Hạch toán cho thuê tài sản cố định là một hoạt động phức tạp đòi hỏi sự chính xác cao. Bài viết này của AZTAX sẽ giúp bạn hiểu rõ các nguyên tắc cơ bản, quy trình hạch toán cũng như những vấn đề thường gặp liên quan đến loại hình giao dịch này. Từ đó, bạn có thể tự tin áp dụng kiến thức vào thực tế công việc của mình.
1. Cho thuê tài sản cố định là gì?
Cho thuê tài sản cố định là hình thức mà một bên, gọi là bên cho thuê, cung cấp quyền sử dụng tài sản của mình cho bên khác, gọi là bên thuê, trong một khoảng thời gian nhất định. Tài sản cố định ở đây có thể bao gồm máy móc, thiết bị, nhà xưởng, phương tiện vận tải và nhiều loại tài sản khác. Bên thuê sẽ phải trả một khoản phí hoặc tiền thuê theo thỏa thuận giữa hai bên. Việc cho thuê này không chuyển quyền sở hữu tài sản mà chỉ chuyển quyền sử dụng, giúp bên thuê có thể tận dụng tài sản mà không cần đầu tư lớn vào việc mua sắm ban đầu.
Có 2 loại hình cho thuê tài sản cố định
Thuê tài chính
Đây là hình thức thuê mà bên cho thuê chuyển giao phần lớn rủi ro, lợi ích, và quyền sở hữu tài sản cho bên thuê.
Dấu hiệu nhận biết hoạt động thuê tài chính:
- Quyền sở hữu tài sản được chuyển cho bên thuê khi hết thời hạn thuê.
- Hợp đồng có điều khoản cho phép bên thuê mua lại tài sản với giá thấp hơn giá trị hợp lý.
- Thời gian thuê dài, chiếm phần lớn thời gian sử dụng của tài sản.
- Khoản thanh toán tiền thuê tối thiểu ban đầu chiếm phần lớn giá trị tài sản.
Thuê hoạt động
Đây là hình thức thuê ngắn hạn, chỉ cung cấp quyền sử dụng tài sản mà không chuyển giao quyền sở hữu.
2. Cách hạch toán cho thuê tài sản cố định
2.1 Hạch toán kế toán tài sản cố định thuê hoạt động
2.1.1 Đối với bên đi thuê tài sản cố định
Trường hợp 1: Trả trước tiền thuê cho nhiều kỳ
- Xác định khoản tiền thuê trả trước:
- Nợ TK 242: Chi phí thuê TSCĐ trả trước cho nhiều kỳ.
- Nợ TK 133: Tiền thuế GTGT khấu trừ (nếu có).
- Có các TK 111, 112, 331…: Tổng số tiền thanh toán.
- Phân bổ chi phí thuê TSCĐ hàng kỳ:
- Nợ các TK 627, 641, 642: Chi phí thuê TSCĐ trong kỳ (theo Thông tư 200).
- Nợ các TK 154, 642: Chi phí thuê TSCĐ trong kỳ (theo Thông tư 133).
- Có TK 242: Trị giá chi phí thuê TSCĐ trong kỳ.
Trường hợp 2: Trả tiền thuê theo từng kỳ
Khi thanh toán tiền thuê theo từng kỳ, kế toán ghi nhận chi phí thuê vào các khoản mục chi phí tương ứng như sau:
- Nợ các TK 627, 641, 642: Chi phí thuê TSCĐ một kỳ (theo Thông tư 200).
- Nợ các TK 154, 642: Chi phí thuê TSCĐ một kỳ (theo Thông tư 133).
- Nợ TK 133: Tiền thuế VAT khấu trừ (nếu có).
- Có các TK 111, 112, 331…: Tổng giá trị thanh toán.
2.1.2 Đối với bên cho thuê TSCĐ
Hạch toán chi phí trực tiếp liên quan đến hoạt động cho thuê tài sản
Trường hợp 1: Chi phí trực tiếp phát sinh trong một kỳ
- Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung chưa bao gồm thuế GTGT (theo Thông tư 200).
- Nợ TK 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang chưa bao gồm thuế GTGT (theo Thông tư 133).
- Nợ TK 133: Tiền thuế GTGT khấu trừ (nếu có).
- Có các TK 111, 112, 331…: Tổng số tiền thanh toán.
Trường hợp 2: Chi phí trực tiếp liên quan đến nhiều kỳ
- Hạch toán chi phí trả trước:
- Nợ TK 242: Chi phí trả trước cho nhiều kỳ chưa bao gồm thuế GTGT.
