Cách phân bổ và hạch toán chi phí vận chuyển theo Thông tư 133

Hạch toán chi phí vận chuyển là một yếu tố thiết yếu trong quản lý tài chính của các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, bao gồm thương mại, sản xuất và dịch vụ. Việc phân bổ và quản lý chi phí vận chuyển một cách chính xác và hợp lý đóng vai trò quan trọng trong kế toán doanh nghiệp. Bài viết này từ AZTAX sẽ cung cấp kiến thức chuyên sâu về cách hạch toán chi phí vận chuyển theo thông tư 133, giúp các doanh nghiệp thực hiện việc phân bổ và quản lý chi phí hiệu quả nhất.

1. Chi phí vận chuyển là gì?

Phí vận chuyển là khoản phí mà bạn tính thêm vào đơn hàng của khách hàng, bên cạnh giá sản phẩm mà họ đặt. Phí này được khách hàng thanh toán khi đặt hàng. Bạn có thể cung cấp nhiều lựa chọn về mức phí vận chuyển và phương thức giao hàng để khách hàng có thể lựa chọn, hoặc đơn giản chỉ cung cấp một lựa chọn duy nhất.

Theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02 – Hàng tồn kho (VAS 02), giá gốc của hàng tồn kho bao gồm tổng chi phí hợp lý để đưa hàng đến địa điểm và trạng thái hiện tại. Các thành phần của giá gốc gồm:

• Chi phí mua: Gồm giá mua thực tế, thuế nhập khẩu (nếu có), chi phí vận chuyển, dỡ hàng, bảo hiểm vận chuyển, và các chi phí liên quan khác.
• Chi phí chế biến: Bao gồm chi phí lao động trực tiếp, nguyên vật liệu trực tiếp, và chi phí sản xuất chung trực tiếp phân bổ cho sản phẩm.
• Chi phí liên quan khác: Các chi phí phát sinh trực tiếp để đưa hàng tồn kho đến trạng thái sẵn sàng sử dụng, như chi phí thiết kế hoặc thử nghiệm sản phẩm.

Chi phí vận chuyển là một phần của chi phí mua và được tính vào nguyên giá hàng tồn kho hoặc tài sản cố định tương ứng.

2. Phí vận chuyển hạch toán vào tài khoản nào?

Chi phí vận chuyển hàng hóa đến nơi tiêu thụ là chi phí bán hàng và được hạch toán vào tài khoản 641 (theo Thông tư 200) hoặc tài khoản 642 (theo Thông tư 133).

Khi doanh nghiệp tổ chức vận chuyển hàng hóa, chi phí này không chỉ bao gồm tiền cước vận chuyển mà còn có thể bao gồm các khoản chi phí phụ trợ như phí bảo hiểm hàng hóa, phí lưu kho tạm thời nếu có. Việc ghi nhận chính xác chi phí vận chuyển vào tài khoản phù hợp là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác trong việc tính toán giá thành và báo cáo tài chính.

• Theo Thông tư 200: Chi phí vận chuyển hàng hóa được hạch toán vào Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng. Điều này giúp phân loại chi phí vận chuyển như một phần của chi phí bán hàng, từ đó xác định chính xác chi phí tổng cộng cho việc tiêu thụ hàng hóa và phân tích hiệu quả hoạt động bán hàng của doanh nghiệp.
• Theo Thông tư 133: Chi phí này sẽ được hạch toán vào Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. Điều này có thể áp dụng trong trường hợp chi phí vận chuyển liên quan đến các hoạt động hỗ trợ quản lý doanh nghiệp như quản lý hàng tồn kho hoặc hỗ trợ phân phối hàng hóa.

Việc hạch toán chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả mà còn đáp ứng yêu cầu của các cơ quan thuế, giúp doanh nghiệp tính toán đúng mức thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và báo cáo tài chính chính xác hơn. Do đó, doanh nghiệp nên lưu ý các quy định cụ thể trong từng thông tư để đảm bảo tuân thủ pháp luật và quản lý chi phí hiệu quả.

