Kế toán xây dựng công trình là một lĩnh vực quan trọng giúp quản lý tài chính và kiểm soát chi phí trong các dự án xây dựng. Với sự phức tạp và kéo dài của các dự án này, quy trình hạch toán cần được thực hiện một cách chặt chẽ và chính xác. Bài viết này AZTAX sẽ giới thiệu chi tiết quy trình hạch toán kế toán xây dựng công trình, từ việc lập dự toán đến báo cáo tài chính, nhằm cung cấp cái nhìn rõ ràng về cách quản lý tài chính hiệu quả trong ngành xây dựng.
1. Quy trình hạch toán kế toán công trình xây dựng
1.1 Xem xét hồ sơ
Khi ký kết hợp đồng xây dựng, thường kèm theo dự toán chi phí được xây dựng dựa trên khối lượng công việc, định mức tiêu hao vật tư, nguyên liệu và nhân công theo tiêu chuẩn của Nhà nước. Để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ, cần chuẩn bị những hồ sơ và số liệu sau:
- Bản sao quyết định phê duyệt dự án đầu tư: Bao gồm báo cáo đầu tư và hồ sơ dự án khả thi.
- Tổng dự toán chi phí:
- Bảng tổng hợp kinh phí dự toán: Chi tiết các khoản chi phí dự kiến.
- Dự toán các hạng mục công trình: Cùng với tổng dự toán cho toàn bộ công trình.
- Bảng giá trị vật tư thi công: Theo từng hạng mục và toàn công trình.
- Bảng tổng hợp tính toán và chênh lệch giá trị vật tư thi công: So sánh giữa dự toán và thực tế.
- Bảng phân tích vật tư: Theo từng hạng mục công trình.
- Hồ sơ thầu và giá thầu: Nếu có, cung cấp thông tin về mức giá dự thầu và các điều kiện kèm theo.
- Hợp đồng xây dựng: Bao gồm tất cả các phụ lục liên quan.
1.2 Định mức vật tư
Dựa vào hai bảng: “Giá trị vật tư thi công” và “Tổng hợp tính toán và chênh lệch giá trị vật tư thi công,” kế toán có thể xác định chính xác khối lượng vật tư cần thiết cho từng hạng mục và toàn bộ công trình.
Kế toán cần chú ý rằng giá của vật tư không được vượt quá mức dự toán đã phê duyệt và phải tương thích với giá thị trường hiện tại. Việc tuân thủ này giúp tránh rủi ro bị loại chi phí khi kiểm toán hoặc quyết toán.
Để quản lý chi phí hiệu quả, kế toán nên lập một Bảng tổng hợp kinh phí, trong đó rõ ràng xác định các khoản mục chi phí sau:
- Nguyên vật liệu
- Nhân công
- Máy thi công
- Chi phí quản lý chung
1.3 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho công trình
1.3.1 Hạch toán tài khoản sử dụng cho chi phí NVL trực tiếp
Hạch toán TK 621 (Tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp) được sử dụng để ghi nhận chi phí nguyên vật liệu và chi phí xây lắp phục vụ cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp xây dựng. Quy trình hạch toán chi phí xây dựng trên tài khoản này được thực hiện như sau:
Bên Nợ:
Ghi nhận giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng cho hoạt động sản xuất và xây dựng trong kỳ hạch toán theo tờ khai quyết toán.
Bên Có:
Kế toán ghi nhận trị giá nguyên vật liệu trực tiếp không sử dụng hết, nhập lại kho. Đồng thời, kế toán cần kết chuyển hoặc phân bổ toàn bộ giá trị nguyên vật liệu thực tế đã sử dụng trong kỳ vào TK 154 (chi phí sản phẩm dở dang), chi tiết để tính giá thành công trình xây lắp và các sản phẩm, dịch vụ khác.
1.3.2 Quy trình hạch toán tài khoản
Để thực hiện hạch toán khi xuất nguyên vật liệu, quy trình được thực hiện như sau
Khi xuất nguyên vật liệu:
- Nợ TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
- Có TK 152 – Nguyên vật liệu mua vào không qua kho (trong trường hợp doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT):
- Nợ TK 621 (giá chưa bao gồm thuế GTGT).
- Nợ TK 1331 (thuế GTGT đầu vào được khấu trừ).
- Có TK 111, 112, 331 (tuỳ theo phương thức thanh toán).
Nếu doanh nghiệp mua nguyên vật liệu để thi công và áp dụng phương pháp trực tiếp đối với thuế GTGT hoặc không phải trường hợp chịu thuế:
- Nợ TK 621 (giá đã bao gồm thuế GTGT).
