Mẫu số hóa đơn điện tử là thông tin quan trọng giúp nhận diện loại hóa đơn, mục đích sử dụng và cách thức quản lý theo quy định của cơ quan thuế. Việc hiểu đúng và sử dụng chính xác mẫu số không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tránh các sai sót trong quá trình lập, phát hành và kê khai thuế. Hiểu đúng về mẫu số hóa đơn điện tử giúp hạn chế sai sót, tránh rủi ro pháp lý và tối ưu quy trình quản lý tài chính cho doanh nghiệp. Cùng AZTAX tìm hiểu chi tiết thông qua bài viết dưới đây nhé!
1. Quy định về ký hiệu và mẫu số hóa đơn điện tử
1.1 Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử
Theo Điểm a, Khoản 1, Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được quy định là một chữ số từ 1 đến 9, phản ánh loại hóa đơn điện tử sử dụng. Cụ thể:
| Số | Loại hóa đơn điện tử |
| 1 | Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (VAT) |
| 2 | Hóa đơn điện tử bán hàng thông thường |
| 3 | Hóa đơn điện tử bán tài sản công |
| 4 | Hóa đơn điện tử cho hàng dự trữ quốc gia |
| 5 | Các loại hóa đơn điện tử khác: tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có nội dung tương tự hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP |
| 6 | Chứng từ điện tử quản lý như hóa đơn: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử |
| 7 | Hóa đơn thương mại điện tử |
| 8 | Hóa đơn giá trị gia tăng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí |
| 9 | Hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí |
1.2 Ký hiệu hóa đơn điện tử
Theo Điểm b, Khoản 1, Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC, mỗi hóa đơn điện tử được gán một ký hiệu gồm 6 ký tự (chữ và số), phản ánh đầy đủ loại hóa đơn, năm lập và hình thức hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế. Cụ thể:
- Ký tự đầu tiên (1 chữ cái):
- C: Hóa đơn có mã của cơ quan thuế
- K: Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế
- Hai ký tự tiếp theo (2 số): Thể hiện năm lập hóa đơn, lấy 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm 2025 → ghi là 25
- Ký tự thứ tư (1 chữ cái): Thể hiện loại hóa đơn điện tử sử dụng:
- T: Hóa đơn dùng cho doanh nghiệp, tổ chức, hộ hoặc cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng
- D: Hóa đơn tài sản công, hóa đơn hàng dự trữ quốc gia hoặc các hóa đơn điện tử đặc thù
- L: Hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh
- M: Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
- N: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- B: Phiếu xuất kho gửi bán đại lý điện tử
- G: Tem, vé, thẻ điện tử thuộc hóa đơn GTGT
- H: Tem, vé, thẻ điện tử thuộc hóa đơn bán hàng
- X: Hóa đơn thương mại điện tử
- Hai ký tự cuối (2 chữ cái): Do người bán tự xác định để quản lý mẫu hóa đơn. Nếu không cần quản lý riêng, mặc định ghi YY.
Trên bản thể hiện hóa đơn, ký hiệu hóa đơn điện tử cùng với ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử thường được đặt ở góc trên bên phải hoặc vị trí dễ nhận biết, giúp người dùng tra cứu và kiểm soát hóa đơn nhanh chóng.
