Thủ tục và hồ sơ khai thuế ban đầu cho doanh nghiệp là thủ tục không thể thiếu mà doanh nghiệp phải thực hiện khi mới thành lập. Quy trình này đóng vai trò quan trọng trong việc xác lập các tiêu chuẩn và nguyên tắc kế toán cơ bản cho doanh nghiệp, tạo ra cơ sở vững chắc để quản lý thuế và tài chính suốt quãng đường phát triển của doanh nghiệp. Cùng AZTAX tìm hiểu qua nội dung sau đây nhé!
1. Hồ sơ khai thuế ban đầu gồm giấy tờ gì?
Khi thành lập doanh nghiệp mới, việc thực hiện khai thuế ban đầu là bước quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và tuân thủ đầy đủ quy định của cơ quan thuế. Để quá trình này diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ các giấy tờ theo quy định.
Để thực hiện khai thuế ban đầu, doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu sau:
- Quyết định bổ nhiệm Giám đốc.
- Quyết định bổ nhiệm Kế toán trưởng.
- Mẫu đăng ký phương pháp khấu hao tài sản cố định.
- Tờ khai đăng ký hình thức kế toán và phương thức sử dụng hóa đơn.
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Bản sao CCCD/CMND/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật công ty.
- Phiếu đăng ký trao đổi thông tin doanh nghiệp.
- Giấy ủy quyền (nếu doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân nộp hồ sơ).
Lưu ý quan trọng
Doanh nghiệp cần lập 2 bộ hồ sơ:
- Một bộ nộp cho cơ quan thuế để lưu trữ.
- Một bộ giữ lại nội bộ công ty, có đóng dấu xác nhận của cơ quan thuế.
Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giúp doanh nghiệp khai thuế ban đầu thuận lợi và đúng quy định pháp luật.
2. Thủ tục đăng ký kê khai thuế ban đầu
Đăng ký kê khai thuế ban đầu là bước quan trọng giúp doanh nghiệp mới xác định phương pháp kế toán, hình thức hóa đơn và thực hiện nghĩa vụ thuế đúng quy định.
Khi đã sẵn có đầy đủ giấy tờ cần thiết như đã nêu ở trên, doanh nghiệp sẽ đưa hồ sơ ra nộp tại Chi cục Thuế quận/huyện nơi có trụ sở chính. Trong trường hợp doanh nghiệp thuộc quản lý của Cục Thuế, hồ sơ sẽ được nộp tại Cục Thuế tỉnh/thành phố nơi có trụ sở chính của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cũng có thể tự kiểm tra thông tin về cơ quan quản lý thuế của mình thông qua trang web của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: http://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp.
Thời gian giải quyết hồ sơ tại Chi cục Thuế có thể dao động, tùy thuộc vào từng địa phương. Một số Chi cục Thuế có thể xử lý hồ sơ trong ngày làm việc, trong khi đó ở một số trường hợp khác, quy trình này có thể mất từ 2 đến 3 ngày làm việc để hoàn tất.
3. Những việc cần làm khi nộp hồ sơ khai thuế ban đầu
Trước khi nộp hồ sơ khai thuế ban đầu tới Chi cục Thuế quận/huyện, doanh nghiệp cần thực hiện 3 thủ tục sau:
- Treo bảng hiệu tại trụ sở công ty để công bố thông tin của doanh nghiệp.
- Mua chữ ký số (chứng thư số/token) để đảm bảo tính bảo mật và xác thực khi giao dịch trực tuyến.
- Mở tài khoản ngân hàng công ty và thực hiện việc nộp tiền vào tài khoản của doanh nghiệp, đồng thời nộp tờ khai lệ phí môn bài tại ngân hàng.
Sau khi đã nộp hồ sơ khai thuế ban đầu, doanh nghiệp cần thực hiện 3 việc sau đây:
- Nộp tờ khai lệ phí môn bài chậm nhất là vào ngày 30/01 năm sau năm thành lập hoặc bắt đầu ra hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Đăng ký nộp thuế điện tử giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho doanh nghiệp, đồng thời giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm soát hoạt động nộp thuế của doanh nghiệp.
Thời hạn nộp tờ khai lệ phí môn bài năm 2025 được quy định như sau:
Doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh thành lập trong năm 2024 (từ 01/01/2024 đến 31/12/2024) phải nộp tờ khai và nộp thuế môn bài chậm nhất vào ngày 30/01/2025.
Doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh thành lập trong năm 2025 (từ 01/01/2025 đến 31/12/2025) phải hoàn tất tờ khai và nộp thuế môn bài chậm nhất vào ngày 30/01/2026.