- Nợ TK 133: Tiền thuế GTGT khấu trừ (nếu có).
- Có các TK 111, 112, 331…: Tổng số tiền thanh toán.
- Phân bổ chi phí hàng kỳ:
- Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung (theo Thông tư 200).
- Nợ TK 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (theo Thông tư 133).
- Có TK 242: Chi phí trả trước.
Hạch toán khi đơn vị thu tiền cho thuê tài sản
Trường hợp 1: Đơn vị thu tiền cho thuê theo kỳ định kỳ
- Khi phát hành hóa đơn (theo phương pháp khấu trừ):
- Nợ TK 131: Tổng số tiền phải thu của khách hàng.
- Có TK 511: Trị giá tiền thuê chưa bao gồm thuế GTGT.
- Có TK 33311: Tiền thuế GTGT đầu ra.
- Khi nhận tiền từ khách hàng:
- Nợ các TK 111, 112…: Tổng trị giá tiền nhận được.
- Có TK 131: Tổng số tiền phải thu của khách hàng.
- Khi tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp:
- Nợ TK 131: Tổng trị giá phải thu đã bao gồm thuế GTGT.
- Có TK 511: Tổng trị giá phải thu đã bao gồm thuế GTGT.
- Khi nhận tiền từ khách hàng:
- Nợ các TK 111, 112…: Tổng trị giá tiền nhận được.
- Có TK 131: Tổng số tiền phải thu của khách hàng.
- Kết chuyển thuế GTGT phải nộp:
- Nợ TK 511: Tiền thuế GTGT phải nộp.
- Có TK 33311: Tiền thuế GTGT phải nộp.
Trường hợp 2: Đơn vị thu tiền cho thuê nhiều kỳ
Khi tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
- Khi nhận tiền trước:
- Nợ TK 111, 112, 131…: Tổng trị giá tiền nhận trước.
- Có TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện chưa bao gồm thuế GTGT.
- Có TK 33311: Tiền thuế GTGT đầu ra.
- Kết chuyển doanh thu chưa thực hiện hàng kỳ:
- Nợ TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện trong kỳ.
- Có TK 511: Doanh thu cung cấp dịch vụ, hàng hóa.
- Khi hợp đồng không tiếp tục thực hiện hoặc thời gian thực hiện ngắn hơn thời gian đã thu tiền:
- Nợ TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện chưa bao gồm thuế GTGT.
- Nợ TK 33311: Tiền thuế GTGT đầu ra.
- Có các TK 111, 112, 3388: Trị giá tiền phải trả lại hoặc còn phải trả cho khách hàng.
Khi tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp:
- Khi nhận được tiền:
- Nợ TK 111, 112, 131…: Tổng trị giá tiền nhận trước.
- Có TK 3387: Tổng số tiền nhận trước.
- Kết chuyển doanh thu hàng kỳ:
- Nợ TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện.
- Có TK 511: Doanh thu cung cấp dịch vụ, hàng hóa.
- Khi hợp đồng không tiếp tục thực hiện hoặc thời gian thực hiện ngắn hơn thời gian đã thu tiền:
- Nợ TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện đã bao gồm thuế GTGT.
- Có các TK 111, 112, 3388: Trị giá tiền đã trả hoặc còn phải trả cho khách hàng.
- Kết chuyển thuế GTGT phải nộp:
- Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
- Có TK 33311: Tiền thuế GTGT đầu ra.
Hạch toán trích khấu hao tài sản cố định cho thuê
Tính và trích khấu hao tài sản cố định cho thuê vào chi phí sản xuất kinh doanh:
- Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung (theo Thông tư 200).
- Nợ TK 154: Chi phí sản xuất và kinh doanh dở dang – khấu hao tài sản cố định (theo Thông tư 133).
- Có TK 214: Trị giá hao mòn tài sản cố định cho thuê.
2.2 Hạch toán kế toán tài sản cố định thuê tài chính
2.2.1 Hạch toán tài sản cố định thuê tài chính đối với bên đi thuê
Hạch toán các chi phí trực tiếp phát sinh lúc ban đầu
Khi phát sinh chi phí trực tiếp liên quan đến tài sản cố định thuê tài chính, như chi phí đàm phán hoặc ký kết hợp đồng:
- Nợ TK 242: Trị giá các chi phí phải trả.
- Có các TK 111, 112…: Trị giá các loại chi phí đã thanh toán.
Hạch toán tiền thuê tài chính ứng trước hoặc ký quỹ
Khi doanh nghiệp trả tiền thuê tài chính ứng trước hoặc ký quỹ:
- Nợ TK 3412: Số tiền thuê trả trước.
