Bài viết dưới đây AZTAX sẽ cung cấp hướng dẫn hạch toán hóa đơn thay thế khác kỳ và hướng dẫn kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ một cách chi tiết nhất. Quy định về hóa đơn điện tử và các thủ tục liên quan đang ngày càng được thắt chặt, đòi hỏi các doanh nghiệp phải nắm rõ để tuân thủ đúng quy trình. Hãy cùng tìm hiểu để áp dụng hiệu quả trong công việc kế toán của bạn cũng như hiểu rỏ hơn về hóa đơn thay thế khác kỳ kê khai như thế nào nhé.
1. Khi nào cần kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ
Dựa trên Điều 19, khoản 2 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi phát hiện sai sót trong hóa đơn điện tử liên quan đến các chỉ tiêu quan trọng, người nộp thuế được chọn một trong hai phương án để xử lý: cấp hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã có sai sót.
Theo Điều 5 của Nghị định 209/2013/NĐ-CP và Điều 8 của Thông tư 219/2013/TT-BTC, thời điểm tính thuế giá trị gia tăng cho hàng hóa là khi quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa được chuyển giao cho người mua, không phân biệt việc đã thu tiền hay chưa.
Đối với dịch vụ, thời điểm tính thuế là khi dịch vụ được cung ứng hoàn tất hoặc khi hóa đơn cung ứng dịch vụ được lập, không quan trọng việc đã thu tiền hay chưa.
Theo Khoản 1 của Điều 47 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và Khoản 4 của Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, người nộp thuế có thể bổ sung hồ sơ khai thuế ban đầu trong vòng 10 năm kể từ ngày kết thúc thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế, trừ khi cơ quan thuế đã công bố quyết định thanh tra, kiểm tra.
Do đó, việc lập hóa đơn thay thế/điều chỉnh sẽ ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng đã được khai báo trước đó. Vì vậy, cần phải nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng bổ sung cho tháng/quý trong đơn vị đã có hóa đơn bị sai sót (không phải tờ khai bổ sung vào tháng có hóa đơn thay thế/điều chỉnh).
Khi hóa đơn thay thế/điều chỉnh và hóa đơn bị thay thế/bị điều chỉnh xảy ra ở hai kỳ khai thuế khác nhau (khác tháng/quý), doanh nghiệp phải khai báo hóa đơn thay thế/điều chỉnh trên tờ khai bổ sung của kỳ mà hóa đơn bị thay thế/bị điều chỉnh đã phát sinh.
2. Những trường hợp thực hiện thay thế hóa đơn
Theo quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC về xử lý hóa đơn điện tử khi phát hiện sai sót, các trường hợp lỗi phải được giải quyết thông qua các hình thức điều chỉnh hoặc thay thế. Hóa đơn điện tử có sai sót sẽ yêu cầu người bán thông báo với cơ quan thuế bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT và phát hành hóa đơn thay thế mới cho người mua. Đối với những trường hợp như sai mã số thuế, sai số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất hoặc hàng hóa, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điện tử thay thế. Hóa đơn mới phải được ký số và ghi rõ thông tin “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Trong trường hợp phát hiện lại sai sót sau khi đã xử lý, người bán phải tiếp tục thực hiện các biện pháp tương ứng.
Việc lập hóa đơn thay thế sẽ làm thay đổi nghĩa vụ thuế GTGT đã được khai báo trước đó, yêu cầu doanh nghiệp, cá nhân hoặc tổ chức phải thực hiện khai bổ sung hồ sơ khai thuế theo quy định cụ thể. Nếu chỉ làm tăng hoặc giảm số thuế còn được khấu trừ trong kỳ sau, người nộp thuế chỉ cần nộp Bản giải trình khai bổ sung và các tài liệu liên quan, không cần phải nộp Tờ khai bổ sung. Tuy nhiên, nếu việc bổ sung dẫn đến thay đổi số thuế phải nộp hoặc số thuế đã được hoàn trả, người nộp thuế phải thực hiện các thủ tục nộp thuế tương ứng.
Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và tuân thủ đúng quy trình trong quản lý thuế của các tổ chức và cá nhân liên quan.
