Các khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn của doanh nghiệp

Các khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn là chủ đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế TNDN hằng năm. Việc hiểu rõ những khoản chi nào được tính vào chi phí được trừ dù không có hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí hợp pháp, tránh rủi ro bị loại trừ khi thanh kiểm tra thuế. Bài viết dưới đây, AZTAX sẽ phân tích chi tiết từng trường hợp theo quy định hiện hành, đảm bảo doanh nghiệp dễ dàng áp dụng đúng và hạn chế vi phạm trong quá trình hạch toán.

1. Chi phí hợp lý là gì?

Chi phí hợp lý là những khoản chi thực tế phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp và được chứng minh bằng hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo đúng quy định pháp luật.

2. Khoản chi phí hợp lý giữa doanh nghiệp và cá nhân không có hóa đơn

Khoản chi phí hợp lý giữa doanh nghiệp và cá nhân không có hóa đơn là những khoản chi phát sinh trong hoạt động kinh doanh nhưng không kèm theo hóa đơn, chứng từ theo quy định.

1. Trường hợp 1: Doanh nghiệp lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo mẫu số 01/TNDN ban hành kèm Thông tư 78/2014/TT-BTC trong các trường hợp sau:

• Mua tài sản hoặc dịch vụ từ cá nhân không hoạt động kinh doanh;
• Mua hàng hóa, dịch vụ từ hộ hoặc cá nhân kinh doanh có doanh thu hằng năm dưới 100 triệu đồng;
• Mua hàng hóa do người dân tự sản xuất, đánh bắt và bán trực tiếp, không phân biệt mức doanh thu trên hay dưới 100 triệu đồng/năm.

Hồ sơ cần có:

• Biên bản bàn giao hàng hóa;
• Hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng dịch vụ;
• CCCD photo của người cung cấp hàng hóa, dịch vụ;
• Bảng kê mua hàng, dịch vụ không có hóa đơn
  mẫu số 01/TNDN;
• Chứng từ thanh toán: phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi (đơn hàng trên 20 triệu không bắt buộc phải chuyển khoản ngân hàng).

Lưu ý:

Doanh nghiệp cần ghi đầy đủ và chính xác các thông tin trong
Mẫu số 01/TNDN, đồng thời chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính trung thực và hợp lệ của nội dung trên bảng kê.

Trường hợp tại thời điểm lập bảng kê, giá mua hàng hóa hoặc dịch vụ được kê khai cao hơn giá thị trường, cơ quan thuế sẽ căn cứ theo giá thị trường thực tế để xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

2. Trường hợp 2: Khi doanh nghiệp mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên, bắt buộc phải có hóa đơn hợp pháp. Cá nhân hoặc hộ kinh doanh cần đến Chi cục Thuế nơi cư trú để được hướng dẫn mua hóa đơn, kê khai và nộp thuế theo quy định hiện hành.

Hồ sơ cần có:

1. Biên bản bàn giao;
2. Hóa đơn mua tại Chi cục Thuế;
3. Hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng dịch vụ;
4. Chứng từ thanh toán: phiếu chi nếu chi trả bằng tiền mặt hoặc ủy nhiệm chi nếu thanh toán bằng tài khoản ngân hàng.

3. Trường hợp 3: Khi doanh nghiệp ký hợp đồng thời vụ hoặc hợp đồng giao khoán với cá nhân để thực hiện các công việc mang tính ngắn hạn, không thường xuyên, không ổn định lâu dài, thì trước khi thanh toán tiền cho cá nhân, doanh nghiệp phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân với mức thuế suất 10% theo quy định áp dụng đối với tiền lương, tiền công.

Hồ sơ cần có:

1. Bản sao CCCD của cá nhân;
2. Hợp đồng thời vụ, giao khoán;
3. Chứng từ thanh toán: phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi (không bắt buộc chuyển khoản).

4. Trường hợp 4: Khi doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân, cần chủ động liên hệ với cơ quan thuế nơi cá nhân sở hữu tài sản để thực hiện việc kê khai và nộp thuế thay cho bên cho thuê.

• Nếu hợp đồng thuê tài sản có giá trị dưới 100 triệu đồng/năm, doanh nghiệp phải chuẩn bị hợp đồng thuê và chứng từ thanh toán.
• Trường hợp trong hợp đồng có quy định giá thuê chưa bao gồm các loại thuế và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân để được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN, thì cần có hợp đồng thuê tài sản, chứng từ thanh toán, cùng giấy nộp thuế thay cho cá nhân.

Hồ sơ cần có:

1. Chứng từ thanh toán;
2. Hợp đồng cho thuê tài sản;
3. CCCD bản sao của cá nhân;
4. Giấy nộp thuế thay cho cá nhân.

3. Điều kiện để tính thuế TNDN và cách tính thuế TNCN đối với chi phí hợp lý

Điều kiện để tính thuế TNDN và cách tính thuế TNCN đối với chi phí hợp lý là thông tin quan trọng giúp doanh nghiệp và cá nhân đảm bảo thực hiện đúng nghĩa vụ thuế, đồng thời tối ưu hóa chi phí hợp pháp.

3.1 Chi phí mua hàng hóa do người dân tự sản xuất hoặc đánh bắt

Điều kiện được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN:

Bảng kê mẫu số 01/TNDN được lập kèm theo hồ sơ chứng từ, áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa do người dân trực tiếp sản xuất, đánh bắt và bán ra; mẫu này không sử dụng cho các giao dịch mua hàng từ thương lái.

Cách xác định thuế TNCN:

Thu nhập của cá nhân trực tiếp tham gia sản xuất nông nghiệp, lâm nghiệp, nuôi trồng, đánh bắt thủy sản hoặc làm muối sẽ được miễn thuế TNCN nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Cá nhân thực tế cư trú tại địa phương nơi diễn ra hoạt động sản xuất; riêng trường hợp đánh bắt thủy sản không phụ thuộc nơi cư trú;
• Sản phẩm chưa qua chế biến hoặc chỉ sơ chế thông thường (làm sạch, phơi, sấy, tách hạt, bóc vỏ, ướp muối, bảo quản lạnh hoặc các hình thức bảo quản cơ bản khác);
• Cá nhân có quyền hoặc thuê quyền sử dụng đất, mặt nước và trực tiếp tham gia lao động, sản xuất.

3.2 Chi phí mua tài sản hoặc thuê dịch vụ từ cá nhân không kinh doanh hoặc có doanh thu ≤ 100 triệu/năm

Điều kiện được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN:

Bảng kê mẫu số 01/TNDN được lập kèm theo đầy đủ hồ sơ chứng từ như hợp đồng, biên bản và chứng từ thanh toán.

Cách tính thuế TNCN:

• Mua tài sản của cá nhân không kinh doanh: Không phải khấu trừ thuế TNCN;
• Thuê dịch vụ của cá nhân không kinh doanh: Phải khấu trừ 10% thuế TNCN theo diện tiền lương, tiền công;
• Mua hàng hoặc thuê dịch vụ của cá nhân/hộ kinh doanh có doanh thu ≤ 100 triệu đồng/năm: Không phải nộp thuế TNCN.

3.3 Chi phí mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân hoặc hộ kinh doanh có doanh thu > 100 triệu đồng/năm

Điều kiện để được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN:

Doanh nghiệp phải có hóa đơn hợp pháp kèm theo hợp đồng, biên bản giao nhận và chứng từ thanh toán.

Cách tính thuế TNCN:

Cá nhân/hộ kinh doanh tự kê khai và nộp thuế theo tỷ lệ trên doanh thu, cụ thể:

• Hoạt động cung cấp dịch vụ: Thuế TNCN = 2% trên doanh thu;
• Hoạt động mua bán hàng hóa: Thuế TNCN = 0,5% trên doanh thu.

3.4 Chi phí thuê lao động theo hình thức thời vụ hoặc giao khoán

Điều kiện để đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN:

Cần có hợp đồng thời vụ hoặc giao khoán công việc, kèm chứng từ thanh toán rõ ràng.

