Hướng dẫn cách định khoản kế toán mới nhất năm 2025

Việc nắm vững cách định khoản kế toán là kỹ năng nền tảng mà bất kỳ kế toán viên nào cũng cần thành thạo để thực hiện ghi sổ đúng chuẩn và phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên, đối với người mới bắt đầu hoặc kế toán không chuyên, việc định khoản vẫn là một khái niệm dễ gây nhầm lẫn. Trong bài viết này, AZTAX sẽ hướng dẫn bạn cách hiểu và vận dụng định khoản kế toán một cách đơn giản, chính xác, thông qua các nguyên tắc cơ bản và ví dụ minh họa thực tế.

1. Định khoản kế toán là gì?

Trong kế toán, một định khoản là cách mà các giao dịch tài chính được ghi nhận vào hệ thống tài khoản kế toán. Mỗi định khoản bao gồm ít nhất hai yếu tố: Tài khoản Nợ và Tài khoản Có, với tổng số tiền ghi Nợ luôn phải bằng tổng số tiền ghi Có. Điều này phản ánh nguyên tắc cơ bản của hệ thống kế toán kép (double-entry bookkeeping), giúp đảm bảo tính chính xác và cân đối trong sổ sách kế toán.

• Tài khoản Nợ (Debit): Là tài khoản ghi nhận giá trị mà doanh nghiệp nhận được hoặc chi ra trong một giao dịch. Khi tài khoản Nợ tăng lên, nó thể hiện rằng doanh nghiệp nhận được tài sản hoặc quyền lợi nào đó.
• Tài khoản Có (Credit): Là tài khoản ghi nhận giá trị mà doanh nghiệp phải trả hoặc mất đi trong một giao dịch. Khi tài khoản Có tăng lên, nó phản ánh nghĩa vụ hoặc sự giảm sút tài sản của doanh nghiệp.

2. Nguyên tắc các định khoản kế toán cơ bản

Định khoản kế toán là một phần quan trọng trong công tác ghi chép và quản lý tài chính của doanh nghiệp. Để đảm bảo tính chính xác và minh bạch, các nguyên tắc định khoản kế toán cần được áp dụng chặt chẽ.

Dưới đây là những nguyên tắc cơ bản trong việc định khoản các nghiệp vụ kế toán:

• Ghi Nợ trước, ghi Có sau: Trong mỗi bút toán, tài khoản ghi Nợ được ghi trước, sau đó đến tài khoản ghi Có.
• Tổng số tiền bên Nợ bằng tổng số tiền bên Có: Đảm bảo cân đối trong mỗi bút toán.
• Phân biệt định khoản đơn và định khoản phức tạp:
  • Định khoản đơn: Liên quan đến hai tài khoản (một Nợ, một Có).
  • Định khoản phức tạp: Liên quan đến ba tài khoản trở lên, có thể là một tài khoản Nợ đối ứng với nhiều tài khoản Có hoặc ngược lại.

Việc áp dụng đúng các nguyên tắc định khoản kế toán không chỉ giúp đảm bảo tính chính xác của các báo cáo tài chính mà còn là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp đánh giá tình hình tài chính và đưa ra các quyết định chiến lược hợp lý.

3. Các nguyên tắc sử dụng các tài khoản kế toán

Trong kế toán, việc sử dụng các tài khoản kế toán đúng cách là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

Các nguyên tắc sử dụng tài khoản kế toán cần tuân theo các quy định và chuẩn mực nhất định. Dưới đây là những nguyên tắc cơ bản khi sử dụng tài khoản kế toán:

• • Tuân thủ hệ thống tài khoản kế toán: Sử dụng đúng mã số và tên gọi của các tài khoản theo quy định.
  • Phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ: Ghi nhận chính xác tính chất của giao dịch vào tài khoản phù hợp.
  • Không bù trừ giữa các tài khoản: Tránh việc ghi giảm ở một tài khoản và ghi tăng ở tài khoản khác để bù trừ lẫn nhau.

Áp dụng các nguyên tắc này không chỉ giúp kế toán viên duy trì tính chính xác trong việc ghi chép và báo cáo mà còn đảm bảo các báo cáo tài chính phản ánh trung thực tình hình tài chính của doanh nghiệp, từ đó hỗ trợ các quyết định quản lý hiệu quả.

