Mẫu công văn xin rút lại thông báo phát hành hóa đơn giúp doanh nghiệp thông báo một cách chính thức và minh bạch với các bên liên quan trong trường hợp thông báo phát hành hóa đơn gửi lên Cơ quan Thuế có sai sót hoặc thiếu thông tin. AZTAX mời quý khách hàng cùng tham khảo nội dung bài viết sau để hiểu rõ hơn về vấn đề này nhé.
1. Mẫu công văn xin rút lại thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Mẫu công văn xin rút lại thông báo phát hành hóa đơn điện tử là một văn bản quan trọng được các công ty gửi đến cơ quan có thẩm quyền để tuân thủ quy định của pháp luật hiện hành. Việc này là rất phổ biến trong các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử.
Trong lĩnh vực thanh toán điện tử, các hóa đơn và thanh toán phải tuân thủ các tiêu chuẩn mã hóa được công nhận, áp dụng bởi các tổ chức như Hiệp hội Thanh toán Điện tử Quốc gia. Có bốn bên chính liên quan đến quy trình thanh toán điện tử: nhà cung cấp thanh toán hóa đơn, nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn, người hợp nhất và nhà cung cấp dịch vụ khách hàng. Họ cùng nhau xử lý quy trình phê duyệt hóa đơn và nhu cầu của khách hàng.
Các lợi ích của thanh toán điện tử bao gồm chi phí giao hóa đơn thấp, bảo mật cao hơn so với hóa đơn giấy, tùy chọn thanh toán tự động và giao hàng nhanh qua ACH. Hóa đơn điện tử mang lại lợi ích cho cả khách hàng và doanh nghiệp với tính tiện lợi, chi phí thấp hơn và bảo mật cao hơn.
2. Mục đích sử dụng mẫu công văn xin rút lại thông báo phát hành hóa đơn
Mẫu công văn xin rút lại thông báo phát hành hóa đơn điện tử được công ty sử dụng hóa đơn điện tử gửi tới cơ quan có thẩm quyền, trong trường hợp này là cơ quan thuế. Mục đích của việc gửi mẫu này là để hủy/rút lại thông báo phát hành hóa đơn điện tử đã được công ty thông báo phát hành trước đó theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành. Việc hủy hóa đơn có thể phát sinh với nhiều lý do khác nhau.
Tuy nhiên, để thực hiện việc xin rút thông báo phát hành hóa đơn, các doanh nghiệp chỉ được phép trong các trường hợp sau:
- Trường hợp hóa đơn đã được lập và giao cho người mua hàng hoặc dịch vụ, nhưng chưa thực hiện giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ, hoặc hóa đơn đã được lập và giao nhưng cả bên bán và bên mua chưa kê khai thuế và phát hiện sai sót.
- Những hóa đơn đã được lập và giao cho người mua hàng hoặc dịch vụ, và cả bên bán và bên mua đã kê khai thuế, nhưng sau đó phát hiện sai sót.
- Trong trường hợp hóa đơn bị in sai hoặc trùng lặp, cũng như khi không còn cần sử dụng hóa đơn nữa.
Hệ thống thanh toán điện tử là một hệ thống máy tính hỗ trợ việc tạo và gửi hóa đơn, cũng như chấp nhận thanh toán từ khách hàng. Quy trình thông qua hệ thống thanh toán điện tử thường bao gồm:
- Tổng hợp dữ liệu thanh toán từ khách hàng trong hệ thống thanh toán.
- Tạo hóa đơn từ dữ liệu này.
- Chuyển thanh toán đến hệ thống thanh toán điện tử.
- Tổng hợp và gửi hóa đơn cho khách hàng trực tuyến.
- Khách hàng nhận được thông báo qua email về hóa đơn mới.
- Có hai loại hệ thống thanh toán điện tử chính: hệ thống thanh toán trực tiếp và hệ thống tổng hợp ngân hàng.
3. Hướng dẫn soạn thảo mẫu công văn xin rút lại thông báo phát hành hóa đơn
Mẫu công văn xin rút thông báo phát hành hóa đơn điện tử cần bao gồm các phần sau:
- Phần mở đầu: Quốc hiệu và tiêu ngữ, địa danh và thời gian gửi công văn, tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn, chủ thể nhận công văn (cơ quan hoặc cá nhân), số và ký hiệu của công văn, trích yếu nội dung, nêu lý do và tóm tắt mục đích viết công văn.
- Phần nội dung: Người viết đơn cần lý giải rõ vấn đề, nêu lên cách giải quyết và kết luận vấn đề. Cuối cùng phần quan trọng là chữ ký và đóng dấu là nội dung tiên quyết nhằm chứng thực mẫu công văn được chấp thuận và có hiệu lực pháp luật.
- Nơi gửi: Trong phần nội dung, việc viện dẫn vấn đề, giải quyết và kết luận vấn đề giúp làm rõ cách giải quyết và thái độ của cơ quan gửi công văn. Đối với mục đích cụ thể của công văn, phần mở đầu cần nêu rõ lý do và mục đích của việc viết công văn, giúp người đọc hiểu được nội dung và ý đồ của công văn từ đầu.
Sử dụng mẫu công văn xin rút lại thông báo phát hành hóa đơn mới nhất cũng là cách để chứng minh năng lực chuyên môn và tính chuyên nghiệp của tổ chức hoặc cá nhân trong quá trình xử lý các vấn đề liên quan đến hóa đơn và thuế. Chúng tôi hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp cho quý khách hàng một phần thông tin hữu ích. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào khác, xin đừng ngần ngại liên hệ ngay với AZTAX để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.
Xem thêm: Có nên thuê kế toán dịch vụ hay không?