3. Hướng dẫn kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ
Hóa đơn thay thế cho kỳ kế toán nào phải được kê khai vào kỳ hiện tại khi hóa đơn thay thế được phát hành. Tuy nhiên, nếu hóa đơn thay thế liên quan đến một kỳ kế toán đã qua, bạn cần điều chỉnh vào kỳ hiện tại và ghi nhận trong báo cáo tài chính của kỳ đã phát hành hóa đơn thay thế.
| Sai sót | Chỉ tiêu tờ khai | Thủ tục |
| Sai sót này không ảnh hưởng đến số tiền thuế phải nộp hay số tiền thuế được khấu trừ. | Sai chỉ tiêu [23]: Giá trị hàng hóa mua vào [29], [30], [32], [32a]: Doanh thu từ hàng hóa và dịch vụ bán ra chịu thuế GTGT với các mức suất như sau: 0%, 5%, 10%, và không chịu thuế GTGT | Chỉ cần nộp Bản giải trình và các tài liệu liên quan, không cần phải nộp Tờ khai bổ sung. |
| Nếu việc khai bổ sung dẫn đến tăng số tiền thuế phải nộp hoặc giảm số tiền thuế đã được hoàn của kỳ gốc… | Sai sót này dẫn đến sự thay đổi trong chỉ tiêu [40] ‘KHBS’, tăng/giảm lên. | Nộp Tờ khai bổ sung và Bản giải trình trên tờ khai của kỳ nếu có sai sót như sau:
Đảm bảo nộp đủ số tiền thuế thiếu và các khoản chậm nộp. (Nếu chỉ tiêu [40] “KHBS” < 0: Theo dõi và bù trừ với số thuế phải nộp của các kỳ sau). |
| Nếu việc khai bổ sung chỉ dẫn đến thay đổi số tiền thuế giá trị gia tăng mà vẫn được khấu trừ trong các kỳ sau của kỳ gốc… | Sai sót chỉ làm tăng hoặc giảm chỉ tiêu [43] | Lập Tờ khai bổ sung và Bản giải trình trên tờ khai của kỳ nếu phát hiện sai sót như sau:
Ngoài ra trên tờ khai của kỳ, nếu phát hiện:
|
Lưu ý: Đảm bảo chỉ tiêu [22] của kỳ hiện tại phải khớp với chỉ tiêu [43] của tờ khai chính thức kỳ trước mà không cần điều chỉnh lũy kế từ các tờ khai khác.
4. Hạch toán hóa đơn thay thế khác kỳ khác tháng
Trường hợp 1: Hóa đơn nhận khi hàng còn tồn kho
- Bước 1: Hạch toán tăng giá trị tồn kho bằng cách kiểm kê kho.
- Bước 2: Hạch toán tăng tiền thuế GTGT đầu vào:
- Lập Chứng từ Nghiệp vụ khác
- Tab Hạch toán: Nợ TK 1331 / Có TK 111, 112, 331
- Tab Thuế: Nhập thông tin hóa đơn điều chỉnh (tỷ lệ thuế, ngày hóa đơn, số hóa đơn, v.v.)
Trường hợp 2: Hóa đơn nhận khi hàng đã bán hết
- Hạch toán tăng giá vốn hàng bán và tiền thuế GTGT đầu vào:
- Lập Chứng từ Nghiệp vụ khác
- Tab Hạch toán: Nợ TK 632 / Có TK 11x, 331
- Nợ TK 1331 / Có TK 11x, 331
- Tab Thuế: Nhập thông tin hóa đơn điều chỉnh (giá trị, tỷ lệ thuế, tiền thuế, TK thuế, ngày hóa đơn, số hóa đơn, v.v.)
Trên đây là bài viết hướng dẫn hạch toán hóa đơn thay thế theo thông tư 78 và cách kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ một cách chi tiết nhất. Mong rằng thông qua những hướng dẫn của AZTAX các bạn sẽ hiểu hơn về cách hạch toán kế toán này. Nếu cần tư vấn về dịch vụ kế toán thuế hãy gọi ngay cho AZTAX qua số HOTLINE: 0932.383.089.