4. Hướng dẫn cách định khoản tài khoản kế toán

Định khoản kế toán là quá trình ghi nhận và phân loại các giao dịch tài chính vào hệ thống kế toán của doanh nghiệp theo đúng chuẩn mực và nguyên tắc kế toán. Việc định khoản chính xác giúp báo cáo tài chính của doanh nghiệp phản ánh đúng tình hình tài chính và kết quả kinh doanh.

4.1 Các bước định khoản kế toán cơ bản:

• Bước 1: Xác định đối tượng kế toán
  •  Xác định các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ảnh hưởng đến những đối tượng kế toán nào.
• Bước 2: Xác định tài khoản kế toán liên quan:
  • Xác định chế độ kế toán đơn vị đang áp dụng.
  • Xác định tài khoản dùng cho đối tượng kế toán là tài khoản nào.
• Bước 3: Xác định hướng tăng, giảm của các tài khoản:
  • Xác định loại tài khoản, tài khoản đầu mấy.
  • Xác định xu hướng biến động của từng tài khoản (tăng hay giảm).
• Bước 4: Định khoản:
  • Xác định tài khoản nào ghi Nợ, tài khoản nào ghi Có.
  • Ghi số tiền tương ứng.

4.2 Ví dụ minh họa các định khoản

Ví dụ: Nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng: 100.000.000 đồng.

• Bước 1: Xác định đối tượng kế toán: Tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
• Bước 2: Xác định tài khoản liên quan:
  • Chế độ kế toán áp dụng: Thông tư 133/2016/TT-BTC.
  • Tài khoản liên quan:
    • Tiền mặt (tiền VNĐ): TK 1111.
    • Tiền gửi ngân hàng (tiền VNĐ): TK 1121.
• Bước 3: Xác định hướng tăng, giảm:
  • TK 1111 (Tiền mặt): Giảm 100.000.000 đồng.
  • TK 1121 (Tiền gửi ngân hàng): Tăng 100.000.000 đồng.
• Bước 4: Định khoản:
  • Nợ TK 1121: 100.000.000 đồng.
  • Có TK 1111: 100.000.000 đồng.

5. Tổng hợp các bút toán định khoản kế toán cơ bản tại doanh nghiệp

5.1. Định khoản kế toán ghi nhận nghiệp vụ mua hàng

• Mua hàng hóa nhập kho chưa thanh toán:
  • Nợ TK 156 (Hàng hóa): Giá mua chưa thuế.
  • Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ): Thuế GTGT.
  • Có TK 331 (Phải trả người bán): Tổng giá thanh toán.

5.2. Định khoản kế toán nghiệp vụ bán hàng

• Bán hàng hóa, đã thu tiền:
  • Nợ TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): Tổng giá thanh toán.
  • Có TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ): Giá bán chưa thuế.
  • Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp): Thuế GTGT.

5.3. Định khoản kế toán nghiệp vụ tài sản cố định

Định khoản tài sản cố định là ghi nhận các nghiệp vụ liên quan đến việc mua sắm, khấu hao, thanh lý hoặc điều chuyển tài sản cố định (TSCĐ). Dưới đây là một số trường hợp phổ biến:

Mua tài sản cố định

• Trường hợp mua TSCĐ đã thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản:
  • Nợ TK 211 (Tài sản cố định hữu hình): Giá mua chưa thuế
  • Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ): Thuế GTGT
  • Có TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): Tổng số tiền thanh toán
• Trường hợp mua TSCĐ chưa thanh toán:
  • Nợ TK 211 (Tài sản cố định hữu hình): Giá mua chưa thuế
  • Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ): Thuế GTGT
  • Có TK 331 (Phải trả người bán): Tổng giá trị thanh toán

Ghi nhận khấu hao tài sản cố định

• Khi trích khấu hao tài sản cố định hàng tháng:
  • Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) hoặc TK 627 (Chi phí sản xuất chung)
  • Có TK 214 (Hao mòn tài sản cố định)

Thanh lý hoặc nhượng bán tài sản cố định

• Khi thanh lý hoặc nhượng bán TSCĐ:
  • Nợ TK 214 (Hao mòn TSCĐ)
  • Nợ TK 811 (Chi phí khác) nếu có lỗ
  • Có TK 211 (Nguyên giá TSCĐ)
  • Có TK 711 (Thu nhập khác) nếu có lãi
• Khi thu tiền thanh lý TSCĐ:
  • Nợ TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Tiền gửi ngân hàng)
  • Có TK 711 (Thu nhập khác)
  • Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp)