Công ty không chốt sổ bảo hiểm xã hội là tình huống khiến nhiều người lao động gặp khó khăn khi nghỉ việc hoặc chuyển nơi làm mới. Việc này không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình tham gia và hưởng các chế độ bảo hiểm mà còn gây gián đoạn quyền lợi hợp pháp của người lao động. Vậy nguyên nhân vì sao công ty không chốt sổ BHXH, người lao động cần làm gì để bảo vệ quyền lợi của mình và cơ quan nào có thẩm quyền can thiệp? Hãy cùng AZTAX tìm hiểu chi tiết trong nội dung dưới đây.
1. Sổ bảo hiểm xã hội là gì?
Theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, bảo hiểm xã hội (BHXH) là chính sách nhằm bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập cho người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do các nguyên nhân như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc tử vong, dựa trên cơ sở mức đóng vào quỹ BHXH.
Theo đó, sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) được cấp riêng cho từng người lao động nhằm ghi nhận quá trình tham gia và thụ hưởng các chế độ BHXH, đồng thời là căn cứ quan trọng để cơ quan có thẩm quyền giải quyết các quyền lợi theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2014. Nội dung trong sổ bao gồm thời gian làm việc, quá trình đóng và hưởng BHXH của người lao động.
2. Trách nhiệm chốt sổ BHXH thuộc về ai?
Việc chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) là một thủ tục quan trọng, đảm bảo quyền lợi của người lao động khi nghỉ việc, chuyển công tác hoặc làm thủ tục hưởng các chế độ BHXH. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ trách nhiệm chốt sổ BHXH thuộc về ai – là người sử dụng lao động hay người lao động? Cùng tìm hiểu rõ hơn để tránh những rắc rối phát sinh khi nghỉ việc hoặc chuyển nơi làm việc.
Theo quy định tại khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động năm 2019, khi hợp đồng lao động chấm dứt, người sử dụng lao động (công ty) có nghĩa vụ thực hiện các trách nhiệm sau đây đối với người lao động:
3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:
a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;
b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.
Như vậy, căn cứ theo các quy định nêu trên, khi chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp có trách nhiệm xác nhận thời gian tham gia bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động, hay còn được gọi là thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH.
3. Người lao động phải làm gì khi công ty không chốt sổ BHXH?
Khi người lao động nghỉ việc nhưng công ty không thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hội, họ có thể gặp nhiều rắc rối trong việc bảo lưu hoặc hưởng các chế độ bảo hiểm sau này. Vậy trong trường hợp này, người lao động cần phải làm gì để bảo vệ quyền lợi của mình? Cùng tìm hiểu chi tiết các bước xử lý và hướng dẫn cụ thể trong bài viết dưới đây.
3.1 Khiếu nại về bảo hiểm xã hội
Theo Điều 118 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, người lao động có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền xem xét lại khi cho rằng quyết định hoặc hành vi của cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan vi phạm quy định pháp luật về bảo hiểm xã hội, làm ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của mình.
Điều 118. Khiếu nại về bảo hiểm xã hội
1. Người lao động, người đang hưởng lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội hằng tháng, người đang bảo lưu thời gian đóng bảo hiểm xã hội và những người khác có quyền đề nghị cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xem xét lại quyết định, hành vi của cơ quan, tổ chức, cá nhân khi có căn cứ cho rằng quyết định, hành vi đó vi phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội, xâm phạm đến quyền và lợi ích hợp pháp của mình.
2. Người sử dụng lao động có quyền đề nghị cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xem xét lại quyết định, hành vi của cơ quan, tổ chức, cá nhân khi có căn cứ cho rằng quyết định, hành vi đó vi phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội, xâm phạm đến quyền và lợi ích hợp pháp của mình.
Theo Điều 118 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, người lao động có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền xem xét lại khi có căn cứ cho rằng quyết định hoặc hành vi của cơ quan, tổ chức, cá nhân đã vi phạm quy định pháp luật về bảo hiểm xã hội, làm ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của mình.
Việc khiếu nại liên quan đến bảo hiểm xã hội được thực hiện theo Nghị định số 24/2018/NĐ-CP. Cụ thể, tại Điều 15 của nghị định này quy định rằng người sử dụng lao động là chủ thể có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu về lao động. Thời hạn giải quyết là không quá 30 ngày kể từ ngày thụ lý đối với vụ việc thông thường, và không quá 60 ngày đối với các trường hợp phức tạp.
Nếu hết thời hạn mà khiếu nại không được giải quyết hoặc người lao động không đồng ý với quyết định giải quyết lần đầu, họ có thể khiếu nại lần hai đến Chánh Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính. Thời hạn giải quyết khiếu nại lần hai là 45 ngày kể từ ngày thụ lý, hoặc 90 ngày đối với trường hợp đặc biệt.
3.2 Khởi kiện tại tòa án
Trường hợp khiếu nại lần hai không được giải quyết trong thời hạn trên, hoặc người lao động không đồng ý với kết quả giải quyết, họ có quyền khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 10 Nghị định 24/2018/NĐ-CP.
Như vậy, nếu công ty cũ cố tình không thực hiện việc chốt sổ BHXH, người lao động có thể nộp đơn khiếu nại trực tiếp đến người sử dụng lao động. Nếu không được giải quyết hoặc không đồng ý với kết quả, người lao động có thể gửi khiếu nại lần hai đến Chánh Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tại địa phương nơi công ty đặt trụ sở.
