Thanh tra bảo hiểm xã hội là hoạt động kiểm tra, giám sát việc chấp hành pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp tại các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân. Mục tiêu của công tác thanh tra là phát hiện, ngăn chặn và xử lý kịp thời các hành vi vi phạm như trốn đóng, nợ đóng, hay gian lận bảo hiểm, đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động và sự minh bạch trong thực hiện chính sách an sinh xã hội. Hãy cùng AZTAX tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
1. Thanh tra bảo hiểm xã hội là gì?
Thanh tra bảo hiểm xã hội là cơ quan chuyên môn trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam, có chức năng thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra việc chấp hành pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp. Cơ quan này chịu trách nhiệm giám sát, phát hiện và xử lý các hành vi vi phạm, đồng thời bảo đảm các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân thực hiện đúng quy định của pháp luật, góp phần duy trì tính công bằng và minh bạch trong việc thực hiện chính sách an sinh xã hội.
2. Vị trí, chức năng của thanh tra bảo hiểm xã hội
Vị trí, chức năng của Thanh tra Bảo hiểm xã hội là nội dung quan trọng nhằm xác định rõ vai trò, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan này trong hệ thống tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Thông qua đó, Thanh tra BHXH thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát việc tuân thủ pháp luật về BHXH, BHYT và bảo hiểm thất nghiệp, góp phần đảm bảo tính minh bạch, công bằng và hiệu quả trong việc thực hiện chính sách an sinh xã hội trên toàn quốc.
Căn cứ Điều 1 Quyết định 216/QĐ-BHXH năm 2024, Thanh tra Bảo hiểm xã hội được giao thực hiện các chức năng chính như sau:
Điều 1. Vị trí và chức năng
Thanh tra Bảo hiểm xã hội Việt Nam là cơ quan của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, có chức năng tham mưu, giúp Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam quản lý công tác thanh tra, kiểm tra, tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng, tiêu cực theo thẩm quyền; thực hiện nhiệm vụ thanh tra chuyên ngành về đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội và luật chuyên ngành khác; thực hiện nhiệm vụ tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng, tiêu cực; kiểm tra việc thực hiện chính sách bảo hiểm xã hội, chi trả bảo hiểm thất nghiệp, chế độ bảo hiểm y tế theo quy định của pháp luật.
Thanh tra Bảo hiểm xã hội Việt Nam chịu sự chỉ đạo, điều hành của Tổng Giám đốc và chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn về công tác thanh tra của Thanh tra Chính phủ.
Thanh tra Bảo hiểm xã hội Việt Nam có con dấu và tài khoản riêng theo quy định của pháp luật.
3. Các trường hợp bị thanh tra bảo hiểm xã hội kiểm tra?
Không phải doanh nghiệp nào cũng nằm trong diện bị thanh tra bảo hiểm xã hội, nhưng khi bị kiểm tra, hầu hết đều liên quan đến những sai phạm trong việc đóng hoặc khai báo BHXH cho người lao động. Vậy những trường hợp nào sẽ bị thanh tra bảo hiểm xã hội kiểm tra? Cùng tìm hiểu để tránh vi phạm và bị xử lý hành chính không đáng có.
Đối với doanh nghiệp:
Việc thanh tra bảo hiểm xã hội thường được tiến hành khi doanh nghiệp có dấu hiệu sai phạm hoặc bị tố cáo liên quan đến việc thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm. Tuy nhiên, ngoài các trường hợp bị tố cáo, cơ quan BHXH còn có thể tiến hành thanh tra trong những tình huống sau:
- Khi doanh nghiệp bị nghi ngờ có hành vi trục lợi bảo hiểm từ người lao động, chẳng hạn như kê khai mức lương đóng BHXH khác với mức lương nộp thuế.
- Doanh nghiệp nợ hoặc chậm đóng BHXH trong thời gian dài mà không có động thái khắc phục.
- Có dấu hiệu vi phạm quy định pháp luật về BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp hoặc bảo hiểm tai nạn lao động.
Đối với cá nhân:
Thanh tra BHXH cũng có thể được thực hiện trong một số trường hợp liên quan trực tiếp đến người lao động, cụ thể:
- Nợ, chậm đóng hoặc chậm nộp bảo hiểm cho cơ quan BHXH.
- Khi yêu cầu giải quyết chế độ bảo hiểm, cơ quan BHXH cần kiểm tra hồ sơ và xác minh thông tin để đảm bảo tính chính xác.