- Có TK 111, 112, 331 (tuỳ theo phương thức thanh toán).
Khi tạm ứng các chi phí xây dựng nội bộ hoặc cho đơn vị nhận khoán:
- Trường hợp tạm ứng:
- Nợ TK 141 (1413) – Khoản tạm ứng chi phí xây dựng nội bộ.
- Có TK 111, 112, 152 (tuỳ theo nguồn chi).
- Khi quyết toán và thanh toán các chi phí xây dựng đã hoàn thành và được duyệt:
- Nợ TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
- Nợ TK 133 (nếu có).
- Có TK 141 (1413).
Nếu nguyên vật liệu xuất ra không sử dụng hết:
- Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu tồn kho.
- Có TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
1.4 Chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm những khoản thanh toán cho người lao động trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm hay thực hiện dịch vụ trong danh mục quản lý của doanh nghiệp, cũng như cho lao động thuê ngoài theo từng loại công việc. Các khoản chi phí này thường bao gồm tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, và các khoản trích từ lương như BHXH, BHYT.
Trong kế toán xây dựng, việc hạch toán chi phí nhân công trực tiếp được thực hiện như sau: Để quyết toán năm trên TK 622, bạn cần ghi:
- Nợ TK 622 (bao gồm tiền lương, tiền công và các khoản trích từ tiền lương theo quy định).
- Có vào TK 154 – chi phí sản xuất dở dang.
Để đảm bảo tính chính xác, việc hạch toán tài khoản 622 cho công trình xây dựng cần dựa trên các chứng từ hợp lệ, chẳng hạn như hợp đồng lao động, phiếu lương, biên chế và các tài liệu khác liên quan đến chi phí lương và các khoản chi cho nhân công tham gia xây dựng.
1.5 Chi phí máy thi công
Chi phí máy thi công, hay còn gọi là chi phí sử dụng máy thi công, chủ yếu xuất hiện trong hoạt động xây dựng và lắp đặt. Các khoản chi phí này được ghi nhận và phân bổ cho các loại máy móc và thiết bị thi công, nhằm đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong quản lý chi phí. Những khoản chi phí này thường được phản ánh qua tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công.
Hạch toán chi phí máy thi công:
Để ghi nhận chi phí máy thi công cho một dự án, cần thực hiện như sau:
Lập các chứng từ ghi nhận chi phí:
- Các đội thi công cần chuẩn bị “Nhật trình xe máy” hoặc “Phiếu theo dõi hoạt động xe máy thi công” để ghi nhận chi phí như nguyên liệu, tiền công của nhân viên điều khiển máy, chi phí bảo dưỡng và sửa chữa.
Hạch toán chi phí theo tài khoản 623:
- 6231: Chi phí nguyên liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
- 6232: Tiền lương và phụ cấp của công nhân điều khiển máy.
- 6233: Chi phí tiền công của công nhân trực tiếp điều khiển máy.
- 6234: Chi phí bảo dưỡng và sửa chữa máy móc thi công.
- 6235: Chi phí tiền ăn của công nhân điều khiển máy, bao gồm cả tiền ăn giữa ca.
- 6239: Các chi phí khác liên quan đến máy thi công.
Lưu ý: Tài khoản 623 không phản ánh các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ, mà các khoản này sẽ được ghi vào tài khoản 627 – Chi phí sản xuất chung.
Hạch toán chi phí đối với đội máy thi công riêng biệt:
- Nợ TK 621, 622, 627
- Có các TK liên quan
Cuối kỳ, kết chuyển chi phí để tính giá thành ca máy:
- Nợ TK 154
- Có TK 621, 622, 627
Phân bổ chi phí cho các bộ phận xây lắp:
- Nếu thực hiện cung cấp lao vụ máy nội bộ:
- Nợ TK 623
- Có TK 154
- Nếu bán lao vụ máy nội bộ:
- Nợ TK 632
- Có TK 154
Tính trị giá cung cấp lao vụ:
- Nợ TK 623 (giá chưa bao gồm thuế)
- Nợ TK 133 (thuế GTGT đầu vào)
- Có TK 512 (doanh thu chưa bao gồm thuế)
- Có TK 3331 (thuế GTGT đầu ra)
Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp trực tiếp:
- Nợ TK 623
- Có TK 512
Chi phí không tổ chức máy thi công riêng biệt:
- Tập hợp vào TK 623.
- Nợ TK 623 (6231)
- Có TK 334
Khi trích trước tiền lương cho công nhân điều khiển máy: Hạch toán tương tự như công nhân xây lắp.
