Tài khoản 141 được sử dụng để ghi nhận các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động và theo dõi việc thanh toán các khoản này. Tuy nhiên, các thuật ngữ “tạm ứng lương” hoặc “tạm ứng tiền hàng” rất dễ gây nhầm lẫn, kế toán cần hiểu rõ bản chất từng giao dịch và thực hiện hạch toán chính xác theo quy định. Trong bài viết này, AZTAX sẽ cung cấp các Nguyên tắc kế toán cùng những sai sót thường gặp khi hạch toán tài khoản 141 và cách khắc phục, giúp kế toán viên nâng cao độ chính xác trong công việc.
1. Nguyên tắc kế toán tài khoản 141 – Tài khoản tạm ứng
Nguyên tắc kế toán tài khoản 141 được quy định trong Luật kế toán một cách rõ ràng và cụ thể nhằm đảm bảo sự chính xác khi ghi nhận giao dịch, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát chặt chẽ dòng tiền, tránh tình trạng lãng phí hoặc thất thoát tài chính.
Khi hạch toán tài khoản này, doanh nghiệp và người nhận tạm ứng cần tuân thủ một số nguyên tắc quan trọng:
- Các khoản tạm ứng có thể là tiền mặt hoặc vật tư, được cấp cho người lao động để thực hiện các công việc liên quan đến sản xuất, kinh doanh, hoặc các nhiệm vụ được giao từ cấp trên.
- Người nhận tạm ứng, dù là cá nhân hay tập thể, chịu trách nhiệm về khoản tạm ứng và chỉ được sử dụng vào mục đích đã được phê duyệt. Nếu không sử dụng hết, số dư phải được nộp lại quỹ.
- Khoản tạm ứng không được chuyển nhượng cho người khác. Sau khi hoàn thành nhiệm vụ, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán, kèm theo các chứng từ gốc để kiểm soát việc chi tiêu và hoàn trả.
- Nếu khoản tạm ứng không được sử dụng hết nhưng không nộp lại, số tiền này sẽ bị trừ vào lương tháng sau của người nhận tạm ứng. Ngược lại, nếu số tạm ứng không đủ, doanh nghiệp sẽ bổ sung thêm.
- Trước khi nhận tạm ứng cho kỳ tiếp theo, người nhận phải thanh toán đầy đủ khoản tạm ứng kỳ trước. Kế toán viên sẽ theo dõi và kiểm soát từng khoản tạm ứng, ghi chép chi tiết để đảm bảo tính chính xác trong việc thanh toán và hoàn trả.
2. Kết cấu và Nội dung tài khoản 141
Việc nắm vững kết cấu và nội dung của TK 141 giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các khoản tạm ứng, kiểm soát dòng tiền và hỗ trợ ra quyết định đúng đắn. Đồng thời, kế toán thực hiện công việc chính xác, tuân thủ quy định và đảm bảo sự minh bạch trong các giao dịch tài chính.
Tài khoản 141 bao gồm:
Bên Nợ : Các khoản tiền mặt hoặc vật tư mà doanh nghiệp đã ứng cho người lao động. Khoản này phản ánh toàn bộ số tiền hoặc tài sản mà doanh nghiệp cấp cho người lao động để thực hiện công việc được giao.
Bên Có:
- Những khoản tiền tạm ứng đã được người lao động thanh toán lại cho doanh nghiệp, bao gồm cả trường hợp người lao động hoàn trả số tiền đã tạm ứng không sử dụng hết.
- Các khoản tạm ứng chưa sử dụng hết và đã nộp lại vào quỹ của doanh nghiệp, hoặc trường hợp người lao động không nộp lại mà doanh nghiệp trừ trực tiếp vào lương của người đó.
- Những vật tư được tạm ứng cho người lao động nhưng không sử dụng hết và phải nhập lại kho để tiếp tục sử dụng hoặc bảo quản.
Số dư bên Nợ: Số dư bên nợ thể hiện các khoản tạm ứng chưa được thanh toán hoặc chưa được hoàn trả. Đây là số tiền, vật tư doanh nghiệp vẫn đang chờ người lao động hoàn lại sau khi hoàn thành công việc hoặc nhiệm vụ đã giao.