Cách tính thuế TNCN:

Khoản chi trả cho người lao động thời vụ hoặc khoán việc phải khấu trừ thuế TNCN 10% theo diện tiền lương, tiền công.

3.5 Chi phí thuê tài sản của cá nhân (như thuê nhà, thuê xe ô tô,…)

Điều kiện để tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN:

Hồ sơ cần bao gồm:

• Giấy nộp tiền thuế của bên cho thuê;
• Chứng từ thanh toán;
• Hợp đồng thuê tài sản;
• Bản sao CCCD của chủ tài sản.

Cách tính thuế TNCN:

• Hợp đồng thuê tài sản dưới 100 triệu đồng/năm: Không phải nộp thuế GTGT, TNCN và lệ phí môn bài;
• Hợp đồng thuê tài sản từ 100 triệu đồng/năm trở lên:
  • Nộp lệ phí môn bài theo doanh thu;
  • Thuế GTGT: 5%;
  • Thuế TNCN: 5% (tính trên doanh thu cho thuê).

4. Các khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn được pháp luật cho phép

Các khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn được pháp luật cho phép là những chi phí mà doanh nghiệp có thể hạch toán vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp mà không bắt buộc phải có hóa đơn. Việc nắm rõ những khoản chi này giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí hợp pháp, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tránh rủi ro bị loại trừ khi kiểm tra thuế.

Dưới đây là các tình huống cụ thể mà doanh nghiệp được phép lập
Bảng kê 01/TNDN để ghi nhận chi phí được trừ theo quy định:

• Mua nông, lâm, thủy sản từ người sản xuất trực tiếp:

Trường hợp doanh nghiệp mua các mặt hàng như rau củ, thịt, cá, tôm, lúa gạo… từ nông dân, ngư dân hoặc người trực tiếp nuôi trồng, đánh bắt.

Lưu ý: Người bán phải là người trực tiếp sản xuất hoặc khai thác, không phải thương nhân, trung gian hay đơn vị kinh doanh mua đi bán lại.

• Mua sản phẩm thủ công mỹ nghệ:

Áp dụng khi doanh nghiệp thu mua các sản phẩm thủ công làm từ đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa… hoặc các nguyên liệu tận dụng từ nông nghiệp.

Điều kiện là hàng hóa được tạo ra thủ công bởi cá nhân không đăng ký kinh doanh và bán trực tiếp cho doanh nghiệp.

• Mua đất, đá, cát, sỏi do hộ gia đình hoặc cá nhân tự khai thác:

Doanh nghiệp có thể lập bảng kê khi mua các vật liệu xây dựng như đất, đá, cát, sỏi từ những người tự khai thác, không qua trung gian.

Tương tự, người bán phải là cá nhân trực tiếp khai thác, không phải thương lái.

• Mua phế liệu từ người thu nhặt trực tiếp:

Trường hợp doanh nghiệp, đặc biệt là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực tái chế, mua phế liệu từ người trực tiếp thu gom, nhặt lượm. Doanh nghiệp được phép sử dụng
Bảng kê 01/TNDN để làm chứng từ hạch toán chi phí hợp lệ.

• Chi phí thuê tài sản của cá nhân:

Áp dụng cho các khoản chi thuê nhà, văn phòng, đất đai, phương tiện vận tải… từ cá nhân không kinh doanh.

Hồ sơ hợp lệ gồm: hợp đồng thuê và chứng từ thanh toán. Nếu doanh nghiệp nộp thuế thay cho bên cho thuê (theo thỏa thuận), cần bổ sung chứng từ nộp thuế thay.

• Mua hàng hóa, dịch vụ của hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng:

Trường hợp mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm
dưới 100 triệu đồng, không thuộc diện nộp thuế GTGT nên không phải xuất hóa đơn.

Lưu ý mới: Theo Luật Thuế GTGT 2024, từ ngày 01/01/2026, ngưỡng doanh thu miễn thuế sẽ được nâng lên 200 triệu đồng/năm.

