Việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một thủ tục quan trọng mà người lao động, đặc biệt là người nước ngoài, cần thực hiện khi làm việc tại Việt Nam. Để đảm bảo quyền lợi và tránh những sai sót không đáng có, người nước ngoài cần nắm rõ các quy định về thuế TNCN và các bước cần thực hiện trong quá trình quyết toán. Bài viết này sẽ hướng dẫn quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài tại Việt Nam.
1. Xác định các trường hợp quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài
1.1. Quyết toán thuế TNCN cho cá nhân là người nước ngoài cư trú tại Việt Nam
Người nước ngoài thường trú tại Việt Nam là những cá nhân mang quốc tịch nước ngoài, không có quốc tịch Việt Nam, và có thời gian cư trú lâu dài tại quốc gia này. Để có thể sinh sống hợp pháp, họ cần phải xin cấp thẻ thường trú từ cơ quan chức năng.
Về thuế thu nhập cá nhân (TNCN), người nước ngoài cư trú tại Việt Nam phải thực hiện các nghĩa vụ thuế giống như công dân Việt Nam khi có thu nhập chịu thuế phát sinh. Đặc biệt, nếu thu nhập của họ được nhận bằng ngoại tệ, cần phải quy đổi theo tỷ giá bình quân sang đồng Việt Nam.
Để được coi là người nước ngoài cư trú tại Việt Nam, cá nhân phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Thứ nhất: Người nước ngoài phải có mặt tại Việt Nam ít nhất 183 ngày trong vòng 12 tháng liên tục hoặc trong một năm tính từ ngày đầu tiên nhập cảnh. Mỗi ngày vào hoặc rời khỏi Việt Nam đều được tính là một ngày.
- Thứ hai: Người nước ngoài cần có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam và phải thực hiện đúng các quy định về đăng ký thường trú, như đăng ký tại địa phương hoặc có hợp đồng thuê nhà dài hạn từ 90 ngày trở lên.
1.2. Quyết toán thuế TNCN cho cá nhân là người nước ngoài không cư trú tại Việt Nam
Người lao động nước ngoài không cư trú tại Việt Nam, tức là không đáp ứng đủ các điều kiện cư trú, cần thực hiện quyết toán thuế TNCN theo các quy định sau đây:
- Người lao động làm việc tại Việt Nam trong một khoảng thời gian dưới 183 ngày trong một năm dương lịch, hoặc trong 12 tháng liên tiếp tính từ ngày đầu tiên nhập cảnh vào Việt Nam (theo dấu nhập cảnh trên hộ chiếu).
- Người lao động không có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam, không đăng ký chỗ ở thường trú hoặc không có hợp đồng thuê nhà dài hạn tại quốc gia này.
Ví dụ, ông Wichapas, người Thái Lan, đến Việt Nam làm đầu bếp từ ngày 18/3/2014. Đến cuối năm 2014, ông đã ở tại Việt Nam tổng cộng 163 ngày. Vì ông không đạt đủ 183 ngày cư trú trong năm 2014, ông được coi là người không cư trú tại Việt Nam.
Về việc quyết toán thuế TNCN đối với người lao động nước ngoài không cư trú:
- Nếu người không cư trú ủy quyền cho tổ chức quyết toán thuế TNCN: Khi người lao động có thu nhập từ hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên, họ có thể ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế thay mình. Tổ chức này sẽ chỉ quyết toán thuế đối với phần thu nhập do mình chi trả cho người lao động.
- Nếu người lao động nước ngoài không cư trú quyết toán thuế trực tiếp: Nếu họ có thu nhập từ tiền lương, kinh doanh hoặc từ nhiều nguồn khác, và có nghĩa vụ nộp thừa hoặc cần điều chỉnh thuế trong các kỳ khai tiếp theo, họ sẽ tự thực hiện quyết toán thuế.
1.3. Quyết toán thuế TNCN cho cá nhân là người nước ngoài nghỉ việc
Cá nhân là người nước ngoài nghỉ việc, tức là không còn làm việc tại tổ chức cũ nhưng lại tiếp tục làm việc tại một tổ chức khác ở Việt Nam, có thể ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập (tiền lương, tiền công) thực hiện quyết toán thuế TNCN thay mình. Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật, trong trường hợp này, vẫn cần phải xem xét kỹ lưỡng để xác định liệu người lao động đó có đang cư trú tại Việt Nam hay không.
Đối với những người lao động nước ngoài có thu nhập từ nhiều nguồn khác nhau trong một thời gian, họ phải tự thực hiện quyết toán thuế TNCN theo các quy định hiện hành, mà không thể ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập.
1.4. Quyết toán thuế TNCN cho cá nhân là người nước ngoài về nước
Quy định về quyết toán thuế TNCN đối với người nước ngoài khi về nước áp dụng cho những cá nhân trước đó là đối tượng cư trú tại Việt Nam, có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại Việt Nam và đã có mặt tại quốc gia này từ 183 ngày trở lên, đồng thời đã đăng ký tạm trú. Những cá nhân này có trách nhiệm thực hiện quyết toán thuế TNCN trước khi rời Việt Nam.