3. Phương pháp hạch toán tài khoản 141 – Tài khoản tạm ứng
Mỗi loại tạm ứng sẽ có cách thức ghi nhận và thanh toán khác nhau. Do đó, Kế toán cần phân biệt rõ các loại tạm ứng, nắm vững quy trình và nguyên tắc để thực hạch toán tài khoản 141 chính xác.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách hạch toán các khoản Tạm ứng:
3.1 Hạch toán tiền tạm ứng để mua nguyên vật liệu, vật tư
a) Hạch toán tiền tạm ứng/vật liệu
- Khi doanh nghiệp cấp tiền hoặc vật liệu tạm ứng cho người lao động, kế toán ghi nhận như sau:
Nợ TK 141 – Phải thu khác - Có các tài khoản liên quan như TK 111 – Tiền mặt, TK 112 – Tiền gửi ngân hàng, TK 152 – Vật liệu, … tùy theo hình thức thanh toán và loại tài sản tạm ứng.
b) Hạch toán sau khi hoàn thành công việc được giao
- Khi người nhận tạm ứng hoàn thành công việc và tiến hành thanh toán tạm ứng, người đó phải lập bảng thanh toán tạm ứng, kèm theo các chứng từ gốc đã được ký duyệt và xác nhận. Kế toán ghi nhận như sau:
Nợ các tài khoản như TK 152 – Vật liệu, TK 153 – Công cụ dụng cụ, TK 156 – Hàng hóa, TK 241 – Tài sản cố định, TK 331 – Phải trả người bán, TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, TK 623 – Chi phí dịch vụ mua ngoài, TK 627 – Chi phí sản xuất chung, TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, … - Có TK 141 – Phải thu khác.
c) Các khoản tạm ứng không sử dụng hết và phải nhập lại vào quỹ/kho/trừ trực tiếp vào lương của người tạm ứng
Khi người nhận tạm ứng không sử dụng hết khoản tạm ứng, kế toán sẽ ghi nhận các khoản này được nộp lại vào quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lương của người lao động:
- Nợ TK 111 – Tiền mặt
- Nợ TK 152 – Vật liệu
- Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
- Có TK 141 – Phải thu khác.
d) Trường hợp khoản tạm ứng không đủ, doanh nghiệp phải bổ sung thêm
Nếu khoản tạm ứng không đủ để thực hiện công việc, doanh nghiệp sẽ bổ sung thêm tiền để đảm bảo công việc được hoàn thành. Kế toán ghi nhận:
- Nợ các tài khoản như TK 152 – Vật liệu, TK 153 – Công cụ dụng cụ, TK 156 – Hàng hóa, TK 241 – Tài sản cố định, TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp, TK 627 – Chi phí sản xuất chung, …
- Có TK 111 – Tiền mặt.
3.2 Hạch toán tiền lương ứng trước
Hạch toán tiền lương ứng trước sẽ được thực hiện thông qua tài khoản 334 – Phải trả người lao động, liên quan đến khoản tiền cần phải trả cho người lao động. Đồng thời, các khoản phải khấu trừ vào lương của người lao động, nhân viên như tiền tạm ứng chưa sử dụng hết, các loại bảo hiểm, tiền thu bồi thường, v.v. sẽ được hạch toán như sau:
- Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (chi tiết các tài khoản con như 3341, 3348 nếu có)
- Có TK 141 – Tạm ứng (phản ánh số tiền tạm ứng chưa sử dụng hết)
- Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (phản ánh các khoản phải nộp khác, ví dụ bảo hiểm, thuế, v.v.)
- Có TK 138 – Phải thu khác (phản ánh các khoản phải thu từ người lao động như tiền bồi thường, tiền ứng trước)
Các khoản này sẽ được đối chiếu, khấu trừ khi người lao động hoàn trả số tạm ứng hoặc thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo quy định.
4. Thời điểm nào cần sử dụng tài khoản tạm ứng 141?
Kế toán viên cần nắm rõ thời điểm sử dụng TK 141 để thực hiện hạch toán chính xác, đảm bảo tính minh bạch và tránh sai sót ảnh hưởng đến dòng tiền của doanh nghiệp.
Khi số tiền tạm ứng được sử dụng để phục vụ các công việc, hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, kế toán sẽ ghi nhận số tiền này vào các chi phí phù hợp theo mục đích đã được phê duyệt.
Khi công việc được giao hoàn thành, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng, kèm theo chứng từ gốc có ký xác nhận. Trong trường hợp này, sẽ có hai tình huống xảy ra:
- Khoản tạm ứng sử dụng không hết: Số tiền chưa sử dụng sẽ được nhập lại vào quỹ hoặc kho, hoặc trừ trực tiếp vào lương của người tạm ứng.
- Khoản tạm ứng sử dụng hết: Kế toán viên cần lập phiếu chi để thanh toán bổ sung cho người nhận tạm ứng nếu cần thiết.
