Hướng dẫn cách hạch toán chi phí bán hàng tài khoản 641 theo Thông tư 200

Trong quá trình quản lý tài chính của doanh nghiệp, việc hạch toán chi phí bán hàng đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và hiệu quả hoạt động tiếp thị. Để ghi chép và theo dõi chi phí này chính xác, việc nắm vững phương pháp hạch toán là cần thiết. Trong bài viết này, AZTAX sẽ hướng dẫn bạn cách hạch toán chi phí bán hàng qua tài khoản 641, từ nguyên tắc cơ bản đến các bước cụ thể, giúp bạn quản lý và kiểm soát chi phí hiệu quả.

1. Chi phí bán hàng là gì?

Chi phí bán hàng bao gồm các khoản chi liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm và cung cấp dịch vụ, chẳng hạn như tiền lương và phụ cấp nhân viên, phí vận chuyển và bốc dỡ hàng hóa, hoa hồng cho đại lý, và chi phí quảng bá sản phẩm.

Theo quy định tại khoản 1, Điều 91 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, chi phí bán hàng được định nghĩa là các khoản chi thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ. Những chi phí này bao gồm chi phí quảng bá sản phẩm, tổ chức sự kiện giới thiệu, chi phí quảng cáo, hoa hồng cho nhân viên bán hàng, chi phí bảo trì sản phẩm (ngoại trừ các hoạt động xây lắp), cùng với các chi phí liên quan đến bảo quản, đóng gói và vận chuyển hàng hóa.

Tóm lại, chi phí bán hàng là tổng hợp tất cả các khoản chi phí liên quan đến việc bán hàng hóa, sản phẩm hoặc dịch vụ. Doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các biện pháp hiệu quả để quản lý và tối ưu hóa các chi phí này nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường.

2. Nguyên tắc kế toán tài khoản 641 – Chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng bao gồm các khoản chi thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hóa, cung cấp dịch vụ và sản phẩm. Những chi phí này thường bao gồm: chi phí nhân viên bán hàng, chi phí vận chuyển sản phẩm, hoa hồng cho nhân viên bán hàng, và chi phí lưu kho khi vận chuyển sản phẩm.

Tuy nhiên, theo quy định của Luật Thuế, các khoản chi phí bán hàng đã có hóa đơn chứng từ hợp lệ và được hạch toán đúng theo chế độ kế toán không được ghi giảm chi phí kế toán. Thay vào đó, các khoản này chỉ được điều chỉnh vào chỉ tiêu B4 trong quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng được phân loại chi tiết theo từng loại chi phí cụ thể, như: chi phí nhân viên, vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng, khấu hao tài sản cố định, dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác bằng tiền. Tùy theo đặc thù và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, các chi tiết của tài khoản 641 có thể được mở rộng thêm. Vào cuối kỳ kế toán, các chi phí bán hàng sẽ được kết chuyển vào bên nợ của tài khoản để xác định kết quả kinh doanh.

3. Kết cấu và nội dung của tài khoản chi phí bán hàng

Theo khoản 2, Điều 91 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, cấu trúc của tài khoản 641 – Chi phí bán hàng được quy định như sau:

• Bên Nợ: Ghi nhận các khoản chi phí phát sinh trong kỳ liên quan đến hoạt động bán sản phẩm, hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
• Bên Có:
  • Các khoản giảm chi phí bán hàng trong kỳ.
  • Kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để tính toán kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ.

Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng được phân chia thành 7 tài khoản cấp 2, bao gồm:

• Tài khoản 6411: Chi phí nhân viên
• Tài khoản 6412: Chi phí vật liệu, bao bì
• Tài khoản 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng
• Tài khoản 6414: Chi phí khấu hao tài sản cố định
• Tài khoản 6415: Chi phí bảo hành
• Tài khoản 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài
• Tài khoản 6418: Chi phí khác bằng tiền

4. Hướng dẫn hạch toán chi phí bán hàng – Tài khoản 641

4.1 Tiền lương, tiền công, phụ cấp, trích bảo hiểm

Tính các khoản chi cho nhân viên bao gồm lương, phụ cấp, tiền ăn giữa ca, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp và các hỗ trợ khác (như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện,…) cho nhân viên phục vụ trực tiếp trong quá trình bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, thực hiện hạch toán như sau:

• Nợ tài khoản 641: Chi phí bán hàng:
• Có tài khoản 334: Tiền lương và tiền công trả cho người lao động.
• Có tài khoản 3383: Khoản trích bảo hiểm xã hội.
• Có tài khoản 3384: Khoản trích bảo hiểm y tế.
• Có tài khoản 3386: Khoản trích bảo hiểm thất nghiệp.
• Có tài khoản 3382: Kinh phí công đoàn (KPCĐ).

