Hóa đơn chưa thanh toán có được hoàn thuế không

Hóa đơn chưa thanh toán có được hoàn thuế không là vấn đề nhiều doanh nghiệp quan tâm khi quản lý thuế. Bài viết dưới đây, AZTAX sẽ giải thích chi tiết quy định của pháp luật về việc hoàn thuế đối với các hóa đơn chưa thanh toán, hướng dẫn thủ tục và lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng và tránh rủi ro.

1. Hóa đơn chưa thanh toán có được hoàn thuế không?

Hóa đơn chưa thanh toán vẫn có thể được hoàn thuế nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định pháp luật Việt Nam. Căn cứ Khoản 10, Điều 1, Thông tư 26/2015/TT-BTC và Khoản 1, Điều 18, Thông tư 219/2013/TT-BTC, các trường hợp cụ thể như sau:

1.1 Hóa đơn đầu vào mua hàng trả chậm

Kê khai thuế GTGT trước hạn thanh toán:

Đối với hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên mua trả chậm hoặc trả góp, doanh nghiệp có thể kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào dựa trên hợp đồng, hóa đơn GTGT và chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Trong trường hợp chưa đến hạn thanh toán hoặc chưa có chứng từ thanh toán qua ngân hàng, doanh nghiệp vẫn được kê khai và khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Như vậy, việc thanh toán chưa thực hiện theo hợp đồng không ngăn cản doanh nghiệp kê khai thuế GTGT đầu vào nếu hàng hóa, dịch vụ đã nhận.

Chưa nhận chứng từ thanh toán khi đến hạn:

Nếu đến hạn thanh toán nhưng doanh nghiệp chưa nhận chứng từ qua ngân hàng, khi thanh toán bằng tiền mặt, doanh nghiệp phải kê khai điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã khấu trừ cho phần giá trị hàng hóa, dịch vụ chưa có chứng từ hợp lệ. Điều này vẫn áp dụng ngay cả khi cơ quan thuế đã kiểm tra hoặc thanh tra kỳ tính thuế liên quan.

1.2 Doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ

Đối với các cơ sở kinh doanh áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT, số thuế đầu vào chưa khấu trừ trong tháng hoặc quý có thể chuyển sang kỳ tiếp theo. Sau ít nhất 12 tháng (với kê khai theo tháng) hoặc 4 quý (với kê khai theo quý), nếu vẫn còn số thuế chưa khấu trừ, doanh nghiệp có thể yêu cầu hoàn thuế GTGT, bất kể hóa đơn đã được thanh toán hay chưa.

2. Hóa đơn chưa thanh toán có được khấu trừ thuế GTGT?

Những hóa đơn chưa thanh toán, đặc biệt với giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ từ 20 triệu đồng trở lên mua theo hình thức trả chậm hoặc trả góp, vẫn được kê khai và khấu trừ thuế GTGT nếu chưa đến ngày thanh toán theo hợp đồng. Ngay cả khi đến thời điểm thanh toán mà doanh nghiệp chưa nhận được chứng từ thanh toán qua ngân hàng, việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào vẫn được thực hiện bình thường.

Doanh nghiệp chỉ cần điều chỉnh giảm thuế GTGT đã khấu trừ trong trường hợp đã thực hiện thanh toán nhưng không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Kỳ kê khai để điều chỉnh giảm là kỳ tính thuế phát sinh thanh toán thực tế bằng tiền mặt.

Cụ thể:

• Với hàng hóa, dịch vụ trả chậm hoặc trả góp có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, cơ sở kinh doanh được kê khai và khấu trừ thuế GTGT đầu vào dựa trên hợp đồng mua hàng, hóa đơn GTGT và chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Nếu chưa đến hạn thanh toán theo hợp đồng, doanh nghiệp vẫn được kê khai và khấu trừ bình thường.
• Khi đến hạn thanh toán nhưng chưa có chứng từ thanh toán qua ngân hàng, doanh nghiệp vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Chỉ khi thanh toán thực tế bằng tiền mặt mà không có chứng từ hợp lệ, doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã khấu trừ tương ứng.
• Căn cứ theo Điểm c, Khoản 10, Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC, doanh nghiệp được kê khai và khấu trừ thuế GTGT đầu vào ngay cả khi chưa thanh toán, miễn là hàng hóa hoặc dịch vụ đã nhận và hợp đồng còn hiệu lực.

Như vậy, với các hóa đơn mua trả chậm, trả góp, doanh nghiệp:

• Vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào trước hạn thanh toán;
• Có thể kê khai mà không cần chứng từ thanh toán qua ngân hàng nếu chưa đến hạn;
• Chỉ phải điều chỉnh giảm khi thanh toán thực tế bằng tiền mặt mà không có chứng từ ngân hàng.

