Mẫu đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất 2025

Đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là tài liệu quan trọng, giúp cá nhân hoặc tổ chức yêu cầu cơ quan thuế cấp chứng từ xác nhận việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo đúng quy định pháp luật. Việc lập và nộp đơn này không chỉ đảm bảo quyền lợi về kê khai, hoàn thuế mà còn giúp quản lý nghĩa vụ thuế minh bạch, tránh sai sót và rủi ro pháp lý. Trong bài viết này, AZTAX sẽ hướng dẫn chi tiết về mẫu đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN, các trường hợp áp dụng và những thông tin liên quan, cùng tìm hiểu nhé!

1. Đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là gì?

Đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là tài liệu được lập nhằm cho phép cá nhân hoặc tổ chức gửi yêu cầu đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền để được cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Mẫu đơn này phải nêu đầy đủ thông tin về cá nhân, tổ chức trả thu nhập, mã số thuế, nội dung đề nghị và các chi tiết liên quan khác. Sau khi hoàn thiện, người đại diện hợp pháp của cá nhân hoặc tổ chức trả thu nhập cần ký và ghi rõ họ tên để mẫu đơn có giá trị pháp lý và được cơ quan thuế chấp thuận.

2. Mẫu đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất

Đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN phiên bản mới nhất được ban hành theo Thông tư 92/2015/TT-BTC với mẫu 17/CTKT-TNCN, thay thế cho mẫu cũ 17/CTKT-TNCN tại Thông tư 156/2013/TT-BTC.

Dưới đây là tham khảo chi tiết mẫu 17/CTKT-TNCN để cá nhân và tổ chức thuận tiện trong việc lập và nộp đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN:

Tải mẫu 17/CTKT-TNCN

Hướng dẫn lập đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Phần mở đầu:

• Ghi đầy đủ quốc hiệu và tiêu ngữ theo quy định.
• Nêu rõ tên văn bản là Đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Phần nội dung chính:

• Ghi thông tin cơ quan thuế tiếp nhận đơn.
• Cung cấp đầy đủ thông tin về tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập.
• Nêu căn cứ pháp lý để yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
• Cam kết chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng chứng từ đúng theo quy định hiện hành về quản lý và sử dụng ấn chỉ thuế.

Phần kết:

• Ghi rõ thời gian và địa điểm lập đơn.
• Người đại diện hợp pháp của tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập ký, ghi rõ họ tên, chức danh và đóng dấu để đơn có giá trị pháp lý.

3. Khi nào cần cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Theo quy định pháp luật về thuế thu nhập cá nhân, tổ chức và cá nhân trả thu nhập có trách nhiệm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong các trường hợp nhất định. Nội dung này được nêu rõ tại Điểm a, Khoản 2, Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC như sau:

2. Chứng từ khấu trừ

a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ

Cụ thể, cá nhân bị khấu trừ có quyền nhận chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ tổ chức, cá nhân trả thu nhập trong các trường hợp sau:

• Thu nhập của cá nhân không cư trú.
• Thu nhập từ tiền lương, tiền công.
• Thu nhập từ đại lý bảo hiểm, đại lý xổ số, bán hàng đa cấp; hoặc từ hoạt động cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuê tài sản.
• Thu nhập từ đầu tư vốn.
• Thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán.
• Thu nhập từ chuyển nhượng vốn góp của cá nhân không cư trú.
• Thu nhập từ trúng thưởng.
• Thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại.
• Khấu trừ thuế tại nguồn 10% đối với một số khoản thu nhập khác.

Lưu ý về thời điểm cấp chứng từ khấu trừ:

• Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng: có quyền yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ hoặc một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong cùng kỳ tính thuế.
• Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cần cấp một chứng từ khấu trừ cho toàn bộ kỳ tính thuế.

