Hướng dẫn thủ tục chuyển quận BHXH khi thay đổi địa điểm kinh doanh

Thủ tục chuyển quận BHXH là quy trình bắt buộc khi người lao động thay đổi nơi làm việc hoặc nơi cư trú, nhằm đảm bảo quyền lợi về bảo hiểm xã hội được tiếp tục liên tục. Việc nắm rõ các bước, hồ sơ cần chuẩn bị và cơ quan tiếp nhận sẽ giúp quá trình chuyển quận BHXH diễn ra nhanh chóng, tránh sai sót và gián đoạn quyền lợi. Hãy cùng AZTAX tìm hiểu thông qua bài viết sau đây nhé!

1. Thủ tục chuyển quận BHXH khi đổi địa điểm kinh doanh

Khi doanh nghiệp hoặc người lao động thay đổi địa điểm kinh doanh, thủ tục chuyển quận BHXH cần thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn 1366/BHXH-THU năm 2011. Quy trình chuyển quận BHXH gồm hai bước chính:

• Bước 1: Chốt sổ tại cơ quan BHXH quận cũ
• Bước 2: Đăng ký tham gia tại cơ quan BHXH quận mới

1.1 Tại cơ quan BHXH nơi chuyển đi

Khi doanh nghiệp thay đổi địa điểm kinh doanh, việc thực hiện thủ tục chuyển quận BHXH bắt đầu từ cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp đang quản lý. Quy trình gồm hai bước chính:

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ báo giảm, chốt sổ BHXH

Trước tiên, doanh nghiệp cần báo giảm lao động và chốt sổ BHXH cho tất cả người lao động. Hồ sơ chuẩn bị gồm:

• Giấy tờ pháp lý (bản sao):
  • Giấy phép kinh doanh mới ghi rõ địa chỉ mới,
  • Hoặc quyết định/văn bản của cơ quan nhà nước về việc chuyển quận (nếu có).
• Danh sách lao động (Mẫu D02-TS, 01 bản): Liệt kê toàn bộ người lao động tham gia BHXH, BHYT tại doanh nghiệp.
• Thẻ BHYT: Thu hồi toàn bộ thẻ BHYT còn hạn sử dụng của người lao động (1 thẻ/người).
• Chứng từ nộp tiền (bản sao, nếu có): Xác nhận đã nộp đủ BHXH, BHYT, BHTN đến thời điểm chuyển đi.
• Phiếu giao nhận hồ sơ (Mẫu 106, 02 bản): Ghi rõ nội dung là ngưng tham gia BHXH.

Hoặc in và gửi hồ sơ điện tử mẫu 600a báo giảm tất cả lao động đang tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (có ký xác nhận và đóng dấu) lên cơ quan BHXH nơi chuyển đi.

Lưu ý: 

• Sau khi nộp hồ sơ giảm 600a điện tử cho cơ quan BHXH, công ty phải liên hệ với người quản lý thu để xác nhận công nợ cần thanh toán. Chậm nhất là trước 15 ngày của tháng cuối cùng trước khi chuyển đi, đơn vị sẽ thanh toán các khoản nợ nêu trên và nộp hồ sơ giấy cho cơ quan BHXH.
• Những đơn vị có sử dụng phần mềm kê khai BHXH điện tử, đơn vị không gửi kèm hình ảnh của một số tài liệu. Ví dụ: Bản sao giấy phép kinh doanh mới hoặc quyết định/văn bản của cơ quan nhà nước liên quan đến việc chuyển quận của đơn vị, chứng từ nộp tiền,… thì công ty phải in sao kê và nộp các tài liệu này cùng với thẻ Bảo hiểm y tế (nếu có) và gửi qua đường bưu điện đến cơ quan BHXH (phí bưu điện do cơ quan BHXH chi trả).
• Trường hợp đơn vị nộp hồ sơ và lựa chọn nhận kết quả qua đường bưu điện thì thời hạn giải quyết hồ sơ của cơ quan BHXH sẽ được kéo dài thêm 2 ngày/đợt (tức là 12 ngày/đợt).

Hình thức nộp hồ sơ:

• Trực tiếp: Mang hồ sơ giấy đến cơ quan BHXH quận cũ.
• Điện tử: Lập hồ sơ điện tử (mẫu 600a), ký số và gửi trực tuyến qua hệ thống giao dịch điện tử BHXH. Sau đó làm thủ tục chốt sổ BHXH.

