CẨM NANG LÀM HỒ SƠ, NGHIỆP VỤ BẢO HIỂM XÃ HỘI HỮU ÍCH CHO DOANH NGHIỆP

Việc thực hiện các hồ sơ, nghiệp vụ bảo hiểm xã hội cho người lao động là trách nhiệm và nghĩa vụ của người sử dụng lao động. Chình vì vậy, việc thực hiện nghiệp vụ BHXH có tầm quan trọng đặc biệt. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp hiện nay thường gặp những rắc rối liên quan đến việc làm hồ sơ, nghiệp vụ BHXH. Chính vì thế, AZTAX đã thiết kế và tổng hợp bộ cẩm nang làm hồ sơ, nghiệp vụ bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp nhằm giúp doanh nghiệp tháo gỡ những khúc mắc trong hồ sơ nghiệp vụ BHXH. Mời xem tiếp bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn nhé.

1. DOANH NGHIỆP CẦN THỰC HIỆN THAM GIA BHXH NGAY KHI PHÁT SINH LAO ĐỘNG

Doanh nghiệp khi bắt đầu hoạt động và có phát sinh lao động thì cần đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội ngay (kể cả khi chỉ mới có một vài người lao động). Đây là điều vô cùng quan trọng mà doanh nghiệp cần nhớ, bởi nếu không tham gia bảo hiểm xã hội đúng lúc, doanh nghiệp sẽ mất thêm khoản phí gọi là lãi chậm nộp sau này. Hay tệ hơn, nếu doanh nghiệp “quên” tham gia bảo hiểm trong một thời gian dài thì còn có thể bị quy vào lỗi phạt trốn đóng BHXH.

Vậy nên, ngay khi có phát sinh lao động thì doanh nghiệp cần ngay lập tức tham gia BHXH để tránh được những rủi ro chi phí không đáng có.

2. DOANH NGHIỆP KHI KÝ HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG CÓ GHI THỜI GIAN THỬ VIỆC THÌ PHẢI ĐÓNG BHXH CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG (KỂ CẢ THỜI GIAN THỬ VIỆC)

Hiện nay, có nhiều doanh nghiệp và cả người lao động cứ đinh ninh rằng thời gian thử việc thì sẽ không tham gia bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, điều này là chưa chính xác. Theo quy định hiện hành, bạn có thể không tham gia bảo hiểm xã hội nếu ký hợp đồng thử việc thôi, còn ký hợp đồng lao động thì vẫn đóng BHXH cho thời gian thử việc nha. Cụ thể như sau:

– Thời gian thử việc trong hợp đồng thử việc => Không đóng BHXH;

– Thời gian thử việc trong hợp đồng thử việc mà có thỏa thuận tham gia BHXH => Có đóng BHXH;

– Thời gian thử việc trong hợp đồng lao động => Có đóng BHXH.

Như vậy, doanh nghiệp khi có giao kết hợp đồng lao động thì phải tham gia BHXH cho người lao động (kể cả thời gian thử việc được ghi trong hợp đồng).

3. DOANH NGHIỆP MUỐN THAM GIA BHXH CHO NGƯỜI NƯỚC NGOÀI PHẢI ĐĂNG KÝ MÃ ĐƠN VỊ KHÁC

Người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, khi đáp ứng đủ điều kiện theo quy định, thì cũng thuộc đối tượng tham gia BHXH. Dĩ nhiên, người lao động nước ngoài sẽ có mức tham gia BHXH khác với người lao động là người Việt Nam và chế độ cũng có chút khác biệt. Vậy nên, để tham gia BHXH cho người lao động là người nước ngoài, doanh nghiệp cần đăng ký thêm một mã đơn vị riêng biệt. Sau ký hoàn tất đăng ký mã đơn vị này, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chuẩn bị hồ sơ để đăng ký tham gia BHXH cho người lao động.

Lưu ý: Hồ sơ cá nhân đính kèm của người lao động nước ngoài phải là bản đã được dịch sang tiếng việt và được công chứng, chứng thực hợp lệ theo quy định.

Như vậy, khi có người lao động nước ngoài đủ điều kiện tham gia BHXH, doanh nghiệp nên đăng ký thêm một mã đơn vị khác để thực hiện thủ tục đăng ký tham gia BHXH.

4. DOANH NGHIỆP CHƯA ĐĂNG KÝ GIAO DỊCH ĐIỆN TỬ THÌ NÊN ĐĂNG KÝ NGAY

Với sự phát triển vượt bậc của công nghệ, Nhà nước ta đã và đang từng bước triển khai ứng dụng điện tử vào các hồ sơ, thủ tục hành chính BHXH. Việc này cho giúp quá trình đăng ký, kê khai trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Và phần lớn hồ sơ bảo hiểm xã hội hiện nay đều có thể thực hiện qua giao dịch điện tử. 

