Mẫu biên bản bàn giao chứng từ kế toán mới nhất 2025

Mẫu biên bản bàn giao chứng từ kế toán là văn bản quan trọng ghi nhận việc chuyển giao toàn bộ hồ sơ, sổ sách, chứng từ kế toán giữa các cá nhân hoặc bộ phận trong doanh nghiệp. Việc sử dụng đúng mẫu biên bản bàn giao giúp đảm bảo tính minh bạch, tránh thất lạc chứng từ và phục vụ hiệu quả cho công tác kiểm tra, quyết toán thuế. Bài viết dưới đây, AZTAX sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập, nội dung cần có và tải miễn phí mẫu biên bản bàn giao chứng từ kế toán mới nhất.

1. Biên bản bàn giao công việc kế toán là gì?

Biên bản bàn giao công việc kế toán là văn bản ghi nhận toàn bộ nội dung và tình hình thực hiện các nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp mà kế toán cũ có trách nhiệm chuyển giao cho kế toán mới. Tài liệu này giúp đảm bảo tính liên tục, minh bạch trong công tác kế toán và hỗ trợ quá trình kiểm tra, đối chiếu số liệu được chính xác, đầy đủ.

Biên bản bàn giao kế toán giữ vai trò quan trọng trong việc:

• Hỗ trợ kế toán mới nhanh chóng tiếp cận, hiểu rõ hệ thống hồ sơ, sổ sách, chứng từ và toàn bộ thông tin kế toán hiện hành.
• Tạo điều kiện để người kế nhiệm dễ dàng tiếp nối, đảm bảo tiến độ công việc trong doanh nghiệp không bị gián đoạn.
• Là căn cứ pháp lý quan trọng nhằm bảo vệ quyền lợi cho cả bên bàn giao và bên nhận bàn giao trong trường hợp phát sinh tranh chấp.

2. Công tác thực hiện và nội dung bàn giao công việc kế toán

Công tác bàn giao công việc kế toán là bước quan trọng nhằm đảm bảo tính liên tục, minh bạch và chính xác trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Việc thực hiện bàn giao kế toán đúng quy trình không chỉ giúp người tiếp nhận nắm bắt nhanh tình hình sổ sách, chứng từ mà còn hạn chế rủi ro, sai sót trong quá trình quản lý.

2.1 Công tác thực hiện bàn giao công việc, chứng từ kế toán

– Trước khi tiến hành bàn giao, kế toán cũ phải chuẩn bị đầy đủ toàn bộ chứng từ và tài liệu kế toán liên quan như hồ sơ, sổ sách, báo cáo tài chính và các loại sổ theo dõi khác.

– Việc bàn giao cần được thực hiện với sự có mặt của kế toán cũ, kế toán mới cùng người đại diện doanh nghiệp để đảm bảo tính minh bạch và xác thực trong quá trình chuyển giao sổ sách, chứng từ.

– Về trách nhiệm của các bên:
Kế toán cũ chịu trách nhiệm về toàn bộ số liệu, chứng từ và nghiệp vụ đã thực hiện trước thời điểm bàn giao.
Kế toán mới chỉ chịu trách nhiệm với các công việc và chứng từ phát sinh sau khi quá trình bàn giao hoàn tất.

– Sau khi kết thúc buổi bàn giao, kế toán mới cần lập danh mục chi tiết các hồ sơ, sổ sách, chứng từ đã nhận, ghi rõ số lượng và tình trạng để đảm bảo tính chính xác.

– Cả hai kế toán (cũ và mới) phải cùng ký xác nhận trên danh mục bàn giao và có xác nhận của kế toán trưởng hoặc giám đốc doanh nghiệp để làm căn cứ lưu hồ sơ.

2.2 Các nội dung bàn giao công việc kế toán

Kế toán trước khi nghỉ việc thực hiện bàn giao lại toàn bộ nội dung công việc bao gồm:

– Hệ thống sổ sách kế toán;
– Toàn bộ chứng từ, hồ sơ kế toán liên quan;
– Tài sản, tiền mặt và quỹ cơ quan;
– Số liệu chi tiết về các khoản công nợ phải thu, phải trả của từng đơn vị, cá nhân;
– Báo cáo tình hình sử dụng và nguồn kinh phí hiện có;…

3. Mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán thông dụng

Mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán là biểu mẫu quan trọng giúp ghi nhận quá trình chuyển giao công việc, chứng từ và sổ sách giữa các kế toán viên khi có sự thay đổi nhân sự. Mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán được sử dụng phổ biến. Bạn có thể tham khảo nội dung dưới đây hoặc nhấn vào liên kết bên cạnh để xem chi tiết:
TẢI VỀ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc
———————–

BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG TÁC KẾ TOÁN

Căn cứ Quyết định số: ……/QĐ-PGD&ĐT, ngày …./…../…… của …………………………….

