Hạch toán tiền thai sản là một công việc thiết yếu mà doanh nghiệp cần thực hiện chính xác để đảm bảo tuân thủ pháp luật về trợ cấp thai sản cho nhân viên. Trong bài viết này, AZTAX sẽ hướng dẫn bạn từng bước về cách hạch toán tiền thai sản, từ quy định pháp lý đến các phương pháp ghi chép cụ thể!
1. Chế độ thai sản là gì?
Chế độ thai sản là một trong những quyền lợi mà người tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc được hưởng (cả lao động nam và nữ) trong suốt quá trình thai sản từ lúc khám thai đến khi nuôi con nhỏ.
Chế độ thai sản nhằm mục tiêu bảo vệ và hỗ trợ người lao động trong suốt giai đoạn thai sản, từ việc khám thai cho đến thời kỳ nuôi con nhỏ. Quyền lợi này áp dụng cho cả lao động nam và nữ, giúp đảm bảo ổn định thu nhập và sức khỏe cho lao động nữ trong thời kỳ mang thai, sinh con và nuôi con nhỏ, cũng như hỗ trợ lao động nam khi vợ sinh con. Để được hưởng chế độ thai sản, người lao động cần phải tuân thủ các điều kiện và quy định được quy định bởi pháp luật.
2. Hướng dẫn cách hạch toán tiền thai sản
2.1 Khi trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ phần trừ vào lương của nhân viên
Để quản lý khoản trợ cấp thai sản một cách chính xác trong hệ thống kế toán, bạn cần thực hiện các bước ghi chép như sau:
- Khi ghi nhận chi phí trợ cấp thai sản:
-
- Nợ các tài khoản chi phí như TK 622 (Chi phí nhân công trực tiếp), TK 623 (Chi phí dụng cụ sản xuất), TK 627 (Chi phí sản xuất chung), TK 641 (Chi phí bán hàng), và TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) với số tiền tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh.
- Nợ TK 334 (Phải trả người lao động) với số tiền sẽ trừ vào lương của người lao động.
- Có TK 338 (Phải trả, phải nộp khác) với các tài khoản phụ thuộc như 3382, 3383, 3384, và 3386 để phản ánh số tiền trợ cấp thai sản phải trả.
- Khi nộp tiền bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và kinh phí công đoàn (KPCĐ):
-
- Nợ các tài khoản phụ thuộc của TK 338 (3382, 3383, 3384, 3386) để ghi nhận số tiền đã nộp.
- Có các tài khoản tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng như TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Tiền gửi ngân hàng), tùy thuộc vào hình thức thanh toán.
Việc thực hiện các bước này chính xác sẽ giúp bạn đảm bảo sự minh bạch và đúng đắn trong công tác kế toán của doanh nghiệp
Ví dụ:
- Lương cơ bản: 10.000.000 VND
- Trích BHXH (8%): 800.000 VND
- Trích BHYT (1.5%): 150.000 VND
- Trích BHTN (1%): 100.000 VND
- Trích KPCĐ (2%): 200.000 đồng VND
Bút toán hạch toán:
- Nợ TK 622 (Chi phí lương): 10.000.000 VND
- Có TK 3388 (Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn phải trả): 1.250.000 đồng
- Có TK 334 (Phải trả người lao động): 8.750.000 đồng
2.2 Khi tính tiền BHXH (ốm đau, thai sản, tai nạn,…) phải trả cho công nhân viên
Để ghi nhận khoản trợ cấp thai sản, bạn thực hiện các bước sau:
- Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3383) để phản ánh số tiền phải chi trả cho bảo hiểm xã hội và các khoản liên quan.
- Có TK 334 – Phải trả người lao động (3341) để giảm số tiền còn nợ của người lao động.
Việc ghi chép chính xác giúp đảm bảo sự rõ ràng và chính xác trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Ví dụ: Tiền trợ cấp thai sản phải trả: 4.000.000 VND
Bút toán hạch toán:
- Nợ TK 3388 (Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn phải trả): 4.000.000 VND
- Có TK 334 (Phải trả người lao động): 4.000.000 VND
2.3 Khi nhận được tiền của BHXH trả
Để ghi nhận việc chi trả từ bảo hiểm xã hội, bạn thực hiện các bước sau:
- Nợ TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Tiền gửi ngân hàng) với số tiền đã được bảo hiểm xã hội thanh toán.