Lưu ý: Thời hạn nộp tờ khai đồng thời là thời hạn nộp tiền thuế môn bài.
4. Thời hạn đăng ký thuế lần đầu
Theo Điều 33 Luật Quản lý Thuế 2019, thời hạn đăng ký thuế lần đầu được quy định như sau:
Đăng ký thuế cùng với doanh nghiệp: Nếu doanh nghiệp thực hiện đăng ký thuế đồng thời với đăng ký thành lập doanh nghiệp, thì thời hạn đăng ký thuế được tính theo thời hạn đăng ký doanh nghiệp.
Đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế
Doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh phải hoàn tất thủ tục đăng ký thuế trong 10 ngày làm việc kể từ các sự kiện sau:
- Được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy phép thành lập và hoạt động, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, hoặc quyết định thành lập.
- Bắt đầu hoạt động kinh doanh đối với doanh nghiệp không bắt buộc đăng ký kinh doanh hoặc hộ kinh doanh thuộc diện đăng ký nhưng chưa nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Phát sinh nghĩa vụ khấu trừ và nộp thuế thay cho cá nhân theo hợp đồng hoặc văn bản hợp tác kinh doanh.
- Ký hợp đồng nhận thầu đối với nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài kê khai nộp thuế trực tiếp; ký hợp đồng hoặc hiệp định trong lĩnh vực dầu khí.
Đăng ký thuế thay cho cá nhân hoặc người phụ thuộc
- Doanh nghiệp/hộ kinh doanh chi trả thu nhập phải đăng ký thuế thay cho cá nhân chưa có mã số thuế trong 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế.
- Trường hợp người phụ thuộc chưa có mã số thuế, doanh nghiệp phải đăng ký thuế thay chậm nhất 10 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký giảm trừ gia cảnh theo quy định.
5. Mức xử phạt khi chậm nộp hồ sơ khai thuế ban đầu
Doanh nghiệp nếu không nộp hoặc nộp hồ sơ khai thuế ban đầu trễ so với thời hạn quy định sẽ bị xử lý vi phạm hành chính về thuế theo Nghị định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn (thường là Nghị định 125/2020/NĐ-CP hoặc các văn bản thay thế).
Khung phạt chậm nộp hồ sơ khai thuế:
| Thời gian chậm nộp | Mức phạt đối với tổ chức | Ghi chú / Trường hợp đặc biệt |
| 01 – 05 ngày (có tình tiết giảm nhẹ) | Cảnh cáo | Áp dụng khi có yếu tố giảm nhẹ theo quy định |
| 01 – 30 ngày (trừ trường hợp đã cảnh cáo) | 2.000.000 – 5.000.000 đồng | Vi phạm nộp hồ sơ trễ thông thường |
| 31 – 60 ngày | 5.000.000 – 8.000.000 đồng | Trường hợp chậm trung bình |
| 61 – 90 ngày | 8.000.000 – 15.000.000 đồng | Áp dụng khi chậm lâu hoặc không phát sinh thuế, không nộp phụ lục kèm theo |
| Trên 90 ngày và có phát sinh thuế | 15.000.000 – 25.000.000 đồng | Khi chậm kéo dài và có phát sinh nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp đã nộp đủ tiền thuế và tiền chậm nộp trước thời điểm cơ quan thuế lập biên bản |
Lưu ý
- Nếu mức phạt theo khung vượt số tiền thuế phải nộp, cơ quan thuế có thể áp phạt tối đa bằng số thuế phát sinh, nhưng không thấp hơn mức trung bình của khung phạt tương ứng.
- Việc không nộp hồ sơ khai thuế ban đầu hoặc phụ lục kèm theo vẫn bị xử lý theo cùng khung phạt nếu đủ điều kiện theo Nghị định 125/2020.
- Trong thực tế, doanh nghiệp chưa bắt đầu hoạt động ngay sau khi thành lập đôi khi không bị xử phạt chậm nộp hồ sơ khai thuế ban đầu, nhưng điều này không đồng nghĩa với việc được miễn thực hiện thủ tục.
6. Những lưu ý khi kê khai thuế ban đầu
Kê khai thuế ban đầu là bước khởi đầu quan trọng, định hướng toàn bộ hoạt động kế toán và thuế của doanh nghiệp sau này.
Để đảm bảo tuân thủ pháp luật và vận hành suôn sẻ, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:
- Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác: Mỗi chi cục thuế có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ riêng, nên liên hệ trước để nắm danh mục cần nộp.
- Treo bảng hiệu tại trụ sở công ty: Đây là điều kiện bắt buộc để cơ quan thuế xác minh địa chỉ khi kiểm tra thực tế.
