Cách hoạch toán kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp

Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp là lĩnh vực kế toán đặc thù, gắn liền với việc quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí ngân sách nhà nước. Việc nắm vững nguyên tắc kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp sẽ giúp cơ quan, tổ chức hạch toán đúng quy định, đảm bảo minh bạch tài chính và tuân thủ theo quy định của pháp luật. Bài viết dưới đây của AZTAX sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn khái niệm và cách tổ chức công tác kế toán trong khối hành chính sự nghiệp.

1. Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp là gì?

Kế toán hành chính sự nghiệp là người chịu trách nhiệm quản lý, chấp hành ngân sách và điều hành các hoạt động kinh tế – tài chính tại các đơn vị hành chính sự nghiệp như ủy ban, trường học, bệnh viện… Các đơn vị này phải lập dự toán để quản lý chi tiêu một cách hiệu quả và chủ động. Căn cứ vào báo cáo dự toán, Nhà nước sẽ cấp kinh phí phù hợp cho từng đơn vị.

Xem thêm: Kế toán là gì? Vai trò, công việc của kế toán cần làm

Xem thêm: Hướng dẫn chế độ kế toán hộ kinh doanh cá thể theo Thông tư 88 chi tiết nhất

2. Nguyên tắc kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp

Chi tiêu của các đơn vị hành chính sự nghiệp phải tuân thủ các tiêu chuẩn định mức quy định, phải được thực hiện đúng mục đích và theo dự toán đã được duyệt. Không được sử dụng các khoản chi này cho mục đích khác mà không có sự đồng ý của cơ quan tài chính.

Để ngăn chặn lãng phí, các đơn vị phải triệt để tiết kiệm. Các chi phí không cần thiết hoặc phô trương hình thức không được phép chi. Những tiết kiệm được tích lũy sẽ được sử dụng để cải thiện chất lượng hoạt động của đơn vị.

Việc lập dự toán và quyết toán theo quy định của Nhà nước là bắt buộc. Các khoản chi tiêu phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ và pháp lý để cơ quan tài chính có thể giám sát và kiểm tra.

Quản lý các khoản chi tiêu phải luôn liên kết với chức năng nhiệm vụ của từng cơ quan đơn vị. Điều này đảm bảo đơn vị vừa hoàn thành nhiệm vụ chính trị được giao vừa tuân thủ nguyên tắc quản lý tài chính.

Đối với hình thức kế toán, từng đơn vị có thể lựa chọn phương pháp phù hợp như nhật ký – sổ cái, chứng từ ghi sổ, hoặc nhật ký chung tùy theo quy mô, hoạt động, yêu cầu và trình độ quản lý của mình. Mục đích là đảm bảo việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán kinh tế đầy đủ, kịp thời và chính xác để phục vụ cho công tác lãnh đạo.

3. Công việc của kế toán hành chính sự nghiệp

Kế toán hành chính sự nghiệp không chỉ quản lý và kiểm soát việc sử dụng kinh phí và tài sản công theo định mức của Nhà nước, mà còn đóng vai trò cung cấp thông tin về mọi hoạt động kinh tế trong quá trình thực hiện ngân sách Nhà nước, từ đó giúp tối ưu hóa và hiệu quả hóa việc sử dụng vốn.

Để hiệu quả trong quản lý kinh tế tài chính, công việc cần thực hiện của kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp gồm:

• Ghi chép và phản ánh đầy đủ, chính xác về tình hình sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, hình thành kinh phí và quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị.
• Kiểm soát và theo dõi thực hiện dự toán thu chi, các chỉ tiêu kinh tế tài chính và định mức của Nhà nước, đồng thời giám sát việc quản lý và sử dụng tài sản tại đơn vị, bao gồm cả kỷ luật thu, nộp ngân sách và thanh toán.
• Lập và nộp định kỳ các báo cáo tài chính cho cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo đúng quy định.
• Cung cấp thông tin và tài liệu hỗ trợ xây dựng kế hoạch dự toán, định mức chi tiêu, phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí tại đơn vị.

