Bảng kê chứng từ thanh toán là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi, quản lý và kiểm soát các khoản chi tiêu một cách minh bạch và chính xác. Việc lập bảng kê đầy đủ, chi tiết không chỉ hỗ trợ kế toán hạch toán đúng chuẩn mà còn giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra, đối chiếu chứng từ, đảm bảo tuân thủ các quy định về tài chính và thuế. Tìm hiểu ngay cách lập bảng kê chứng từ thanh toán hiệu quả để nâng cao hiệu suất quản lý tài chính cho doanh nghiệp.
1. Mẫu bảng kê chứng từ thanh toán mới nhất 2025?
Mẫu số 07 – Bảng kê chứng từ thanh toán theo Nghị định 11/2020/NĐ-CP là biểu mẫu quan trọng trong quản lý tài chính của các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước. Biểu mẫu này giúp tổng hợp và liệt kê đầy đủ các chứng từ liên quan đến các khoản chi, đảm bảo quá trình thanh toán diễn ra minh bạch, chính xác và đúng quy định.
Bảng kê chứng từ thanh toán thường được sử dụng trong những trường hợp như:
- Doanh nghiệp cần lập hồ sơ phục vụ cho việc tạm ứng kinh phí.
- Doanh nghiệp tiến hành thanh toán cho các khoản chi công tác, chi phí phát sinh theo đề nghị tạm ứng, thông qua hình thức chuyển khoản hoặc tiền mặt.
Khi lập bảng kê chứng từ thanh toán, người phụ trách có thể tham khảo và áp dụng mẫu bảng kê mới nhất dưới đây để thuận tiện trong việc theo dõi và lưu trữ hồ sơ kế toán.
2. Nội dung chi tiết của Mẫu số 07- Bảng kê chứng từ thanh toán
Nội dung của mẫu này giúp kế toán dễ dàng quản lý, đối chiếu chứng từ, đồng thời đảm bảo các giao dịch được hạch toán chính xác theo quy định hiện hành. Tìm hiểu nội dung chi tiết của Mẫu số 07 để nắm rõ cách lập và sử dụng hiệu quả trong công tác kế toán.
Mẫu số 07 được thiết kế với cấu trúc rõ ràng, bao gồm các phần chính sau:
- Thông tin đơn vị sử dụng ngân sách: Ghi đầy đủ tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, số tài khoản và ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước nơi mở tài khoản.
- Số bảng kê và ngày lập: Ghi số thứ tự của bảng kê cùng ngày, tháng, năm lập.
- Nội dung thanh toán/tạm ứng: Mô tả ngắn gọn và rõ ràng về mục đích chi tiêu hoặc lý do tạm ứng, đảm bảo khớp với các chứng từ kèm theo.
- Danh sách chứng từ kèm theo, bao gồm các cột:
- Hóa đơn (Số, Ngày/tháng/năm): Ghi số và ngày phát hành của hóa đơn (nếu có).
- Chứng từ (Số, Ngày/tháng/năm): Ghi số và ngày của chứng từ chi tại đơn vị sử dụng ngân sách.
- Nội dung chi: Mô tả ngắn gọn, khớp với nội dung trên chứng từ và giấy đề nghị thanh toán/tạm ứng.
- Số tiền: Ghi rõ số tiền của từng chứng từ.
Lưu ý khi điền Mẫu số 07:
- Cột Hóa đơn: Ghi số và ngày tháng của hóa đơn, trừ trường hợp tạm ứng không có hóa đơn.
- Cột Chứng từ: Ghi số và ngày tháng của chứng từ chi tại đơn vị.
- Cột Nội dung chi: Mô tả ngắn gọn, thống nhất với nội dung trên chứng từ và giấy đề nghị thanh toán/tạm ứng.
3. Mẫu bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng
Mẫu bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp tổng hợp, theo dõi các khoản chi thanh toán và tạm ứng một cách rõ ràng, minh bạch.
4. Quy trình nộp bảng kê chứng từ thanh toán
Quy trình nộp bảng kê chứng từ thanh toán là bước quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo các khoản chi tiêu được hạch toán đầy đủ, minh bạch và đúng thời hạn.
Để việc thanh toán được thực hiện đúng quy định và minh bạch, đơn vị sử dụng ngân sách cần tuân thủ quy trình nộp Mẫu số 07 – Bảng kê chứng từ thanh toán theo hướng dẫn sau:
Mẫu số 07 được lập thành 02 liên, trong đó:
- Một liên gửi Kho bạc Nhà nước nơi đơn vị mở tài khoản để làm căn cứ thực hiện thanh toán.
- Một liên được lưu tại đơn vị sử dụng ngân sách nhằm phục vụ công tác đối chiếu, kiểm tra khi cần thiết.
