Bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp và cơ quan chi trả thu nhập tổng hợp, quản lý và đối chiếu thông tin về các chứng từ khấu trừ thuế đã cấp cho cá nhân trong kỳ tính thuế. Việc lập bảng kê đúng quy định không chỉ giúp minh bạch trong công tác kế toán, quyết toán thuế mà còn đảm bảo tuân thủ hướng dẫn của cơ quan thuế. Bài viết dưới đây, AZTAX sẽ giúp bạn hiểu rõ cách lập, nội dung và mẫu bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất.
1. Những trường hợp phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là căn cứ quan trọng chứng minh số thuế thu nhập cá nhân đã được khấu trừ khi trả thu nhập. Theo quy định, người chi trả thu nhập phải cấp chứng từ khấu trừ thuế trong một số trường hợp cụ thể nhằm đảm bảo quyền lợi cho người nộp thuế và phục vụ cho việc quyết toán thuế sau này. Việc nắm rõ những trường hợp phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN giúp cá nhân và doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định, tránh sai sót khi kê khai, khấu trừ và hoàn thuế.
Theo Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, quy định về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) được nêu cụ thể như sau:
a) Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập có trách nhiệm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cá nhân bị khấu trừ khi có yêu cầu, theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều này. Tuy nhiên, trường hợp cá nhân đã ủy quyền cho tổ chức quyết toán thuế thay thì không cần cấp chứng từ khấu trừ.
b) Việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN được thực hiện linh hoạt tùy từng trường hợp cụ thể:
b.1) Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng, người lao động có quyền yêu cầu tổ chức chi trả thu nhập:
Cấp chứng từ khấu trừ cho từng lần khấu trừ thuế, hoặc
Cấp một chứng từ tổng hợp cho nhiều lần khấu trừ trong cùng một kỳ tính thuế.
b.2) Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập chỉ cần cấp một chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho mỗi kỳ tính thuế, thay vì cấp nhiều lần trong năm.
Ví dụ: Bà A ký hợp đồng lao động dài hạn (từ tháng 3/2024 đến hết tháng 2/2025) với công ty Z. Trong trường hợp này, nếu bà A thuộc đối tượng phải quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế và có yêu cầu công ty cấp chứng từ khấu trừ, công ty sẽ thực hiện cấp 01 chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 3 đến hết tháng 12/2024 và 01 chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến hết tháng 2/2025.
2. Bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Bạn có thể tải mẫu Báo cáo sử dụng Chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo đường dẫn dưới đây:
Việc lập bảng kê giúp cơ quan quản lý hoặc tổ chức nắm rõ tình hình sử dụng chứng từ của doanh nghiệp một cách minh bạch và đầy đủ.
Theo quy định hiện hành, các doanh nghiệp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN bắt buộc phải áp dụng Mẫu CTT25/AC – Bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN, với các nội dung cụ thể như sau:
3. Cách lập bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Việc lập Bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN là bước quan trọng giúp doanh nghiệp, tổ chức chi trả thu nhập quản lý chặt chẽ việc phát hành và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế theo đúng quy định. Bảng kê này không chỉ hỗ trợ minh bạch trong kê khai, quyết toán thuế mà còn giúp cơ quan thuế dễ dàng đối chiếu, kiểm tra.
3.1 Cách 1: Lập Bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN nộp trực tiếp
Bước 1: Tải Mẫu Bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN về máy để chuẩn bị điền thông tin.
Bước 2: Thực hiện lập Bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo các hướng dẫn và quy định sau:
Cột 1: Ghi theo số mẫu trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Cột 2: Tên biên lai: “Chứng từ khấu trừ thuế TNCN”.
Cột 3: Điền ký hiệu trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Cột 4: Liệt kê chi tiết số chứng từ đã sử dụng trong kỳ (bắt đầu từ số đầu quý và kết thúc bằng số cuối của quý).
Cột 5: Ghi số lượng chứng từ đã dùng (tính bằng số cuối – số đầu + 1; không bao gồm chứng từ bị xóa, mất…).