- Có TK 3383 để giảm số dư phải trả cho các khoản bảo hiểm xã hội.
Việc thực hiện đúng quy trình này giúp duy trì sự chính xác trong báo cáo tài chính và quản lý dòng tiền hiệu quả.
Ví dụ: Tiền trợ cấp thai sản từ BHXH: 4.000.000 VND
Bút toán hạch toán:
- Nợ TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 4.000.000 VND
- Có TK 3388 (Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn phải trả): 4.000.000 VND
2.4 Khi trả tiền trợ cấp (ốm đau, thai sản, tai nạn,…) cho công nhân viên
Để ghi nhận việc chi trả trợ cấp thai sản từ bảo hiểm xã hội, thực hiện như sau:
- Nợ TK 334 với số tiền mà người lao động được nhận từ bảo hiểm.
- Có TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Tiền gửi ngân hàng) tùy vào phương thức thanh toán.
Lưu ý thêm:
- Đối với kinh phí công đoàn tại đơn vị, ghi nhận:
- Nợ vào TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3382)
- Có TK 111 hoặc TK 112, tùy thuộc vào hình thức thanh toán.
- Khi nhận được khoản cấp bù cho kinh phí công đoàn chi vượt:
- Nợ TK 111 hoặc TK 112
- Có vào TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3382).
Ví dụ: Tiền trợ cấp thai sản trả cho nhân viên: 4.000.000 VND
Bút toán hạch toán:
- Nợ TK 334 (Phải trả người lao động): 4.000.000 VND
- Có TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 4.000.000 VND
Xem thêm: Hạch toán tiền lương và định khoản các khoản trích theo lương
Xem thêm: Hạch toán tiền đặt cọc theo thông tư 200
Xem thêm: Cách hạch toán tiền phạt trừ vào lương nhân viên, NLĐ 2024
3. Điều kiện hưởng chế độ thai sản như thế nào?
Theo Điều 31 của Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 và Nghị định 115/2015/NĐ-CP, người lao động chỉ đủ điều kiện để nhận chế độ bảo hiểm thai sản khi đáp ứng đồng thời hai yêu cầu cụ thể như sau:
3.1. Điều kiện về đối tượng hưởng
Người lao động có thể hưởng chế độ bảo hiểm thai sản trong những trường hợp sau:
- Lao động nữ đang mang thai.
- Lao động nữ trong thời gian sinh con.
- Người lao động nhận con nuôi dưới 6 tháng tuổi.
- Lao động nữ thực hiện các biện pháp tránh thai như đặt vòng hoặc triệt sản.
- Lao động nữ mang thai hộ hoặc người mẹ nhờ mang thai hộ.
- Lao động nam có vợ sinh con và đang đóng bảo hiểm xã hội.
3.2. Điều kiện về thời gian đóng BHXH
Theo quy định hiện hành, người lao động thuộc các trường hợp b, c, và d phải có thời gian đóng bảo hiểm xã hội ít nhất 06 tháng trong vòng 12 tháng trước khi sinh con hoặc nhận nuôi con nuôi.
Cụ thể, theo điểm b khoản 1, nếu người lao động đã đóng bảo hiểm xã hội liên tục ít nhất 12 tháng và phải nghỉ việc để dưỡng thai theo chỉ định của cơ sở y tế có thẩm quyền trong thời gian mang thai, thì cần phải có ít nhất 03 tháng đóng bảo hiểm xã hội trong vòng 12 tháng trước khi sinh.
Do đó, nếu người lao động đáp ứng đầy đủ các điều kiện nêu trên tại mục 2.1 và 2.2, họ có quyền nộp hồ sơ để nhận chế độ thai sản theo quy định.
Ngược lại, nếu người lao động chỉ đáp ứng một trong hai điều kiện hoặc không đáp ứng cả hai, thì sẽ không được hưởng chế độ bảo hiểm thai sản.
