Hạch toán chi phí tiếp khách là một phần quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp, giúp đảm bảo rằng các khoản chi này được ghi nhận chính xác và hợp lý theo quy định của pháp luật. Để đảm bảo chi phí tiếp khách được coi là hợp lý, doanh nghiệp cần tuân thủ các bước và chứng từ cần thiết.Trong bài viết này, AZTAX sẽ hướng dẫn bạn cách hạch toán chi phí tiếp khách hiệu quả, bao gồm phân loại chi phí và lập báo cáo tài chính, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và tuân thủ các quy định kế toán.
1. Chi phí tiếp khách là gì?
Chi phí tiếp khách là khoản chi tiêu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhằm duy trì và củng cố mối quan hệ với đối tác, khách hàng, và các cơ quan chức năng. Các khoản chi này có thể bao gồm chi phí cho ăn uống, quà tặng, hoa, vé xem phim, vé tham dự các sự kiện biểu diễn…
Trong quá trình hoạt động và phát triển, doanh nghiệp thường tạo ra và duy trì nhiều mối quan hệ quan trọng, và việc tiếp khách đóng vai trò then chốt trong việc này. Tiếp khách không chỉ là một hoạt động giao tiếp nhằm trao đổi thông tin và ký kết hợp đồng, mà còn là cơ hội để củng cố và mở rộng mối quan hệ với khách hàng. Vì thế, chi phí liên quan đến hoạt động tiếp khách được coi là hợp lý và cần thiết theo quy định của pháp luật, góp phần vào việc xây dựng và phát triển bền vững các mối quan hệ kinh doanh.
2. Chi phí tiếp khách hạch toán vào tài khoản nào?
Theo quy định của cả Thông tư 200 và Thông tư 133, “chi phí tiếp khách” phải được ghi nhận và hạch toán vào tài khoản 642, là tài khoản dùng để quản lý các chi phí quản lý doanh nghiệp.
3. Hạch toán chi phí tiếp khách
3.1 Hạch toán chi phí tiếp khách theo thông tư 200 và thông tư 133
Theo quy định tại Thông tư 200 và TT 133, việc hạch toán chi phí tiếp khách được thực hiện như sau:
- Nợ TK 642/641: Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Nợ TK 1331: Thuế giá trị gia tăng (GTGT)
- Có TK 111/112/131: Số tiền thanh toán
Ví dụ: Doanh nghiệp chi 2.000.000 đồng cho chi phí tiếp khách và thuế giá trị gia tăng (VAT) là 200.000 đồng.
Hạch toán chi phí tiếp khách:
- Chi phí tiếp khách (2.000.000 đồng) vào tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642):
- Nợ TK 642: 2.000.000 đồng
- Thuế VAT (200.000 đồng) vào tài khoản thuế VAT được khấu trừ (TK 1331):
- Nợ TK 1331: 200.000 đồng
- Số tiền thanh toán (2.200.000 đồng) vào tài khoản tiền mặt hoặc ngân hàng (TK 111 hoặc TK 112) hoặc tài khoản phải trả (TK 131), tùy theo hình thức thanh toán:
- Có TK 111/112/131: 2.200.000 đồng
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán chi phí bán hàng tài khoản 641 theo Thông tư 200
Xem thêm: Cách phân bổ và hạch toán chi phí vận chuyển theo Thông tư 133
Xem thêm: Hạch toán chi phí thuê văn phòng theo TT 200 và TT 133
3.2 Hạch toán chi phí tiếp khách theo Quyết định 48
Còn theo Quyết định 48, cách hạch toán chi phí tiếp khách được quy định như sau:
- Nợ TK 6421/6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Nợ TK 1331: Thuế GTGT
- Có TK 111/112/131: Tổng số tiền phải thanh toán
Chi phí tiếp khách được coi là chi phí quản lý doanh nghiệp. Do đó, khi thực hiện hạch toán, kế toán cần ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp và ghi đối ứng vào các tài khoản tiền và nợ phải trả.
Với sự phổ biến của chi phí tiếp khách trong hầu hết các doanh nghiệp, việc nắm vững cách hạch toán chính xác là rất quan trọng đối với các kế toán viên.