3. Quy định xuất hóa đơn trước hay sau khi thanh toán?

Việc lập hóa đơn không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã nhận thanh toán hay chưa. Thời điểm xuất hóa đơn được quy định tại Khoản 1 và Khoản 2, Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể như sau:

Thời điểm xuất hóa đơn đối với bán hàng hóa

Thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt việc đã thu tiền hay chưa.

Thời điểm xuất hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ

Thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, cũng không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.

• Nếu người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp, thời điểm lập hóa đơn là lúc thu tiền, ngoại trừ các trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng đối với các dịch vụ như: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính – thuế, thẩm định giá, tư vấn giám sát, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, lập dự án đầu tư xây dựng.
• Trong trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ, doanh nghiệp phải lập hóa đơn tương ứng cho từng lần giao hàng hoặc bàn giao, dựa trên khối lượng và giá trị hàng hóa, dịch vụ đã thực hiện.

4. Quy trình hoàn thuế GTGT theo pháp luật Việt Nam

Để được hoàn thuế GTGT, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình cụ thể, đảm bảo hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và được cơ quan thuế chấp nhận. Quy trình dưới đây dựa trên Luật Quản lý thuế 2019 và Thông tư 78/2021/TT-BTC, với lưu ý đặc biệt về các hóa đơn chưa thanh toán.

Bước 1: Kiểm tra và chuẩn bị hóa đơn GTGT

Doanh nghiệp cần rà soát tất cả hóa đơn GTGT đầu vào, đảm bảo thông tin đầy đủ và hợp lệ, bao gồm mã số thuế, số hóa đơn và số thuế GTGT. Đối với hóa đơn chưa thanh toán, cần ghi chú rõ ràng trong hồ sơ, kèm hợp đồng hoặc cam kết thanh toán để được xem xét hoàn thuế. Thiếu chứng từ thanh toán có thể khiến hóa đơn bị loại khỏi danh sách hoàn thuế.

Bước 2: Lập hồ sơ hoàn thuế

Hồ sơ hoàn thuế bao gồm:

• Đơn đề nghị hoàn thuế (mẫu 01/ĐNHT)
• Bảng kê hóa đơn, chứng từ (mẫu 01-1/HT)
• Báo cáo thuế GTGT
• Các chứng từ thanh toán liên quan

Theo Luật Quản lý thuế 2019, các hóa đơn cần chứng minh thanh toán không dùng tiền mặt để đảm bảo hợp pháp. Hóa đơn chưa thanh toán phải đi kèm hợp đồng hoặc thư bảo lãnh để được xem xét trong hồ sơ.

Bước 3: Nộp hồ sơ hoàn thuế

Hồ sơ có thể nộp trực tiếp tại cơ quan thuế, qua hệ thống eTax hoặc bưu điện, trước thời hạn quy định (thường là 90 ngày kể từ kỳ tính thuế). Theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, cơ quan thuế sẽ kiểm tra hồ sơ trong vòng 40 ngày đối với hoàn thuế trước kiểm tra hoặc 6 ngày đối với hoàn thuế trước kiểm tra.

Bước 4: Phối hợp với cơ quan thuế

Trong quá trình xét duyệt, cơ quan thuế có thể yêu cầu doanh nghiệp bổ sung chứng từ hoặc giải trình về các hóa đơn, đặc biệt là các hóa đơn chưa thanh toán. Doanh nghiệp cần cung cấp hợp đồng, thư bảo lãnh hoặc cam kết thanh toán để chứng minh tính hợp lệ.

Bước 5: Nhận tiền hoàn thuế và lưu trữ hồ sơ

Khi hồ sơ được chấp nhận, cơ quan thuế sẽ chuyển khoản tiền hoàn thuế vào tài khoản doanh nghiệp. Theo Luật Kế toán 2015, tất cả chứng từ liên quan, bao gồm hóa đơn và biên nhận hoàn thuế, phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm để phục vụ kiểm tra sau này.

5. Cách hạch toán điều chỉnh giảm thuế GTGT với hóa đơn chưa thanh toán

Theo quy định tại Khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC, trường hợp doanh nghiệp đã kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng nhưng đến thời điểm thanh toán không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng, doanh nghiệp phải thực hiện kê khai và điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã khấu trừ. Việc này nhằm bảo đảm số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ phù hợp với quy định về điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn có giá trị lớn.