Ví dụ minh họa ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2025/TT-BTC:
| Ký hiệu hóa đơn | Giải thích chi tiết |
| 1C25TAA | Hóa đơn GTGT có mã của cơ quan thuế, phát hành năm 2025, thuộc loại hóa đơn điện tử do doanh nghiệp hoặc tổ chức đăng ký sử dụng. |
| 2C25TBB | Hóa đơn bán hàng có mã cơ quan thuế, phát hành năm 2025, dành cho doanh nghiệp, tổ chức hoặc hộ/cá nhân kinh doanh. |
| 1C25LBB | Hóa đơn GTGT có mã cơ quan thuế, phát hành năm 2025, do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh. |
| 1K25TYY | Hóa đơn GTGT không có mã, phát hành năm 2025, thuộc hóa đơn điện tử do doanh nghiệp hoặc tổ chức đăng ký sử dụng. |
| 1K25DAA | Hóa đơn GTGT loại không có mã, phát hành năm 2025, là hóa đơn đặc thù, không bắt buộc đầy đủ các tiêu thức do doanh nghiệp đăng ký. |
| 6K25NAB | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử không có mã, phát hành năm 2025, đăng ký với cơ quan thuế bởi doanh nghiệp. |
| 7K25XAB | Hóa đơn thương mại điện tử, phát hành năm 2025, do doanh nghiệp đăng ký sử dụng với cơ quan thuế. |
| 8C25GCC | Hóa đơn GTGT tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí, có mã cơ quan thuế, phát hành năm 2025. |
| 9K25HDD | Hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí, không có mã cơ quan thuế, phát hành năm 2025. |
2. Hướng dẫn ký hiệu và mẫu số hóa đơn do Cục Thuế cấp
2.1 Ký hiệu mẫu số hóa đơn do Chi cục Thuế phát hành
Theo quy định tại điểm a, khoản 2, Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC, ký hiệu mẫu số hóa đơn do Chi cục Thuế đặt in bao gồm một chuỗi 11 ký tự, thể hiện các thông tin cơ bản sau:
- Loại hóa đơn
- Số liên
- Số thứ tự mẫu trong cùng một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu khác nhau).
Cấu trúc chi tiết của ký hiệu mẫu số hóa đơn như sau:
- 6 ký tự đầu: đại diện cho loại hóa đơn
- 01GTKT: Hóa đơn Giá trị gia tăng (GTGT)
- 02GTTT: Hóa đơn bán hàng
- 07KPTQ: Hóa đơn khu phi thuế quan
- 03XKNB: Phiếu xuất kho nội bộ
- 04HGDL: Phiếu xuất kho gửi đại lý
- 1 ký tự tiếp theo: biểu thị số liên (có thể là 1, 2 hoặc 3).
- 1 ký tự dấu gạch chéo/: dùng làm ký hiệu phân cách.
- 3 ký tự cuối: số thứ tự mẫu trong loại hóa đơn, từ 001 đến 999.
Riêng đối với các hóa đơn dạng tem, vé, thẻ do Chi cục Thuế đặt in, bắt buộc 3 ký tự đầu phải phân biệt loại hóa đơn:
- 01/: Tem, vé, thẻ thuộc hóa đơn GTGT
- 02/: Tem, vé, thẻ thuộc hóa đơn bán hàng
Các ký tự còn lại do Chi cục Thuế tự quy định để phục vụ quản lý, nhưng tổng chiều dài không vượt quá 11 ký tự.
2.2 Cách xác định ký hiệu hóa đơn do Chi cục Thuế phát hành
Theo điểm b, khoản 2, Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC, ký hiệu hóa đơn do Chi cục Thuế phát hành gồm 8 ký tự, phản ánh các thông tin sau:
- Chi cục Thuế chịu trách nhiệm đặt in hóa đơn
- Năm phát hành hóa đơn
- Ký hiệu hóa đơn do cơ quan thuế tự xác định để phục vụ quản lý
Cấu trúc chi tiết ký hiệu hóa đơn như sau:
- 2 ký tự đầu: mã Chi cục Thuế (tham khảo Phụ lục I.A).
- 2 ký tự tiếp theo: hai chữ cái in hoa được chọn trong 20 chữ cái gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y, dùng để thể hiện ký hiệu hóa đơn do cơ quan thuế tự xác định.
- 1 ký tự: dấu gạch chéo / dùng để phân tách các phần thông tin.
- 3 ký tự cuối:
- 2 chữ số: hai số cuối của năm đặt in hóa đơn (ví dụ: năm 2025 là 25)
- 1 chữ cái P: thể hiện hóa đơn được Chi cục Thuế đặt in
Ví dụ minh họa:
- Ký hiệu mẫu số: 02GTTT1/045
- Ký hiệu hóa đơn: 03BG/25P
2.3 Ký hiệu liên hóa đơn do Cục Thuế đặt in
Liên hóa đơn là các tờ nằm trong cùng một số hóa đơn do Chi cục Thuế đặt in. Mỗi số hóa đơn thông thường bao gồm 3 liên, với chức năng phân loại như sau:
- Liên 1: Lưu giữ tại doanh nghiệp (bảo lưu hồ sơ kế toán).
- Liên 2: Giao cho khách hàng/ người mua.