Trước khi xuất cảnh, cá nhân cần hoàn thành nghĩa vụ khai báo thuế với cơ quan thuế. Tổ chức chi trả thu nhập là nơi mà cá nhân có thể ủy quyền thực hiện quyết toán thuế TNCN. Thời gian nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN phải hoàn thành trong vòng 45 ngày kể từ ngày người nước ngoài xuất cảnh.
2. Điều kiện thực hiện quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài
Không phải tất cả người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam đều có nghĩa vụ thực hiện quyết toán thuế TNCN, vì vậy, các doanh nghiệp cần hiểu rõ các quy định để tránh sai sót hoặc nhầm lẫn.
Để thực hiện kê khai và quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài, các điều kiện cơ bản cần có là:
- Cá nhân cư trú phải có thu nhập từ tiền lương, tiền công, hoặc thu nhập từ hoạt động sản xuất, kinh doanh. Trường hợp này, nếu số thuế phải nộp lớn hơn số thuế đã khấu trừ và có yêu cầu hoàn thuế thừa hoặc bù trừ vào các kỳ khai thuế tiếp theo, cá nhân phải thực hiện quyết toán thuế.
- Ngoài ra, khi hợp đồng lao động của người nước ngoài kết thúc tại Việt Nam, họ cũng cần thực hiện quyết toán thuế TNCN trước khi rời khỏi Việt Nam về nước.
3. Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài
Trước khi tiến hành quyết toán thuế, điều quan trọng là xác định rõ người nước ngoài có phải là cá nhân cư trú hay không cư trú tại Việt Nam, để từ đó áp dụng phương pháp tính thuế chính xác.
3.1 Đối với cá nhân cư trú
Thu nhập chịu thuế của cá nhân cư trú bao gồm toàn bộ thu nhập phát sinh cả trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam, không phân biệt nơi chi trả thu nhập. Một số loại thu nhập phổ biến phải chịu thuế bao gồm: thu nhập từ kinh doanh, tiền lương, tiền công, thu nhập từ đầu tư, chuyển nhượng vốn, chuyển nhượng bất động sản, trúng thưởng, bản quyền, nhượng quyền thương mại, và thu nhập từ thừa kế hoặc nhận quà tặng, v.v.
Cách tính thuế đối với người nước ngoài là cá nhân cư trú phụ thuộc vào thời gian làm việc tại Việt Nam. Cụ thể:
- Nếu người nước ngoài ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên: Thuế TNCN được tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần.
- Nếu hợp đồng lao động dưới 3 tháng: Thuế TNCN sẽ được tính theo biểu thuế toàn phần với thuế suất 10%.
Biểu thuế lũy tiến từng phần cho thu nhập từ tiền lương, tiền công:
| Bậc thuế | Phần thu nhập tính thuế (TNTT) / tháng | Thuế suất (%) | Cách tính thuế |
| 1 | Dưới 5 triệu đồng | 5% | 5% x TNTT |
| 2 | Từ 5 triệu đến 10 triệu đồng | 10% | 10% x TNTT – 0.25 triệu đồng |
| 3 | Từ 10 triệu đến 18 triệu đồng | 15% | 15% x TNTT – 0.75 triệu đồng |
| 4 | Từ 18 triệu đến 32 triệu đồng | 20% | 20% x TNTT – 1.65 triệu đồng |
| 5 | Từ 32 triệu đến 52 triệu đồng | 25% | 25% x TNTT – 3.25 triệu đồng |
| 6 | Từ 52 triệu đến 80 triệu đồng | 30% | 30% x TNTT – 5.85 triệu đồng |
| 7 | Trên 80 triệu đồng | 35% | 35% x TNTT – 9.85 triệu đồng |
3.2 Đối với cá nhân không cư trú
Thu nhập chịu thuế của cá nhân không cư trú chỉ bao gồm thu nhập phát sinh tại Việt Nam, không phân biệt nơi chi trả thu nhập.
Công thức tính thuế TNCN đối với cá nhân không cư trú:
Thuế TNCN phải nộp = Thu nhập chịu thuế x Thuế suất 20%.
4. Hồ sơ quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài
Mỗi trường hợp người lao động nước ngoài có yêu cầu hồ sơ quyết toán thuế TNCN và quy trình khai khác nhau. Cụ thể:
Hồ sơ quyết toán thuế:
- Người nước ngoài nhận thu nhập từ tổ chức quốc tế hoặc thu nhập từ nước ngoài: Cần cung cấp chứng từ xác nhận về khoản thu nhập đã nhận, kèm theo thư xác nhận theo mẫu số 20/TXN-TNCN ban hành theo Thông tư 156/2013/TT-BTC.
- Người nước ngoài có thu nhập phát sinh ngoài lãnh thổ Việt Nam: Cần nộp thêm các giấy tờ bổ sung được yêu cầu trong hồ sơ quyết toán thuế TNCN.
- Nếu không có giấy xác nhận thuế đã nộp từ cơ quan thuế nước ngoài: Cá nhân phải cung cấp bản chụp giấy chứng nhận khấu trừ thuế hoặc chứng từ ngân hàng chứng minh số thuế đã nộp ở nước ngoài. Cá nhân cần cam kết về tính chính xác của các bản sao này.
Nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế:
- Nếu cá nhân chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công và phải khai thuế trực tiếp: Hồ sơ quyết toán thuế sẽ được nộp tại Cục Thuế.
- Nếu cá nhân có thu nhập từ nhiều nguồn khác nhau và thuộc diện tự quyết toán thuế: Hồ sơ sẽ nộp tại cơ quan quản lý trực tiếp chi trả thu nhập cuối cùng.
- Trường hợp thay đổi nơi làm việc mà không tính giảm trừ gia cảnh tại tổ chức làm việc cuối cùng: Hồ sơ nộp tại chi cục thuế nơi cư trú. Nếu hợp đồng lao động dưới 3 tháng, không ký hợp đồng, hoặc có thu nhập từ nhiều nơi nhưng không làm việc ở đâu tại thời điểm quyết toán thuế, hồ sơ sẽ được nộp tại nơi cá nhân cư trú.
- Nếu thuộc các trường hợp sau: Hồ sơ quyết toán thuế sẽ được nộp tại chi cục thuế nơi kinh doanh:
-
- Nhóm cá nhân hoặc cá nhân kinh doanh tại một địa điểm.
- Người nước ngoài là đại lý đã đăng ký kinh doanh theo quy định.
- Nếu người nước ngoài kinh doanh tại nhiều địa điểm: Hồ sơ quyết toán thuế cần nộp tại nơi cấp mã số thuế đầu tiên.
5. Người lao động nước ngoài có thu nhập hai nơi thì quyết toán thuế thu nhập cá nhân như thế nào?
Nguyên tắc khai và quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với một số trường hợp được quy định tại điểm e khoản 2 Điều 26 của Thông tư 111/2013/TT-BTC như sau:
Khai thuế, quyết toán thuế
…
e) Nguyên tắc khai thuế, quyết toán thuế đối với một số trường hợp như sau:
e.1) Trường hợp cá nhân cư trú có thu nhập phát sinh tại nước ngoài đã tính và nộp thuế thu nhập cá nhân theo quy định của nước ngoài thì được trừ số thuế đã nộp ở nước ngoài. Số thuế được trừ không vượt quá số thuế phải nộp tính theo biểu thuế của Việt Nam tính phân bổ cho phần thu nhập phát sinh tại nước ngoài. Tỷ lệ phân bổ được xác định bằng tỷ lệ giữa số thu nhập phát sinh tại nước ngoài và tổng thu nhập chịu thuế.
Ngoài ra, theo hướng dẫn tại Công văn 1568/TCT-DNNCN năm 2020 của Tổng cục Thuế về việc khấu trừ thuế đã nộp tại nước ngoài, quy định được nêu rõ như sau:
Căn cứ hướng dẫn nêu trên, người nước ngoài, là cá nhân cư trú tại Việt Nam, khai thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công phát sinh tại nước ngoài theo quý, khai thuế đối với thu nhập từ đầu tư vốn, chuyển nhượng vốn phát sinh tại nước ngoài theo từng lần phát sinh theo quy định. Khi khai thuế đối với các khoản thu nhập phát sinh tại nước ngoài, cá nhân gửi kèm theo các chứng từ trả thu nhập ở nước ngoài, chứng từ chứng minh đã nộp thuế ở nước ngoài để xác định thu nhập chịu thuế và số thuế thu nhập cá nhân phải nộp theo quy định của pháp luật.
Về nguyên tắc, nếu người lao động nước ngoài được xác định là cá nhân cư trú tại Việt Nam, ngoài thu nhập từ tiền lương nhận tại Việt Nam, nếu có thu nhập từ nước ngoài và đã nộp thuế theo quy định của quốc gia đó, thì số thuế đã nộp ở nước ngoài sẽ được khấu trừ theo các quy định hiện hành.
Để thực hiện việc này, cá nhân cần nộp kèm theo các chứng từ chứng minh thu nhập nhận từ nước ngoài, cùng với các giấy tờ xác nhận đã nộp thuế tại quốc gia đó, nhằm xác định thu nhập chịu thuế và số thuế phải nộp.
Tuy nhiên, để thực hiện chính xác, cá nhân cần tham khảo yêu cầu cụ thể từ cơ quan thuế quản lý địa phương, vì các giấy tờ cần cung cấp có thể khác nhau tùy theo quy định và yêu cầu của từng cơ quan thuế, mặc dù quy định chung không nêu chi tiết về các giấy tờ này.
Trên đây là những thông tin cơ bản và hướng dẫn chi tiết về hướng dẫn quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài tại Việt Nam. Việc hiểu rõ các quy định về thuế và tuân thủ đúng quy trình quyết toán không chỉ giúp người lao động nước ngoài thực hiện nghĩa vụ thuế đầy đủ mà còn giúp doanh nghiệp tránh được các sai sót không đáng có. Hy vọng bài viết đã cung cấp những kiến thức hữu ích, hỗ trợ bạn trong việc thực hiện quyết toán thuế TNCN một cách chính xác và thuận lợi.