Tuy nhiên, một số doanh nghiệp vẫn chưa thực hiện đăng ký loại giao dịch này và vẫn phải thực hiện hồ sơ giấy. Việc nộp hồ sơ giấy mang đến cho doanh nghiệp nhiều bất cập như: thất thoát hồ sơ, tốn nhiều thời gian đi đến trực tiếp cơ quan, khó khăn trong việc chỉnh sửa sai sót hồ sơ,…

Việc kê khai BHXH qua phương thức điện tử mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều tiện lợi như:

– Kê khai BHXH dễ dàng, tiết kiệm thời gian hơn;

– Thủ tục, giao dịch hồ sơ trở nên đơn giản hơn;

– Nhận kết quả hồ sơ tự động;

– Quản lý, lưu trữ hồ sơ trở nên dễ dàng hơn;

Và nhiều lợi ích khác…..

Chính vì vậy, để thuận tiện hơn trong quá trình làm hồ sơ, doanh nghiệp cần đăng ký ngay để có thể nộp hồ sơ điện tử.

5. DOANH NGHIỆP NÊN ĐĂNG KÝ GIAO DỊCH ĐIỆN TỬ CỦA BHXH VÌ MIỄN PHÍ VÀ DỄ SỬ DỤNG, CẬP NHẬT NHANH

Hiện nay, có không ít doanh nghiệp sử dụng phần mềm giao dịch điện tử của nhà cung cấp IVAN đã được BHXH cấp phép. Thực tế, việc sử dụng phần mềm này khiến cho doanh nghiệp phải chi trả phí theo định kỳ hằng tháng.

Nhưng nếu chuyển sang dùng trên trang giao dịch điện tử của BHXH thì doanh nghiệp có thể tiết kiệm được kha khá chi phí, do phần mềm của BHXH không hề thu phí và còn được cập nhật nhanh chóng nhất khi có quy định mới nữa. 

Chính vì vậy, doanh nghiệp hãy cân nhắc sử dụng phần mềm của BHXH cho tiện lợi, nhanh và đỡ tốn kém chi phí.

6. PHẦN LỚN HỒ SƠ CÓ THỂ THỰC HIỆN ONLINE, NHƯNG CÓ MỘT VÀI HỒ SƠ CẦN BỔ SUNG CHỨNG TỪ GIẤY

Theo quy hình hiện hành, doanh nghiệp đã có thể thực hiện online phần lớn các hồ sơ nghiệp vụ BHXH. Tuy nhiên, vẫn có vài hồ sơ sau khi thực hiện online cần phải bổ sung thêm chứng từ giấy. 

Nhưng, thực tế có khá nhiều doanh nghiệp chưa biết đến việc này, cho rằng chỉ cần nộp đầy đủ hồ sơ điện tử là đã hoàn tất hồ sơ. Và khi hồ sơ bị từ chối thì khá bối rối và hoang mang. Nguyên nhân bị từ chối thường là do hồ sơ nộp chưa đầy đủ, cần phải bổ sung thêm chứng từ giấy nữa. 

Vậy nên, doanh nghiệp hãy liệt kê ra các loại hồ sơ có yêu cầu bổ sung hồ sơ giấy để thực hiện hồ sơ cho đúng, tránh làm tốn thời gian.

7. LƯƠNG THAM GIA BHXH PHẢI CĂN CỨ TRÊN THANG BẢNG LƯƠNG

Theo quy định hiện hành, lương tham gia BHXH phải căn cứ trên hệ thống thang bảng lương của doanh nghiệp và hệ thống này cũng phải đảm bảo đúng luật. Do đó, doanh nghiệp không thể tự quy định mức tham gia BHXH theo ý mình.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp tham gia BHXH chưa để ý đến việc xây dựng hệ thống thang lương này mà cứ báo tăng theo mức tham gia tối thiểu. Sau đó, khi có trường hợp cần nhận trợ cấp thì báo tăng lương, mà lương nhân viên tăng có khi lại cao hơn giám đốc. Điều này dẫn đến việc cơ quan bảo hiểm xã hội nghi ngờ đóng trục lợi quỹ và có thể thanh tra bất cứ lúc nào.

Chính vì vậy, doanh nghiệp nên xây dựng một hệ thống thang lương cụ thể để làm căn cứ tăng mức đóng BHXH khi cần thiết.