Bước 2: Nhận sổ BHXH đã chốt từ cơ quan BHXH quận cũ

Sau khi hoàn tất bước báo giảm và nghĩa vụ đóng BHXH, doanh nghiệp sẽ nhận lại sổ BHXH đã chốt. Hồ sơ cần chuẩn bị:

• Phiếu giao nhận hồ sơ (Mẫu 321, 02 bản): Xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN.
• Sổ BHXH (01 sổ/người): Bao gồm cả tờ rời sổ BHXH nếu có.
• Tờ khai TK1-TS (01 bản/người): Cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT.
• Giấy tờ liên quan đến trợ cấp thất nghiệp (nếu có): Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp, hoặc quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp.

Lưu ý:

• Đơn vị phải thực hiện thanh toán đầy đủ tiền BHXH, BHYT, BHTN cho đến tháng chuyển đi, nộp hồ sơ giải quyết các chế độ của người lao động tại cơ quan BHXH nơi chuyển đi trước khi chuyển sang cơ quan BHXH mới.
• Đơn vị cần nhanh chóng, kịp thời đăng ký tham gia BHXH tại cơ quan BHXH nơi chuyển đến mà không cần phải đợi cơ quan BHXH nơi chuyển đi giải quyết xong các hồ sơ, yêu cầu của công ty.

Lưu ý quan trọng:

• Kiểm tra kỹ danh sách người lao động và hồ sơ cho từng người.
• Sổ BHXH là giấy tờ quan trọng, cần bảo quản cẩn thận.
• Thực hiện chốt sổ đúng hạn để đảm bảo quyền lợi người lao động.

Sau khi hoàn tất bước này, doanh nghiệp đã hoàn thành toàn bộ thủ tục tại cơ quan BHXH nơi chuyển đi.

1.2 Tại cơ quan BHXH nơi chuyển đến

Khi doanh nghiệp thay đổi trụ sở sang quận mới, thủ tục chuyển quận BHXH yêu cầu đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN tại cơ quan BHXH mới trong vòng 30 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi trụ sở. Quy trình thực hiện gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Hồ sơ cần chuẩn bị đầy đủ bao gồm:

• Giấy tờ về việc thay đổi trụ sở:
  • Thông báo chuyển địa điểm,
  • Biên bản chuyển địa bàn quản lý BHXH.
• Giấy tờ từ cơ quan BHXH cũ: Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu C12-TS, 01 bản).
• Tờ khai của doanh nghiệp: Tờ khai thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS, 01 bản).
• Tờ khai của người lao động: Tờ khai thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS, 01 bản/người).
• Giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp: Bản sao có chứng thực Quyết định thành lập hoặc Giấy phép kinh doanh/hoạt động.
• Danh sách lao động: Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS, 01 bản).
• Phiếu giao nhận hồ sơ: Phiếu giao nhận hồ sơ đăng ký BHXH, BHYT bắt buộc (Mẫu 101, 02 bản).
• Thông tin kê khai bổ sung:
  • Số lượng người lao động,
  • Quỹ tiền lương đóng BHXH.

Bước 2: Nộp hồ sơ và hoàn tất đăng ký

Doanh nghiệp nộp đầy đủ hồ sơ đã chuẩn bị cho cơ quan BHXH quận mới. Khi hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ tiếp nhận và quản lý tiếp các khoản đóng BHXH, BHYT, BHTN của doanh nghiệp và người lao động.

Lưu ý quan trọng

• Thời hạn 30 ngày: Doanh nghiệp phải hoàn tất đăng ký trong vòng 30 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi trụ sở.
• Chuẩn bị kỹ hồ sơ: Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác giúp quá trình đăng ký diễn ra nhanh chóng, tránh thiếu sót.
• Mẫu biểu: Có thể tải các mẫu biểu như TK3-TS, TK1-TS, D02-TS, C12-TS, 101 theo hướng dẫn của cơ quan BHXH.

Sau khi hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp chính thức được quản lý BHXH bởi cơ quan quận mới, đảm bảo quyền lợi liên tục cho người lao động.

2. Thời gian thực hiện chuyển nơi đăng ký tham gia BHXH

Căn cứ theo tiểu mục 5.3, Mục 5, Công văn 1366/BHXH-THU năm 2011, việc chuyển nơi đăng ký tham gia BHXH được thực hiện như sau:

• Thời điểm chuyển: Việc chuyển nơi đăng ký BHXH được tiến hành vào đầu mỗi quý.
• Trường hợp thay đổi giữa quý: Nếu doanh nghiệp hoặc đơn vị sử dụng lao động thay đổi địa chỉ trong giữa quý, thủ tục chuyển sẽ được thực hiện từ đầu quý tiếp theo.
• Thời gian chậm chuyển tối đa: Trong mọi trường hợp, thời gian chậm trễ tối đa không được vượt quá 6 tháng kể từ thời điểm thay đổi địa điểm.

Công văn cũng nêu rõ trách nhiệm của các cơ quan BHXH: BHXH quận, huyện phải rà soát danh sách đơn vị quản lý, phát hiện những đơn vị đã chuyển trụ sở để tiến hành thủ tục chuyển cho cơ quan BHXH mới quản lý. Đồng thời, quá trình này cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa nơi đi, nơi đến và doanh nghiệp, nhằm đảm bảo quản lý thu đầy đủ và giải quyết kịp thời chế độ BHXH, BHYT cho người lao động.

Như vậy, việc chuyển nơi đăng ký BHXH được thực hiện định kỳ, rõ ràng, nhằm đảm bảo quyền lợi liên tục cho người lao động và tuân thủ đúng quy định pháp luật.

3. Xử lý nợ BHXH khi chuyển quận bảo hiểm xã hội

Khi doanh nghiệp chuyển địa điểm sang quận khác, việc xử lý nợ BHXH là bước quan trọng để đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tuân thủ quy định pháp luật. Tùy theo thời gian nợ, cơ quan BHXH sẽ có hướng dẫn cụ thể về cách cam kết thanh toán hoặc xử lý các khoản nợ phát sinh.

Khi doanh nghiệp thay đổi trụ sở và chuyển nơi quản lý BHXH sang quận khác, việc xử lý các khoản nợ BHXH sẽ phụ thuộc vào thời gian tồn đọng của khoản nợ, cụ thể như sau:

• Nợ dưới 1 tháng: Cơ quan BHXH quận mới tiếp nhận và theo dõi khoản nợ bình thường. Doanh nghiệp vẫn đóng và quản lý nợ như thông thường.
• Nợ từ 1 đến dưới 6 tháng:
  • Doanh nghiệp cần lập cam kết thanh toán nợ với cơ quan BHXH quận cũ.
  • Cơ quan BHXH quận cũ sẽ chuyển bản cam kết cùng các giấy tờ liên quan đến cơ quan BHXH quận mới để tiếp tục theo dõi và quản lý.
• Nợ từ 6 tháng trở lên: Cơ quan BHXH sẽ thực hiện biện pháp pháp lý, bao gồm khởi kiện doanh nghiệp ra tòa án để thu hồi khoản nợ.

Lưu ý quan trọng:

• Doanh nghiệp nên kiểm tra và thanh toán đầy đủ các khoản BHXH trước khi chuyển trụ sở để tránh phát sinh rủi ro pháp lý.
• Việc xử lý nợ đúng quy định giúp đảm bảo quyền lợi liên tục cho người lao động và tránh ảnh hưởng đến quá trình chuyển quận BHXH.

4. Nguyên tắc tham gia bảo hiểm xã hội

Khi tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH), người lao động và doanh nghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ đúng quy định pháp luật.

Theo Điều 5 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, việc tham gia BHXH của người lao động và doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau:

• Mức hưởng BHXH dựa trên đóng góp và thời gian tham gia: Quyền lợi BHXH được xác định dựa trên mức đóng, thời gian đóng và nguyên tắc chia sẻ giữa các đối tượng tham gia.
• Mức đóng BHXH phù hợp với loại hình tham gia
  • BHXH bắt buộc: Mức đóng được tính dựa trên tiền lương tháng của người lao động.
  • BHXH tự nguyện: Mức đóng được xác định dựa trên mức thu nhập tháng mà người lao động lựa chọn.
• Hưởng chế độ BHXH dựa trên thời gian tham gia
  • Người lao động có cả thời gian tham gia BHXH bắt buộc và BHXH tự nguyện sẽ được hưởng chế độ hưu trí và chế độ tử tuất dựa trên tổng thời gian đã đóng.
  • Thời gian đã được tính hưởng BHXH một lần sẽ không được tính lại vào cơ sở tính các chế độ BHXH khác.
• Quản lý quỹ BHXH minh bạch và tập trung
  • Quỹ BHXH được quản lý thống nhất, công khai, minh bạch và sử dụng đúng mục đích.
  • Việc hạch toán được thực hiện độc lập theo các quỹ thành phần và nhóm đối tượng, theo chế độ tiền lương do Nhà nước và người sử dụng lao động quy định.
• Thực hiện BHXH đơn giản và thuận tiện: Quy trình tham gia, đóng và hưởng BHXH phải đơn giản, dễ dàng, kịp thời, đảm bảo đầy đủ quyền lợi cho người tham gia.

