Thủ tục Bảo hiểm Xã hội là quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp và người lao động thực hiện đúng nghĩa vụ, đảm bảo quyền lợi về BHXH, BHYT và các chế độ liên quan. Thực hiện thủ tục chính xác giúp tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro pháp lý. Cùng AZTAX tìm hiểu thông qua nội dung bài viết sau đây nhé!
1. Đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN
Đối tượng phải tham gia BHXH bắt buộc, BHYT và BHTN được xác định dựa trên các nhóm người lao động và đơn vị sử dụng lao động theo quy định pháp luật hiện hành.
- Người lao động ký hợp đồng lao động (HĐLĐ) không xác định thời hạn, HĐLĐ có xác định thời hạn, hoặc HĐLĐ theo mùa vụ, theo công việc nhất định với thời gian từ 03 tháng đến dưới 12 tháng.
- Người quản lý doanh nghiệp, quản lý điều hành hợp tác xã có nhận lương.
- Các đơn vị thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động.
Theo Điều 99 Luật BHXH 2014, trong vòng 30 ngày kể từ khi ký kết hợp đồng lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký tham gia BHXH cho cơ quan Bảo hiểm Xã hội.
2. Hướng dẫn thủ tục Bảo hiểm Xã hội lần đầu
Việc thực hiện thủ tục Bảo hiểm Xã hội lần đầu là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp khi bắt đầu tuyển dụng lao động. Quy trình này đòi hỏi chuẩn bị đúng hồ sơ và thực hiện theo đúng quy định của cơ quan BHXH.
2.1 Hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu đối với Doanh nghiệp và người lao động
Đối với người lao động
Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH, khi tham gia BHXH lần đầu, người lao động cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Tờ khai đăng ký tham gia BHXH và điều chỉnh thông tin BHXH (mẫu TK1-TS).
- Trường hợp người lao động muốn được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn, cần kèm theo các giấy tờ chứng minh tương ứng.
- Người lao động làm việc ở nước ngoài cần nộp hợp đồng lao động có thời hạn tại nước ngoài hoặc hợp đồng đã được gia hạn, kèm văn bản chứng minh gia hạn hoặc hợp đồng mới tại quốc gia tiếp nhận.
Đối với doanh nghiệp
Khi thực hiện thủ tục cho NLĐ, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Tờ khai đăng ký tham gia BHXH/điều chỉnh thông tin doanh nghiệp (mẫu TK3-TS).
- Danh sách chi tiết NLĐ tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN (mẫu D02-TS).
- Bảng kê thông tin tổng hợp (mẫu D01-TS).
Lưu ý quan trọng khi kê khai:
- Mẫu TK3-TS dành cho doanh nghiệp lần đầu đăng ký cấp mã đơn vị tham gia BHXH.
- Mẫu D02-TS dùng để kê khai danh sách lao động đủ điều kiện tham gia BHXH, là bắt buộc trong hồ sơ lần đầu.
- Mẫu TK1-TS áp dụng với người lao động chưa có mã số BHXH.
- Mẫu D01-TS giúp tổng hợp hồ sơ, làm căn cứ truy thu khi có khai báo tăng muộn.
Ngoài các tờ khai và bảng kê, doanh nghiệp cần đính kèm:
- Hợp đồng lao động ký với NLĐ.
- Sổ hộ khẩu, CMND/CCCD của người lao động.
2.2 Quy trình thực hiện
Thủ tục tham gia BHXH lần đầu được tiến hành theo các bước cơ bản sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp và người lao động cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo yêu cầu để điền thông tin vào các biểu mẫu BHXH và BHYT.
Bước 2: Đăng ký mã đơn vị (nếu chưa có)
Trường hợp doanh nghiệp chưa có mã BHXH, cần nộp tờ khai TK3-TS đến cơ quan BHXH. Sau 1 – 7 ngày làm việc, doanh nghiệp sẽ được cấp mã đơn vị.
Bước 3: Kê khai danh sách lao động
Khi đã có mã đơn vị, doanh nghiệp hoàn thiện các biểu mẫu và hồ sơ theo quy định để báo tăng lao động tham gia BHXH lần đầu.
Bước 4: Nộp hồ sơ
Doanh nghiệp nộp đầy đủ hồ sơ tại cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi đặt trụ sở, dựa trên giấy phép đăng ký kinh doanh.
Bước 5: Cấp số BHXH và thẻ BHYT
Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ tiến hành cấp số BHXH và thẻ BHYT cho người lao động.
2.3 Các hình thức nộp hồ sơ tham gia BHXH lần đầu
Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp hồ sơ theo hai hình thức sau:
- Hồ sơ giấy: Hồ sơ được gửi trực tiếp qua dịch vụ bưu chính của cơ quan BHXH. Doanh nghiệp chỉ cần đăng ký tài khoản theo hướng dẫn, và việc nộp hồ sơ hoàn toàn miễn phí, đảm bảo đầy đủ chứng từ pháp lý.
- Hồ sơ điện tử: Doanh nghiệp sử dụng phần mềm kê khai BHXH điện tử của các nhà cung cấp I-van như EFY Việt Nam. Chỉ cần có chữ ký số và tài khoản kê khai, việc nộp hồ sơ trở nên nhanh chóng, tiện lợi và hoàn toàn trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
3. Quyền lợi khi tham gia Bảo hiểm Xã hội
Quyền lợi của người tham gia và người thụ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội được quy định chi tiết tại Điều 10 Luật Bảo hiểm xã hội, giúp đảm bảo quyền lợi hợp pháp và công bằng cho mọi đối tượng.
3.1 Quyền lợi của người tham gia bảo hiểm xã hội
Người tham gia bảo hiểm xã hội được hưởng các quyền cơ bản sau:
- Được tham gia đầy đủ các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật.