4. Quy định về trình tự giải quyết khiếu nại về bảo hiểm xã hội
Khi người lao động hoặc đơn vị sử dụng lao động phát hiện quyền lợi bảo hiểm xã hội (BHXH) của mình bị xâm phạm hoặc giải quyết chưa đúng quy định, họ có quyền thực hiện khiếu nại để được xem xét và bảo vệ quyền lợi hợp pháp. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ trình tự giải quyết khiếu nại về bảo hiểm xã hội được quy định ra sao, cơ quan nào có thẩm quyền tiếp nhận và thời hạn xử lý là bao lâu. Cùng tìm hiểu chi tiết trong nội dung dưới đây để hiểu rõ hơn về quy trình này.
Theo Điều 119 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, việc giải quyết khiếu nại liên quan đến các quyết định hoặc hành vi hành chính về bảo hiểm xã hội được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại.
Điều 119. Trình tự giải quyết khiếu nại về bảo hiểm xã hội
1. Việc giải quyết khiếu nại đối với quyết định, hành vi hành chính về bảo hiểm xã hội được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại.
2. Việc giải quyết khiếu nại đối với quyết định, hành vi về bảo hiểm xã hội không thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này thì người khiếu nại có quyền lựa chọn một trong hai hình thức sau đây:
a) Khiếu nại lần đầu đến cơ quan, người đã ra quyết định hoặc người có hành vi vi phạm. Trường hợp cơ quan, người có quyết định, hành vi về bảo hiểm xã hội bị khiếu nại không còn tồn tại thì cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện có trách nhiệm giải quyết;
b) Khởi kiện tại Tòa án theo quy định của pháp luật.
3. Trường hợp người khiếu nại được quy định tại điểm a khoản 2 Điều này không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu hoặc quá thời hạn quy định mà khiếu nại không được giải quyết thì có quyền khởi kiện tại Tòa án hoặc khiếu nại đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh.
Trường hợp người khiếu nại không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại của cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh hoặc quá thời hạn quy định mà khiếu nại không được giải quyết thì có quyền khởi kiện tại Tòa án.
4. Thời hiệu khiếu nại, thời hạn giải quyết khiếu nại được áp dụng theo quy định của pháp luật về khiếu nại.
5. Các mức xử phạt khi doanh nghiệp không chốt sổ BHXH cho người lao động
Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, họ có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định.
Cụ thể, khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2020/NĐ-CP quy định mức phạt tiền đối với người sử dụng lao động khi không hoàn tất thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, cũng như không trả lại sổ BHXH và các giấy tờ gốc đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng, với các mức xử phạt cụ thể như sau:
- Phạt từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng nếu vi phạm liên quan đến từ 1 đến 10 người lao động;
- Phạt từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng nếu vi phạm từ 11 đến 50 người lao động;
- Phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng nếu vi phạm từ 51 đến 100 người lao động;
- Phạt từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng nếu vi phạm từ 101 đến 300 người lao động;
- Phạt từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng nếu vi phạm từ 301 người lao động trở lên.
Ngoài ra, theo điểm d khoản 4 Điều 41 Nghị định 12/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động sẽ bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng cho mỗi người lao động, nhưng tổng mức phạt tối đa không vượt quá 75.000.000 đồng.
6. Giải đáp câu hỏi thường gặp về viêc chốt sổ bảo hiểm xã hội
6.1 Không chốt sổ bảo hiểm xã hội có sao không?
Việc không chốt sổ bảo hiểm xã hội gây nhiều bất lợi cho người lao động như không được giải quyết trợ cấp thất nghiệp, không được hưởng chế độ thai sản, không đáp ứng điều kiện để nhận lương hưu hoặc BHXH một lần; đồng thời doanh nghiệp cũng có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.
6.2 Có được kiểm tra tình trạng chốt sổ BHXH trên điện thoại không?
Có, người lao động có thể dễ dàng kiểm tra tình trạng chốt sổ BHXH trên điện thoại qua ứng dụng VssID. Sau khi tải ứng dụng VssID, người lao động cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Mở ứng dụng VssID trên điện thoại và đăng nhập bằng mã số BHXH.
Bước 2: Chọn mục “Quá trình tham gia”, sau đó xem thông tin tại phần “BHXH”.
Bước 3: Kiểm tra thời điểm chốt sổ. Sổ được xem là đã chốt khi không có tháng chậm đóng và thời gian đóng BHXH cuối cùng trùng với thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động.
Nếu hệ thống ghi nhận chậm đóng trên 1 tháng hoặc thời điểm đóng cuối không trùng ngày nghỉ việc thì sổ BHXH chưa được chốt.
6.3 Nghỉ ngang không báo trước có được chốt sổ BHXH không?
Có, khi hợp đồng lao động chấm dứt vì bất kỳ lý do gì, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thủ tục chốt sổ và trả sổ cho người lao động. Do đó, người lao động nghỉ ngang vẫn được chốt sổ BHXH.
Trên đây là những quy định pháp lý liên quan đến trường hợp công ty không chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động. Hành vi này không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi về bảo hiểm, chế độ hưu trí và trợ cấp thất nghiệp mà còn có thể bị xử phạt hành chính theo quy định. Vì vậy, nếu bạn đang cần hỗ trợ khiếu nại, hoàn tất thủ tục chốt sổ BHXH nhanh chóng, hãy liên hệ ngay với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn nhanh chóng.