- Liên 3: Sử dụng cho mục đích nội bộ của doanh nghiệp.
3. Cách đánh số hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Việc đánh số hóa đơn là bước quan trọng trong quá trình lập và quản lý hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp đảm bảo tính liên tục, minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cách đánh số hóa đơn được quy định chi tiết nhằm thống nhất cách sử dụng, tránh trùng lặp và hỗ trợ cơ quan thuế trong công tác quản lý.
Theo Khoản 3 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc đánh số hóa đơn được thực hiện theo các nguyên tắc sau:
Nguyên tắc đánh số hóa đơn
- Số hóa đơn là số thứ tự duy nhất trên từng hóa đơn, được thể hiện bằng chữ số Ả-rập, tối đa 08 chữ số.
- Mỗi năm, số hóa đơn sẽ bắt đầu từ 1 vào ngày 01/01 hoặc từ ngày bắt đầu sử dụng và tăng dần liên tục đến tối đa 99.999.999 trong năm đó.
- Hóa đơn phải được lập theo trình tự từ nhỏ đến lớn trong cùng ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn.
- Đối với hóa đơn cơ quan thuế đặt in, doanh nghiệp sử dụng theo dãy số đã in sẵn cho đến khi dùng hết.
- Trường hợp doanh nghiệp có nhiều điểm bán hàng cùng dùng chung một ký hiệu hóa đơn, hệ thống phải đảm bảo việc đánh số theo thời điểm ký số, đảm bảo thứ tự tăng liên tục.
Yêu cầu khi không thể đảm bảo thứ tự liên tiếp
Nếu hệ thống không thể lập hóa đơn theo đúng trình tự liên tục nêu trên, thì phần mềm phải đáp ứng nguyên tắc:
- Số hóa đơn tăng dần theo thời gian;
- Mỗi số hóa đơn chỉ được sử dụng một lần duy nhất;
- Đảm bảo không vượt quá 8 chữ số.
Tóm lại, số hóa đơn theo Nghị định 123 được quản lý theo nguyên tắc:
- Đánh số từ 1 mỗi năm, không cần thông báo số lượng “từ số – đến số” như trước đây;
- Tăng liên tục trong năm và reset lại về 1 vào năm tiếp theo;
- Đảm bảo không trùng số và đúng thứ tự theo quy định pháp luật.
4. Lưu ý quan trọng khi sử dụng ký hiệu và mẫu số hóa đơn điện tử
Việc sử dụng đúng mẫu số và ký hiệu trên hóa đơn điện tử là điều bắt buộc để đảm bảo hóa đơn hợp lệ và tránh sai sót khi kê khai. Do đó, doanh nghiệp cần nắm rõ một số lưu ý quan trọng để quản lý hóa đơn hiệu quả và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cần lưu ý khi sử dụng mẫu số hóa đơn điện tử như sau:
- Tạo ký hiệu mẫu số tự động: Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử phải được sinh tự động theo đúng quy định của pháp luật.
- Thể hiện rõ ràng trên hóa đơn: Ký hiệu mẫu số cần hiển thị đầy đủ, rõ ràng trên từng hóa đơn điện tử để đảm bảo dễ nhận diện.
- Quản lý và lưu trữ thông tin: Doanh nghiệp phải quản lý, lưu giữ và cập nhật thông tin về ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành.
Ưu điểm của việc sử dụng ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử:
- Dễ dàng quản lý: Cả cá nhân, tổ chức và cơ quan thuế có thể theo dõi, kiểm soát hóa đơn điện tử nhanh chóng thông qua ký hiệu mẫu số.
- Đảm bảo tính minh bạch, chính xác: Ký hiệu mẫu số giúp phân biệt các hóa đơn điện tử khác nhau, hạn chế tình trạng làm giả hoặc gian lận hóa đơn.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Việc quản lý và tìm kiếm hóa đơn trở nên nhanh chóng, giảm thiểu công sức và chi phí hành chính.
Tóm lại, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý, bảo đảm tính chính xác, minh bạch và chống gian lận.
Do đó, mọi cá nhân và tổ chức kinh doanh khi lập hóa đơn cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về thuế và phòng ngừa hành vi trốn thuế.
5. Một số câu hỏi thường gặp
Câu 1: Mẫu số hóa đơn là gì?