Hạch toán chi phí mua nguyên vật liệu và sử dụng máy thi công:
- Nợ TK 623 (6232)
- Nợ TK 133 (1331) (nếu được khấu trừ thuế)
- Có TK 152, 111, 112, 331…
Chi phí công cụ dụng cụ:
- Nợ TK 623 (6233)
- Có TK 153, 111, 112… (loại phân bổ một lần)
- Có TK 242
Khấu hao xe, máy thi công:
- Nợ TK 623 (6234)
- Có TK 214
Chi phí dịch vụ mua ngoài:
- Nợ TK 623 (6237) (giá hóa đơn chưa bao gồm thuế, nếu áp dụng khấu trừ)
- Nợ TK 133 (1331) (thuế GTGT nếu được khấu trừ)
- Có TK 111, 112, 331…
Các chi phí khác bằng tiền:
- Nợ TK 623 (6238)
- Nợ vào TK 133 (1331) (nếu được khấu trừ thuế)
- Có TK 111, 112
Chi phí tạm thời:
Trường hợp không trích trước:
- Khi phát sinh chi phí:
- Nợ TK 242
- Nợ vào TK 133 (1331) (nếu được khấu trừ thuế)
- Có TK 111, 112, 331…
- Khi phân bổ chi phí:
- Nợ TK 623
- Có TK 242 (số phân bổ trong tháng)
Trường hợp có trích trước:
- Khi trích trước chi phí:
- Nợ TK 623
- Có TK 335
- Khi phát sinh chi phí thực tế:
- Nợ TK 335
- Có TK 111, 112, 331
1.6 Chi phí chung cho công trình
Hạch toán tiền công, tiền lương và các khoản phụ cấp cho nhân viên, bao gồm chi phí ăn uống:
- Nợ TK 627 (6271) – Chi phí tiền công, tiền lương và phụ cấp.
- Có TK 334 – Các khoản phải trả cho người lao động.
Khi trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định trên tiền lương của nhân viên quản lý:
- Nợ TK 627 (6271) – Chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp.
- Có TK 338 (3382, 3383, 3384) – Các khoản trích theo quy định.
Chi phí nguyên liệu và nhiên liệu xuất dùng cho đội thi công:
- Nợ TK 627 (6272) – Chi phí nguyên liệu và nhiên liệu.
- Có TK 152 – Nguyên liệu xuất kho.
Khi xuất công cụ, dụng cụ sản xuất giá trị nhỏ cho đội thi công, căn cứ vào Phiếu xuất kho:
- Nợ TK 627 (6273) – Chi phí công cụ, dụng cụ.
- Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ xuất kho.
Khi xuất công cụ, dụng cụ sản xuất có giá trị lớn cho đội thi công, cần phân bổ dần:
- Nợ TK 242 – Chi phí công cụ, dụng cụ phân bổ.
- Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ xuất kho.
Khi phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ vào chi phí sản xuất chung trong kỳ:
- Nợ TK 627 (6273) – Chi phí công cụ, dụng cụ.
- Có TK 242 – Phân bổ công cụ, dụng cụ.
Trích khấu hao máy móc, thiết bị sản xuất thuộc đội thi công:
- Nợ TK 627 (6274) – Chi phí khấu hao máy móc, thiết bị.
- Có TK 214 – Khấu hao máy móc, thiết bị.
Chi phí điện, nước, điện thoại thuộc đội thi công:
- Nợ TK 627 (6277) – Chi phí điện, nước, điện thoại.
- Nợ TK 133 (1331) – Thuế GTGT đầu vào (nếu được khấu trừ).
- Có TK 111, 112 – Thanh toán chi phí.
Các chi phí khác bằng tiền phát sinh tại đội thi công:
- Nợ TK 627 (6278) – Chi phí khác.
- Nợ TK 133 (1331) – Thuế GTGT đầu vào (nếu được khấu trừ).
- Có TK 111, 112 – Thanh toán chi phí.
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán kế toán sản xuất theo thông tư 200
2. Kinh nghiệm khi hạch toán kế toán xây dựng công trình
Để hạch toán xây dựng hiệu quả và lập báo cáo tài chính chính xác, kế toán cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Cân đối thuế GTGT
- Kiểm tra và điều chỉnh thuế GTGT hàng tháng: Đảm bảo số liệu thuế GTGT khớp với tờ khai thuế. Đối với các khoản thuế GTGT vãng lai từ các công trình (chiếm 2%), cần tách biệt và hạch toán riêng biệt.
- Ghi nhận doanh thu:
- Nợ TK 131 – Phải thu từ khách hàng.
- Có TK 5112 – Doanh thu từ công trình.
- Có TK 3331 – Thuế GTGT bán ra (giảm 10%).