Ví dụ: Doanh nghiệp chi 1.500.000 đồng cho chi phí tiếp khách và thuế giá trị gia tăng (VAT) là 150.000 đồng.
Hạch toán chi phí tiếp khách:
- Chi phí tiếp khách (1.500.000 đồng) vào tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 6421 hoặc TK 6422):
- Nợ TK 6421 (hoặc TK 6422): 1.500.000 đồng
- Thuế VAT (150.000 đồng) vào tài khoản thuế VAT được khấu trừ (TK 1331):
- Nợ TK 1331: 150.000 đồng
- Số tiền thanh toán (1.650.000 đồng) vào tài khoản tiền mặt hoặc ngân hàng (TK 111 hoặc TK 112) hoặc tài khoản phải trả (TK 131), tùy theo hình thức thanh toán:
- Có TK 111/112/131: 1.650.000 đồng
3.3 Hạch toán chi phí tiếp khách không có hóa đơn
Khi hạch toán chi phí tiếp khách mà không có hóa đơn, việc ghi nhận và xử lý chi phí này cần tuân theo một số quy định và hướng dẫn nhất định để đảm bảo tính hợp lệ và chính xác trong sổ sách kế toán. Dưới đây là một số bước và lưu ý quan trọng:
- Ghi nhận chi phí:
- Lập chứng từ thay thế: Nếu không có hóa đơn, bạn cần lập các chứng từ thay thế như biên bản chi tiêu, phiếu chi, hoặc bảng kê chi tiết chi phí tiếp khách. Các chứng từ này cần được ký nhận và chứng thực bởi người có thẩm quyền.
- Ghi sổ kế toán: Ghi nhận chi phí tiếp khách vào tài khoản chi phí phù hợp, chẳng hạn như tài khoản 641 – Chi phí bán hàng hoặc tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Ví dụ:
- Nợ tài khoản 641 (Chi phí tiếp khách)
- Có tài khoản 111 (Tiền mặt) hoặc 112 (Tiền gửi ngân hàng) nếu thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
- Lưu trữ chứng từ:
- Biên bản chi tiêu: Lưu biên bản chi tiêu được ký xác nhận của người chi tiêu và người nhận chi phí.
- Giấy tờ liên quan: Lưu giữ các giấy tờ liên quan như thư mời, danh sách khách mời, hoặc các chứng từ khác chứng minh mục đích tiếp khách.
- Tính hợp lệ của chi phí:
- Mục đích hợp lý: Đảm bảo rằng chi phí tiếp khách thực sự phục vụ cho hoạt động kinh doanh và có liên quan đến công việc của doanh nghiệp.
- Đủ điều kiện khấu trừ thuế: Theo quy định của pháp luật, một số chi phí tiếp khách có thể không được phép khấu trừ thuế nếu không có hóa đơn hợp pháp hoặc không đáp ứng yêu cầu chứng từ.
- Theo dõi và báo cáo:
- Theo dõi chi phí: Theo dõi các chi phí tiếp khách để đảm bảo chúng nằm trong phạm vi ngân sách dự kiến.
- Báo cáo tài chính: Cập nhật chi phí tiếp khách vào báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật và chuẩn mực kế toán.
4. Điều kiện để đưa chi phí tiếp khách vào chi phí hợp lý
Theo Điều 6 Thông tư 96/2015/TT-BTC, để được coi là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), chi phí tiếp khách phải đáp ứng các tiêu chí sau:
- Chi phí tiếp khách phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Chi phí phải có hóa đơn điện tử hợp lệ theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, bao gồm các mặt hàng chi tiết, hóa đơn tính tiền và chứng từ thanh toán đầy đủ.
- Đối với các khoản chi phí tiếp khách từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm thuế VAT), phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng, không sử dụng tiền mặt.
- Nếu doanh nghiệp cấp một khoản tiền cho nhân viên để tiếp khách, số tiền này sẽ được cộng trực tiếp vào lương của nhân viên và được xem là thu nhập chịu thuế của họ.