Xem thêm: Kế toán thương mại dịch vụ là gì?

4. Nhân viên kế toán hành chính sự nghiệp cần quản lý gì?

(1) Kế toán tiền và vật tư

Ghi nhận và theo dõi biến động về tiền, vật tư và nguồn kinh phí trong kỳ; thực hiện thu – chi và giao nhận dự toán ngân sách nhà nước.

(2) Kế toán tài sản cố định

Hạch toán việc mua sắm, cấp phát, thanh lý và tính hao mòn tài sản. Lưu ý:

• Doanh nghiệp trích khấu hao hàng tháng
• Đơn vị hành chính sự nghiệp trích hao mòn hàng năm

(3) Kế toán các khoản thu

• Đơn vị hành chính sự nghiệp có thu: dùng TK 511
• Có hoạt động kinh doanh: dùng TK 311
• Đối với khoản phải thu (như trong doanh nghiệp): dùng TK 131

(4) Kế toán tiền lương và bảo hiểm

Phản ánh chi lương, trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN theo quy định.

(5) Kế toán các khoản phải trả

Ghi nhận các khoản phải thanh toán cho đối tượng như nhà cung cấp, học sinh, sinh viên…

(6) Kế toán nguồn kinh phí

Gồm kinh phí hoạt động, kinh phí dự án, ghi nhận các nguồn cấp từ ngân sách nhà nước.

(7) Kinh phí kinh doanh

Hạch toán nguồn tài trợ cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong đơn vị sự nghiệp, khác biệt với vốn kinh doanh ở doanh nghiệp.

(8) Kế toán các khoản chi

Bao gồm chi thường xuyên, không thường xuyên, chi theo dự toán hoặc hợp đồng với Nhà nước.

(9) Kế toán doanh thu

Ghi nhận doanh thu từ hoạt động sản xuất, dịch vụ trong đơn vị hành chính sự nghiệp có hoạt động kinh doanh.

(10) Kế toán chi phí

Phản ánh chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất, như: lương, vật tư, công cụ dụng cụ, hao mòn tài sản cố định.

(11) Kết chuyển cuối kỳ

Xử lý các khoản chi, nguồn kinh phí chưa sử dụng, loại dự toán… vào cuối kỳ kế toán.

(12) Sổ sách và báo cáo tài chính

Lập và in đầy đủ sổ sách, báo cáo tài chính cuối kỳ để cung cấp thông tin cho đơn vị sử dụng ngân sách và cơ quan quản lý.

5. Yêu cầu công việc của kế toán hành chính sự nghiệp

Kế toán hành chính sự nghiệp giữ vai trò quan trọng trong việc quản lý ngân sách, kiểm soát tài chính và đảm bảo việc sử dụng nguồn kinh phí tại các cơ quan nhà nước hoặc đơn vị sự nghiệp công lập được thực hiện đúng quy định. Vì vậy, người làm công việc này cần đáp ứng đầy đủ yêu cầu về kiến thức chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ và phẩm chất nghề nghiệp để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính công.

5.1. Kiến thức và kỹ năng chuyên môn

Để thực hiện tốt công việc kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, nhân sự kế toán cần trang bị các kiến thức và kỹ năng nghiệp vụ sau:

• Kỹ năng lập và kiểm tra chứng từ kế toán: Có khả năng lập, kiểm tra, phân loại và xử lý các chứng từ kế toán phát sinh, đảm bảo chứng từ hợp lệ, hợp pháp và đúng quy định.
• Kỹ năng ghi sổ kế toán: Biết sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ chi tiết, đồng thời đảm bảo việc ghi chép đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị.
• Kỹ năng lập báo cáo kế toán: Có khả năng tổng hợp dữ liệu để lập các báo cáo kế toán, báo cáo tài chính hoặc báo cáo quyết toán ngân sách theo quy định của cơ quan quản lý.
• Kỹ năng sử dụng phần mềm kế toán: Thành thạo các phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp phổ biến để xử lý dữ liệu, quản lý chứng từ và lập báo cáo.
• Kỹ năng tổng hợp và phân tích số liệu: Có khả năng tổng hợp, phân tích các thông tin tài chính – kế toán nhằm phục vụ công tác quản trị tài chính và hỗ trợ lãnh đạo đơn vị trong việc ra quyết định.