- Nợ TK 244: Số tiền ký quỹ, ký cược.
- Có các TK 111, 112…: Tổng trị giá tiền phải trả.
Khi doanh nghiệp nhận tài sản cố định cho thuê tài chính, căn cứ vào hợp đồng và các chứng từ liên quan, kế toán hạch toán như sau:
- Nợ TK 212: Giá trị tài sản cố định thuê tài chính theo giá chưa có thuế VAT.
- Có TK 3412: Giá trị tài sản cố định thuê tài chính theo giá chưa có thuế VAT.
Khi ghi nhận trị giá chi phí trực tiếp vào nguyên giá
Khi ghi nhận trị giá chi phí trực tiếp ban đầu liên quan đến hoạt động cho thuê tài chính vào nguyên giá của tài sản cố định thuê tài chính, kế toán thực hiện như sau:
- Nợ TK 212: Trị giá chi phí trực tiếp ban đầu liên quan.
- Có TK 242: Chi phí trực tiếp đã trả trước khi nhận bàn giao tài sản.
- Có các TK 111, 112…: Chi phí trực tiếp ban đầu liên quan.
Hạch toán thanh toán tiền lãi và nợ gốc
Khi doanh nghiệp trả nợ gốc và tiền lãi thuê cho bên cho thuê, ghi nhận thanh toán như sau:
- Nợ TK 635: Trị giá tiền lãi thuê trả kỳ này.
- Nợ TK 3412: Trị giá nợ gốc trả kỳ này.
- Có các TK 111, 112…: Trị giá tiền phải trả.
Hạch toán Thuế VAT đầu vào
Khi nhận hóa đơn yêu cầu thanh toán thuế VAT đầu vào:
- Trường hợp 1: VAT được khấu trừ:
- Nợ TK 1332: Trị giá thuế VAT khấu trừ.
- Có TK 112: Trị giá tiền phải trả ngay.
- Có TK 338: Trị giá thuế VAT đầu vào phải trả.
- Trường hợp 2: VAT không được khấu trừ:
- Nợ TK 212: Trị giá TSCĐ thuê tài chính (bao gồm VAT).
- Nợ các TK 627, 641, 642: Số tiền phải trả theo định kỳ nhận hóa đơn.
- Có TK 112: Số tiền phải trả.
- Có TK 338: Trị giá thuế VAT đầu vào phải trả.
Hạch toán phí cam kết sử dụng vốn:
Khi doanh nghiệp phải trả phí cam kết sử dụng vốn cho bên cho thuê tài sản cố định (TSCĐ), kế toán thực hiện như sau:
- Nợ TK 635: Phí cam kết sử dụng vốn phải trả.
- Có các TK 111, 112…: Phí cam kết sử dụng vốn đã thanh toán.
Ghi giảm giá trị TSCĐ thuê tài chính
Khi bên thuê trả lại TSCĐ thuê tài chính theo quy định của hợp đồng, kế toán ghi giảm giá trị TSCĐ thuê tài chính như sau:
- Nợ TK 2142: Trị giá hao mòn của TSCĐ.
- Có TK 212: Trị giá tài sản cố định thuê tài chính đã giảm.
Khi doanh nghiệp chỉ thuê một phần của giá trị tài sản cố định (TSCĐ) và sau đó mua lại
- Ghi nhận TSCĐ hữu hình và giảm giá trị TSCĐ thuê tài chính:
- Nợ TK 211: Trị giá của TSCĐ hữu hình.
- Có TK 212: Trị giá còn lại của TSCĐ thuê tài chính.
- Có các TK 111, 112…: Trị giá số tiền phải trả thêm.
- Chuyển trị giá hao mòn:
- Nợ TK 2142: Giá trị hao mòn của TSCĐ thuê tài chính.
- Có TK 2141: Giá trị hao mòn của TSCĐ thuê tài chính.
2.2.2 Hạch toán TSCĐ thuê tài chính đối với bên cho thuê
Khi bàn giao tài sản cố định (TSCĐ) cho bên đi thuê, kế toán thực hiện các bước hạch toán như sau:
- Nợ TK 228: Trị giá TSCĐ cho thuê.
- Nợ TK 214 (2141, 2143): Giá trị hao mòn của TSCĐ (nếu có).
- Có TK 211, 213: Giá trị nguyên giá của TSCĐ cho thuê.
- Có TK 241: Giá trị xây dựng cơ bản hoàn thành sang cho thuê (đối với TSCĐ đang trong giai đoạn xây dựng cơ bản).