Xem thêm: Cách hạch toán thuế tndn – Tài khoản 821

3. Nguyên tắc định khoản chi phí vận chuyển, bốc dỡ Thông tư 133

Theo Thông tư 133, việc hạch toán chi phí vận chuyển tùy thuộc vào mục đích sử dụng của hàng hóa. Đối với hàng hóa nhập kho, chi phí vận chuyển được cộng vào giá vốn hàng hóa nhập kho. Đối với tài sản cố định, chi phí vận chuyển được cộng vào nguyên giá tài sản, chi phí vận chuyển không được ghi nhận là chi phí hoạt động hoặc chi phí khác.

Theo Chuẩn mực của kế toán 03 về Hàng tồn kho, chi phí vận chuyển được phân thành hai nhóm chính như sau:

• Chi phí vận chuyển thuộc nhóm chi phí mua: Nhóm này liên quan trực tiếp đến việc mua hàng hóa và được tính vào giá trị nhập kho của hàng hóa.
• Chi phí vận chuyển và bốc xếp lúc ban đầu: Đây chính là nhóm chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản cố định vào trạng thái sẵn sàng sử dụng, và được tính vào nguyên giá của tài sản cố định.

Tài khoản này được sử dụng để phản ánh các chi phí quản lý kinh doanh, bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

• Chi phí bán hàng bao gồm các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Đây bao gồm chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa (trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển, lương nhân viên bộ phận bán hàng (bao gồm tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,…), bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động của nhân viên bán hàng; chi phí vật liệu, công cụ lao động, khấu hao tài sản cố định dùng cho bộ phận bán hàng; các dịch vụ mua ngoài (như điện, nước, điện thoại, fax,…); và các chi phí bằng tiền khác.
• Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp, bao gồm chi phí lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (bao gồm tiền lương, các khoản phụ cấp,…), bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn hay bảo hiểm thất nghiệp của nhân viên quản lý doanh nghiệp; chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý doanh nghiệp; tiền thuê đất, thuế môn bài; dự phòng phải thu khó đòi; các dịch vụ mua ngoài (như điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ…); và các chi phí bằng tiền khác (như tiếp khách, tổ chức hội nghị khách hàng…).
• Các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp không được coi là chi phí được khấu trừ theo quy định của Luật thuế Thu nhập doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo chế độ kế toán, chúng sẽ không được giảm trừ trong chi phí kế toán mà chỉ được điều chỉnh trong quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp để tăng số thuế phải nộp.

Tài khoản 642 được mở chi tiết theo từng loại chi phí theo quy định. Tùy theo yêu cầu quản lý từng ngành, từng doanh nghiệp, tài khoản 642 có thể được mở chi tiết theo từng loại chi phí như chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Trong từng loại chi phí này, các khoản chi phí được theo dõi chi tiết theo từng nội dung như sau:

• Đối với chi phí bán hàng
  • Chi phí nhân viên: Phản ánh những khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hóa, bao gồm tiền lương hay tiền ăn giữa ca, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp,…
  • Chi phí vật liệu, bao bì: Phản ánh những chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc bảo quản, tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, như chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hóa, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản tài sản cố định,… dùng cho bộ phận bán hàng.
  • Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Phản ánh chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc,…
  • Chi phí khấu hao tài sản cố định: Phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bảo quản, bán hàng, như nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất lượng,…
  • Chi phí bảo hành: Dùng để phản ánh khoản chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa. Riêng chi phí sửa chữa và bảo hành công trình xây dựng phản ánh ở tài khoản 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” mà không cần phản ánh ở tài khoản này.
  • Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh những chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định phục vụ trực tiếp cho giai đoạn bán hàng, tiền thuê kho, thuê bãi hay tiền thuê bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa đi bán, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu,…
  • Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh những chi phí bằng tiền khác phát sinh trong giai đoạn bán hàng ngoài các chi phí đã được nêu, như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, khuyến mại, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng,…
• Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp
  • Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp, như tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của Ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp.
  • Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm,… vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa tài sản cố định, công cụ, dụng cụ,… (giá có thuế hoặc chưa có thuế GTGT).
  • Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý (giá có thuế hoặc chưa có thuế GTGT).
  • Chi phí khấu hao tài sản cố định: Phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng,…
  • Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí như: thuế môn bài, tiền thuê đất,… và các khoản phí, lệ phí khác.
  • Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp; các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế,… (không đủ tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định) được tính theo phương pháp phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp; tiền thuê tài sản cố định, chi phí trả cho nhà thầu phụ.
  • Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí đã nêu, như: Chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, phương tiện vận tải, khoản chi cho lao động nữ,…
• Đối với sản phẩm, hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo
  • Trường hợp xuất sản phẩm, hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo mà không thu tiền và không kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa, giá trị của hàng khuyến mại, quảng cáo sẽ được ghi nhận vào chi phí bán hàng.
  • Trường hợp xuất sản phẩm, hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo mà khách hàng chỉ nhận hàng khuyến mại, quảng cáo khi có các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa (ví dụ như mua 2 sản phẩm được tặng 1 sản phẩm), thì kế toán sẽ phản ánh giá trị của hàng khuyến mại, quảng cáo vào giá vốn hàng bán (trong trường hợp này, giao dịch bản chất là giảm giá hàng bán).
  • Trường hợp doanh nghiệp có hoạt động thương mại nhận sản phẩm, hàng hóa (không trả tiền) từ nhà sản xuất, nhà phân phối để quảng cáo, khuyến mại cho khách hàng mua hàng của nhà sản xuất, nhà phân phối:
  • Khi nhận hàng từ nhà sản xuất (không trả tiền) để sử dụng cho mục đích quảng cáo, khuyến mại cho khách hàng, nhà phân phối phải theo dõi chi tiết về số lượng hàng trong hệ thống quản trị nội bộ và thuyết minh trên Báo cáo tài chính về hàng hóa nhận được và số hàng đã sử dụng cho mục đích khuyến mại cho người mua (như hàng hóa nhận giữ hộ).
  • Khi chương trình khuyến mãi kết thúc, nếu không phải trả lại nhà sản xuất số hàng khuyến mại chưa sử dụng hết, kế toán ghi nhận thu nhập khác là giá trị của hàng khuyến mại, quảng cáo không trả lại.

Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán chi phí tiếp khách theo TT 200 và TT 133

4. Hạch toán chi phí vận chuyển theo thông tư 133

Theo chuẩn mực kế toán 02 về hàng tồn kho, giá gốc của hàng tồn kho bao gồm chi phí mua hàng, chi phí chế biến và các chi phí khác trực tiếp liên quan đến việc có được hàng tồn kho ở vị trí và trạng thái hiện tại.

Trong đó, chi phí vận chuyển, bốc xếp và bảo quản trong quá trình mua hàng được xem như chi phí mua và sẽ được tính vào giá gốc hàng tồn kho.

Theo chuẩn mực kế toán 03, chi phí vận chuyển và bốc xếp ban đầu là các chi phí trực tiếp liên quan đến việc đưa tài sản vào trạng thái sử dụng và sẽ được tính vào nguyên giá tài sản cố định. Khi doanh nghiệp mua hàng, chi phí vận chuyển sẽ được ghi nhận vào giá trị hàng nhập kho như sau:

• Nợ các tài khoản: 156, 152, 155, 211 để ghi nhận số tiền vận chuyển vào giá gốc hàng tồn kho hoặc nguyên giá tài sản cố định.
• Nợ tài khoản 133 để khấu trừ số thuế GTGT.
• Có các tài khoản 111, 112, 131.

