Thời gian làm quyết toán thuế thu nhập cá nhân là mốc quan trọng mà người nộp thuế và doanh nghiệp phải nắm rõ để thực hiện nghĩa vụ thuế đúng quy định trong năm 2026. Nếu kê khai chậm hoặc bỏ sót thời hạn, người nộp thuế có thể bị xử phạt, tính tiền chậm nộp và gặp khó khăn khi hoàn thuế hoặc quyết toán bổ sung. Bài viết của AZTAX sẽ giúp bạn hiểu rõ thời hạn, đối tượng và các lưu ý cần thiết để thực hiện quyết toán thuế TNCN đúng và đủ.
1. Thời gian làm quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Căn cứ điểm a và điểm b Khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 cùng hướng dẫn tại Mục V Công văn 883/TCT-DNNCN năm 2022, thời hạn nộp hồ sơ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân được xác định theo từng đối tượng nộp thuế.
[1] Đối với tổ chức trả thu nhập, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán được tính đến ngày cuối cùng của tháng thứ 03 kể từ khi kết thúc năm dương lịch.
[2] Đối với cá nhân trực tiếp thực hiện quyết toán, thời hạn được kéo dài đến ngày cuối cùng của tháng thứ 04.
Đây là mốc thời gian áp dụng thống nhất cho trường hợp cá nhân tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Pháp luật đồng thời ghi nhận ngoại lệ đối với cá nhân có số thuế nộp thừa và phát sinh hoàn thuế. Trường hợp nộp hồ sơ quyết toán quá thời hạn nhưng có số thuế đề nghị hoàn thì không bị xử phạt vi phạm hành chính về chậm nộp hồ sơ quyết toán. Quy định này nhằm bảo đảm quyền lợi của người nộp thuế khi phát sinh số thuế nộp thừa trong năm.
Trường hợp thời hạn nộp hồ sơ rơi vào ngày nghỉ theo quy định, thời hạn được điều chỉnh sang ngày làm việc tiếp theo theo nguyên tắc của Bộ luật Dân sự 2015. Cách tính này bảo đảm tính khả thi trong quá trình nộp hồ sơ và phù hợp với thông lệ quản lý thuế.
2. Thời điểm người lao động phải tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Căn cứ Mục I Công văn 883/TCT-DNNCN năm 2022, cá nhân phải trực tiếp thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân với cơ quan thuế trong các trường hợp sau:
[1] Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương và tiền công tại từ hai nơi trở lên và không đáp ứng điều kiện ủy quyền theo quy định. Người lao động phải tự quyết toán khi có số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế nộp thừa cần hoàn hoặc bù trừ vào kỳ tính thuế tiếp theo.
[2] Cá nhân có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày trong năm dương lịch đầu tiên nhưng tính đủ 183 ngày trong chu kỳ 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam. Năm quyết toán thuế đầu tiên sẽ là chu kỳ 12 tháng liên tục này.
[3] Cá nhân là người nước ngoài chấm dứt hợp đồng lao động tại Việt Nam phải thực hiện quyết toán với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh.
[4] Cá nhân chưa thực hiện quyết toán với cơ quan thuế nhưng có ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập hoặc tổ chức, cá nhân khác theo quy định. Trường hợp bên nhận ủy quyền đã chấp nhận thực hiện thì phải chịu trách nhiệm về nghĩa vụ thuế liên quan của cá nhân.
[5] Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công được trả từ nước ngoài hoặc các tổ chức quốc tế, cơ quan đại diện ngoại giao tại Việt Nam chưa bị khấu trừ thuế trong năm. Cá nhân phải trực tiếp quyết toán nếu phát sinh số thuế nộp thêm hoặc nộp thừa đề nghị hoàn hoặc bù trừ.
[6] Cá nhân cư trú vừa có thu nhập từ tiền lương, tiền công vừa thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn hoặc bệnh hiểm nghèo. Nhóm đối tượng này không được ủy quyền quyết toán mà phải trực tiếp nộp hồ sơ cho cơ quan thuế.
3. Hồ sơ tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Căn cứ tiểu mục 1.1 Mục IV Công văn 883/TCT-DNNCN năm 2022, hồ sơ tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân được quy định theo từng loại tài liệu phục vụ đối chiếu nghĩa vụ thuế của cá nhân, bao gồm các nhóm giấy tờ sau:
[1] Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.
[2] Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.
[3] Bản sao chứng từ khấu trừ thuế, chứng từ tạm nộp hoặc chứng từ nộp thuế ở nước ngoài nếu có. Trường hợp đơn vị trả thu nhập chấm dứt hoạt động và không cấp chứng từ, cơ quan thuế sẽ căn cứ dữ liệu quản lý để xử lý hồ sơ.
[4] Bản thể hiện từ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử trong trường hợp đơn vị trả thu nhập sử dụng chứng từ điện tử. Cá nhân được phép in bản giấy từ chứng từ điện tử gốc để nộp hồ sơ.
[5] Bản sao Giấy chứng nhận khấu trừ thuế hoặc chứng từ ngân hàng có xác nhận của cá nhân đối với khoản thuế đã nộp ở nước ngoài khi cơ quan thuế nước ngoài không cấp giấy xác nhận theo quy định.
[6] Bản sao hóa đơn, chứng từ liên quan đến các khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học nếu cá nhân kê khai giảm trừ.
[7] Tài liệu chứng minh khoản thu nhập nhận từ nước ngoài hoặc từ các tổ chức quốc tế, cơ quan đại diện ngoại giao trong trường hợp phát sinh thu nhập mà chưa khấu trừ thuế tại nguồn.
[8] Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc theo điểm a khoản 3 Mục III trong trường hợp người phụ thuộc chưa được đăng ký trước thời điểm quyết toán.
4. Hình thức nộp tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Theo quy định quản lý thuế hiện hành, người nộp thuế có thể lựa chọn một trong các phương thức nộp hồ sơ quyết toán thuế nhằm bảo đảm tính linh hoạt và phù hợp với điều kiện thực tế của từng cá nhân. Các hình thức nộp hồ sơ được xác lập như sau:
- Nộp trực tiếp tại Chi cục Thuế nơi cá nhân thuộc diện quản lý.
- Nộp hồ sơ qua đường bưu điện, bảo đảm thời điểm gửi phù hợp với thời hạn theo luật định.
- Nộp hồ sơ điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế tại địa chỉ thuedientu.gdt.gov.vn, qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc qua ứng dụng eTax Mobile trên thiết bị di động.
Cơ quan thuế hiện định hướng ưu tiên sử dụng hình thức điện tử, đặc biệt là ứng dụng eTax Mobile vì đáp ứng tiêu chí thuận tiện, dễ theo dõi tình trạng xử lý và giúp hạn chế các sai sót phát sinh trong quá trình nộp hồ sơ. Đối với cá nhân thuộc diện tự quyết toán, việc rà soát thu nhập và số thuế đã khấu trừ trong năm 2024 cần được thực hiện sớm để đảm bảo việc kê khai đúng thời hạn. Trường hợp nộp chậm hồ sơ có thể bị xử phạt theo quy định pháp luật về xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.
Thời gian làm quyết toán thuế thu nhập cá nhân cần được tuân thủ chặt chẽ để tránh rủi ro và đảm bảo quyền lợi của người nộp thuế. Với sự tận tâm và kinh nghiệm chuyên sâu, AZTAX luôn mang đến cảm giác an tâm trong từng hồ sơ quyết toán. Liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE: 0932.383.089 để được hỗ trợ chi tiết và kịp thời.