5.2. Phẩm chất nghề nghiệp và kỹ năng mềm

Bên cạnh kiến thức chuyên môn, kế toán hành chính sự nghiệp cũng cần có những phẩm chất và kỹ năng mềm quan trọng để đảm bảo hiệu quả công việc.

Các phẩm chất cần có

• Trung thực và cẩn trọng: Đây là yêu cầu quan trọng để đảm bảo số liệu kế toán chính xác, minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật.
• Tinh thần trách nhiệm: Kế toán phải chịu trách nhiệm đối với các báo cáo và số liệu tài chính, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn.
• Kiên nhẫn và tỉ mỉ: Công việc kế toán liên quan đến nhiều số liệu chi tiết, do đó đòi hỏi sự cẩn thận và chính xác cao trong quá trình xử lý dữ liệu.
• Đạo đức nghề nghiệp: Cần bảo mật thông tin tài chính, tuân thủ các quy định pháp luật và chuẩn mực kế toán.
• Khả năng chịu áp lực: Có thể làm việc hiệu quả trong môi trường có khối lượng công việc lớn hoặc khi cần xử lý các nhiệm vụ gấp.

Các kỹ năng mềm quan trọng

• Kỹ năng giao tiếp: Có khả năng trao đổi và phối hợp với các phòng ban, đối tác hoặc cơ quan quản lý để cung cấp và thu thập thông tin kế toán kịp thời.
• Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Biết lập kế hoạch, sắp xếp công việc khoa học nhằm đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề: Có khả năng xử lý linh hoạt các tình huống phát sinh trong quá trình thực hiện nghiệp vụ kế toán.
• Kỹ năng tin học văn phòng: Thành thạo Excel, phần mềm kế toán và các công cụ hỗ trợ xử lý dữ liệu.
• Kỹ năng làm việc nhóm: Hợp tác hiệu quả với đồng nghiệp và cấp trên để đảm bảo công việc được thực hiện chính xác và đúng quy trình.

6. Cách hạch toán kế toán hành chính sự nghiệp theo Thông tư 24

Thông tư 24/2024/TT-BTC quy định hệ thống tài khoản gồm hai nhóm: tài khoản trong bảng (loại 1 đến loại 9, hạch toán kép) và tài khoản ngoài bảng (loại 0, hạch toán đơn). Mỗi đơn vị tự chọn tài khoản phù hợp với cơ chế tài chính và nhiệm vụ được giao, đồng thời được mở thêm tài khoản chi tiết theo nhu cầu quản lý. Dựa trên hệ thống này, các nghiệp vụ như thu chi tiền, nhận kinh phí NSNN, bán hàng, thuế GTGT đầu vào hay nhập kho công cụ, dụng cụ đều có cách định khoản riêng, trình bày ở mục 4.4.

4.1. Cập nhật hệ thống tài khoản kế toán

Theo khoản 1 Điều 5 Thông tư 24/2024/TT-BTC, tài khoản kế toán dùng để phản ánh liên tục và có hệ thống các nội dung sau tại đơn vị:

• Tình hình tài sản.
• Việc tiếp nhận và sử dụng kinh phí từ ngân sách nhà nước và các nguồn khác theo cơ chế tài chính.
• Doanh thu, chi phí và phân phối kết quả hoạt động.
• Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh khác.

So với quy định trước đây, Thông tư 24/2024/TT-BTC thay đổi hệ thống tài khoản ở bốn điểm:

• Phân loại lại tài khoản: thể hiện đúng bản chất của từng đối tượng kế toán, chẳng hạn tách rõ các nhóm nợ phải thu, nợ phải trả và tài sản thuần.
• Bổ sung tài khoản mới: để phản ánh đầy đủ nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị hành chính sự nghiệp, ví dụ TK 135, 137, 172, 212, 215, 341, 352.
• Bỏ và hợp nhất một số tài khoản: như TK 227, TK 366 được gộp vào tài khoản phù hợp hơn, đồng thời điều chỉnh kết cấu TK 353 và TK 431.
• Sắp xếp lại kết cấu: tổ chức lại một số tài khoản trong bảng và phân loại các tài khoản ngoài bảng thành từng nhóm rõ ràng.

4.2. Phân loại và nguyên tắc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán

Khoản 2 Điều 5 Thông tư 24/2024/TT-BTC quy định như sau:

Các nguyên tắc hạch toán chi tiết đối với tài khoản ngoài bảng:

• TK 005, 006, 007, 008, 009, 010, 011 (quyết toán kinh phí NSNN): hạch toán chi tiết theo mục lục NSNN, niên độ ngân sách và các yêu cầu quản lý khác về quyết toán kinh phí theo pháp luật về ngân sách nhà nước.
• TK 012, 013 (tiền thu phí được khấu trừ, để lại và kinh phí hoạt động nghiệp vụ mà cơ quan có thẩm quyền yêu cầu quyết toán theo mục lục NSNN): hạch toán chi tiết theo mục lục NSNN và các yêu cầu quản lý khác về quyết toán các nguồn kinh phí này.

Hai trường hợp đặc biệt:

• Nghiệp vụ liên quan đến kinh phí NSNN trong nước, tiền thu phí được khấu trừ, để lại hoặc kinh phí hoạt động nghiệp vụ phải quyết toán theo mục lục NSNN: kế toán hạch toán đồng thời trên tài khoản trong bảng và tài khoản ngoài bảng, chi tiết theo mục lục NSNN và niên độ phù hợp.
• Nghiệp vụ liên quan đến kinh phí viện trợ nước ngoài hoặc vốn vay nợ nước ngoài theo dự án: đơn vị trước hết ghi thu, ghi chi với NSNN theo quy định hiện hành. Sau đó kế toán hạch toán vào tài khoản ngoài bảng để lập báo cáo quyết toán theo Thông tư này.

4.3. Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản

Theo khoản 3 Điều 5 Thông tư 24/2024/TT-BTC:

• Đơn vị căn cứ hệ thống tài khoản ban hành kèm Thông tư để chọn tài khoản phù hợp với cơ chế tài chính, chức năng và nhiệm vụ được giao.
• Đơn vị được thêm tài khoản chi tiết cho các tài khoản trong danh mục tại Phụ lục I của Thông tư, nhằm hạch toán phù hợp với yêu cầu quản lý.
• Nếu cần thêm tài khoản ngang cấp với các tài khoản trong Phụ lục I, đơn vị phải thực hiện theo Luật Kế toán. Mục đích là bảo đảm thống nhất trong sử dụng tài khoản và trình bày báo cáo tài chính, tránh bỏ sót hoặc trùng lặp thông tin.

4.4. Cách định khoản kế toán hành chính sự nghiệp

Dưới đây là cách định khoản một số nghiệp vụ cơ bản.

(1) Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng, kho bạc nhà nước

• Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
• Có TK 111 – Tiền mặt

(2) Nhận kinh phí NSNN cấp bằng Lệnh chi tiền vào tài khoản tiền gửi dự toán

• Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
• Có các TK 135, 511

Đồng thời ghi:

• Nợ TK 005 – Lệnh chi tiền tạm ứng (nếu là Lệnh chi tiền tạm ứng)
• Nợ TK 011 – Kinh phí ngân sách cấp bằng tiền (nếu nhận kinh phí ngân sách cấp bằng tiền)

(3) Thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ bằng chuyển khoản

• Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
• Có TK 531 – Doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ
• Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước (nếu có)

(4) Thu phí, lệ phí bằng chuyển khoản

• Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
• Có TK 338 – Phải trả khác (3383), hoặc
• Có TK 138 – Phải thu khác (1383)

(5) Dịch vụ đã cung cấp, hàng hóa đã xuất bán nhưng chưa thu được tiền

Ghi nhận doanh thu:

• Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng (tổng giá thanh toán)
• Có TK 531 – Doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ
• Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước (nếu có)

Khi thu được tiền:

• Nợ các TK 111, 112
• Có TK 131 – Phải thu khách hàng

Hàng bán trong kỳ bị trả lại và được trừ vào nợ phải thu:

• Nợ TK 531 – Doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ
• Nợ TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước (nếu có)
• Có TK 131 – Phải thu khách hàng

(6) Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Áp dụng cho đơn vị có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ hoặc thực hiện dự án viện trợ không hoàn lại được NSNN hoàn thuế GTGT.

Căn cứ hóa đơn GTGT mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ và tài sản cố định:

• Nợ các TK 152, 153, 154, 156, 211, 241, 611,…
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
• Có các TK 111, 112, 331,…

Khi nhập khẩu vật tư, hàng hóa, TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh và được khấu trừ thuế GTGT hàng nhập khẩu:

• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
• Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước (33312)

(7) Kinh phí NSNN cấp cho hoạt động giao tự chủ trong năm bằng hình thức giao dự toán

Không áp dụng cho kinh phí đặt hàng, đấu thầu cung cấp dịch vụ sự nghiệp công sử dụng NSNN.

Căn cứ dự toán giao tự chủ được phê duyệt:

• Nợ TK 135 – Phải thu kinh phí được cấp (1351)
• Có TK 511 – Doanh thu từ kinh phí NSNN cấp

Đồng thời ghi: Nợ TK 008 – Dự toán chi hoạt động.

Khi rút dự toán giao tự chủ để chi tiêu:

• Nợ các TK 112, 152, 211, 331, 612,…
• Có TK 135 – Phải thu kinh phí được cấp (1351)

Đồng thời ghi: Có TK 008 – Dự toán chi hoạt động.

(8) Tạm ứng NSNN từ kinh phí hoạt động không giao tự chủ, kinh phí đặt hàng, đấu thầu cung cấp dịch vụ sự nghiệp công sử dụng NSNN và kinh phí chi đầu tư

a) Tạm ứng từ dự toán được giao trong năm

Khi rút tạm ứng kinh phí:

• Nợ các TK 111, 331,…
• Có TK 135 – Phải thu kinh phí được cấp (1351)

Đồng thời ghi: Có các TK 008, 009 (tạm ứng).

Định kỳ, căn cứ các khoản đã chi từ kinh phí tạm ứng có đủ hồ sơ chứng từ để quyết toán. Riêng kinh phí đặt hàng, đấu thầu cung cấp dịch vụ sự nghiệp công sử dụng NSNN, chỉ kết chuyển khi thỏa mãn điều kiện ghi nhận doanh thu. Kế toán kết chuyển vào doanh thu như sau:

• Nợ TK 135 – Phải thu kinh phí được cấp (1351)
• Có các TK 511, 531

b) Kinh phí NSNN tạm ứng vào tài khoản tiền gửi của đơn vị

Khi nhận Lệnh chi tiền tạm ứng:

• Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
• Có TK 135 – Phải thu kinh phí được cấp (1351)

Đồng thời ghi: Nợ TK 005 – Lệnh chi tiền tạm ứng.

Khi hoàn trả NSNN số tiền đã tạm ứng:

• Nợ TK 135 – Phải thu kinh phí được cấp (1351)
• Có các TK 111, 112,…

Đồng thời ghi: Có TK 005 – Lệnh chi tiền tạm ứng.

(9) Nhận trước khoản viện trợ kèm điều kiện sử dụng kinh phí, hoặc nhận khoản vay nợ nước ngoài mà đơn vị là chủ dự án

1. a) Khi nhận kinh phí từ nhà tài trợ:

• Nợ các TK 111, 112
• Có TK 135 – Phải thu kinh phí được cấp (1352)

b) Định kỳ, căn cứ số đã sử dụng từ nguồn này có đầy đủ hồ sơ chứng từ quyết toán, kết chuyển số đã nhận trước vào doanh thu tương ứng với số đã sử dụng:

• Nợ TK 135 – Phải thu kinh phí được cấp (1352)
• Có các TK 512, 711,…

(10) Đơn vị kế toán ứng trước kinh phí cho đơn vị hạch toán phụ thuộc, hạch toán doanh thu, chi phí tại đơn vị kế toán

Đối với kinh phí cấp, tại đơn vị kế toán khi cấp kinh phí:

• Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ đơn vị kế toán
• Có các TK 111, 112,…
• Có TK 135 – Phải thu kinh phí được cấp (1351) (nếu rút dự toán)

Đồng thời ghi: Có TK 008 – Dự toán chi hoạt động (nếu rút dự toán).

Tại đơn vị hạch toán phụ thuộc, khi nhận kinh phí, vật tư, hàng hóa,…:

• Nợ các TK 111, 112, 152, 153,…
• Có TK 336 – Phải trả nội bộ đơn vị kế toán

(11) Phải thu các khoản phí và lệ phí

a) Khi xác định chắc chắn các khoản phí, lệ phí có khả năng thu được:

• Nợ TK 138 – Phải thu khác (1383)
• Có TK 338 – Phải trả khác (3383)

b) Khi thu được bằng tiền:

• Nợ các TK 111, 112
• Có TK 138 – Phải thu khác (1383)

(12) Mua hàng đã nhận và đã trả tiền nhưng hàng đang đi đường

Căn cứ hóa đơn mua hàng và chứng từ liên quan, áp dụng cho nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa:

• Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
• Có các TK 111, 112, 511,…

Đồng thời ghi: Có các TK 008, 011, 012, 013 (nếu sử dụng nguồn NSNN, nguồn phí được khấu trừ, để lại hoặc nguồn kinh phí hoạt động nghiệp vụ phải quyết toán theo mục lục NSNN).

(13) Mua hàng đã nhận bàn giao nhưng chưa trả tiền và hàng đang đi đường

Cuối tháng, căn cứ hóa đơn mua hàng và chứng từ liên quan:

• Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
• Có TK 331 – Phải trả cho người bán

(14) Hàng đang đi đường về nhập kho

Căn cứ phiếu nhập kho và chứng từ liên quan:

• Nợ các TK 152, 153, 156, 241 (2411)
• Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường

(15) Rút dự toán mua công cụ, dụng cụ nhập kho

• Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
• Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước (33312, 3337) (nếu có)
• Có TK 135 – Phải thu kinh phí được cấp (1351) (nếu rút kinh phí tự chủ đã ghi doanh thu)
• Có TK 511 – Doanh thu từ kinh phí NSNN cấp (nếu rút kinh phí không tự chủ, kinh phí chi đầu tư,… chưa ghi doanh thu)

Đồng thời ghi: Có các TK 008, 009.

(16) Chi tiền mua công cụ, dụng cụ nhập kho

• Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
• Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước (33312, 3337) (nếu có)
• Có các TK 111, 112

Đồng thời ghi: Có các TK 011, 012, 013 (nếu sử dụng nguồn NSNN, nguồn phí được khấu trừ, để lại hoặc nguồn kinh phí hoạt động nghiệp vụ phải quyết toán theo mục lục NSNN).

(17) Nhập kho công cụ, dụng cụ do được tài trợ, viện trợ, cho, tặng

• Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ
• Có các TK 512, 711,…

7. Các câu hỏi thường gặp về kế toán hành chính sự nghiệp

Câu 1: Kỹ năng cần có của kế toán hành chính sự nghiệp

Để đảm nhiệm vai trò kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, bạn cần trang bị các kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm sau:

Kỹ năng chuyên môn kế toán

• Xử lý chứng từ: Biết cách lập, phân loại và kiểm tra chứng từ kế toán chính xác.
• Ghi sổ và lập báo cáo: Thành thạo việc sử dụng chứng từ để ghi sổ và lên báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán.
• Sử dụng phần mềm kế toán: Thành thạo phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp là yêu cầu bắt buộc.
• Phân tích số liệu: Biết tổng hợp và phân tích số liệu kế toán để phục vụ công tác tài chính, quản lý ngân sách.