4. Vai trò của chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong doanh nghiệp

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được cấp cho người lao động nhằm xác nhận các khoản thu nhập đã bị khấu trừ thuế, hỗ trợ trong quá trình thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

Ngoài chức năng cơ bản trên, chứng từ khấu trừ thuế TNCN còn mang nhiều ý nghĩa quan trọng khác:

• Là căn cứ trong hồ sơ quyết toán thuế đối với cá nhân tự thực hiện quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế, theo hướng dẫn tại Phụ lục I, Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
• Trong trường hợp doanh nghiệp hoặc tổ chức không thể cấp chứng từ do phá sản, chấm dứt hoạt động, cơ quan thuế vẫn xem xét và xử lý hồ sơ quyết toán của cá nhân mà không cần chứng từ.
• Thể hiện rõ mức thuế TNCN đã bị khấu trừ, giúp người lao động nắm được quyền lợi, đồng thời kiểm tra xem số thuế đã khấu trừ có đúng quy định hay chưa.
• Đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng trong việc ghi nhận các khoản tiền thuế đã khấu trừ từ thu nhập của người lao động.
• Phản ánh trách nhiệm của cơ quan nhà nước trong việc quản lý và ghi nhận thuế thu nhập cá nhân, bảo đảm quyền lợi cho người lao động.

5. Trách nhiệm của tổ chức và cá nhân trong việc khấu trừ thuế TNCN

Trách nhiệm của tổ chức và cá nhân trong việc khấu trừ thuế TNCN đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nghĩa vụ thuế được thực hiện đúng quy định pháp luật. Việc hiểu rõ quy trình, quyền và nghĩa vụ khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân giúp doanh nghiệp, cơ quan chi trả thu nhập và người lao động tuân thủ đúng quy định, hạn chế rủi ro vi phạm và góp phần minh bạch trong quản lý thuế.

Theo Điều 34b Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, tổ chức và cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân có các trách nhiệm sau:

Tạo lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử:

• Lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, biên lai thu thuế, phí, lệ phí điện tử và gửi đến người bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.
• Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp và chính xác của các chứng từ điện tử đã lập.

Chuyển dữ liệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử:

• Sau khi hoàn tất việc lập chứng từ điện tử, tổ chức/cá nhân khấu trừ thuế phải gửi chứng từ cho người bị khấu trừ thuế và cơ quan thuế ngay trong ngày lập.
• Việc gửi dữ liệu đến cơ quan thuế phải tuân thủ định dạng dữ liệu quy định tại Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
• Đối với tổ chức khấu trừ thuế kết nối trực tiếp với cơ quan thuế, dữ liệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN được gửi qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
• Các tổ chức/cá nhân trả thu nhập không thuộc đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử hoặc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không phải trả phí dịch vụ theo quy định, có thể lựa chọn gửi dữ liệu chứng từ TNCN điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

6. Làm thế nào để được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Bạn đang băn khoăn làm thế nào để được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN sau khi bị khấu trừ thuế tại nguồn? Việc hiểu rõ quy trình, hồ sơ và nơi đề nghị cấp chứng từ là rất quan trọng để đảm bảo quyền lợi khi quyết toán thuế. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các bước giúp bạn dễ dàng xin cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đúng quy định, nhanh chóng và chính xác.

6.1. Các bước xin cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Tùy theo từng tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập, quy trình xin cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN có thể có sự khác biệt. Tuy nhiên, người nộp thuế có thể tham khảo quy trình cơ bản dưới đây:

Bước 1: Liên hệ với đơn vị hoặc cá nhân chi trả thu nhập

Người lao động cần chủ động liên hệ với tổ chức hoặc cá nhân đã thực hiện khấu trừ thuế thu nhập để đề nghị cấp chứng từ. Có thể thực hiện theo một trong các cách:

• Đến trực tiếp phòng kế toán hoặc phòng nhân sự tại trụ sở đơn vị.
• Gửi email hoặc tin nhắn qua kênh liên lạc chính thức của doanh nghiệp (như fanpage, group nội bộ).
• Liên hệ qua điện thoại với bộ phận phụ trách để được hướng dẫn cụ thể.

Bước 2: Cung cấp thông tin xác minh

Người nộp thuế cần cung cấp các thông tin cá nhân như: họ tên, mã số thuế, mã số BHXH, thời gian làm việc tại đơn vị và các thông tin liên quan đến khoản thu nhập đã bị khấu trừ.

Bước 3: Nhận chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Sau khi tiếp nhận yêu cầu, đơn vị chi trả thu nhập sẽ kiểm tra dữ liệu và lập chứng từ khấu trừ thuế theo quy định.

Chứng từ có thể được cấp dưới dạng bản giấy hoặc chứng từ điện tử. Nếu nhận bản điện tử, người lao động có thể in ra để bổ sung vào hồ sơ quyết toán thuế.