5. Hướng dẫn lập và quản lý bảng kê 01/TNDN

Hướng dẫn lập và quản lý bảng kê 01/TNDN giúp doanh nghiệp nắm rõ các bước chuẩn bị, điền thông tin và lưu trữ bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn theo đúng quy định pháp luật. Việc thực hiện đúng sẽ đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ kế toán, hỗ trợ doanh nghiệp tránh rủi ro khi kiểm tra thuế.

Bước 1: Tải mẫu bảng kê hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn
Trước khi lập bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn, bạn cần tải mẫu 01/TNDN dưới dạng file Excel về máy để thực hiện điền thông tin.

Bước 2: Đọc kỹ mẫu bảng kê và tiến hành điền thông tin
Sau khi tải mẫu 01/TNDN theo đúng quy định của Bộ Tài chính, doanh nghiệp tiến hành điền đầy đủ các thông tin sau:

6. Câu hỏi thường gặp

Câu 1: Công ty A thực hiện thu mua dừa tươi trực tiếp của người dân với giá trị giao dịch mỗi ngày vượt quá 20 triệu đồng. Trường hợp này có cần bắt buộc phải thanh toán qua tài khoản ngân hàng để được đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hay không?

Theo quy định, công ty không bắt buộc phải chuyển khoản ngân hàng khi mua nông sản của người dân. Tuy nhiên, để được tính chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN, công ty cần lập Bảng kê mua hàng không có hóa đơn (mẫu 01/TNDN), trong đó ghi rõ: ngày, tháng mua hàng; họ tên và số CCCD/CMND người bán; địa chỉ; số lượng; đơn giá; tổng giá trị hàng hóa, có đầy đủ chữ ký xác nhận của cả bên bán và bên mua.

Bộ hồ sơ chứng minh chi phí hợp lệ bao gồm:

• Biên bản giao nhận hàng hóa;
• Hợp đồng mua bán hàng nông sản;
• Bản sao CCCD hoặc CMND của người bán;
• Bảng kê mẫu số 01/TNDN;
• Chứng từ thanh toán (có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc qua ủy nhiệm chi, không bắt buộc phải qua ngân hàng với giao dịch trên 20 triệu đồng).

Câu 2: Công ty B dự định mua lại một chiếc xe tải đã qua sử dụng của anh D. Chiếc xe này đứng tên cá nhân anh D và anh không hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xe cũ. Vậy, để ghi nhận chiếc xe tải này là tài sản của doanh nghiệp, công ty B cần chuẩn bị những hồ sơ, thủ tục nào?

Để hợp thức hóa tài sản và đưa xe vào quản lý, khấu hao trong sổ sách kế toán của doanh nghiệp, công ty B cần làm thủ tục sang tên xe từ cá nhân sang công ty và chuẩn bị hồ sơ gồm:

• Biên bản bàn giao tài sản;
• Hợp đồng mua bán xe;
• Chứng từ thanh toán;
• Bảng kê mẫu số 01/TNDN;
• Giấy nộp lệ phí trước bạ.

Câu 3: Công ty C ký hợp đồng thuê anh X thực hiện việc lắp đặt lại toàn bộ hệ thống điện. Vậy để khoản chi này được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế, công ty C cần chuẩn bị những hồ sơ và thủ tục gì?

• Nếu anh X là cá nhân không kinh doanh: công ty C phải khấu trừ thuế TNCN 10% trước khi thanh toán. Trường hợp hợp đồng có quy định công ty chịu thay phần thuế này, thì số thuế nộp thay được hạch toán vào chi phí hợp lý của công ty.
• Nếu anh X là cá nhân hoặc hộ kinh doanh: anh X phải đăng ký với cơ quan thuế để mua hóa đơn, kê khai và nộp thuế đối với khoản thu nhập từ việc cung cấp dịch vụ lắp đặt.

Việc hiểu rõ các khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong hạch toán và quyết toán thuế, tránh rủi ro bị loại chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra. Tuy không có hóa đơn, nhưng nếu chứng minh được tính thực tế, hợp pháp và hợp lý của khoản chi, doanh nghiệp vẫn có thể được công nhận là chi phí được trừ.
Hy vọng bài viết đã cung cấp những kiến thức hữu ích, nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với AZTAX qua hotline 0932.383.089 để được giải đáp nhanh chóng.