Phí bảo trì chung cư có xuất hóa đơn không là thắc mắc phổ biến của nhiều cư dân và chủ đầu tư trong quá trình bàn giao, quản lý nhà chung cư. Khoản phí này được thu nhằm phục vụ cho việc bảo trì, sửa chữa phần sở hữu chung, tuy nhiên về mặt thuế, phí bảo trì không được xem là doanh thu từ hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, do đó không thuộc đối tượng phải lập hóa đơn GTGT. Thay vào đó, chủ đầu tư chỉ cần lập chứng từ thu hợp lệ để ghi nhận việc thu phí, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật. Cùng AZTAX tìm hiểu nhé!
1. Phí bảo trì chung cư là gì?
Phí bảo trì chung cư là khoản kinh phí do chủ sở hữu, người thuê hoặc người thuê mua nhà chung cư đóng góp nhằm phục vụ cho việc bảo trì, duy tu và sửa chữa phần sở hữu chung của nhà chung cư, đảm bảo công trình luôn được vận hành an toàn, ổn định và đúng quy chuẩn kỹ thuật.
Căn cứ khoản 1 Điều 152 Luật Nhà ở 2023, đối với căn hộ và các phần diện tích khác trong nhà chung cư mà chủ đầu tư dự án xây dựng nhà ở thực hiện bán hoặc cho thuê mua, thì người mua, thuê mua có trách nhiệm đóng kinh phí bảo trì đối với phần diện tích căn hộ hoặc diện tích được bán, cho thuê mua đó.
Ngoài ra, tại khoản 1 Điều 32 Thông tư 05/2024/TT-BXD cũng có quy định cụ thể về công tác bảo trì nhà chung cư, làm rõ trách nhiệm của các bên trong việc thu, quản lý và sử dụng kinh phí bảo trì nhằm đảm bảo việc duy tu, sửa chữa công trình được thực hiện đúng quy định.
Điều 32. Bảo trì nhà chung cư
Hoạt động bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư bao gồm việc kiểm tra, quan trắc, kiểm định chất lượng, sửa chữa nhỏ, sửa chữa định kỳ và sửa chữa lớn phần xây dựng nhà chung cư; kiểm tra, duy trì hệ thống an toàn phòng cháy, chữa cháy và các phần sở hữu chung khác của nhà chung cư; thay thế các linh kiện hoặc các thiết bị sử dụng chung của tòa nhà, cụm nhà chung cư và các việc bảo trì khác theo quy định của pháp luật về xây dựng.
Theo Điều 142 Luật Nhà ở 2023, phần sở hữu riêng và sở hữu chung trong nhà chung cư được quy định cụ thể như sau:
- Phần sở hữu riêng của nhà chung cư bao gồm:
- Diện tích bên trong căn hộ, kể cả ban công và lô gia gắn liền với căn hộ đó;
- Các diện tích khác trong nhà chung cư được công nhận là sở hữu riêng của chủ sở hữu;
- Hệ thống trang thiết bị kỹ thuật sử dụng riêng gắn liền với căn hộ hoặc diện tích thuộc sở hữu riêng.
- Phần sở hữu chung của nhà chung cư bao gồm:
- Toàn bộ diện tích còn lại ngoài phần sở hữu riêng, bao gồm cả nhà sinh hoạt cộng đồng;
- Không gian, kết cấu chịu lực và hệ thống trang thiết bị kỹ thuật dùng chung (như khung, cột, tường chịu lực, tường bao, sàn, mái, sân thượng, hành lang, cầu thang bộ, thang máy…);
- Hệ thống điện, nước, ga, thông tin liên lạc, thoát nước, cứu hỏa, thu lôi và các phần khác không thuộc sở hữu riêng;
- Hạ tầng kỹ thuật bên ngoài nhưng được kết nối với nhà chung cư, trừ phần phải bàn giao cho Nhà nước hoặc chủ đầu tư quản lý theo dự án được phê duyệt;
- Các công trình công cộng trong khuôn viên nhà chung cư như sân chung, công viên, vườn hoa và các hạng mục khác không thuộc diện kinh doanh hoặc phải bàn giao cho Nhà nước.