Tham khảo thêm về: Những nguyên tắc và lưu ý khi xây dựng thang bảng lương.

8. DOANH NGHIỆP THỰC HIỆN BÁO TĂNG/BÁO GIẢM PHẢI ĐÚNG NGÀY QUY ĐỊNH, BÁO CHẬM PHẢI CHỊU TRUY THU

Khi doanh nghiệp thực hiện báo tăng, báo giảm lao động cần chú ý thực hiện thủ tục tăng/giảm đúng ngày theo quy định. Thời hạn báo tăng/giảm theo quy định cụ thể như sau:

– Đối với báo tăng => Thực hiện báo tăng ngay khi có phát sinh;

– Đối với báo giảm cho tháng sau => Thực hiện báo giảm từ ngày 28 đến ngày 30 của tháng trước.

Trong trường hợp báo chậm có thể chịu truy thu lãi suất, cụ thể:

– Báo tăng chậm => Truy thu lãi chậm đóng;

– Báo giảm chậm => truy thu tiền thẻ BHYT của những tháng giảm chậm.

Vậy nên, doanh nghiệp nhớ thực hiện báo tăng, giảm BHXH đúng theo quy định để tránh những phát sinh không đáng có.

9. DOANH NGHIỆP NHỚ THỰC HIỆN HỒ SƠ NHẬN TRỢ CẤP CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG KHI CÓ PHÁT SINH

Hiện nay, có không ít trường hợp doanh nghiệp, do có nhân sự chuyên trách nên đã vô tình quên thực hiện hồ sơ nhận trợ cấp cho người lao động, nhất là trợ cấp ốm đau và thai sản. Điều này có thể dẫn đến một vài mâu thuẫn giữa người lao động và doanh nghiệp. Bởi, những khoản trợ cấp này là quyền lợi được hưởng của người lao động, đồng thời là nghĩa vụ phải thực hiện của người sử dụng lao động. Hơn thế nữa, các khoản này còn góp phần đảm bảo chính sách phúc lợi, giữ chân người lao động.

Vậy nên, doanh nghiệp hãy dành thời gian để thực hiện những hồ sơ này cho người lao động ngay khi có phát sinh nhé. Nếu doanh nghiệp không có đội ngũ chuyên trách thì có thể liên hệ AZTAX để được hỗ trợ trọn gói, thực hiện tất tần tật những thủ tục cần thiết.

10. DOANH NGHIỆP KHI THAY ĐỔI NƠI KINH DOANH CŨNG PHẢI LÀM HỒ SƠ THÔNG BÁO – GỌI LÀ HỒ SƠ CHUYỂN ĐỊA ĐIỂM

Mỗi doanh nghiệp khi hoạt động tại một địa bàn, khu vực sẽ được quản lý bởi cơ quan nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Vậy nên, nếu doanh nghiệp thay đổi địa điểm kinh doanh sang quận khác thì phải làm hồ sơ chuyển quận; còn nếu thay đổi sang tỉnh khác thì phải làm hồ sơ chuyển tỉnh.

Thủ tục chuyển cơ quan BHXH quản lý này sẽ bao gồm các bước như:

– Báo giảm tại địa điểm cũ;

– Đăng ký mã đơn vị tại địa điểm mới;

– Báo tăng tại địa điểm mới.

Thủ tục này rất quan trọng và cần thiết, doanh nghiệp khi chuyển địa điểm kinh doanh cần lưu ý thực hiện.

11. DOANH NGHIỆP NÊN THỰC HIỆN RÀ SOÁT TOÀN BỘ HỒ SƠ 06 THÁNG MỘT LẦN ĐỂ GIẢM THIỂU TRUY THU KHI THANH TRA

Doanh nghiệp tự thực hiện hồ sơ đôi khi sẽ phải nhận công văn thanh tra từ bảo hiểm xã hội hoặc phòng lao động. Việc doanh nghiệp không có chuyên viên am hiểu, không rõ hồ sơ, không nắm quy định đôi khi sẽ dẫn đến truy thu khi thanh tra, tệ hơn là phải đóng phạt rất cao (mắc dù chỉ là một lỗi nhỏ). 

Vậy nên, để chắc chắn hơn, doanh nghiệp nên thực hiện rà soát hồ sơ BHXH ít nhất 06 tháng một lần để kịp thời chỉnh sửa những sai sót hồ sơ, giảm thiểu rủi ro truy thu.