Khi định kỳ phản ánh số tiền thu về từ cho thuê tài sản cố định (TSCĐ) theo hợp đồng thuê, bao gồm cả vốn và lãi
- Phản ánh số tiền thu về cho thuê trong kỳ (bao gồm cả vốn và lãi):
- Nợ TK 111, 112, 1388…: Tổng số tiền thu được từ bên đi thuê.
- Có TK 711, 511, 515: Số tiền thu về từ cho thuê TSCĐ.
- Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT phải nộp.
- Xác định giá trị tài sản cho thuê phải thu hồi trong quá trình đầu tư của từng kỳ:
- Nợ TK 811: Giá trị TSCĐ thu hồi.
- Có TK 228: Giá trị TSCĐ thu hồi.
Khi bên cho thuê bán tài sản cho bên đi thuê trước khi hết hạn hoặc khi hết hạn cho thuê, kế toán thực hiện các bước hạch toán sau:
- Phản ánh số thu về từ chuyển nhượng tài sản:
- Nợ TK 111, 112, 131…: Trị giá số tiền thu được từ bên đi thuê.
- Có TK 711: Trị giá số tiền thu được từ chuyển nhượng tài sản.
- Phản ánh số vốn đầu tư còn lại chưa thu hồi:
- Nợ TK 811: Trị giá vốn đầu tư chưa thu hồi.
- Có TK 228: Trị giá vốn đầu tư chưa thu hồi.
Khi bên cho thuê nhận lại tài sản (TS) sau khi hết thời hạn cho thuê, và nếu có giá trị đánh giá lại, kế toán thực hiện các bước hạch toán như sau:
- Nợ TK 211, 213: Giá trị đánh giá lại hoặc giá trị còn lại của tài sản.
- Nợ TK 811 (hoặc có TK 711): Phần chênh lệch giữa giá trị còn lại chưa thu hồi và giá trị được đánh giá lại.
- Có TK 228: Giá trị tài sản cố định chưa thu hồi.
3. Điều kiện về giao dịch thuê và cho thuê tài chính
Điều kiện về giao dịch thuê tài chính bao gồm những yêu cầu và quy định chặt chẽ nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên tham gia. Trước tiên, các bên cần xác định rõ mục đích của giao dịch thuê tài chính, đảm bảo rằng việc sử dụng tài sản thuê sẽ mang lại lợi ích kinh tế lâu dài. Hợp đồng thuê tài chính thường có thời hạn tối thiểu bằng 75% tuổi thọ kinh tế của tài sản, đảm bảo bên thuê có quyền kiểm soát và sử dụng tài sản trong thời gian dài.
Ngoài ra, tổng số tiền thuê trả trước hoặc trong suốt thời gian thuê phải ít nhất bằng giá trị thực của tài sản tại thời điểm ký kết hợp đồng. Điều này đảm bảo rằng bên cho thuê có thể thu hồi vốn đầu tư ban đầu và thu lợi nhuận từ giao dịch. Đồng thời, các điều khoản về bảo dưỡng, sửa chữa và bảo hiểm tài sản cũng cần được thỏa thuận rõ ràng, tránh phát sinh tranh chấp sau này.
Cuối cùng, bên thuê có quyền chọn mua lại tài sản với giá ưu đãi sau khi hết hạn hợp đồng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyển quyền sở hữu tài sản một cách hợp pháp và hiệu quả. Những điều kiện này không chỉ đảm bảo sự minh bạch trong quá trình giao dịch mà còn tạo niềm tin và sự an tâm cho cả hai bên.
4. Câu hỏi về cách hạch toán cho thuê tài sản cố định
4.1 Doanh nghiệp có thể bán tài sản cố định và thuê tài chính lại tài sản cố định đó hay không?
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể bán tài sản cố định và sau đó thuê tài chính lại tài sản đó, đây là một giao dịch được gọi là bán và thuê lại.
4.2 Tài sản cố định đã được cho thuê tài chính thì doanh nghiệp cho thuê có được trích khấu hao tài sản cố định này nữa hay không?
Tài sản cố định đã được cho thuê tài chính đồng nghĩa với việc quyền sở hữu đã được chuyển giao cho bên thuê. Vì vậy, doanh nghiệp cho thuê không còn được phép trích khấu hao tài sản cố định này.
Như vậy AZTAX đã điểm qua một số nội dung quan trọng về hạch toán cho thuê tài sản cố định. Hy vọng những nội dung trên có thể giúp bạn hiểu rõ được vấn đề này. Nếu có điều gì cần hỗ trợ hoặc giải đáp thắc mắc hãy liên hệ đến HOTLINE:0932.383.089 để được tư vấn miễn phí nhé.