Tóm lại, phí bảo trì chung cư là khoản kinh phí mà các chủ sở hữu, người thuê hoặc thuê mua căn hộ đóng góp để phục vụ cho việc bảo trì, duy tu và sửa chữa phần sở hữu chung của nhà chung cư, nhằm đảm bảo công trình hoạt động ổn định, an toàn và bền vững theo thời gian.
2. Phí bảo trì chung cư có phải xuất hóa đơn không?
Có, vì theo Nghị định 95/2024/NĐ-CP và Công văn số 2496/CT-TTHT năm 2019 do Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh ban hành, quy định về chứng từ thu phí bảo trì chung cư và hướng dẫn việc xuất hóa đơn khi thu khoản phí này được xác định với nội dung sau:
Trường hợp Công ty là chủ đầu tư dự án nhà ở xã hội và thực hiện thu khoản kinh phí bảo trì chung cư từ khách hàng với tỷ lệ 2% trên giá bán căn hộ (chưa bao gồm thuế GTGT), thì theo hướng dẫn của cơ quan thuế, Công ty không phải lập hóa đơn GTGT cho khoản thu này. Thay vào đó, chỉ cần lập chứng từ thu để ghi nhận việc nhận tiền phí bảo trì.
Điều này có nghĩa là phí bảo trì chung cư không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, vì đây không phải là doanh thu từ hoạt động bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ. Do đó, khi thu khoản phí này, chủ đầu tư không phải xuất hóa đơn GTGT, mà chỉ cần cung cấp chứng từ thu hợp lệ (như biên lai thu tiền hoặc phiếu thu) để xác nhận việc thu tiền từ khách hàng.
Hướng dẫn này giúp đơn giản hóa thủ tục kế toán và thuế, đồng thời đảm bảo việc quản lý, thu và sử dụng kinh phí bảo trì chung cư được thực hiện đúng quy định pháp luật hiện hành.
3. Lợi ích và bất lợi của việc xuất hóa đơn phí chung cư
Việc xuất hóa đơn phí chung cư mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng tồn tại không ít bất cập. Cùng tìm hiểu những điểm thuận lợi và hạn chế của việc này để hiểu rõ hơn trong thực tế quản lý và sử dụng nhà chung cư.
Lợi ích:
- Việc xuất hóa đơn khi thu phí bảo trì chung cư góp phần tăng cường tính minh bạch trong công tác quản lý và sử dụng quỹ bảo trì. Mỗi hóa đơn được lập là chứng từ hợp pháp xác nhận giao dịch tài chính, giúp cư dân và ban quản lý dễ dàng kiểm tra, giám sát các khoản thu – chi liên quan đến quỹ. Nhờ đó, hạn chế tối đa tình trạng gian lận hoặc sử dụng quỹ sai mục đích, đồng thời tạo niềm tin và sự đồng thuận giữa các bên.
- Bên cạnh đó, hóa đơn còn là công cụ quản lý tài chính hiệu quả cho quỹ bảo trì. Các hóa đơn chi tiết giúp theo dõi, đối chiếu và kiểm soát dòng tiền từ khâu thu phí đến chi tiêu cho hoạt động bảo trì. Điều này hỗ trợ lập báo cáo tài chính minh bạch, chính xác, giúp cư dân và cơ quan quản lý nắm bắt rõ ràng tình hình sử dụng quỹ, đảm bảo mọi khoản thu – chi đều được công khai, đúng quy định.
- Xuất hóa đơn khi thu phí bảo trì là cách giúp bảo vệ quyền lợi chính đáng của cư dân. Hóa đơn đóng vai trò như bằng chứng xác thực về việc cư dân đã hoàn thành nghĩa vụ đóng góp quỹ bảo trì, đảm bảo khoản tiền được ghi nhận minh bạch và sử dụng đúng mục đích. Nhờ đó, cư dân có thể an tâm rằng quyền lợi của mình trong việc bảo trì, sửa chữa và nâng cấp các khu vực sử dụng chung trong tòa nhà được thực hiện đầy đủ, công bằng và đúng quy định.
