Hóa đơn bán lẻ dưới 200 nghìn có phải xuất hóa đơn hay không là thắc mắc phổ biến của nhiều hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ. Trước đây, pháp luật cho phép không lập hóa đơn với giao dịch dưới 200.000 đồng, tuy nhiên quy định này đã thay đổi kể từ khi áp dụng hóa đơn điện tử bắt buộc. Cùng AZTAX tìm hiểu chi tiết quy định mới nhất năm 2025 để tránh vi phạm và bị xử phạt hành chính.
1. Hóa đơn bán lẻ dưới 200 nghìn có phải xuất hóa đơn không?
Khi thực hiện bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán bắt buộc phải lập hóa đơn và giao cho người mua, không phân biệt giá trị từng lần giao dịch. Điều này có nghĩa là, kể cả các giao dịch dưới 200.000 đồng, người bán vẫn phải xuất hóa đơn.
Căn cứ theo khoản 1 Điều 90 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, người bán phải lập hóa đơn điện tử theo định dạng chuẩn và đảm bảo đầy đủ các thông tin theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán, áp dụng cho mọi giao dịch bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ.
Bên cạnh đó, khoản 1 Điều 4 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP cũng quy định rằng, hóa đơn phải được lập cho tất cả các trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm cả hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, hàng dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, thanh toán thay lương cho người lao động hoặc tiêu dùng nội bộ. Ngoại trừ trường hợp hàng hóa luân chuyển nội bộ để phục vụ quá trình sản xuất, tất cả các giao dịch đều phải xuất hóa đơn điện tử.
Trước đây, theo khoản 1 Điều 18 Thông tư số 39/2014/TT-BTC, những lần bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng không bắt buộc lập hóa đơn, trừ khi người mua có yêu cầu. Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, mọi giao dịch đều bắt buộc phải xuất hóa đơn, bất kể giá trị giao dịch là bao nhiêu.
2. Quy định thời điểm xuất hóa đơn bán hàng năm 2025
Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ, thời điểm lập hóa đơn được xác định tùy theo loại hình giao dịch, cụ thể như sau:
2.1 Đối với hoạt động bán hàng hóa
Thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa. Điều này có nghĩa là ngay khi hàng hóa được giao, người bán phải lập và xuất hóa đơn cho người mua, đảm bảo việc ghi nhận doanh thu và nghĩa vụ thuế kịp thời.
2.2 Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, ngoại trừ các khoản tiền đặt cọc, tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng đối với các dịch vụ chuyên môn như kiểm toán, tư vấn tài chính, thiết kế, thẩm định giá,…
2.3 Trường hợp giao hàng hoặc bàn giao từng phần
Nếu hàng hóa được giao nhiều lần, hoặc dịch vụ được bàn giao theo từng hạng mục, công đoạn, thì mỗi lần giao hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn tương ứng với giá trị phần công việc đã hoàn thành.
2.4 Một số trường hợp đặc thù
Đối với các dịch vụ phát sinh thường xuyên, cần đối soát số liệu như điện, nước, viễn thông, logistic, truyền hình,… thời điểm lập hóa đơn được xác định tại thời điểm hoàn tất đối soát dữ liệu giữa các bên, nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. Riêng dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin có thể chậm hơn, nhưng không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước kết nối.
Như vậy, trong năm 2025, thời điểm xuất hóa đơn bán hàng được xác định là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, bất kể đã thu tiền hay chưa. Quy định này giúp đảm bảo tính minh bạch, thống nhất trong công tác quản lý thuế, đồng thời hạn chế tình trạng lập hóa đơn sai thời điểm hoặc chậm xuất hóa đơn.
3. Quy định mức phạt khi không xuất hóa đơn bán hàng
Theo quy định của pháp luật hiện hành, việc không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là hành vi vi phạm trong lĩnh vực thuế và hóa đơn, tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý hành chính hoặc bị xem xét là hành vi trốn thuế.