- Nhận sổ bảo hiểm xã hội do cơ quan BHXH cấp.
- Định kỳ nhận thông tin về việc đóng bảo hiểm xã hội qua phương tiện điện tử và có quyền yêu cầu cơ quan BHXH xác nhận thông tin khi cần.
- Yêu cầu người sử dụng lao động và các cơ quan, tổ chức liên quan thực hiện đúng nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội.
- Được tiếp cận và tuyên truyền chính sách, pháp luật về bảo hiểm xã hội.
- Chủ động khám giám định y khoa để xác định mức suy giảm khả năng lao động nếu đang bảo lưu thời gian đóng BHXH, đồng thời được thanh toán chi phí giám định khi đủ điều kiện hưởng chế độ.
- Có quyền khiếu nại, tố cáo hoặc khởi kiện liên quan đến bảo hiểm xã hội theo quy định pháp luật.
3.2 Quyền lợi của người thụ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội
Người thụ hưởng bảo hiểm xã hội cũng được hưởng những quyền lợi thiết thực, bao gồm:
- Nhận chế độ bảo hiểm xã hội đầy đủ, kịp thời và thuận tiện.
- Hưởng bảo hiểm y tế trong các trường hợp: đang nhận lương hưu; nghỉ việc hưởng trợ cấp tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp; nghỉ việc hưởng chế độ thai sản từ 14 ngày trở lên; nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau từ 14 ngày trở lên hoặc bệnh dài ngày theo danh mục của Bộ Y tế.
- Được thanh toán chi phí giám định y khoa trong trường hợp khám giám định ngoài giới thiệu của người sử dụng lao động, nếu đủ điều kiện hưởng chế độ.
- Có quyền ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện các thủ tục liên quan đến BHXH, trong đó quyền nhận lương hưu hoặc trợ cấp có hiệu lực tối đa 12 tháng và phải được chứng thực hợp pháp.
- Người từ 80 tuổi trở lên có thể nhận lương hưu, trợ cấp tại nơi cư trú thông qua cơ quan BHXH hoặc tổ chức được ủy quyền.
- Định kỳ nhận thông tin về việc hưởng chế độ BHXH qua phương tiện điện tử và được cơ quan BHXH xác nhận khi cần.
- Khiếu nại, tố cáo hoặc khởi kiện về BHXH theo quy định pháp luật.
- Có quyền từ chối hưởng chế độ bảo hiểm xã hội nếu không có nhu cầu.
4. Lưu ý cho doanh nghiệp khi đăng ký BHXH lần đầu
Doanh nghiệp cần hoàn tất thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu trong vòng 30 ngày kể từ khi ký kết hợp đồng lao động hoặc tuyển dụng nhân sự mới. Việc thực hiện đúng thời hạn giúp đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tuân thủ pháp luật.
Khi đăng ký BHXH lần đầu tại cơ quan quản lý cấp quận/huyện/thành phố, mỗi doanh nghiệp sẽ được cấp một mã đơn vị riêng. Mã này giúp cơ quan BHXH theo dõi và quản lý thông tin đóng BHXH của doanh nghiệp.
Trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi địa chỉ kinh doanh sang quận, huyện hoặc tỉnh khác, cần thực hiện thủ tục báo giảm nhân sự cũ và chốt sổ BHXH. Đồng thời, doanh nghiệp phải đăng ký lại mã đơn vị BHXH mới và nộp hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu cho cơ quan BHXH tại địa phương mới. Lưu ý: một số doanh nghiệp thuộc quản lý BHXH cấp tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương chỉ cần làm lại hồ sơ khi chuyển sang tỉnh khác; nếu vẫn trong cùng tỉnh hoặc thành phố thì không cần.
Sau khi doanh nghiệp thực hiện báo tăng lao động, những nhân viên đã có sổ BHXH chỉ được cấp thẻ bảo hiểm y tế. Trong trường hợp mất sổ BHXH, doanh nghiệp cần làm hồ sơ xin cấp lại sổ trước khi hồ sơ báo tăng được cơ quan BHXH chấp thuận.
5. Dịch vụ Bảo hiểm Xã hội – AZTAX
Thủ tục hành chính luôn là một thách thức, đặc biệt với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Việc thực hiện các thủ tục này, dù trực tiếp hay trực tuyến, thường tốn nhiều thời gian nếu doanh nghiệp chưa nắm rõ quy trình. AZTAX sẵn sàng đồng hành để giải quyết tất cả những khó khăn này. Khi sử dụng dịch vụ của AZTAX, mọi thủ tục liên quan đến Bảo hiểm Xã hội sẽ được chúng tôi xử lý trọn gói, giúp bạn tập trung hoàn toàn vào hoạt động kinh doanh.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ BHXH toàn diện tại tất cả các quận, huyện, thành phố Hồ Chí Minh cũng như các tỉnh lân cận. Ngoài ra, AZTAX còn mang đến nhiều chương trình ưu đãi hấp dẫn với các gói dịch vụ linh hoạt, phù hợp từng nhu cầu của doanh nghiệp. Thông tin chi tiết về gói dịch vụ và báo giá có thể tham khảo trực tiếp tại website AZTAX.
Việc nắm rõ thủ tục Bảo hiểm xã hội giúp doanh nghiệp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ pháp lý, tránh rủi ro bị truy thu hoặc phạt vi phạm. Với dịch vụ trọn gói của AZTAX, các thủ tục BHXH sẽ được xử lý nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian, giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh. Hãy để AZTAX đồng hành, đảm bảo mọi quy trình liên quan đến BHXH của bạn luôn thuận lợi và minh bạch.