Nguyên tắc hạch toán

Khi điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ, doanh nghiệp thực hiện ghi nhận:

• Nợ TK 331 (Phải trả người bán)
• Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ)
• Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp)

Ví dụ tình huống minh họa

Doanh nghiệp mua hàng hóa trị giá 200 triệu đồng, thuế GTGT 20 triệu đồng. Hóa đơn đã được kê khai khấu trừ thuế đầu vào trong kỳ. Tuy nhiên, đến hạn thanh toán, hóa đơn vẫn chưa được thanh toán và không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng, nên khoản thuế đầu vào này không còn đủ điều kiện khấu trừ theo quy định.

Trường hợp này cần xác định:

• Giá trị hóa đơn: 200 triệu đồng
• Thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ: 20 triệu đồng
• Tình trạng thanh toán: chưa thanh toán và đã quá hạn
• Điều kiện khấu trừ: không đáp ứng điều kiện thanh toán qua ngân hàng

Do đó, toàn bộ 20 triệu đồng thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ phải được điều chỉnh giảm.

Quy trình hạch toán điều chỉnh

• Bước 1: Xác định số thuế cần điều chỉnh giảm
  Số thuế GTGT phải điều chỉnh giảm tương ứng với số thuế đã khấu trừ nhưng không đáp ứng điều kiện thanh toán. Trong tình huống minh họa là 20 triệu đồng.
• Bước 2: Hạch toán điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu vào
  Doanh nghiệp thực hiện bút toán:
  • Nợ TK 133: 20 triệu đồng
  • Có TK 3331: 20 triệu đồng

Bút toán này thể hiện việc giảm khoản thuế GTGT được khấu trừ và ghi nhận lại nghĩa vụ thuế phải nộp.

• Bước 3: Cập nhật báo cáo thuế và tờ khai liên quan
  Doanh nghiệp phải điều chỉnh số thuế GTGT đã khấu trừ trên tờ khai thuế GTGT của kỳ phát sinh điều chỉnh, nhằm bảo đảm số thuế GTGT đầu vào được phản ánh đầy đủ và chính xác theo quy định.

6. Hồ sơ điều chỉnh và lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ giảm thuế GTGT được khấu trừ

Trong quá trình kê khai và khấu trừ thuế GTGT, doanh nghiệp có thể phát sinh các sai sót liên quan đến điều kiện khấu trừ, chứng từ thanh toán hoặc số thuế đã kê khai. Khi đó, doanh nghiệp phải lập hồ sơ kê khai bổ sung để điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã khấu trừ nhằm đảm bảo dữ liệu thuế chính xác và tuân thủ đúng quy định pháp luật.

6.1 Hồ sơ điều chỉnh giảm thuế GTGT được khấu trừ

Theo hướng dẫn về kê khai bổ sung, hồ sơ điều chỉnh giảm thuế GTGT được khấu trừ thường gồm các tài liệu sau:

• Tờ khai thuế của kỳ phát sinh sai sót đã được kê khai bổ sung và điều chỉnh
  Đây là tờ khai GTGT được lập lại cho kỳ kê khai có sai sót, thể hiện số liệu sau khi đã điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu vào không đủ điều kiện khấu trừ.
• Biên bản giải trình khai bổ sung và điều chỉnh theo mẫu số 01/KHBS
  Biên bản này nêu rõ nội dung sai sót, nguyên nhân sai sót và căn cứ pháp lý áp dụng cho việc điều chỉnh giảm. Doanh nghiệp phải trình bày chi tiết số thuế cần điều chỉnh và ảnh hưởng của việc điều chỉnh đến nghĩa vụ thuế.
• Tài liệu kèm theo giải thích số liệu trong biên bản giải trình
  Tùy theo từng trường hợp, doanh nghiệp đính kèm các chứng từ có liên quan như: hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán, văn bản đối chiếu công nợ hoặc tài liệu chứng minh lý do hóa đơn không đủ điều kiện khấu trừ. Các tài liệu này là căn cứ để cơ quan thuế kiểm tra tính hợp lý của việc điều chỉnh.

6.2 Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh giảm thuế GTGT được khấu trừ

Trong công tác quản lý thuế, việc chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh giảm thuế GTGT được khấu trừ đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện cẩn trọng, đầy đủ và tuân thủ đúng quy trình kê khai bổ sung. Một sai sót nhỏ cũng có thể trực tiếp ảnh hưởng đến quyền khấu trừ thuế hoặc dẫn tới rủi ro bị xử phạt.

