn lại thì khách hàng giữ sau khi đã xác nhận đóng tiền, đóng dấu bởi ngân hàng. Liên này là cơ sở để bộ phận kế toán của công ty thực hiện việc hạch toán.
9.2. Ủy nhiệm chi được xem là chứng từ hợp lệ khi nào?
Ủy nhiệm chi là chứng từ hợp lệ chỉ khi có đầy đủ các nội dung được quy định trong Khoản 2, Điều 13 Quyết định số 226/2002/QĐ-NHNN của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
Ủy nhiệm chi đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát giao dịch giữa người gửi tiền và ngân hàng, đảm bảo rằng tất cả các khoản tiền gửi đều được ghi chép chính xác. Tuy nhiên, với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ và xu hướng chuyển đổi số, ủy nhiệm chi ngày càng trở nên lỗi thời.
Hiểu rõ các câu hỏi thường gặp về ủy nhiệm chi giúp bạn sử dụng phương thức này hiệu quả hơn. Hy vọng thông tin này sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc và áp dụng chính xác.
Hiểu rõ về ủy nhiệm chi là gì giúp bạn nắm bắt được những khía cạnh quan trọng của phương thức thanh toán này. AZTAX đã tổng hợp thông tin chi tiết để bạn có cái nhìn rõ hơn. Để tìm hiểu thêm, vui lòng liên hệ qua Hotline 0932.383.089 nhé!