5. Các quy định liên quan đến chi phí tiếp khách
Để chi phí tiếp khách được công nhận là khoản chi phí quản lý doanh nghiệp và được ghi nhận vào sổ sách kế toán, cần phải đáp ứng một số yêu cầu quan trọng:
- Hóa đơn hợp lệ:
- Đối với hóa đơn giấy, cần tuân thủ đầy đủ quy định của Thông tư 39/2014/TT-BTC.
- Đối với hóa đơn điện tử, cần tuân thủ các quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC.
- Hóa đơn phải có thông tin chi tiết về các mặt hàng dịch vụ như ăn uống, kèm theo bảng kê chi tiết các món ăn, đồ uống hoặc dịch vụ đã sử dụng.
- Bill thanh toán và đơn hàng: Cần có hóa đơn cùng với bill thanh toán và đơn hàng liên quan.
- Phiếu xác nhận dịch vụ hoặc hợp đồng: Phải có phiếu xác nhận dịch vụ hoặc hợp đồng đặt trước giữa doanh nghiệp và nhà hàng.
- Biên bản thanh lý hợp đồng: Cần có biên bản thanh lý hợp đồng sau khi dịch vụ hoàn tất.
- Chứng từ thanh toán: Nếu thanh toán bằng tiền mặt, cần có phiếu thu tiền.
Kế toán viên cần lưu ý rằng hóa đơn và bill thanh toán không phải là một và cùng loại. Nhiều nhà hàng chỉ phát hành bill thanh toán, không phải hóa đơn hợp lệ, nên chỉ dựa vào bill thanh toán không đủ điều kiện để ghi nhận chi phí tiếp khách vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Theo công văn số 15176/CTHN-TTHT của Cục Thuế thành phố Hà Nội, doanh nghiệp có thể kê khai và khấu trừ thuế GTGT đầu vào cho dịch vụ ăn uống tiếp khách nếu hóa đơn đáp ứng điều kiện của Khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC. Để chi phí tiếp khách được coi là chi phí hợp lý và được trừ khi tính thuế TNDN, phải tuân thủ các quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC.
6. Một số sai sót về hóa đơn tiếp khách, ăn uống cần tránh
Khi lập hóa đơn cho chi phí tiếp khách, doanh nghiệp cần lưu ý rằng không có mã ngành nghề cụ thể cho “Tiếp khách” trong Quyết định về mã ngành nghề đăng ký kinh doanh. Thay vào đó, hóa đơn nên ghi tên là “Dịch vụ ăn uống” thay vì “Tiếp khách” để phù hợp với quy định.
Hóa đơn ghi tên hàng hóa, dịch vụ như “Dịch vụ ăn uống”, “Ăn uống tiếp khách”, hay “Cơm tiếp khách” cần phải được kèm theo bảng kê chi tiết các món ăn và đồ uống đã sử dụng. Theo hướng dẫn của các cơ quan thuế, hóa đơn tiếp khách phải thể hiện rõ “Mặt hàng: Dịch vụ ăn uống” và đính kèm bảng kê chi tiết danh mục món ăn, đồ uống.
Theo Khoản 4 Điều 1 của Luật số 71/2014/QH13, các quy định giới hạn chi phí tiếp khách trước đây đã được bãi bỏ. Từ năm 2015, doanh nghiệp có thể tính chi phí tiếp khách vào chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN, miễn là các khoản chi được chứng minh bằng hóa đơn và chứng từ hợp lệ.
Với thực tế là chi phí tiếp khách có thể chiếm một phần đáng kể trong ngân sách của doanh nghiệp, việc hợp thức hóa khoản chi này là rất quan trọng. Kế toán viên cần nắm vững quy trình xử lý để đảm bảo tính chính xác và hợp lý của các khoản chi phí này.