Cột 6: Liệt kê các số chứng từ đã xóa do viết sai.
Cột 7: Ghi số chứng từ bị mất hoặc bị cháy.
Cột 8: Ghi tổng số chứng từ sử dụng, bằng tổng của các cột 5, 6 và 7.
3.2 Cách 2: Cách nộp bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN qua mạng.
Chú ý: Trước đây, khi doanh nghiệp nộp Báo cáo sử dụng hóa đơn, cần đính kèm Báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Tuy nhiên, hiện nay khi đã áp dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không còn phải nộp Báo cáo sử dụng hóa đơn, đồng nghĩa với việc không thể nộp Báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử qua mạng. Khi cơ quan thuế cập nhật tính năng mới, thông tin sẽ được cập nhật trên hệ thống.
Bước 1: Lập Bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN trên phần mềm HTKK
- Đăng nhập vào phần mềm HTKK bằng Mã số thuế (MST) của doanh nghiệp.
- Chọn mục “Hóa đơn”, sau đó chọn “Bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN” để bắt đầu lập bảng kê.
Bước tiếp theo: Thực hiện lập Bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN trực tiếp trên phần mềm HTKK theo hướng dẫn.
Quy định về ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN:
- Mỗi chứng từ khấu trừ phải có ký hiệu, gồm 2 chữ cái viết hoa trong 20 chữ cái tiếng Việt (A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y) kết hợp với năm phát hành và loại chứng từ.
- Ví dụ: AB/2010/T, trong đó:
- AB: ký hiệu chứng từ
- 2010: năm phát hành
- T: chứng từ tự in
(Theo Điều 2 Thông tư 37/2010/TT-BTC)
- Hiện nay, phần mềm HTKK chỉ chấp nhận định dạng CC/YYYY/T, nên khi nhập ký hiệu, cần dùng /T. Ví dụ, nhập /P sẽ bị báo lỗi và không kết xuất được.
- Sau khi hoàn tất khai báo, bạn có thể kết xuất bảng kê sang định dạng XML hoặc Excel để nộp qua mạng.
Bước 2: Nộp Bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN qua mạng
- Truy cập website thuedientu.gdt.gov.vn và đăng nhập bằng Mã số thuế (MST) của doanh nghiệp. Lưu ý, cần cắm Chữ ký số để thực hiện nộp.
- Chú ý: Trước khi nộp Bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN, doanh nghiệp phải hoàn tất việc nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong quý đó.
- Thao tác cụ thể: Sau khi nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn xong, vào “Tra cứu” → “Tờ khai”, rồi chọn “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn” để đính kèm phụ lục và tiến hành nộp Bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Sau khi đính kèm phụ lục hoàn tất, ấn Ký điện tử và tiến hành nộp Bảng kê.
4. Thời hạn nộp bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Thời hạn nộp bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN là mốc thời gian quan trọng mà doanh nghiệp, tổ chức chi trả thu nhập cần tuân thủ để đảm bảo kê khai và nộp thuế đúng quy định. Việc nắm rõ thời hạn nộp không chỉ giúp tránh vi phạm hành chính về thuế mà còn hỗ trợ quá trình quyết toán thuế TNCN diễn ra thuận lợi, minh bạch và chính xác hơn.
Căn cứ điểm 3, Phần thứ ba, Quyết định 440/QĐ-TCT ngày 14/03/2013 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế, quy định như sau:
“Báo cáo tình hình sử dụng biên lai thuế, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của tổ chức trả thu nhập (mẫu CTT25/AC); thời hạn gửi báo cáo: chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau.”
Việc lập và nộp bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN giúp doanh nghiệp theo dõi, quản lý số lượng chứng từ đã sử dụng, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về thuế. Thông qua bảng kê, cơ quan thuế có thể kiểm soát việc sử dụng chứng từ một cách minh bạch, giảm thiểu rủi ro sai sót và đảm bảo quyền lợi cho cả doanh nghiệp và người nộp thuế.