4.1 Hạch toán chi phí vận chuyển mua hàng

Trong trường hợp chi phí vận chuyển thuộc nhóm chi phí mua, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong ba phương án hạch toán chi phí vận chuyển sau:

Nếu có thuế GTGT:

• Nợ TK 1562 – Chi phí mua hàng hóa chưa bao gồm GTGT
• Nợ TK 1331 – Thuế GTGT đầu vào
• Có TK 111 – Tiền mặt
• Có TK 112 – Chuyển khoản qua ngân hàng
• Có TK 131 – Phải trả bằng tiền khác

Nếu không có thuế GTGT:

• Nợ TK 1562 – Chi phí mua hàng hóa

Nếu chi phí vận chuyển được tính sau khi nhập kho:

• Nợ TK 156 – Chi phí vận chuyển chưa phân bổ
• Có TK 1562 – Chi phí mua hàng hóa

Ví dụ: Ngày 15/06/2024, Công ty Beta mua 15 máy in văn phòng với giá 8.000.000 đồng mỗi máy, thuế suất thuế GTGT 10%, chưa thanh toán cho người bán. Chi phí vận chuyển từ nhà cung cấp đến công ty chưa bao gồm thuế là 750.000 đồng, thuế GTGT là 10%, thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng. Hạch toán chi phí vận chuyển?

Hạch toán chi phí vận chuyển vào nhập kho tài sản cố định:

• Nợ TK 211: 15 x 8.000.000 + 750.000 = 120.750.000 đồng;
• Nợ TK 1331: (120.750.000 x 10%) = 12.075.000 đồng;
• Có TK 331: 132.825.000 đồng.

4.2 Hạch toán chi phí vận chuyển khi bán hàng

Chi phí vận chuyển hàng hóa đến nơi tiêu thụ được xem là chi phí bán hàng, nên sẽ được hạch toán vào tài khoản 641 (theo Thông tư 200) hoặc tài khoản 642 (theo Thông tư 133).

Hạch toán chi phí vận chuyển khi bán hàng được thực hiện như sau:

• Nếu doanh nghiệp áp dụng Thông tư 200:
  • Chi phí vận chuyển hàng hóa đến nơi bán được hạch toán vào Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng.
• Nếu doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133:
  • Chi phí này sẽ được hạch toán vào Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Cách hạch toán cụ thể:

• Khi phát sinh chi phí vận chuyển:
  • Nợ TK 641 (hoặc 642): Chi phí vận chuyển.
  • Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
  • Có TK 111, 112, 331: Số tiền đã chi trả.

Ví dụ:

Doanh nghiệp A bán hàng cho khách hàng B và chịu chi phí vận chuyển là 5.000.000 VND. Thuế GTGT trên chi phí vận chuyển là 10% (tương đương 500.000 VND). Tổng chi phí vận chuyển là 5.500.000 VND, và doanh nghiệp áp dụng Thông tư 200.

Cách hạch toán:

• Ghi nhận chi phí vận chuyển:
  • Nợ TK 641: 5.000.000 VND (Chi phí bán hàng – chi phí vận chuyển)
  • Nợ TK 133: 500.000 VND (Thuế GTGT được khấu trừ)
  • Có TK 111, 112, 331: 5.500.000 VND (Thanh toán chi phí vận chuyển)

Nếu doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133, bạn sẽ thay TK 641 bằng TK 642:

2. Ghi nhận chi phí vận chuyển (theo Thông tư 133):
   • Nợ TK 642: 5.000.000 VND (Chi phí quản lý doanh nghiệp – chi phí vận chuyển)
   • Nợ TK 133: 500.000 VND (Thuế GTGT được khấu trừ)
   • Có TK 111, 112, 331: 5.500.000 VND (Thanh toán chi phí vận chuyển)

Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán chi phí bán hàng – Tài khoản 641 theo Thông tư 200

4.3 Hạch toán chi phí thuê nhân công bốc vác xếp lúc ban đầu

Định khoản chi phí vận chuyển, bốc dỡ được thực hiện như sau:

• Nợ tài khoản 211: Chi phí mua sắm TSCĐ
• Nợ tài khoản 1331: Thuế GTGT đầu vào (nếu có)
• Có tài khoản 111: Tiền mặt
• Có tài khoản 112: Chuyển khoản ngân hàng
• Có tài khoản 131: Phải trả bằng tiền khác

Để hạch toán chi phí vận chuyển cho từng mặt hàng hoặc tài sản, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba phương pháp sau:

Phân bổ theo tỷ lệ giá trị hàng hóa:

• Đầu tiên, xác định giá trị gốc của từng mặt hàng hoặc tài sản (bao gồm giá mua và chi phí vận chuyển).
• Sau đó, phân bổ chi phí vận chuyển cho mỗi mặt hàng/tài sản bằng cách nhân tỷ lệ giá trị gốc của mặt hàng/tài sản đó cho tổng giá trị gốc của tất cả các mặt hàng/tài sản đã mua.

Công thức tính:

Chi phí vận chuyển phân bổ cho mỗi mặt hàng/tài sản = Chi phí vận chuyển tổng * (Giá trị gốc của mặt hàng/tài sản / Tổng giá trị gốc của tất cả các mặt hàng/tài sản)

Phân bổ theo tỷ lệ khối lượng hàng hóa:

• Xác định khối lượng của từng mặt hàng hoặc tài sản.
• Tiếp theo, phân bổ chi phí vận chuyển cho mỗi mặt hàng/tài sản dựa trên tỷ lệ khối lượng của mặt hàng/tài sản đó so với tổng khối lượng của tất cả các mặt hàng/tài sản đã mua.

Công thức tính:

Chi phí vận chuyển phân bổ cho mỗi mặt hàng/tài sản = Chi phí vận chuyển tổng * (Khối lượng của mặt hàng/tài sản / Tổng khối lượng của tất cả các mặt hàng/tài sản)

Phân bổ theo tỷ lệ số lượng hàng hóa:

• Xác định số lượng của từng mặt hàng hoặc tài sản đã mua.
• Sau đó, phân bổ chi phí vận chuyển cho mỗi mặt hàng/tài sản bằng cách sử dụng tỷ lệ số lượng của mặt hàng/tài sản đó so với tổng số lượng của tất cả các mặt hàng/tài sản đã mua.

Công thức tính:

Chi phí vận chuyển phân bổ cho mỗi mặt hàng/tài sản = Chi phí vận chuyển tổng * (Số lượng của mặt hàng/tài sản / Tổng số lượng của tất cả các mặt hàng/tài sản)

Xem thêm: Hướng dẫn hướng dẫn hạch toán chi phí thuê văn phòng 

4.4 Hạch toán chi phí vận chuyển thuê ngoài

Hạch toán chi phí vận chuyển thuê ngoài được thực hiện như sau:

• Khi phát sinh chi phí vận chuyển thuê ngoài:
• • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (hoặc TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, nếu áp dụng Thông tư 133): Ghi nhận chi phí vận chuyển thuê ngoài.
  • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: Ghi nhận thuế GTGT (nếu có).
  • Có TK 111, 112, 331: Ghi nhận số tiền thanh toán cho đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển.

Ví dụ cụ thể hạch toán chi phí vận chuyển thuê ngoài:

Doanh nghiệp X thuê dịch vụ vận chuyển để giao hàng với chi phí 3.000.000 VND và thuế GTGT là 300.000 VND. Tổng chi phí là 3.300.000 VND.

Hạch toán chi phí vận chuyển thuê ngoài:

• Nợ TK 641: 3.000.000 VND (Chi phí bán hàng – chi phí vận chuyển thuê ngoài)
• Nợ TK 133: 300.000 VND (Thuế GTGT được khấu trừ)

5. Hướng dẫn phân bổ chi phí vận chuyển

Khi doanh nghiệp mua nhiều mặt hàng, chi phí vận chuyển và chi phí mua hàng cần được phân bổ cho từng mặt hàng trước khi ghi nhận vào giá trị nhập kho hoặc nguyên giá. Hiện tại, kế toán có thể chọn một trong hai phương pháp phân bổ chi phí vận chuyển:

• Phân bổ dựa trên giá trị mua của từng mặt hàng.
• Phân bổ theo số lượng hàng hóa mua.

