Mã đơn vị bảo hiểm xã hội là gì là câu hỏi quan trọng đối với doanh nghiệp khi bắt đầu tham gia BHXH cho người lao động. Nếu doanh nghiệp không nắm rõ khái niệm và thủ tục cấp mã có thể khiến doanh nghiệp chậm trễ trong quá trình đăng ký tham gia BHXH. Bài viết của AZTAX sẽ giải thích và hướng dẫn chi tiết thủ tục cấp mã đơn vị BHXH theo quy định hiện hành.
1. Mã đơn vị bảo hiểm xã hội là gì?
Cụ thể Khoản 1 Điều 8 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định như sau:
1. Mỗi doanh nghiệp được cấp một mã số duy nhất gọi là mã số doanh nghiệp. Mã số này đồng thời là mã số thuế và mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp.
Ngoài ra tại Điều 5 Nghị định 122/2020/NĐ-CP quy định:
3. Mã số doanh nghiệp, mã số chi nhánh, văn phòng đại diện được sử dụng làm mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội.
Theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP, mã số đơn vị tham gia BHXH được xác định trùng với mã số doanh nghiệp và mã số thuế. Tuy nhiên, trong thực tiễn, cơ quan BHXH chưa triển khai áp dụng nội dung này. Doanh nghiệp vẫn phải tiến hành thủ tục đề nghị cấp mã đơn vị tham gia BHXH tại cơ quan BHXH có thẩm quyền.
Mỗi doanh nghiệp chỉ nhận được một mã số đơn vị duy nhất và chỉ sử dụng mã số này cho đến khi doanh nghiệp đó chấm dứt hoạt động. Hệ thống thông tin quốc gia tự động tạo, gửi và nhận các mã đơn vị BHXH. Thông tin này cũng được trích dẫn trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại khoản 3 Điều 8 của Nghị định trên.
2. Thời gian đăng ký cấp mã đơn vị BHXH
Trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc từ khi tiến hành việc tuyển dụng, các doanh nghiệp cần nộp hồ sơ để được cấp mã đơn vị BHXH. Sau khi doanh nghiệp được cấp mã BHXH, họ mới có thể đáp ứng nghĩa vụ đóng BHXH và tiến hành thực hiện các giao dịch với cơ quan BHXH.
Căn cứ tại Điểm a, Khoản 1, Điều 99 của Luật bảo hiểm xã hội 2014 thời hạn đăng ký cấp mã đơn vị BHXH lần đầu cho doanh nghiệp được quy định cụ thể như sau:
1. Việc giải quyết đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu như sau:
a) Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động nộp hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều 97 của Luật này cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
3. Thủ tục cấp mã đơn vị BHXH
3.1. Thủ tục cấp mã đơn vị BHXH trực tiếp
Đơn vị yêu cầu cấp mã đơn vị BHXH và đăng ký tham gia BHXH cho nhân viên theo một quy trình đơn giản và cụ thể sau:
[1] Chuẩn bị hồ sơ
Hồ sơ đề nghị cấp mã đơn vị tham gia BHXH đối với doanh nghiệp được lập gồm các thành phần sau:
- Bản sao có chứng thực giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Tờ khai cung cấp thông tin của đơn vị tham gia BHXH theo mẫu TK3 – TS:
[2] Nộp Tờ Khai
Đơn vị nộp tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH và BHYT tại cơ quan BHXH địa phương của nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp.
[3] Nhận kết quả
Kết quả sẽ được gửi về Email đăng ký trong vòng 1 đến 7 ngày làm việc.
Sau khi xác nhận đăng ký thành công, đơn vị đăng ký có thể thực hiện các thủ tục như khai báo tăng giảm số lượng lao động. Mã đơn vị này được đảm bảo duy trì trong toàn bộ quá trình hoạt động, giúp thuận tiên hơn khi làm việc với cơ quan bảo hiểm xã hội.
3.2. Thủ tục cấp mã đơn vị BHXH qua mạng
Hiện nay, hệ thống bảo hiểm xã hội đã áp dụng thủ tục đăng ký mã đơn vị BHXH online, phương thức này giúp tối ưu và đơn giản hóa thủ tục cho các doanh nghiệp thông qua các bước sau:
Bước 1: Truy cập website http://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/. Tại góc phải trang chủ nhấp chọn “Đăng ký”. Lưu ý phải sử dụng thiết bị chữ ký số (USB Token) và máy tính có Java.