- Khi có thay đổi thông tin cá nhân như nơi cư trú, công việc, hoặc các dữ liệu khác liên quan đến sổ BHXH.
- Khi người lao động khiếu nại về quyền lợi như nhận sai số tiền chế độ hưu trí, thai sản, hoặc các chế độ khác theo quy định.
4. Thanh tra bảo hiểm xã hội cần chuẩn bị những giấy tờ gì?
Việc chuẩn bị thiếu hồ sơ hoặc cung cấp thông tin không thống nhất có thể khiến doanh nghiệp gặp rắc rối trong quá trình làm việc với đoàn thanh tra. Vậy, doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ nào trước khi thanh tra BHXH?
Để chuẩn bị tốt khi bị cơ quan nhà nước thanh tra bảo hiểm xã hội (BHXH), doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ và rà soát kỹ lưỡng toàn bộ hồ sơ liên quan. Cụ thể, cần có các giấy tờ sau:
- Hợp đồng lao động của tất cả người lao động.
- Hồ sơ cá nhân gồm: sơ yếu lý lịch, đơn xin việc và các giấy tờ liên quan.
- Danh sách trả lương và bảng thanh toán tiền lương hàng tháng có chữ ký của người lao động.
- Bảng chấm công chi tiết từng tháng.
- Hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN cho toàn bộ người lao động.
- Hồ sơ điều chỉnh thông tin do cơ quan BHXH ban hành trong quá trình đóng bảo hiểm.
- Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN.
- Giấy tờ truy thu bảo hiểm (nếu có).
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động.
- Bản photo sổ BHXH của người lao động.
- Hồ sơ quyết toán thuế TNCN và thuế TNDN của doanh nghiệp.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ theo các yêu cầu sau:
- Thang bảng lương phải được xây dựng rõ ràng theo từng nhóm đối tượng và thời gian nâng lương.
- Hợp đồng lao động phải phù hợp với thang bảng lương và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
- Bảng chấm công cần phản ánh chính xác thời gian làm việc, làm thêm giờ, nghỉ lễ, nghỉ phép.
- Các quyết định về phụ cấp phải thể hiện rõ khoản nào thuộc diện đóng và không đóng BHXH.
- Bảng lương chi trả phải khớp với lương cơ bản cộng các khoản phụ cấp, tổng thu nhập từng tháng trùng khớp với báo cáo thuế TNCN.
- Tổng thu nhập (lương, thưởng, phụ cấp) trong 12 tháng của người lao động phải trùng với số phát sinh trong tài khoản 334 đã báo cáo.
- Số lượng lao động trong bảng công, bảng lương và tờ khai thuế TNCN phải đồng nhất tuyệt đối.
5. Quy trình thanh tra BHXH của cơ quan nhà nước
Cơ quan BHXH tiến hành thanh tra như thế nào, theo trình tự ra sao và doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để không “bị động” khi đoàn thanh tra đến làm việc? Cùng tìm hiểu chi tiết trong nội dung dưới đây để nắm rõ toàn bộ quy trình và tránh rủi ro không đáng có.
Quy trình thanh tra bảo hiểm xã hội của cơ quan nhà nước được tiến hành theo trình tự chặt chẽ, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc kiểm tra việc thực hiện các quy định về BHXH tại doanh nghiệp. Cụ thể, các bước thực hiện bao gồm:
Bước 1: Cán bộ thanh tra yêu cầu doanh nghiệp hoặc tổ chức cung cấp đầy đủ các hồ sơ, tài liệu liên quan đến lao động và bảo hiểm xã hội.
Bước 2: Đối chiếu, so sánh các thông tin giữa bảng chấm công, bảng lương và hồ sơ báo cáo để xác định tính thống nhất và chính xác của dữ liệu.
Bước 3: Kiểm tra việc chi trả ngày nghỉ phép cho người lao động, đảm bảo đúng và đủ theo quy định của từng đối tượng.
Bước 4: Rà soát việc thực hiện chế độ nghỉ lễ, tết của người lao động có đúng quy định hay không.
Bước 5: Kiểm tra hoạt động làm thêm giờ của doanh nghiệp, xác định có tuân thủ quy định pháp luật và chi trả đủ tiền lương làm thêm cho người lao động không.
Bước 6: Xem xét hợp đồng lao động thời vụ đối với những trường hợp không tham gia BHXH để đánh giá tính hợp pháp.
Bước 7: Kiểm tra hợp đồng thử việc nhằm đảm bảo đúng thời hạn và quy định pháp luật hiện hành.
