Khi doanh nghiệp bị thanh tra bảo hiểm cần chuẩn bị những gì?

Khi doanh nghiệp bị thanh tra bảo hiểm cần chuẩn bị những gì?
Khi doanh nghiệp bị thanh tra bảo hiểm cần chuẩn bị những gì?
Thanh tra bảo hiểm cần chuẩn bị những gì? Đó là vấn đề được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm. Trước khi Cơ quan bảo hiểm xuống kiểm tra, tránh việc thiếu, sai sót các doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gì. Trong bài viết dưới đây, AZTAX xin chia sẻ với bạn đọc những vấn đề này.

1. Những trường hợp doanh nghiệp sẽ bị thanh tra

Những trường hợp doanh nghiệp sẽ bị thanh tra
Những trường hợp doanh nghiệp sẽ bị thanh tra
Dựa trên kinh nghiệm nhiều năm tư vấn về thanh tra BHXH, các công ty có các đặc điểm sau có nhiều khả năng bị thanh tra hơn:
  • Đăng ký lùi thời hạn thanh toán BHXH
  • Người hưởng trợ cấp thai sản được hưởng nhiều nhưng thời hạn đóng ít
  • Không thông báo kịp thời về các khoản tăng đóng BHXH dựa trên mức lương tối thiểu vùng
  • Nợ đọng tiền bảo hiểm xã hội…
Đặc biệt, Các công ty có tiền lương và nhân viên trên phiếu lương nộp cho Cơ quan thuế sai lệch với các thông số lương và người đăng ký tham gia BHXH (trường hợp này, đơn vị vừa bị thanh tra BHXH vừa bị thanh tra thuế)

2. Hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị

Hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị
Hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị
Hồ sơ cần chuẩn bị thì cơ quan bảo hiểm sẽ gửi cho doanh nghiệp cùng với công văn. Hồ sơ gồm:

2.1 Hồ sơ chung

  • Hợp đồng lao động, Sơ yếu lý lịch của tất cả các lao động đang sử dụng;
  • Bảng chấm công; bảng thanh toán lương;
  • Quyết toán thuế thu nhập cá nhân của công ty;
  • Đăng ký thang bảng lương và đăng ký sử dụng lao động với phòng lao động thương binh và xã hội;

2.2 Một số trường hợp đặc biệt

Đối với trường hợp đề nghị thoái giảm bổ sung
  • Quyết định chấm dứt hợp đồng của lao động đề nghị thoái giảm;
  • Quyết toán thuế TNCN, bảng công, bảng lương của công ty tại thời điểm đề nghị truy giảm;
Đối với trường hợp xác minh để thanh toán thai sản cần thêm
  • Sổ BHXH và giấy khai sinh con của lao động thai sản;
  • Nếu sau thai sản nghỉ chấm dứt hợp đồng lao động phải có quyết định chấm dứt hợp đồng kèm theo;
Lưu ý: Cần mang 01 bộ hồ sơ gốc để kiểm tra và 01 bộ hồ sơ phô tô để lưu tại cơ quan BHXH

3. Một vài lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ

Một vài lưu ý về hồ sơ chuẩn bị
Một vài lưu ý về hồ sơ chuẩn bị

3.1 Hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động: phải ghi đủ các nội dung được ký, đóng dấu đầy đủ hai bên. Chữ ký trên hợp đồng lao động phải giống với chữ ký trên bảng thanh toán lương và sơ yếu lý lịch (Nếu ký khác quá thì Bảo hiểm sẽ yêu cầu ký lại.)

Hợp đồng lao động thời vụ: một số đơn vị bảo hiểm yêu cầu phải tính ra chẵn tháng ví dụ là 1.5 tháng hoặc 2 tháng, không được ghi số ngày 45; 85 ngày. Làm giống với hợp đồng đã gửi cho bên phòng lao động thương binh xã hội khi “đăng ký sử dụng lao động”

Hợp đồng lao động có thời hạn lớn hơn 3 tháng: Nếu không đóng bảo hiểm thì phải có thẻ bảo hiểm còn giá trị sử dụng.

Hợp đồng lao động với người đã qua độ tuổi lao động: Phải bổ sung Sổ BHXH; quyết định hưu, quyết định hưởng mất sức,…

3.2. Sơ yếu lý lịch của tất cả lao động đang sử dụng

Trong công văn BH chỉ yêu cầu “sơ yếu lí lịch” nhưng để chắc chắn thì chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ (tất cả giấy tờ đều phải được công chứng)

3.3 Bảng chấm công và bảng thanh toán lương

Thời gian lập bảng chấm công và bảng thanh toán lương: từ khi người lao động mà doanh nghiệp đang báo giảm/ thanh toán trợ cấp bắt đầu đi làm hoặc từ khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động (trường hợp đặc biệt) đến thời điểm báo giảm.

Thời gian chấm công và tính lương phải khớp với thời gian ghi trong hợp đông lao động. Chữ ký trên bảng thanh toán phải khớp với trên hợp đông lao động và các chứng từ xin việc.

Để chắc chắn bạn chuẩn bị thêm cả phiếu chi thanh toán lương (thanh toán lương bằng tiền mặt) hoặc danh sách thanh toán kèm uỷ nhiệm chi (nếu doanh nghiệp thanh toán lương qua chuyển khoản).

3.4 Đăng ký thang bảng lương

Địa điểm: Tại phòng lao động thương binh và xã hội quận nơi đăng ký trụ sở kinh doanh của đơn vị
Hồ sơ cần chuẩn bị
  • Biên bản cuộc họp về quyết định thống nhất thang bảng lương
  • Công văn đề nghị đăng ký thang bảng lương
  • Quy chế trả lươn
  • Quy định chức danh công việc trong công ty
  • Quyết định ban hành thang bảng lương
  • Thang bảng lương

3.5. Đăng ký sử dụng lao động

Địa điểm: Nộp hồ sơ tại phòng lao động thương binh và xã hội quận nơi đăng ký trụ sở kinh doanh của đơn vị
Hồ sơ cần chuẩn bị
  • Công văn khai trình lao động
  • Danh sách đăng ký sử dụng lao động (xin tại phòng lao động thương binh xã hội quận)
  • Hợp đồng lao động (làm theo mẫu Hợp đồng lao động theo TT 21/2003/TT–BLĐTBXH)

Trên đây là những thông tin liên quan đến việc doanh nghiệp bị thanh tra bảo hiểm cần chuẩn bị những gì. Nếu doanh nghiệp có bất kỳ thắc mắc nào hay có nhu cầu sử dụng dịch vụ liên quan đến Bảo hiểm xã hội, liên hệ ngay với AZTAX để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.

CÔNG TY AZTAX CUNG CẤP GIẢI PHÁP DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN

   Email: cs@aztax.com.vn

   Hotline: 0932.383.089

   #AZTAX - Sự khởi đầu vững chắc cho hành trình khởi nghiệp

Trả lời