Để đảm bảo hồ sơ được xử lý nhanh và hạn chế vướng mắc, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Thời điểm kê khai bổ sung
  • Doanh nghiệp được phép kê khai bổ sung đối với hóa đơn đầu vào sai sót tại bất kỳ thời điểm nào miễn là sai sót được phát hiện trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định kiểm tra và thanh tra thuế. Việc chủ động rà soát và kê khai kịp thời giúp hạn chế rủi ro bị truy thu và xử phạt hành chính.
• Xử lý sai sót theo thời điểm phát sinh
  • Trường hợp sai sót phát sinh ở hóa đơn đầu ra, doanh nghiệp phải kê khai bổ sung và điều chỉnh lại kỳ thuế tương ứng. Nếu phát sinh số thuế phải nộp tăng thêm, người nộp thuế phải nộp chậm số thuế tăng (nếu có). Việc tuân thủ đúng nguyên tắc này giúp tránh nguy cơ bị xử phạt do chậm điều chỉnh.
• Sử dụng chỉ tiêu Số Dư Cuối Kỳ khi kê khai điều chỉnh
  • Khi lập tờ khai thuế GTGT của kỳ kê khai điều chỉnh, doanh nghiệp phải sử dụng chỉ tiêu 43 về Số Dư Cuối Kỳ trên tờ khai kỳ trước. Đồng thời cần điều chỉnh số thuế tăng hoặc giảm theo đúng quy định nhằm bảo đảm tính chính xác của số thuế được khấu trừ hoặc phải nộp.
• Thực hiện điều chỉnh trên phần mềm HTKK
  • Việc điều chỉnh giảm số thuế GTGT được khấu trừ phải thực hiện trực tiếp trên phần mềm HTKK theo đúng chức năng kê khai bổ sung. Mọi số liệu tại các chỉ tiêu liên quan phải được rà soát cẩn thận để tránh sai lệch, đảm bảo số thuế điều chỉnh được ghi nhận chính xác và tránh bị cơ quan thuế từ chối chấp nhận.
• Chuẩn bị đầy đủ chứng từ và tài liệu kèm theo
  • Khi điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ kèm theo hóa đơn điều chỉnh, biên bản thỏa thuận điều chỉnh với bên bán nếu liên quan đến giá trị hàng hóa dịch vụ, cùng các tài liệu chứng minh khác. Thiếu các chứng từ này, cơ quan thuế có thể không chấp nhận việc điều chỉnh khấu trừ.

7. Một số lưu ý khi yêu cầu hoàn thuế với hóa đơn chưa thanh toán

Để quá trình hoàn thuế GTGT diễn ra thuận lợi, đặc biệt với các hóa đơn chưa thanh toán, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng nhằm tránh sai sót và bảo vệ quyền lợi hợp pháp.

• Đảm bảo thanh toán hóa đơn đúng quy định: Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn GTGT phải được thanh toán qua ngân hàng hoặc các hình thức không dùng tiền mặt để đủ điều kiện hoàn thuế. Hóa đơn chưa thanh toán chỉ được xem xét trong những trường hợp đặc biệt, chẳng hạn xuất khẩu hoặc dự án đầu tư, và cần kèm hợp đồng trả chậm hoặc thư bảo lãnh.
• Chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế đầy đủ: Hồ sơ phải bao gồm hóa đơn GTGT, bảng kê và chứng từ thanh toán hợp lệ. Với hóa đơn chưa thanh toán, doanh nghiệp cần cung cấp hợp đồng hoặc cam kết thanh toán để cơ quan thuế xác nhận tính hợp lệ. Sai sót trong hồ sơ có thể dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối.
• Phối hợp chặt chẽ với cơ quan thuế: Trong quá trình xét duyệt, cơ quan thuế có thể yêu cầu bổ sung chứng từ hoặc giải trình đối với các hóa đơn chưa thanh toán. Theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần phản hồi kịp thời và cung cấp đầy đủ tài liệu để hồ sơ được xử lý đúng hạn.
• Hỗ trợ từ đơn vị chuyên nghiệp: Với những doanh nghiệp thiếu kinh nghiệm trong xử lý hóa đơn chưa thanh toán hoặc quy trình hoàn thuế, việc hợp tác với các đơn vị chuyên nghiệp như ACC Đồng Nai sẽ giúp đảm bảo hồ sơ chuẩn xác, giảm thiểu rủi ro bị từ chối hoặc chậm trễ.

Hóa đơn chưa thanh toán có được hoàn thuế không phụ thuộc vào việc đáp ứng đủ điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt và hồ sơ theo quy định. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ chứng từ trước khi nộp. Liên hệ AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được hỗ trợ hoàn thuế nhanh chóng và đúng quy định.