Tóm lại, tài khoản 141 – Tạm ứng cần được sử dụng khi doanh nghiệp cấp tiền hoặc vật tư cho người lao động để thực hiện công việc, nhiệm vụ liên quan đến sản xuất, kinh doanh. Thời điểm sử dụng tài khoản này là khi có khoản tạm ứng được cấp và khi thanh toán, hoàn trả tạm ứng sau khi công việc được hoàn thành.
5. 03 lỗi sai kế toán thường mắc phải khi hạch toán TK 141
Trong quá trình làm việc, kế toán viên thường gặp phải một số sai sót phổ biến như hạch toán sai đối tượng tạm ứng, nhầm lẫn trong mục đích chi tạm ứng, hoặc sử dụng sai tài khoản cho các nghiệp vụ không liên quan đến tạm ứng. Những lỗi này sẽ dẫn đến sai lệch trong báo cáo tài chính, ảnh hưởng đến việc quản lý dòng tiền và gây ra rủi ro pháp lý.
Dưới đây, chúng ta sẽ phân tích các sai sót phổ biến, kèm theo ví dụ cụ thể và cách thức khắc phục hiệu quả.
1) Lỗi sai về lương tạm ứng
Ví dụ minh họa: Doanh nghiệp A quyết định tạm ứng lương cho nhân viên bộ phận marketing với số tiền 60 triệu đồng.
Hạch toán sai:
- Nợ TK 141: 60.000.000 đồng
- Có TK 111: 60.000.000 đồng
Hạch toán đúng:
- Nợ TK 334: 60.000.000 đồng
- Có TK 111: 60.000.000 đồng
Phân tích và lý giải: Lương cho nhân sự không thuộc chi phí của hoạt động kinh doanh. Đây là khoản tiền doanh nghiệp tạm ứng cho nhân viên để sau này trừ vào lương thực tế. Vì vậy kế toán phải ghi nhận khoản tạm ứng lương vào tài khoản 334. Điều này giúp phân biệt rõ ràng giữa các khoản tạm ứng phục vụ cho hoạt động kinh doanh và các khoản tạm ứng lương.
2) Hạch toán sai đối tượng
Ví dụ minh họa: Doanh nghiệp L chi tạm ứng cho anh Phúc, một người bạn của Trưởng phòng IT, với số tiền 15 triệu đồng. Kế toán ghi nhận sai vào tk 141:
Hạch toán sai:
- Nợ TK 141: 15.000.000 đồng
- Có TK 111: 15.000.000 đồng
Hạch toán đúng:
- Nợ TK 1388: 15.000.000 đồng
- Có TK 111: 15.000.000 đồng
Phân tích và lý giải: Tài khoản 141 chỉ dùng cho nhân sự công ty hoặc có liên quan đến như khách hàng, nhà cung cấp,… Anh Phúc (bạn của Trưởng phòng IT) là người ngoài không thuộc công ty cần hạch toán vào TK 1388.
3) Lỗi sai về tiền mua hàng
Ví dụ minh họa: Sau khi ký hợp đồng trị giá 30 triệu, Công ty C chi tạm ứng cho đối tác M 40% tiền mua hàng
Hạch toán sai:
- Nợ TK 141 – Tạm ứng: 12.000.000 đồng
- Có TK 111 – Tiền mặt: 12.000.000 đồng
Hạch toán đúng:
- Nợ TK 331: 12.000.000 đồng
- Có TK 111 – Tiền mặt: 12.000.000 đồng
Phân tích và lý giải: Khoản tiền tạm ứng này không dùng cho nhân viên, mà liên quan đến nghĩa vụ thanh toán cho đối tác. Do đó cần sử dụng TK 331.
Như vậy, AZTAX đã phân tích và chỉ ra những sai sót phổ biến mà kế toán thường gặp khi hạch toán tài khoản 141, giúp các kế toán viên hiểu rõ hơn về các tình huống có thể phát sinh trong quá trình công việc. Với những hướng dẫn chi tiết và phương pháp khắc phục đã được cung cấp, kế toán viên sẽ có thể thực hiện công việc chính xác và hiệu quả hơn.
Tài khoản 141 đóng vai trò then chốt trong việc quản lý các khoản tạm ứng của doanh nghiệp. Việc hạch toán chính xác không chỉ đảm bảo tính minh bạch tài chính mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định kế toán. Mọi sai sót trong ghi nhận tài khoản này có thể gây ra ảnh hưởng lớn đến báo cáo tài chính và hoạt động quản lý. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến tài khoản 141, vui lòng liên hệ AZTAX qua hotline: 0932.383.089