3.1 Xử phạt hành chính khi không lập hóa đơn
Căn cứ khoản 5 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định sẽ bị phạt tiền từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng, kể cả trong trường hợp người mua không yêu cầu lấy hóa đơn. Như vậy, dù giao dịch nhỏ hoặc người mua không lấy hóa đơn, người bán vẫn phải lập hóa đơn theo quy định của pháp luật.
3.2 Trường hợp bị xem là hành vi trốn thuế
Theo điểm c khoản 1 Điều 17 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, nếu người bán không xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ và không khai thuế đối với giá trị hàng hóa, dịch vụ đó, thì hành vi này có thể bị cơ quan thuế kết luận là trốn thuế. Khi đó, mức xử phạt sẽ căn cứ vào số tiền thuế trốn và tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ, được quy định cụ thể như sau:
| Mức phạt | Hệ số phạt trên số thuế trốn | Trường hợp áp dụng |
| Mức 1 | 1 lần | Có tình tiết giảm nhẹ khi trốn thuế. |
| Mức 2 | 1,5 lần | Không có tình tiết tăng nặng hoặc giảm nhẹ. |
| Mức 3 | 2 lần | Có 01 tình tiết tăng nặng. |
| Mức 4 | 2,5 lần | Có 02 tình tiết tăng nặng. |
| Mức 5 | 3 lần | Có 03 tình tiết tăng nặng trở lên. |
Ngoài việc bị xử phạt theo các mức trên, người vi phạm phải nộp đủ số tiền thuế trốn vào ngân sách nhà nước, đảm bảo khắc phục hậu quả do hành vi vi phạm gây ra.
Tóm lại, hành vi không xuất hóa đơn bán hàng không chỉ bị xử phạt hành chính mà trong trường hợp nghiêm trọng còn có thể bị xử lý như hành vi trốn thuế. Do đó, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần tuân thủ nghiêm quy định lập và xuất hóa đơn đầy đủ, đúng thời điểm, tránh rủi ro bị phạt hoặc truy thu thuế về sau.
4. Hóa đơn bán lẻ dưới 200.000 đồng có được tính vào chi phí hay không?
Vấn đề chi phí liên quan đến các hóa đơn bán lẻ có giá trị dưới 200.000 đồng đã được Bộ Tài chính quy định rõ tại khoản 1 và điểm 2.4, khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/06/2014, hướng dẫn thi hành Luật Thuế Thu nhập Doanh nghiệp.
Nguyên tắc trừ chi phí:
- Trừ các khoản chi quy định tại khoản 2, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, bao gồm các khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định pháp luật.
Trường hợp đặc biệt với hóa đơn dưới 200.000 đồng hoặc không có hóa đơn:
- Doanh nghiệp có thể lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư, thay cho hóa đơn, trong các trường hợp sau:
- Mua nông sản, hải sản, thủy sản từ người sản xuất hoặc đánh bắt trực tiếp.
- Mua hàng hóa, dịch vụ từ hộ gia đình hoặc cá nhân kinh doanh, có mức doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT (100 triệu đồng/năm).
- Bảng kê phải được người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực.
Chứng từ thanh toán:
- Với các khoản chi được lập Bảng kê, không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Nếu giá mua trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua, cơ quan thuế có quyền điều chỉnh lại để tính chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế.
Các khoản chi phí dưới 200.000 đồng vẫn có thể tính vào chi phí được trừ, nếu chứng minh được liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và có hóa đơn, chứng từ hợp lệ hoặc bảng kê theo quy định. Không bắt buộc phải là hóa đơn đỏ, miễn là chi phí hợp lý và tuân thủ pháp luật.
Như vậy, dù giá trị giao dịch nhỏ, người bán vẫn cần xuất hóa đơn bán lẻ dưới 200 nghìn theo đúng quy định. Liên hệ AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được hỗ trợ trọn gói về kê khai, xuất hóa đơn và tuân thủ thuế một cách nhanh chóng, chính xác.