Tóm lại, việc hạch toán chi phí tiếp khách đúng cách là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp lý trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Đảm bảo các chi phí được chứng minh bằng hóa đơn và chứng từ hợp lệ giúp doanh nghiệp không chỉ tối ưu hóa chi phí mà còn thuận lợi trong việc quyết toán thuế. Sự cẩn trọng trong hạch toán không chỉ giúp duy trì sự minh bạch tài chính mà còn hỗ trợ hiệu quả trong quản lý thuế và tài chính của doanh nghiệp. Để được tư vấn chi tiết về hạch toán chi phí tiếp khách, hãy liên hệ với AZTAX qua số HOTLINE: 0932.383.089 nhé!
Xem thêm:Hạch toán chi phí nhượng quyền thương hiệu như thế nào?
Xem thêm: Cách hạch toán thuế tndn – Tài khoản 821
7. Một số câu hỏi thường gặp
7.1 Chi phí tiếp khách có bị giới hạn không?
Theo Khoản 2.21 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, trước đây, chi phí tiếp khách cùng với chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mãi, hoa hồng môi giới và chi phí biếu tặng hàng hóa cho khách hàng đều bị giới hạn, không được vượt quá 15% tổng số chi phí được trừ.
Tuy nhiên, từ ngày 24/11/2014, khi Quốc hội thông qua Luật số 71/2014/QH13, quy định về thuế đã được sửa đổi, và kể từ ngày 01/01/2015, Điểm m Khoản 2 Điều 9 của Luật số 32/2013/QH13 đã bị bãi bỏ. Điều này có nghĩa là mức trần 15% đối với các khoản chi phí như tiếp thị, quảng cáo, hoa hồng khuyến mãi, tiếp khách, hội nghị và khánh tiết đã được dỡ bỏ.
Hiện nay, chi phí tiếp khách không còn bị hạn chế mức trần và có thể được coi là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), nếu đáp ứng hai điều kiện sau:
- Chi phí tiếp khách phải phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp cần có hồ sơ chứng từ đầy đủ để chứng minh tính hợp lệ và mục đích sử dụng của các khoản chi tiếp khách.
7.2 Chi phí tiếp khách bao nhiêu là hợp lý?
Dựa trên Khoản 4 Điều 1 của Luật số 71/2014/QH13, Quốc hội khóa XIII đã sửa đổi và bổ sung một số điều trong Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QH12, đồng thời bãi bỏ Điểm m Khoản 2 Điều 9 theo các sửa đổi của Luật số 32/2013/QH13.
“Phần chi dùng cho quảng cáo, tiếp thị, khuyến mãi, hoa hồng môi giới, tiếp tân, khánh tiết, hội nghị, hỗ trợ tiếp thị, hỗ trợ các chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh vượt quá 15% tổng số chi phí được trừ. Tổng số chi phí được trừ không bao gồm các khoản chi quy định tại điểm này; đối với hoạt động thương mại, tổng số chi phí được trừ không bao gồm giá mua của hàng hóa bán ra;”
Kể từ năm 2015, quy định về chi phí tiếp khách đã được nới lỏng, không còn bị giới hạn như trước. Doanh nghiệp hiện có thể đưa chi phí tiếp khách vào danh mục chi phí hợp lý và được phép khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), dựa trên mức chi thực tế được chứng minh bằng hóa đơn và chứng từ thanh toán hợp lệ, nếu đáp ứng đầy đủ các yêu cầu.
7.3 Chứng từ chi tiếp khách gồm những gì?
Chi phí tiếp khách được coi là hợp lý nếu đáp ứng đầy đủ các chứng từ sau:
- Hợp đồng dịch vụ mua bán hàng hóa/dịch vụ (nếu có);
- Hóa đơn tài chính hợp lệ;
- Chứng từ thanh toán theo quy định;
- Các giấy tờ khác như: giấy đề nghị chi, phiếu tạm ứng và thanh toán (nếu có);
- Bảng kê chi tiết đồ uống và món ăn (trong trường hợp có hóa đơn giấy).
7.3 Chi phí ăn uống tiếp khách hạch toán thế nào?
Nếu thanh toán bằng tiền mặt:
- Nợ: Tài khoản 641 hoặc 642.
- Có: Tài khoản 111.
Nếu thanh toán qua ngân hàng:
- Nợ: Tài khoản 641 hoặc 642.
- Có: Tài khoản 112.