5.1 Phân bổ chi phí vận chuyển theo tiêu thức giá mua

Nếu doanh nghiệp muốn phân bổ chi phí vận chuyển theo tiêu thức giá mua hàng hóa, có thể áp dụng phân bổ bằng cách sau:

Chi phí phân bổ cho hàng nhập kho = (Chi phí mua từng mặt hàng×Chi phí vận chuyển chung)​/ Tổng giá trị hàng mua

Phương pháp này mang lại ưu điểm là tính toán chính xác hơn, đặc biệt đối với các lô hàng có chênh lệch giá trị lớn. Tuy nhiên, do tính phức tạp của việc tính toán phân bổ theo tiêu thức giá mua, trong trường hợp nhập hàng số lượng lớn, phương pháp này có thể gặp phải khó khăn.

5.2 Phân bổ chi phí vận chuyển theo số lượng hàng hóa mua

Nếu muốn phân bổ chi phí vận chuyển theo số lượng hàng hóa mua, kế toán thực hiện tính toán như sau:

Chi phí phân bổ cho hàng nhập kho = ( Số lượng từng mặt hàng x Chi phí vận chuyển chung)/Tổng số lượng hàng mua

Phương pháp này được nhiều kế toán viên ưa thích vì tính toán đơn giản hơn. Tuy nhiên, kết quả của phân bổ chi phí theo số lượng từng mặt hàng có tính chất tương đối, phụ thuộc vào số lượng hàng hóa đã nhập về kho.

6. Xử lý chi phí vận chuyển không có hóa đơn

Khi chi phí vận chuyển không có hóa đơn, doanh nghiệp cần xử lý theo quy định pháp luật hiện hành. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể dựa trên các chứng từ, tài liệu liên quan như hợp đồng vận chuyển, biên lai thanh toán hoặc phiếu chi để hạch toán chi phí vận chuyển. Chi phí này phải được lập thành báo cáo và giải trình rõ ràng để đảm bảo tính hợp lệ và tuân thủ quy định kế toán và thuế.

Trong thực tế, kế toán đôi khi đối mặt với vấn đề phức tạp khi chi phí vận chuyển không được có hóa đơn hợp lệ. Để giúp khoản chi này được coi là chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN, có thể áp dụng các bước sau:

• Bước 1: Lập hợp đồng lao động thời vụ dưới 3 tháng, đồng thời kèm theo bản sao căn cước công dân của người vận chuyển.
• Bước 2: Thanh toán chi phí bằng cách tính vào tiền lương của nhân viên vận chuyển (tài khoản 334). Số tiền lương này cần phải được ghi nhận trong bảng lương của doanh nghiệp.
• Bước 3: Chi trả lương và thu thập chữ ký của người vận chuyển trên bảng thanh toán lương của doanh nghiệp.

Lưu ý:

• Đối với các khoản chi phí lớn hơn 2 triệu đồng mỗi lần thanh toán hoặc mỗi tháng, người vận chuyển phải khấu trừ 10% thuế TNCN, hoặc có thể yêu cầu người vận chuyển cam kết rằng tổng thu nhập trong năm không thuộc nhóm phải nộp thuế TNCN.

Trong bài viết này, AZTAX đã chia sẻ cách định khoản và hạch toán chi phí vận chuyển chi tiết nhất. Chúng tôi hi vọng bạn có thể áp dụng những kiến thức này vào thực tế để mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn. Nếu cần hỗ trợ hãy gọi ngay cho chúng tôi qua số HOTLINE:0932.383.089

Xem thêm: Hạch toán chi phí nhượng quyền thương hiệu như thế nào?

Xem thêm: Hạch toán tiền giữ lại bảo hành công trình  như thế nào?