Bất lợi:
- Quy trình xuất hóa đơn phí bảo trì có thể làm phát sinh thêm thủ tục hành chính, khiến khối lượng công việc của bộ phận quản lý quỹ tăng lên đáng kể. Việc phát hành, lưu trữ và quản lý hóa đơn đòi hỏi thời gian, nhân lực và sự tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định pháp luật. Điều này có thể gây áp lực trong quá trình vận hành, ảnh hưởng đến hiệu suất công việc hàng ngày của ban quản lý chung cư.
- Mặc dù việc xuất hóa đơn giúp tăng tính minh bạch và chính xác, nhưng cũng có thể phát sinh những khó khăn trong công tác quản lý quỹ bảo trì. Việc phải xử lý và lưu trữ số lượng lớn hóa đơn, chứng từ đòi hỏi sự cẩn trọng và hệ thống quản lý chặt chẽ. Nếu xảy ra sai sót trong việc lập hóa đơn, có thể dẫn đến vấn đề tài chính hoặc tranh chấp giữa các bên liên quan, ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động của ban quản lý chung cư.
4. Mức phí bảo trì chung cư 2025 và hướng dẫn cách tính
Căn cứ Điều 152 Luật Nhà ở 2023, mức tính phí bảo trì chung cư được quy định cụ thể như sau:
- Trường hợp người thuê mua căn hộ nộp:
Người thuê mua phải đóng phí bảo trì chung cư bằng 2% giá trị căn hộ hoặc diện tích khác mà mình mua, thuê mua.
Ví dụ: Anh A mua một căn hộ trong dự án chung cư X với giá bán 2,5 tỷ đồng. Theo quy định, người mua phải nộp phí bảo trì chung cư bằng 2% giá trị căn hộ.
→ Số tiền phí bảo trì anh A cần nộp là:
2.500.000.000 đồng × 2% = 50.000.000 đồng.
- Trường hợp chủ đầu tư nộp:
Đối với các căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư mà chủ đầu tư giữ lại (không bán, không cho thuê mua hoặc chưa bán, chưa cho thuê mua) tính đến thời điểm bàn giao đưa nhà chung cư vào sử dụng, chủ đầu tư phải nộp phí bảo trì 2% trên giá trị của phần diện tích đó, trừ phần diện tích thuộc sở hữu chung.
Lưu ý: Giá trị tính phí được xác định theo giá bán căn hộ cao nhất của nhà chung cư tại thời điểm bàn giao.
Ví dụ: Chủ đầu tư dự án chung cư Y vẫn giữ lại 300m² diện tích thương mại chưa bán tính đến thời điểm bàn giao nhà. Giá bán căn hộ cao nhất của dự án là 6 tỷ đồng cho căn hộ 120m², tương đương 50 triệu đồng/m².
→ Khi đó, số tiền phí bảo trì chung cư mà chủ đầu tư phải nộp sẽ là:
(50.000.000 đồng × 300m²) × 2% = 300.000.000 đồng.
5. Ai phải đóng phí bảo trì chung cư?
Phí bảo trì chung cư là khoản tiền quan trọng nhằm đảm bảo việc sửa chữa, bảo dưỡng các hạng mục sử dụng chung trong tòa nhà. Vậy ai là người có trách nhiệm đóng khoản phí này?
Căn cứ Điều 142 Luật Nhà ở 2023, có thể xác định đối tượng có trách nhiệm nộp phí bảo trì chung cư bao gồm:
5.1 Chủ đầu tư
- Đối với căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư mà chủ đầu tư bán hoặc cho thuê mua, phí bảo trì được tính bằng 2% giá trị căn hộ (chưa gồm thuế GTGT) và được tính vào giá bán, giá thuê mua mà người mua hoặc thuê mua phải nộp khi nhận bàn giao. Khoản này phải được ghi rõ trong hợp đồng mua bán hoặc hợp đồng thuê mua.
- Đối với các căn hộ, phần diện tích khác trong nhà chung cư mà chủ đầu tư giữ lại không bán, không cho thuê mua hoặc chưa bán, chưa cho thuê mua tính đến thời điểm bàn giao đưa nhà chung cư vào sử dụng, chủ đầu tư phải tự đóng phí bảo trì theo quy định.