Hôm nay, vào lúc ………. giờ, ngày …….. tháng ……… năm …….; tại ……………………

Chúng tôi gồm có:

1. Bên bàn giao:

– Ông (Bà): ……………………………………………… ; chức vụ: ………………….

2. Bên nhận bàn giao:

– Ông (Bà): ……………………………………………… ; chức vụ: ………………….

3. Các thành phần tham gia bàn giao, gồm:

– Ông (Bà): …………………………………………….. ; Chức vụ: …………………..

– Ông (Bà): …………………………………………….. ; Chức vụ: Kế toán cũ

– Ông (Bà): …………………………………………….. ; Chức vụ: Kế toán mới

* Sau khi xem xét chúng tôi thống nhất bàn giao công tác kế toán, gồm các nội dung sau:

1. Bàn giao chứng từ năm …….. trở về trước.
2. Bàn giao về tài sản, tiền quỹ của trường.
3. Bàn giao số liệu về các khoản nợ phải thu, phải trả của từng đối tượng.
4. Bàn giao tình hình thực hiện dự toán thu, chi ngân sách đến thời điểm bàn giao.
5. Sổ sách kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến thời điểm bàn giao năm ……….. phần mềm kế toán MISA.
6. Chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán và các tài liệu có liên quan.
7. Bàn giao số liệu và tình hình thu chi của từng quỹ.
8. ….(nếu có phát sinh nội dung khác).

* Nội dung bàn giao chi tiết như sau:

1. Chứng từ, sổ sách năm …………trở về trước:

– Nếu hệ thống sổ sách chứng từ các năm trước không liên quan nhiều đến nhiệm vụ ngân sách năm ………. thì có thể bàn giao gói gọn và có dán niêm phong và ký tên cho kế toán mới lưu trữ, bảo quản. (cần ghi rõ hồ sơ từng năm)

2. Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo tài chính năm ……….:

2.1 Hồ sơ liên quan đến công tác thực hiện thu, chi ngân sách, các quỹ và tài chính khác năm ………..:

– Hồ sơ liên quan đến việc quản lý TSCĐ, công cụ dụng cụ (Bao gồm sổ TSCĐ, CCDC năm …….., biên bản kiểm kê TSCĐ, CCDC năm ……. quyết định ghi tăng, giảm TSCĐ, CCDC năm ……. (nếu có phát sinh).

– Bộ dự toán và công khai dự toán năm ……… (Bao gồm dự toán thu, chi NSNN và hoạt động tài chính khác năm ………, qua chế chi tiêu nội bộ, nghị quyết chi ngân sách năm …….).

– Báo cáo thu, chi NSNN, bảng đối chiếu tài khoản tiền gửi từ tháng ……../……..đến tháng ……./……… (Bắt buộc Có xác nhận của KBNN).

2.2 Tình hình kinh phí năm ……:

– Số kết dư năm ……… chuyển qua (Có bảng chi tiết số chuyển qua, số đã sử dụng đến thời điểm bàn giao, số còn lại).

– Số kinh phí kinh phí ……….. còn lại tại KBNN (Bao gồm cả tiền NSNN, học phí các quỹ khác).

– Tồn quỹ tiền mặt tại đơn vị (từng loại quỹ, Có biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt).

– Tình hình thu, nộp tiền biên lai học phí (Xác định rõ số biên lai được nhận, đến thời điểm bàn giao đã thu tới đâu, nộp KBNN như thế nào).

2.3 Bàn giao sổ sách kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh năm ……. và phần mềm kế toán MISA.

Sổ sách kế toán từng năm (toàn bộ hệ thống sổ sách kế toán, lưu ý: Ngoài việc bàn giao sổ ra, còn phải đối chiếu số liệu trên sổ sách có khớp đúng trên bảng cân đối tài khoản hay không).

– Năm …… (gồm các loại sổ: …………………………………………………………….)

– Năm ………………………………………………………………………………………….