6.2. Quy định cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong từng trường hợp

Tùy theo loại hợp đồng lao động, việc cấp chứng từ khấu trừ thuế sẽ được thực hiện như sau:

Trường hợp ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên:

• Doanh nghiệp hoặc cá nhân chi trả thu nhập chỉ cần cấp 01 chứng từ khấu trừ cho cá nhân trong một kỳ tính thuế.

Trường hợp không ký hợp đồng hoặc hợp đồng dưới 3 tháng: 

Cá nhân có quyền lựa chọn:

• Đề nghị cấp chứng từ cho từng lần khấu trừ thuế, hoặc
• Đề nghị cấp một chứng từ tổng hợp cho nhiều lần khấu trừ trong cùng kỳ tính thuế.

7. Một số câu hỏi thường gặp

Câu hỏi số 1: Người lao động lấy chứng từ khấu trừ thuế TNCN ở đâu?

Người lao động có thể lấy chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) từ nhiều nguồn khác nhau, tùy thuộc vào hình thức làm việc và cách khấu trừ thuế:

• Từ nơi làm việc (tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập): Đây là nguồn phổ biến nhất. Doanh nghiệp hoặc đơn vị chi trả thu nhập có nghĩa vụ cung cấp chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động thông qua phòng Kế toán hoặc Nhân sự để phục vụ công tác quyết toán thuế cuối năm.
• Từ cơ quan thuế: Trường hợp đơn vị chi trả đã gửi dữ liệu chứng từ lên hệ thống, người lao động có thể tra cứu và tải chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc ứng dụng eTax Mobile.
• Đối với người làm việc tự do (Freelancer): Nếu không có thu nhập bị khấu trừ thuế tại nguồn, bạn sẽ không được cấp chứng từ khấu trừ. Thay vào đó, sau khi tự kê khai và hoàn thành nghĩa vụ thuế, bạn sẽ nhận được biên lai nộp thuế do cơ quan thuế cấp.

Câu hỏi số 2: Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử bị sai sót thông tin phải làm sao? 

Khi chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) điện tử phát sinh sai sót, việc xử lý sẽ tuân theo nguyên tắc tương tự như đối với hóa đơn điện tử, được quy định tại Điều 34a Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được bổ sung bởi khoản 22 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Nguyên tắc xử lý

Tổ chức khấu trừ cần căn cứ vào loại sai sót để lựa chọn hình thức xử lý phù hợp: điều chỉnh, thay thế hoặc chỉ cần thông báo sai sót cho cơ quan thuế.

Các trường hợp cụ thể

• Trường hợp 1: Sai tên hoặc địa chỉ người nộp thuế nhưng mã số thuế đúng. Tổ chức không cần lập lại chứng từ mới, chỉ cần thông báo sai sót cho cơ quan thuế và người nộp thuế bằng Mẫu số 04/SS-CTĐT (Phụ lục IA).
• Trường hợp 2: Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc thông tin khác. Tổ chức có thể lựa chọn một trong hai cách:
• • Lập chứng từ điều chỉnh: Ghi rõ “Điều chỉnh cho chứng từ Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
  • Lập chứng từ thay thế: Xuất chứng từ mới thay thế cho chứng từ bị sai trước đó.

Thông báo sai sót

Mọi trường hợp chứng từ bị sai đều phải được thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-CTĐT, đảm bảo việc cập nhật dữ liệu chính xác và hợp lệ trong hệ thống quản lý thuế.

Câu hỏi số 3: Thời hạn cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là bao lâu?

Thời hạn cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN được quy định rõ tại Điều 32 Thông tư 111/2013/TT-BTC như sau:

• Trường hợp cấp định kỳ (hằng năm): Tổ chức, cá nhân trả thu nhập (doanh nghiệp, cơ quan, đơn vị) phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động chậm nhất là ngày 31/01 của năm sau năm khấu trừ thuế.
• Trường hợp người lao động nghỉ việc giữa năm hoặc có yêu cầu riêng: Doanh nghiệp phải cấp trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày có yêu cầu của người lao động.

Việc nắm rõ cách viết và nộp đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN giúp người lao động chủ động hơn trong quá trình quyết toán thuế, đồng thời đảm bảo quyền lợi hợp pháp về thu nhập đã bị khấu trừ. Nếu bạn còn băn khoăn về mẫu đơn, thủ tục gửi hay quy trình xử lý của cơ quan thuế, hãy liên hệ ngay với AZTAX để được hỗ trợ chi tiết, nhanh chóng nhé!