- Trường hợp hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ được ký sau ngày 01/7/2006 nhưng không có nội dung thỏa thuận về kinh phí bảo trì, thì chủ đầu tư phải có trách nhiệm đóng khoản phí này.
5.2 Cư dân
- Khi kinh phí bảo trì không đủ để thực hiện các công việc bảo trì phần sở hữu chung, các chủ sở hữu căn hộ phải đóng góp thêm khoản kinh phí tương ứng với diện tích sở hữu riêng của mình.
- Trường hợp chủ đầu tư ký hợp đồng mua bán hoặc thuê mua căn hộ trước ngày 01/7/2006 mà chưa thu kinh phí bảo trì, thì các chủ sở hữu nhà chung cư sẽ tổ chức Hội nghị nhà chung cư để thống nhất mức đóng góp kinh phí bảo trì phù hợp.
- Trường hợp hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ được ký sau ngày 01/7/2006 nhưng giá bán hoặc giá thuê mua chưa bao gồm kinh phí bảo trì, thì các chủ sở hữu căn hộ có trách nhiệm đóng bổ sung phần phí này theo quy định.
6. Phí bảo trì chung cư được sử dụng với mục đích gì?
Căn cứ khoản 2 Điều 109 Luật Nhà ở 2014, phí bảo trì chung cư chỉ được sử dụng cho việc bảo trì phần sở hữu chung và không được dùng cho công tác quản lý, vận hành hay bất kỳ mục đích nào khác.
Cụ thể, quỹ này được chi cho các nội dung sau:
- Bảo trì, sửa chữa hệ thống kỹ thuật và trang thiết bị sử dụng chung của tòa nhà như: thang máy, hệ thống cấp – thoát nước, điện chiếu sáng, phòng cháy chữa cháy (PCCC) và các hạng mục kỹ thuật khác.
- Xử lý sự cố hạ tầng, duy tu, cải tạo các khu vực công cộng và phần sở hữu chung của nhà chung cư.
- Trường hợp nhà chung cư bị phá dỡ, phần kinh phí bảo trì còn lại sẽ được chuyển sang quỹ bảo trì của nhà chung cư mới hoặc sử dụng để hỗ trợ tái định cư cho cư dân theo quy định.
7. Sử dụng phí bảo trì chung cư không đúng mục đích bị phạt bao nhiêu?
Phí bảo trì chung cư là khoản kinh phí do chủ đầu tư và các chủ sở hữu căn hộ đóng góp, hình thành nên quỹ bảo trì nhà chung cư. Quỹ này được ban quản trị chung cư quản lý và sử dụng cho các mục đích bảo trì, sửa chữa phần sở hữu chung theo quy định. Trường hợp sử dụng quỹ bảo trì sai mục đích hoặc không đúng quy định, các bên liên quan sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Căn cứ khoản 2 Điều 69 Nghị định 16/2022/NĐ-CP, quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động xây dựng, cụ thể như sau:
1. Phạt tiền từ 100.000.000 đồng đến 120.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Quản lý, sử dụng kinh phí bảo trì phần sở hữu chung không đúng quy định;
Như vậy, hành vi sử dụng sai mục đích phí bảo trì chung cư có thể bị xử phạt hành chính với mức tiền từ 100 triệu đồng đến 120 triệu đồng. Đồng thời, tổ chức hoặc cá nhân vi phạm còn bị buộc phải quản lý và sử dụng kinh phí bảo trì phần sở hữu chung đúng theo quy định của pháp luật.
Tóm lại, việc phí bảo trì chung cư có xuất hóa đơn hay không phụ thuộc vào tính chất của khoản thu này. Do phí bảo trì không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, nên chủ đầu tư hoặc ban quản lý không cần lập hóa đơn GTGT mà chỉ cần lập chứng từ thu hợp lệ để ghi nhận và minh chứng giao dịch. Tuy nhiên, để đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng và tránh tranh chấp, các bên liên quan nên thực hiện đầy đủ việc ghi chép, lưu trữ chứng từ và công khai việc sử dụng quỹ bảo trì theo đúng quy định pháp luật.