Sau khi hoàn thiện bảng kê và tập hợp đầy đủ chứng từ liên quan, đơn vị có thể trực tiếp nộp tại Kho bạc Nhà nước để thực hiện giao dịch.
Trong trường hợp đặc biệt, đơn vị có thể gửi bảng kê cùng chứng từ qua đường bưu điện đến Kho bạc Nhà nước nơi mở tài khoản.
Nếu Kho bạc Nhà nước hỗ trợ dịch vụ công trực tuyến, đơn vị được phép nộp bảng kê chứng từ thanh toán điện tử, giúp tiết kiệm thời gian, giảm thủ tục hành chính và nâng cao hiệu quả xử lý hồ sơ.
5. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được quy định như thế nào?
Việc lập và sử dụng chứng từ này được pháp luật và các quy định kế toán điều chỉnh chặt chẽ, nhằm đảm bảo minh bạch, chính xác trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Tìm hiểu ngay quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để áp dụng đúng chuẩn trong thực tế.
Căn cứ Điều 4 Thông tư 46/2014/TT-NHNN, việc sử dụng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được quy định chi tiết như sau:
- Tất cả chứng từ dùng trong thanh toán phải được lập, ký, kiểm soát, luân chuyển, quản lý và bảo quản đúng theo quy định về chế độ chứng từ kế toán ngân hàng, đồng thời phù hợp với các yêu cầu của Thông tư hiện hành.
- Khi thanh toán qua Ngân hàng Nhà nước, chứng từ phải tuân thủ đầy đủ quy cách, mẫu biểu, in ấn, phát hành và sử dụng theo hướng dẫn của Ngân hàng Nhà nước.
- Đối với thanh toán qua ngân hàng thương mại, quỹ tín dụng nhân dân hoặc tổ chức tài chính vi mô, chứng từ phải được thực hiện theo quy định riêng về mẫu biểu, in ấn, phát hành và quy trình thanh toán tương ứng, đảm bảo tuân thủ Thông tư và các quy định pháp luật liên quan.
- Chứng từ điện tử cần được kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ, toàn vẹn thông tin và bảo mật, ngăn ngừa việc khai thác, sao chép hoặc xâm nhập trái phép.
6. Một số câu hỏi thường gặp về Mẫu số 07- Bảng kê chứng từ thanh toán
Câu 1: Khi nào thì cần sử dụng Mẫu số 07?
Mẫu số 07 – Bảng kê chứng từ thanh toán được áp dụng trong các trường hợp sau:
- Thanh toán các khoản chi nhỏ hoặc không có hợp đồng: Dành cho các khoản chi không có hợp đồng chính thức hoặc hợp đồng có giá trị dưới 50 triệu đồng, khi chứng từ chuyển tiền không ghi rõ đầy đủ nội dung chi tiêu.
- Tạm ứng từ ngân sách nhà nước: Sử dụng khi doanh nghiệp hoặc đơn vị cần tạm ứng các khoản chi thường xuyên, mà chứng từ chuyển tiền chưa phản ánh đầy đủ thông tin chi tiêu.
Câu 2: Mẫu số 07 có bắt buộc cho mọi khoản chi không?
Mẫu số 07 – Bảng kê chứng từ thanh toán chỉ được áp dụng trong một số trường hợp nhất định, bao gồm:
- Các khoản chi có hợp đồng từ 50 triệu đồng trở lên theo quy định tại Nghị định 11/2020/NĐ-CP.
- Chứng từ chuyển tiền không đầy đủ thông tin chi tiêu, khi cần lập bảng kê để bổ sung chi tiết trước khi Kho bạc Nhà nước xét duyệt thanh toán.
Câu 3: Cách xử lí khi phát hiện sai sót sau khi đã nộp bảng kê?
Trường hợp bảng kê chứng từ thanh toán gặp vấn đề, đơn vị thực hiện như sau:
- Nếu bảng kê chưa được Kho bạc Nhà nước xử lý, đơn vị có thể gửi văn bản đề nghị điều chỉnh hoặc nộp lại bảng kê mới để kịp thời chỉnh sửa thông tin.
- Nếu bảng kê đã được xét duyệt và thanh toán, đơn vị cần liên hệ trực tiếp Kho bạc Nhà nước để nhận hướng dẫn cụ thể về cách xử lý hoặc khắc phục theo quy định hiện hành.
Bảng kê chứng từ thanh toán đóng vai trò then chốt trong việc quản lý và kiểm soát chi phí của các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước. Việc lập và nộp bảng kê đầy đủ, chính xác giúp đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp và giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình xử lý chứng từ. Nếu còn thắc mắc hoặc cần hỗ trợ pháp lý liên quan đến bảng kê chứng từ thanh toán, quý khách vui lòng liên hệ AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn chi tiết.