Bước 2: Cung cấp đầy đủ thông tin bắt buộc như Mã số thuế, Tên đơn vị, Địa chỉ, Email, Điện thoại, Tỉnh/Thành phố, Cơ quan BHXH quản lý, Tên liên hệ, Điện thoại liên hệ và chọn chữ ký số. Nhấp “Đăng ký” (các mục có dấu * là bắt buộc).
Bước 3: Hệ thống sẽ thông báo “Đăng ký thông tin tài khoản thành công” nếu thực hiện đúng các bước trên. Email đăng ký sẽ nhận được thông tin xác nhận. Với doanh nghiệp không có chữ ký số, nhấn vào tùy chọn “Không có chữ ký số”.
Bước 4: Nhận tài khoản và mật khẩu thông qua email đăng ký. Đăng nhập vào cổng thông tin BHXH Việt Nam để tra cứu và nộp hồ sơ.
Thay vì đăng ký trực tiếp, phương thức này giúp doanh nghiệp giảm công việc giấy tờ, tiết kiệm thời gian và chi phí. Kết quả sẽ được thông báo trong khoảng 3-5 ngày. Lưu ý, để thực hiện thủ tục này bằng hình thức trực tuyến, doanh nghiệp cần có chữ ký số và cài đặt Java trên máy tính.
4. Hướng dẫn cách tra cứu mã đơn vị BHXH
Có 2 cách để doanh nghiệp có thể tra cứu mã đơn vị bảo hiểm xã hội:
Cách 1: Sử dụng Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam
- Truy cập website Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam tại gov.vn.
- Tại chức năng “Tra cứu trực tuyến” và chọn mục “Tra cứu đơn vị tham gia BHXH”.
- Nhập các thông tin yêu cầu bao gồm tỉnh thành, cơ quan BHXH và mã số thuế của doanh nghiệp hoặc tổ chức cần tra cứu. Kết quả “mã đơn vị bảo hiểm xã hội” sẽ được hiển thị.
Cách 2: Tra cứu tại cơ quan BHXH địa phương
Liên hệ trực tiếp với cơ quan BHXH tại quận, huyện nơi doanh nghiệp hoặc tổ chức đã hoàn thành đăng ký tham gia BHXH để yêu cầu tra cứu mã đơn vị BHXH.
Xem thêm: Cách đăng ký mã đơn vị bảo hiểm xã hội
Xem thêm: Tra cứu mã cơ quan Bảo hiểm xã hội toàn quốc
Lưu ý: Đừng quên mang theo chứng minh nhân dân hoặc giấy ủy quyền nếu có ủy quyền cho người khác.
5. Giải đáp câu hỏi thường gặp về mã đơn vị BHXH
5.1 Hồ sơ xin cấp mã đơn vị BHXH bao gồm những gì?
Hồ sơ gồm bản sao y giấy phép đăng ký doanh nghiệp và tờ khai TK3 TS theo quy định về đăng ký tham gia BHXH lần đầu của đơn vị.
5.2 Thủ tục xin cấp mã đơn vị BHXH cho doanh nghiệp được thực hiện như thế nào?
Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ, nộp tại cơ quan BHXH quận huyện nơi đặt trụ sở và chờ cơ quan BHXH tiếp nhận, xử lý và trả kết quả theo thời hạn quy định.
5.3 Cách tra cứu mã đơn vị BHXH qua mạng có khó không?
Việc tra cứu được thực hiện trực tuyến qua website BHXH Việt Nam bằng cách nhập thông tin doanh nghiệp và xác thực theo hướng dẫn, thao tác đơn giản và dễ thực hiện.
5.4 Cách đăng ký mã đơn vị BHXH qua mạng được quy định như thế nào?
Doanh nghiệp có thể đăng ký mã đơn vị qua Cổng thông tin BHXH Việt Nam hoặc thông qua phần mềm kê khai BHXH điện tử có sử dụng chữ ký số, đồng thời một số địa phương có thể yêu cầu nộp thêm hồ sơ bản giấy để đối chiếu.
Mong rằng nội dung trên đã giải thích rõ mã đơn vị bảo hiểm xã hội là gì và hướng dẫn thủ tục cấp mã một cách chi tiết và dễ hiểu. Ngoài ra, AZTAX cam kết hỗ trợ doanh nghiệp hoàn tất các thủ tục BHXH nhanh chóng và đúng quy định. Liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.
Xem thêm: Dịch vụ bảo hiểm xã hội