3.3. Tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm
Tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm được đóng bởi doanh nghiệp và người lao động là căn cứ để tính toán quyền lợi bảo hiểm:
| Nội dung | Doanh nghiệp đóng | Người lao động đóng | Tổng cộng |
| Bảo hiểm xã hội | 17,5% | 8% | 25,5% |
| Bảo hiểm y tế | 3% | 1,5% | 4,5% |
| Bảo hiểm thất nghiệp | 1% | 1% | 2% |
| Tổng cộng Bảo hiểm phải nộp | 21,5% | 10,5% | 32% |
| Kinh phí công đoàn | 2% | 2% | |
| Tổng các khoản trích theo lương phải nộp | 23,5% | 10,5% | 34% |
Do đó, tỷ lệ đóng các khoản bảo hiểm không chỉ đảm bảo quyền lợi của người lao động mà còn là cơ sở để họ nhận được trợ cấp thai sản.
4. Mức nhận trợ cấp khi hưởng chế độ thai sản là bao nhiêu?
Theo Điều 39 của Luật Bảo hiểm Xã hội năm 2014, người lao động hưởng chế độ thai sản sẽ nhận trợ cấp hàng tháng bằng 100% mức lương trung bình của 06 tháng liên tiếp trước khi nghỉ hưởng chế độ, với điều kiện trong khoảng thời gian này, họ đã đóng bảo hiểm xã hội.
Theo Nghị định 72/2018/NĐ-CP, từ ngày 01/07/2018, mức trợ cấp thai sản đã được điều chỉnh tăng lên. Cụ thể, mức trợ cấp cho lao động nữ sinh con sẽ là 2,78 triệu đồng/lần, cao hơn so với mức 2,6 triệu đồng/lần trước đây.
5. Những trường hợp không được hưởng bảo hiểm thai sản 2024?
Để đảm bảo quyền lợi của mình, phụ nữ cần nắm rõ các quy định pháp luật về những trường hợp không được hưởng chế độ thai sản từ Bảo hiểm xã hội (BHXH). Theo Luật BHXH năm 2014, người lao động tham gia BHXH sẽ không được nhận chế độ thai sản khi sinh con nếu rơi vào một trong các trường hợp sau:
(1) Không đủ thời gian đóng BHXH: Người lao động nữ chỉ được hưởng bảo hiểm thai sản khi đáp ứng một trong hai điều kiện:
- Đã tham gia đóng BHXH từ đủ 6 tháng trở lên trong vòng 12 tháng trước khi sinh con.
- Đã đóng BHXH từ đủ 12 tháng trở lên, nhưng khi mang thai cần nghỉ việc dưỡng thai theo chỉ định của cơ sở y tế có thẩm quyền, thì phải đóng BHXH đủ 3 tháng trở lên trong vòng 12 tháng trước khi sinh con.
Lưu ý: Dù người lao động nữ đã đáp ứng đủ điều kiện trên nhưng chấm dứt hợp đồng lao động trước khi sinh con, họ vẫn được hưởng chế độ thai sản theo quy định.
Nói cách khác, nếu người lao động nữ không đáp ứng được các điều kiện về thời gian đóng BHXH nêu trên thì sẽ không được nhận chế độ bảo hiểm thai sản.
(2) Tham gia BHXH tự nguyện: Theo quy định hiện hành, người tham gia BHXH tự nguyện chỉ được nhận chế độ hưu trí và tử tuất. Trong khi đó, người tham gia BHXH bắt buộc sẽ được hưởng đầy đủ các chế độ như: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất.
Vì vậy, những người chỉ tham gia BHXH tự nguyện sẽ không được hưởng chế độ bảo hiểm thai sản.
Hy vọng rằng bài viết đã cung cấp cho bạn cái nhìn rõ ràng và chi tiết về cách hạch toán tiền thai sản trong kế toán. Việc nắm vững các quy trình và quy định liên quan không chỉ giúp đảm bảo sự chính xác trong các sổ sách kế toán mà còn đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc cần thêm thông tin, đừng ngần ngại liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn miễn phí. Cảm ơn bạn đã theo dõi và chúc bạn thành công trong việc áp dụng những kiến thức này vào thực tiễn!
Xem thêm: Cách hạch toán tiền ăn ca, ăn trưa, ăn giữa ca
Xem thêm: Cách hạch toán tiền điện nước chi tiết
Xem thêm: Quy định và cách hạch toán trợ cấp thôi việc cho người lao động 2024