- Tách thuế GTGT vãng lai: Bóc tách thuế GTGT vãng lai khỏi tổng số thuế GTGT, thực hiện tại trụ sở chính.
- Nộp thuế: Sau khi tính toán và bóc tách xong, nộp thuế cho cơ quan thuế thông qua tài khoản ngân hàng.
Bước 2: Cân đối giá thành
- Kiểm tra dư nợ TK 154: Đối chiếu giữa số dư nợ của TK 154 với bảng theo dõi chi phí cuối kỳ và bảng cân đối số phát sinh. Điều chỉnh kịp thời để đảm bảo sự khớp nối và chính xác của số liệu.
Bước 3: Cân đối doanh thu
- So sánh doanh thu và giá vốn: Đối chiếu doanh thu ghi nhận trên TK 5112 với giá vốn trên TK 6322 để đảm bảo doanh thu lớn hơn giá vốn. Điều này giúp bảo đảm lợi nhuận và thuận lợi khi làm việc với cơ quan thuế.
3. Yếu tố riêng biệt của công ty xây dựng cần chú ý khi hạch toán
Kế toán xây dựng, dù có những điểm tương đồng với kế toán thương mại và sản xuất trong việc xử lý thu chi, công nợ, vẫn có những đặc thù riêng biệt liên quan đến việc tập hợp chi phí và tính giá thành. Những điểm khác biệt chính giữa kế toán xây dựng và kế toán thương mại bao gồm:
- Đối tượng tính giá thành: Giá thành công trình chỉ phát sinh một lần và không lặp lại. Mỗi công trình thường được chia thành nhiều hạng mục như gói thầu hoặc công trình con. Việc tính giá thành có thể được thực hiện theo từng hạng mục chi tiết và tổng hợp lên giá thành công trình tổng thể.
- Thời gian theo dõi: Thời gian theo dõi có thể kéo dài từ một năm đến nhiều năm, phụ thuộc vào quy mô và độ dài của từng dự án xây dựng.
- Đối tượng tập hợp chi phí: Chi phí được tập hợp theo từng công trình cụ thể. Các yếu tố chi phí bao gồm nguyên vật liệu (NVL), chi phí nhân công, chi phí chung, chi phí máy thi công, chi phí nhà thầu phụ và chi phí thuê ngoài.
- Nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu thường được nhập trực tiếp cho công trình và ít qua kho, vì khối lượng nguyên vật liệu được xác định chính xác qua bóc khối lượng. Nguyên vật liệu cũng có thể được điều chuyển giữa các công trình khi cần.
- Các loại chi phí: Chi phí nhân công, máy thi công, thầu phụ, chi phí chung và chi phí thuê ngoài có thể được phân bổ cho các công trình theo từng công việc cụ thể hoặc phân bổ dựa trên yếu tố chi phí nguyên vật liệu.
- Chi phí dở dang: Kế toán xây dựng tập hợp chi phí dở dang vào TK 154 và kết chuyển sang TK 632 để theo dõi và quản lý.
- Khoản lãi vay ngân hàng: Các công ty xây dựng thường vay ngân hàng để phục vụ thi công, và các khoản vay này thường được cấp dưới dạng tạm ứng công trình cho các tổ đội thi công.
- Bảng dự toán công trình: Khi tham gia đấu thầu, bảng dự toán công trình được lập. Cần phải thực hiện báo cáo so sánh giữa giá thành dự toán và chi phí thực tế để theo dõi hiệu quả chi phí.
- Xác định lỗ lãi: Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo từng công trình giúp xác định kết quả kinh doanh cụ thể cho từng dự án.
- Thuế GTGT vãng lai ngoại tỉnh: Đối với các dự án thi công ngoại tỉnh với giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên, sẽ phát sinh thuế GTGT vãng lai ngoại tỉnh cần phải được quản lý và khai báo đúng quy định.
4. Sơ đồ tổng hợp hạch toán cho kế toán xây dựng
Như vậy, quy trình hạch toán kế toán trong xây dựng công trình là thiết yếu để quản lý tài chính hiệu quả và đảm bảo chính xác trong báo cáo tài chính. Việc hạch toán chi phí, phân bổ nguyên vật liệu và nhân công, cùng với việc kiểm tra giá thành và thuế, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý. Nắm vững quy trình này là chìa khóa để thành công và bền vững trong ngành xây dựng.
Xem thêm: Cách kê khai và hạch toán Kết chuyển lãi lỗ đầu năm và cuối năm
Xem thêm: Cách hạch toán tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác
Xem thêm: Cách Hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong nước chi tiết