4.2 Giá trị dụng cụ, vật liệu, hàng hóa phục vụ cho việc bán hàng

• Nợ tài khoản 641 – Chi phí bán hàng
• Có các TK 152, 153, 242: Phản ánh giá vốn công cụ, dụng cụ và vật liệu đã sử dụng trong quá trình bán hàng.

4.3 Trích TSCĐ khấu hao phục vụ bán hàng

• Nợ tài khoản 641 – Chi phí bán hàng
• Có tài khoản 214: Để phản ánh khấu hao tài sản cố định (TSCĐ).

4.4 Chi phí điện, nước phục vụ cho bộ phận bán hàng

Chi phí điện, nước mua ngoài, chi phí thông tin (như điện thoại, fax,…) và chi phí thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định có giá trị nhỏ được tính trực tiếp vào chi phí bán hàng, thực hiện hạch toán như sau:

• Nợ tài khoản 641 – Chi phí bán hàng
• Nợ tài khoản 133 – Thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào
• Có các TK 111, 112, 141, 331, v.v.: Để phản ánh tổng số tiền thanh toán.

4.5 Chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho bộ phận bán hàng

4.5.1 Trường hợp sửa chữa tài sản cố định (TSCĐ) với chi phí lớn và phân bổ nhiều kỳ

Khi phát sinh chi phí sửa chữa TSCĐ một lần có giá trị lớn và cần phân bổ nhiều kỳ:

• Nợ TK 242: Chi phí trả trước.
• Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào.
• Có TK 112, 331, v.v.: Tổng số tiền thanh toán.

Phân bổ chi phí hàng tháng:

• Nợ tài khoản 641: Chi phí bán hàng.
• Có tài khoản 242: Chi phí trả trước.

4.5.2 Trường hợp trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ

Khi trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ và tập hợp chi phí chưa nghiệm thu trong kỳ:

• Nợ tài khoản 641 – Chi phí bán hàng.
• Có tài khoản 335 – Chi phí phải trả.
• Có tài khoản 352 – Dự phòng phải trả.

Khi thực tế phát sinh chi phí sửa chữa TSCĐ:

• Nợ các TK 335, 352.
• Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào.
• Có TK 331, 112, 152: Tổng số tiền thanh toán.

4.6 Chi phí bảo hành (BH) sản phẩm hàng hóa

4.6.1 Xác định dự phòng phải trả cho chi phí bảo hành khi khách hàng mua hàng kèm theo giấy bảo hành

Khi khách hàng mua hàng kèm theo giấy bảo hành, doanh nghiệp cần ghi nhận dự phòng phải trả cho chi phí bảo hành:

• Nợ TK 6415 – Chi phí bán hàng
• Có TK 352 – Dự phòng phải trả

4.6.2 Điều chỉnh dự phòng phải trả về bảo hành và sửa chữa sản phẩm vào cuối kỳ kế toán

Nếu số dự phòng phải trả cần ghi nhận lớn hơn số đã lập:

• Nợ TK 6415 – Chi phí bán hàng
• Có TK 352 – Dự phòng phải trả

Nếu số dự phòng phải trả cần ghi nhận nhỏ hơn số đã lập:

• Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả
• Có TK 6415 – Chi phí bán hàng

4.7 Sản phẩm, hàng hóa dùng để khuyến mãi, quảng cáo

4.7.1 Xử lý chi phí liên quan đến hàng hóa dùng cho khuyến mại và quảng cáo

Khi hàng hóa khuyến mại và quảng cáo không thu tiền và không kèm theo điều kiện mua hàng:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Có TK 155, 156 – Giá vốn hàng hóa và thành phẩm

Khi hàng hóa khuyến mại và quảng cáo có điều kiện (như mua một sản phẩm tặng một sản phẩm cùng loại hoặc mua hai sản phẩm tặng một sản phẩm khác loại), giá trị của sản phẩm khuyến mại sẽ được tính vào giá vốn hàng bán, vì bản chất của nó là giảm giá hàng hóa.

4.7.2 Xử lý hàng hóa khuyến mại và quảng cáo nhận từ nhà cung cấp hoặc nhà phân phối

Khi doanh nghiệp nhận hàng hóa khuyến mại hoặc quảng cáo từ nhà cung cấp mà không phải trả tiền:

• Doanh nghiệp không ghi nhận hàng hóa khuyến mại vào hệ thống sổ sách kế toán chính thức. Thay vào đó, số lượng hàng hóa sẽ được theo dõi chi tiết ngoài sổ kế toán và ghi giải thích trong thuyết minh báo cáo tài chính về hàng hóa nhận giữ hộ.