Nếu doanh nghiệp chưa có nhân sự chuyên trách hỗ trợ rà soát hồ sơ, hoàn toàn có thể liên hệ ngay AZTAX theo thông tin bên dưới để được tư vấn dịch vụ rà soát hồ sơ bảo hiểm xã hội nhé.

12. THANH TRA BHXH THỰC RA KHÔNG QUÁ KHÓ, QUAN TRỌNG LÀ LÀM ĐÚNG VÀ ĐỦ

Hiện nay, có rất nhiều nhân sự trong doanh nghiệp rất sợ thanh tra. Hay thậm chí, đôi khi chỉ vì né tránh thanh tra mà nhân sự không thực hiện hồ sơ cho người lao động theo đúng quy định. Chẳng hạn như:

– Yêu cầu người lao động cam kết không có bầu trong số tháng nhất định;

– Thỏa thuận cho người lao động có bầu thôi việc trước thời điểm sinh con;

– Không làm hồ sơ thai sản cho người lao động khi người lao động vừa đủ điều kiện hưởng;

Và nhiều trường hợp khác …

Thế nhưng, nếu doanh nghiệp thực hiện né tránh thanh tra theo các phương án như trên thì có thể bị phản tác dụng, bởi những thỏa thuận này đều không đúng với pháp luật. Trong tình huống nếu có thanh tra đột xuất hoặc có khiếu nại từ người lao động thì doanh nghiệp cũng không thể tránh khỏi các mức phạt cao.

Vậy nên, hãy thực hiện đầy đủ những hồ sơ, thủ tục nhận chế độ cho người lao động đầy đủ. Đồng thời, kiểm tra và sửa lỗi nhưng sai sót trong hồ sơ lao động định kỳ thì doanh nghiệp sẽ không phải lo lắng mỗi khi có thanh tra nữa.

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp vẫn còn lo lắng mỗi khi bị thanh tra thì có thể liên hệ AZTAX để được hỗ trợ giải trình thanh tra, đảm bảo hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp.

13. DOANH NGHIỆP NHỚ THỰC HIỆN KHAI BÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG LAO ĐỘNG ĐỊNH KỲ

Báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ, hay còn gọi ngắn gọi là “Khai trình lao động”, là một trong những nghiệp vụ phải được thực hiện định kỳ 02 lần một năm. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại không biết đến việc khai báo này hoặc vô tình quên dẫn đến các khoản truy thu không đáng có. 

Theo quy định hiện hành, thời gian khai báo tình hình sử dụng lao động định kỳ là:

– Thời gian khai báo 06 tháng đầu năm: Từ 25/05 đến 05/06;

– Thời gian khai 06 tháng cuối năm: Từ 25/11 đến 05/12.

Vậy nên, doanh nghiệp nhớ lưu ý những mốc thời gian này để kịp thời thực hiện khai báo.

14. DOANH NGHIỆP NHỚ CẬP NHẬT QUY ĐỊNH, CHÍNH SÁCH MỚI ĐỂ KỊP THỜI LÀM HỒ SƠ CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG

Tuy vào thực trạng xã hội mà đôi khi cơ quan Nhà nước sẽ ban hành chính sách hỗ trợ cho người lao động. Ví dụ như, vừa qua có chính sách hỗ trợ do nghỉ không lương, thất nghiệp hay gần nhất là trợ cấp tiền thuê nhà cho người lao động. Theo đó, nhân sự trong doanh nghiệp cần nắm bắt các quy định để kịp thời thực hiện những hồ sơ này, đảm bảo quyền lợi cho người lao động trong doanh nghiệp mình. 

Hơn thế nữa, vì những hồ sơ này chỉ được thực hiện trong khoản thời gian nhất định nên nhân sự nhớ ưu tiên thực hiện những hồ sơ này.

Trên đây là cẩm nang làm hồ sơ, nghiệp vụ bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp mà AZTAX đã tổng hợp được. Hy vọng bài viết cung cấp thông tin hữu ích cho Quý doanh nghiệp.

Nhân sự có thể cập nhật những thông tin, chính sách mới tại Fanpage chính thức của AZTAX: AZTAX – Giải Pháp Kế Toán Và Thuế

AZTAX đã có nhiều năm kinh nghiệm trong việc thực hiện các hồ sơ, thủ tục BHXH. Vậy nên, chúng tôi tự tin có thể hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện tất tần tật các nghiệp vụ BHXH cần thiết với chi phí hợp lý nhất. 

Tham khảo về các gói dịch vụ của chúng tôi tại:

Liên hệ ngay AZTAX theo thông tin dưới đây để được hỗ trợ 24/7 về các vấn đề liên quan.

[wptb id=9751]

[wptb id=9754]