Hiện nay, chưa có văn bản pháp lý nào định nghĩa chính thức về “mẫu số hóa đơn”. Tuy nhiên, trong thực tế, mẫu số hóa đơn được hiểu là một chuỗi ký tự bao gồm cả chữ và số, được sắp xếp theo cấu trúc cố định để thể hiện loại hóa đơn, hình thức phát hành và thứ tự mẫu mà doanh nghiệp đang sử dụng. Đây là thành phần bắt buộc trên mỗi hóa đơn điện tử hợp pháp, giúp phân biệt các loại hóa đơn, quản lý hiệu quả và hỗ trợ cơ quan thuế trong việc kiểm tra, xác minh.
Mẫu số hóa đơn đóng vai trò quan trọng trong quản lý và sử dụng hóa đơn, cụ thể:
- Xác định loại hóa đơn: Giúp phân biệt các loại hóa đơn như GTGT, bán hàng, tài sản công, dự trữ quốc gia, v.v.
- Phân biệt hình thức phát hành: Cho biết hóa đơn là điện tử có mã của cơ quan thuế hay không, hỗ trợ nhận diện nhanh.
- Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý: Giúp việc lưu trữ, tra cứu và theo dõi hóa đơn trở nên thuận tiện, hiệu quả hơn.
- Hỗ trợ cơ quan thuế kiểm tra: Cung cấp thông tin để cơ quan thuế xác minh tính hợp pháp của hóa đơn và ngăn chặn hành vi gian lận thuế.
Câu 2: Doanh nghiệp có bắt buộc phải sử dụng mẫu số hóa đơn điện tử không?
Có. Mỗi hóa đơn điện tử hợp pháp bắt buộc phải có ký hiệu mẫu số hóa đơn. Đây là thông tin bắt buộc nhằm:
- Phân biệt các loại hóa đơn khác nhau (GTGT, bán hàng, phiếu xuất kho, v.v.).
- Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý, lưu trữ và tra cứu hóa đơn.
- Hỗ trợ cơ quan thuế trong việc kiểm tra, xác minh và ngăn chặn gian lận thuế.
Việc không sử dụng hoặc để thiếu ký hiệu mẫu số trên hóa đơn điện tử sẽ không đáp ứng yêu cầu hợp pháp của hóa đơn, có thể dẫn đến xử lý theo quy định của cơ quan thuế.
Câu 3: Lợi ích của việc sử dụng ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là gì?
Việc sử dụng ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả doanh nghiệp và cơ quan thuế:
- Dễ dàng quản lý hóa đơn: Ký hiệu mẫu số giúp phân biệt các loại hóa đơn, hỗ trợ doanh nghiệp tra cứu, lưu trữ và kiểm soát hóa đơn nhanh chóng.
- Đảm bảo tính chính xác và minh bạch: Nhờ ký hiệu mẫu số, các hóa đơn điện tử được phân loại rõ ràng, giúp ngăn chặn tình trạng làm giả, gian lận hoặc sử dụng hóa đơn không hợp pháp.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm và quản lý hóa đơn, giảm thiểu công sức hành chính và chi phí liên quan đến lưu trữ, kiểm tra hóa đơn.
- Hỗ trợ cơ quan thuế kiểm tra và giám sát: Ký hiệu mẫu số giúp cơ quan thuế xác minh nhanh chóng tính hợp pháp của hóa đơn, nâng cao hiệu quả quản lý và chống gian lận thuế.
- Tăng tính chuyên nghiệp trong quản lý: Việc áp dụng ký hiệu mẫu số chuẩn hóa hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp hoạt động minh bạch, chuyên nghiệp và phù hợp với các quy định hiện hành.
Qua nội dung trên, có thể thấy rằng mẫu số hóa đơn điện tử là thành phần bắt buộc và quan trọng trong quản lý hóa đơn. Việc tuân thủ đầy đủ các quy định về ký hiệu mẫu số không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, lưu trữ và tra cứu hóa đơn, mà còn hỗ trợ cơ quan thuế kiểm tra, xác minh và ngăn chặn gian lận, đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong hoạt động kinh doanh. Hãy liên hệ ngay với AZTAX để được giải đáp thắc mắc và được tư vấn miễn phí nhé!