- Đăng ký chữ ký số và tài khoản ngân hàng hợp lệ: Chữ ký số phải còn hiệu lực để ký hồ sơ điện tử; tài khoản ngân hàng cần đứng tên doanh nghiệp.
- Kê khai chính xác thông tin ban đầu: Bao gồm vốn điều lệ, phương pháp kế toán, ngành nghề kinh doanh, người đại diện… vì đây là dữ liệu nền tảng cho mọi thủ tục thuế sau này.
- Nộp lệ phí môn bài đúng hạn: Thường chậm nhất là ngày 30/01 năm sau khi thành lập; trễ hạn sẽ bị xử phạt hành chính.
- Đăng ký hóa đơn điện tử ngay sau khi khai thuế: Doanh nghiệp chỉ được phép xuất hóa đơn sau khi cơ quan thuế xác nhận chấp thuận phát hành.
- Lưu giữ hồ sơ và biên nhận điện tử: Giúp doanh nghiệp đối chiếu hoặc bổ sung khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra.
- Theo dõi phản hồi từ cơ quan thuế: Nếu cần chỉnh sửa hoặc bổ sung, doanh nghiệp phải thực hiện kịp thời để không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
7. Dịch vụ kê khai thuế ban đầu AZTAX
Do một số Cơ quan Thuế sẽ có yêu cầu về hồ sơ khác nhau nên doanh nghiệp mới thành lập chưa hiểu rõ yêu cầu và quy định sẽ mất khá nhiều thời gian để hoàn tất thủ tục. Nhằm thuận tiện hơn trong quá trình làm hồ sơ kê khai thuế ban đầu, doanh nghiệp có thể hợp tác với công ty dịch vụ.
Công ty TNHH AZTAX có cung cấp dịch vụ kê khai thuế ban đầu cho doanh nghiệp mới thành lập. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp chúng tôi tự tin sẽ hoàn thành các thủ tục đúng quy định. Dịch vụ kê khai lần đầu của AZTAX sẽ hỗ trợ doanh nghiệp bao gồm:
- Tư vấn miễn phí hồ sơ liên quan đến kê khai thuế ban đầu;
- Rà soát hồ sơ để thực hiện đúng quy trình;
- Đảm bảo hồ sơ được giao nhận đúng hạn;
- Cam kết bảo mật 100% thông tin doanh nghiệp kể cả khi ngừng hợp tác.
8. Các câu hỏi thường gặp về thủ tục kê khai thuế ban đầu
Câu 1: Thủ tục đăng ký thuế ban đầu có bắt buộc thực hiện không?
Thủ tục đăng ký thuế ban đầu hoặc kê khai thuế ban đầu là một yêu cầu bắt buộc mà các doanh nghiệp phải tuân thủ với cơ quan thuế quản lý. Quá trình này không chỉ đặt ra các tiêu chuẩn và nguyên tắc cơ bản cho hệ thống kế toán của doanh nghiệp mà còn là cơ sở quan trọng cho quản lý thuế và tài chính suốt quãng đường hoạt động của doanh nghiệp, từ giai đoạn thành lập đến khi giải thể.
Câu 2: Nộp hồ sơ khai thuế ban đầu ở đâu?
- Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ khai thuế ban đầu tại Chi cục Thuế quận/huyện nơi đặt trụ sở chính.
- Trường hợp doanh nghiệp thuộc diện quản lý của Cục Thuế, hồ sơ được nộp tại Cục Thuế tỉnh/thành phố nơi trụ sở chính của doanh nghiệp.
Câu 3: Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ thuế ban đầu qua mạng được không?
Có, doanh nghiệp hoàn toàn có thể nộp hồ sơ khai thuế ban đầu trực tuyến thông qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Điều kiện và lưu ý:
- Doanh nghiệp cần có chữ ký số hợp lệ để ký hồ sơ điện tử.
- Hồ sơ điện tử phải đầy đủ các giấy tờ theo quy định, tương tự hồ sơ bản giấy.
- Sau khi nộp trực tuyến, doanh nghiệp cần lưu biên nhận điện tử để đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra
Chi tiết về hồ sơ khai thuế ban đầu và thủ tục thực hiện đã được nêu rõ qua nội dung trên. Chúng tôi hy vọng rằng thông qua bài viết này đã cung cấp cho quý khách hàng những thông tin hữu ích và cần thiết nhất. Nếu quý khách có nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán hoặc còn bất kỳ thắc mắc nào cần sự hỗ trợ, xin vui lòng liên hệ ngay với AZTAX để được tư vấn nhanh chóng và kịp thời.