Kỹ năng bổ trợ cần thiết

• Giao tiếp và phối hợp nhóm: Làm việc hiệu quả với đồng nghiệp và cơ quan chức năng.
• Ngoại ngữ: Nhiều đơn vị yêu cầu kỹ năng tiếng Anh cơ bản khi thi tuyển hoặc làm báo cáo.
• Tin học văn phòng: Sử dụng thành thạo Word, Excel, PowerPoint và các phần mềm hỗ trợ kế toán.

Việc rèn luyện đầy đủ các kỹ năng trên sẽ giúp bạn làm tốt vai trò kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp và tăng cơ hội phát triển nghề nghiệp.

Câu 2: Nguyên lý kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp

Nguyên lý kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm việc tuân thủ chính xác các quy định pháp luật và chuẩn mực kế toán; ghi chép đầy đủ và minh bạch các giao dịch tài chính; đảm bảo các thông tin tài chính được ghi nhận đúng thời điểm; thực hiện kế toán liên tục và hiệu quả; và bảo mật thông tin tài chính. Những nguyên lý này giúp quản lý tài chính chính xác, hiệu quả và đảm bảo sự minh bạch trong báo cáo tài chính.

Câu 3: Tài khoản 366 trong kế toán hành chính sự nghiệp là gì?

Tài khoản 366 trong kế toán hành chính sự nghiệp được sử dụng để phản ánh các khoản nhận trước chưa ghi thu. Đây là tài khoản phản ánh số tiền đã nhận nhưng chưa ghi nhận vào doanh thu hoặc thu nhập trong kỳ kế toán. Tài khoản này bao gồm các khoản tiền nhận trước từ các hợp đồng, dự án hoặc các khoản tiền chưa được xác định cụ thể trong thời gian hiện tại.

Tài khoản 366 giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc quản lý và phân bổ các khoản tiền nhận trước trong hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp.

Câu 4: Học kế toán hành chính sự nghiệp cơ hội việc thế nào?

Nhiều sinh viên ngành kế toán sau khi tốt nghiệp mong muốn được làm việc tại các đơn vị hành chính sự nghiệp. Công việc này mang lại cả cơ hội lẫn những mặt hạn chế mà bạn cần cân nhắc kỹ trước khi lựa chọn.

Ưu điểm của kế toán hành chính sự nghiệp

• Thu nhập ổn định: Mức lương hàng tháng đều đặn, ít biến động, đi kèm với chế độ lương thâm niên.
• Môi trường bền vững: Làm việc trong khu vực nhà nước nên ít áp lực, không lo bị đào thải thường xuyên.
• Phúc lợi tốt: Được hưởng các chế độ BHXH, BHYT, nghỉ phép, nghỉ lễ đúng quy định.
• Cơ hội làm việc lâu dài: Phần lớn nhân viên gắn bó đến tuổi nghỉ hưu, ít xảy ra tình trạng thay đổi công việc như trong khu vực tư nhân.

Nhược điểm khi làm kế toán hành chính sự nghiệp

• Tính chất công việc đặc thù: Các khoản thu thường hạn chế, hoạt động chủ yếu dựa vào nguồn ngân sách nhà nước.
• Tuân thủ nghiêm ngặt: Kế toán phải tuân theo định mức, dự toán đã được phê duyệt, không linh hoạt như doanh nghiệp.
• Thiếu môi trường năng động: Ít sự cạnh tranh, ít cơ hội cọ xát với các nghiệp vụ thực tế của doanh nghiệp tư nhân.
• Khả năng thăng tiến chậm: Vị trí công tác mang tính hành chính, có ít cơ hội leo cao trong nghề hoặc cải thiện thu nhập đột biến.

Nguyên lý kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp là nền tảng quan trọng giúp đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính của các tổ chức công. Việc áp dụng chính sách này không chỉ giúp tăng cường sự tin cậy từ phía cộng đồng mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật. Nếu bạn còn thắc mắc thế nào là đơn vị hành chính sự nghiệp, xin vui lòng liên hệ AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được hỗ trợ.