– Năm ………………………………………………………………………………………….

2.4 Phần mềm kế toán

Bản quyền phần mềm kế toán quản lý ngân sách Misa, số lượng: 01 phần mềm; phần phần này đang được cài đặt tại máy …………, tình trạng: ………….

2.5 Tài sản công tại đơn vị (nội dung này cần phải đối chiếu giữa số liệu theo sổ sách kế toán và số liệu theo thực tế, những tài sản nào bị mất phải ghi rõ ai người chịu trách nhiệm).

– Sổ Tài sản cố định, CCDC ,biên bản kiểm kê và các quyết định ghi tăng, ghi giảm TSCĐ, CCDC. Lưu ý kiểm tra xem từ đầu năm đến thời điểm hiện tại có phát sinh việc mua sắm hay không, đã ghi vào sổ sách chưa. Khi bàn giao TSCĐ có lập biên bản bàn giao cho đối tượng sử dụng hay không.

3. Bàn giao số liệu về các khoản nợ phải thu, phải trả của từng đối tượng:

3.1 Các khoản phải thu: ( trường còn phải thu ghi rõ số tiền và nội dung thu)

– …………………………………………………………………………………………….

3.2 Các khoản phải trả: (trường còn thiếu chưa có hóa đơn ghi rõ số tiền và nội dung trả)

– …………………………………………………………………………………………….

4. Các nội dung khác:

– …………………………………………………………………………………………………

– …………………………………………………………………………………………………

5. Trách nhiệm các bên:

– Phần thực hiện thu, chi từ ngày ……/…../……. trở về trước thuộc trách nhiệm của ……..

– Phần thực hiện thu, chi kể từ ngày …../…../….. trở về sau thuộc trách nhiệm của ……….

Công tác bàn giao kết thúc lúc ….. giờ cùng ngày; Biên bản bàn giao này có … trang, từ trang 1 đến trang …., biên bản được lập thành ….. bản, có giá trị pháp lý như nhau: Bên bàn giao 01 bản, bên nhận bàn giao 01 bản, Chủ tài khoản nhận 01 bản; các thành viên tham gia bàn giao tự đọc thống nhất các nội dung như trên và cùng ký tên dưới đây./.

Bên bàn giao                                                                           Bên nhận bàn giao
Chủ tài khoản

4. Chứng từ kế toán phải có các nội dung gì?

Chứng từ kế toán là căn cứ quan trọng ghi nhận và kiểm soát mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch, mỗi chứng từ kế toán cần có đầy đủ các nội dung theo quy định của pháp luật. Vậy chứng từ kế toán phải có các nội dung gì để được coi là hợp lệ và có giá trị pháp lý?

Theo Điều 16 Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán bắt buộc phải có các nội dung chủ yếu sau:

• Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ;
• Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
• Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
• Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính được ghi bằng số; đối với chứng từ dùng để thu, chi tiền, tổng số tiền phải được ghi bằng số và bằng chữ;
• Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

5. Chứng từ kế toán được lập mấy lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính?

Chứng từ kế toán là căn cứ quan trọng ghi nhận mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều người vẫn thắc mắc chứng từ kế toán được lập mấy lần cho mỗi nghiệp vụ để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp trong hạch toán. Việc hiểu rõ quy định này không chỉ giúp kế toán viên tránh sai sót khi ghi sổ mà còn góp phần đảm bảo tính minh bạch và hợp lệ của hồ sơ kế toán theo quy định pháp luật.

Căn cứ theo quy định tại Điều 18 của Luật Kế toán năm 2015, nội dung được nêu như sau:

Lập và lưu trữ chứng từ kế toán

1. Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
2. Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này.
3. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
4. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.
5. Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
6. Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17, khoản 1 và khoản 2 Điều này. Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 của Luật này. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Trên đây là mẫu biên bản bàn giao chứng từ kế toán được trình bày đầy đủ, rõ ràng và đúng quy định, giúp kế toán viên dễ dàng áp dụng trong thực tế. Việc sử dụng mẫu chuẩn không chỉ đảm bảo tính minh bạch trong quá trình bàn giao mà còn hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ, kiểm soát chứng từ hiệu quả hơn. Hãy lưu lại hoặc tải về để sử dụng khi cần, giúp công tác kế toán diễn ra chuyên nghiệp và đúng quy trình nhất. Hy vọng bài viết đã cung cấp những kiến thức hữu ích, nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được giải đáp nhanh chóng.