5. Những lưu ý trước khi làm hồ sơ chuyển quận BHXH

Trước khi tiến hành làm hồ sơ chuyển quận BHXH, doanh nghiệp cần nắm rõ một số lưu ý quan trọng để quá trình chuyển đổi diễn ra nhanh chóng, chính xác và đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

Dưới đây là một số vấn đề doanh nghiệp cần quan tâm trước khi thực hiện thủ tục chuyển BHXH từ quận này sang quận khác:

• Thời gian chậm nhất là vào ngày 15 của tháng cuối cùng trước khi chuyển đi, đơn vị phải hoành thành lập danh sách các phát sinh tăng, giảm nộp cho cơ quan BHXH nơi đi.
• Thực hiện thu hồi thẻ BHYT vẫn còn giá trị sử dụng nộp cho cơ quan BHXH nơi đi trước 5 ngày của tháng giảm. Đối với trường hợp không trả thẻ, công ty phải lập danh sách bổ sung giá trị thẻ còn lại
• Công ty phải thanh toán đầy đủ tiền BHXH, BHYT, lập thủ tục chốt sổ và nộp hồ sơ giải quyết chế độ cho người lao động tại BHXH nơi đi dứt điểm đến thời điểm chuyển đi.
• Đăng ký tham gia BHXH, BHYT kịp thời ngay từ tháng tiếp theo tại BHXH nơi đến (nộp hồ sơ đăng ký ngay, đóng tiền BHXH, BHYT, BHTN tháng đầu tiên để được cấp thẻ BHYT cho người lao động), không chờ phải giải quyết xong những tồn tại với cơ quan BHXH cũ.

6. Dịch vụ làm hồ sơ chuyển quận BHXH tại TPHCM

• Hỗ trợ giải đáp và tư vấn miễn phí 24/7 cho tất cả các thắc mắc liên quan đến hồ sơ BHXH cho khách hàng
• Thực hiện đầy đủ hồ sơ đúng quy trình thủ tục pháp lý
• Giảm thiểu các khoản chi phí và tiết kiệm thời gian
• Đội ngũ nhân viên của chúng tôi sẽ thay mặt khách hàng làm việc trực tiếp với Cơ quan bảo hiểm
• Cam kết bảo mật 100% thông tin khách hàng kể cả khi ngừng hợp tác
• Tiến trình và kết quả sẽ được bàn giao đúng thời hạn.

Xem thêm: Dịch vụ làm bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp AZTAX

Xem thêm: Mẫu công văn xin chuyển quận đóng bhxh

7. Một số câu hỏi liên quan thường gặp

Câu 1: Khi nào doanh nghiệp cần thực hiện chuyển nơi quản lý BHXH sang quận khác? 

Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chuyển nơi quản lý BHXH khi thay đổi trụ sở, địa chỉ kinh doanh sang quận, huyện khác. Thời điểm chuyển được thực hiện vào đầu mỗi quý. Trường hợp thay đổi địa chỉ giữa quý, doanh nghiệp sẽ chuyển sang cơ quan BHXH mới từ đầu quý tiếp theo, và thời gian chậm chuyển tối đa không quá 6 tháng.

Câu 2: Người lao động có bị ảnh hưởng quyền lợi khi chuyển BHXH không?

Nếu doanh nghiệp hoàn tất đầy đủ các thủ tục chốt sổ tại cơ quan BHXH cũ và đăng ký tại cơ quan BHXH quận mới, quyền lợi BHXH, BHYT, BHTN của người lao động sẽ được bảo đảm liên tục, không bị gián đoạn. Điều này bao gồm cả việc tính thời gian đóng BHXH, hưởng chế độ hưu trí, trợ cấp thất nghiệp và các quyền lợi khác.

Câu 3: Có thể thực hiện chuyển BHXH online được không?

Có. Doanh nghiệp có thể lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi trực tuyến qua hệ thống giao dịch điện tử của BHXH. Việc này giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế đi lại và đảm bảo hồ sơ được xử lý nhanh chóng, chính xác.

Hy vọng qua bài viết trên đây, doanh nghiệp có thể hiểu rõ được thủ tục chuyển bảo hiểm xã hội sang quận khác cần những gì. Nếu doanh nghiệp còn thắc mắc, băn khoăn và cần được tư vấn, hỗ trợ trong việc tìm hiểu bất cứ vấn đề liên quan đến dịch vụ BHXH hãy liên hệ ngay với AZTAX để được hỗ trợ kịp thời và miễn phí.

Xem thêm: Chuyển quận bhxh

Xem thêm: Quy trình chuyển quận bhxh khi thay đổi địa điểm kinh doanh