Bước 8: Kiểm tra hồ sơ cá nhân của từng người lao động để đối chiếu thông tin tham gia BHXH.
Bước 9: Đối chiếu thang, bảng lương với nhóm đối tượng, bậc lương đã đăng ký để xác định tính phù hợp.
Bước 10: Rà soát nội quy lao động của doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về lao động và BHXH.
Bước 11: Kiểm tra bảng chấm công cùng chế độ trợ cấp thai sản, ốm đau, dưỡng sức phục hồi sức khỏe của người lao động.
Bước 12: Đánh giá các trường hợp không tham gia BHXH bắt buộc để xác định họ có thực sự thuộc nhóm đối tượng được miễn đóng hay không.
Xem thêm: Tiền trợ cấp thai sản
6. Thời gian tiến hành thanh tra bảo hiểm xã hội là bao lâu?
Liệu việc thanh tra chỉ diễn ra trong vài ngày, hay có thể kéo dài hàng tháng? Và yếu tố nào quyết định thời gian kiểm tra thực tế? Cùng tìm hiểu ngay để tránh bị động khi cơ quan BHXH tiến hành thanh tra tại doanh nghiệp.
Căn cứ khoản 2 Điều 18 Quy định về hoạt động thanh tra chuyên ngành trong lĩnh vực đóng BHXH, BHYT, BHTN và công tác kiểm tra của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, ban hành kèm theo Quyết định 1518/QĐ-BHXH năm 2016, quy định thời hạn thực hiện thanh tra, kiểm tra được nêu cụ thể như sau:
Điều 18. Thời hạn thực hiện thanh tra, kiểm tra
1. Thời hạn của cuộc thanh tra, kiểm tra được tính từ ngày công bố quyết định thanh tra, kiểm tra đến ngày kết thúc việc thanh tra, kiểm tra tại nơi được thanh tra, kiểm tra. Việc kéo dài thời hạn thanh tra, kiểm tra do người ra quyết định thanh tra, kiểm tra quyết định nhưng không quá thời gian quy định tại Khoản 2, 3 Điều này.
2. Thời hạn thực hiện một cuộc TTCN được quy định như sau:
a) Cuộc TTCN do BHXH Việt Nam tiến hành không quá 45 ngày; trường hợp phức tạp có thể kéo dài hơn, nhưng không quá 70 ngày;
b) Cuộc TTCN do BHXH tỉnh tiến hành không quá 30 ngày; trường hợp phức tạp có thể kéo dài hơn, nhưng không quá 45 ngày.
3. Thời hạn thực hiện một cuộc kiểm tra được quy định như sau:
a) Cuộc kiểm tra do BHXH Việt Nam tiến hành không quá 40 ngày; trường hợp phức tạp có thể kéo dài hơn, nhưng không quá 60 ngày;
b) Cuộc kiểm tra do BHXH tỉnh tiến hành không quá 25 ngày; trường hợp phức tạp có thể kéo dài hơn, nhưng không quá 40 ngày.
7. Doanh nghiệp có nên sử dụng dịch vụ giải trình thanh tra?
Nếu như hồ sơ giải trình thanh tra không được chuẩn bị đúng quy trình và rà soát kỹ càng, doanh nghiệp sẽ dễ bị mắc những vấn đề không đáng có. Hiểu được nỗi lo đó của doanh nghiệp, AZTAX cung cấp dịch vụ giải trình thanh tra đem lại những lợi ích như:
- Giúp doanh nghiệp rà soát lại hồ sơ bảo hiểm xã hội và hồ sơ bảo hiểm xã hội lần đầu.
- Hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ giải trình thanh tra.
- Thay doanh nghiệp giải trình thanh tra.
- Tư vấn và giải đáp những thắc mắc của doanh nghiệp.
Qua những thông tin trên có thể thấy, thanh tra bảo hiểm xã hội là hoạt động quan trọng nhằm đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về BHXH, BHYT và BHTN cho người lao động. Tuy nhiên, quá trình chuẩn bị hồ sơ và giải trình khi bị thanh tra thường khá phức tạp, dễ xảy ra sai sót nếu không am hiểu quy định pháp luật. Để được tư vấn chi tiết, hỗ trợ rà soát và hoàn thiện hồ sơ BHXH đúng chuẩn, hãy liên hệ ngay AZTAX – đơn vị chuyên nghiệp trong lĩnh vực bảo hiểm và pháp lý doanh nghiệp, giúp bạn xử lý nhanh chóng và đảm bảo tuân thủ pháp luật.