Khi kết thúc chương trình khuyến mại hoặc quảng cáo, nếu hàng khuyến mại còn lại và không phải trả lại cho nhà sản xuất, thì ghi nhận hàng hóa vào thu nhập khác:

• Nợ TK 156 – Hàng hóa còn lại theo giá trị hợp lý
• Có TK 711 – Thu nhập khác

4.8 Hoa hồng bán hàng

Hoa hồng bán hàng mà bên giao đại lý phải trả cho bên nhận đại lý được ghi nhận như sau trong sổ sách kế toán:

• Nợ tài khoản 641 – Chi phí bán hàng
• Nợ tài khoản 133 – Thuế giá trị gia tăng (GTGT)
• Có tài khoản 331, 111, 112: Để phản ánh tổng số tiền thanh toán.

4.9 Nghiệp vụ khoản giảm chi phí bán hàng

• Nợ tài khoản 112, 331: Tổng số tiền thanh toán.
• Có tài khoản 641: Chi phí bán hàng.
• Có tài khoản 133: Thuế giá trị gia tăng (GTGT).

4.10 Kết chuyển chi phí cuối kỳ

Cuối kỳ kế toán, chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ sẽ được kết chuyển vào tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh, kế toán thực hiện hạch toán chi phí bán hàng như sau:

• Nợ tài khoản 911 – Xác định kết quả hoạt động kinh doanh
• Có tài khoản 641 – Chi phí bán hàng

Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán thù lao hội đồng quản trị

Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán lãi chậm nộp bhxh

Xem thêm: Hướng dẫn cách hạch toán chi phí sản xuất

5. Ví dụ về hạch toán chi phí bán hàng – TK 641

Tại doanh nghiệp B, trong kỳ có các chi phí liên quan đến việc tiêu thụ hàng hóa như sau:

• Chi phí bốc xếp đã trả bằng tiền mặt: 800.000 VND
• Cước vận chuyển (chưa có thuế GTGT): 3.000.000 VND, thuế GTGT 10%, đã thanh toán 1.800.000 VND bằng tiền gửi ngân hàng, số còn lại doanh nghiệp còn nợ.

Hạch toán các nghiệp vụ trên như sau:

• Chi phí bốc xếp đã trả bằng tiền mặt
  • Nợ tài khoản 641 (6417): 800.000 VND
  • Có tài khoản 111: 800.000 VND
• Cước vận chuyển (chưa có thuế GTGT): 3.000.000 VND, thuế GTGT 10% là 300.000 VND, đã thanh toán 1.800.000 VND bằng tiền gửi ngân hàng, số còn lại doanh nghiệp còn nợ.
  • Nợ tài khoản 641 (6417): 3.000.000 VND
  • Nợ tài khoản1331: 300.000 VND
  • Có tài khoản 112: 1.800.000 VND
  • Có tài khoản 331: 1.500.000 VND

6. Các câu hỏi thường gặp về tài khoản 641 – Chi phí bán hàng

6.1 Tài khoản 641 là tài khoản gì?

Tài khoản 641 là tài khoản dùng cho chi phí bán hàng ghi nhận các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Các chi phí này bao gồm chi phí chào hàng, giới thiệu và quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, bảo hành sản phẩm (ngoài hoạt động xây lắp), bảo quản, đóng gói, vận chuyển, và các chi phí liên quan khác.

6.2 Chi phí bán hàng bao gồm những loại nào?

Theo quy định tại khoản 2, Điều 91 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, chi phí bán hàng được theo dõi và ghi nhận qua tk 641 – Chi phí bán hàng, bao gồm các loại chi phí sau đây:

• Chi phí nhân viên
• Chi phí vật liệu và bao bì
• Chi phí dụng cụ và đồ dùng
• Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ)
• Chi phí bảo hành
• Chi phí dịch vụ mua ngoài
• Chi phí bằng tiền khác

Hạch toán chi phí bán hàng qua tài khoản 641 là thiết yếu cho quản lý tài chính doanh nghiệp. Hãy cùng AZTAX tìm hiểu cách ghi chép, phân loại và điều chỉnh chi phí bán hàng để kiểm soát hiệu quả và nâng cao kết quả kinh doanh. Áp dụng đúng quy trình hạch toán giúp bạn quản lý tài chính chính xác và đưa ra quyết định đúng đắn. Chúc bạn thành công trong việc tối ưu hóa chi phí bán hàng!