Kết cấu và nội dung tài khoản 138 (Phải thu khác)

Tài khoản 138 – Phải thu khác đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các khoản phải thu và phải trả. Giúp theo dõi và kiểm soát các giao dịch liên quan đến các khoản nợ phải thu và nợ phải trả của doanh nghiệp, đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong các báo cáo tài chính. Vậy tài khoản 138 là gì? Kết cấu và nội dung của TK 138 ra sao? Cùng AZTAX tìm hiểu vấn đề này qua bài viết sau đây nhé!

1. Tài khoản 138 là tài khoản gì?

Tài khoản 138 – Phải thu khác là tài khoản trong hệ thống kế toán dùng để ghi nhận các khoản phải thu, phải trả khác ngoài các khoản nợ phải thu và phải trả chính, bao gồm các khoản phải thu từ nhân viên, các khoản phải trả cho các bên liên quan và các khoản chờ xử lý.

2. Nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 138 theo Thông tư 200

Theo khoản 1 Điều 20 Thông tư 133/2016/TT-BTC, nguyên tắc kế toán đối với Tài khoản 138 – Phải thu khác trong doanh nghiệp nhỏ và vừa được quy định như sau:

• Thứ nhất:Tài khoản 138 dùng để ghi nhận các khoản nợ phải thu không thuộc các tài khoản khác như Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng và Tài khoản 136 – Phải thu nội bộ. Các nội dung chính của tài khoản này bao gồm:
  • Giá trị tài sản thiếu đã phát hiện nhưng chưa xác định nguyên nhân và đang chờ xử lý.
  • Khoản phải thu bồi thường vật chất do cá nhân hoặc tập thể gây ra, như mất mát, hư hỏng hàng hóa, tiền vốn, v.v.
  • Khoản cho bên khác mượn tài sản phi tiền tệ (không phải tiền cho vay).
  • Khoản đầu tư xây dựng cơ bản, chi phí sản xuất, kinh doanh chưa được phê duyệt và cần thu hồi.
  • Khoản chi hộ phải thu hồi, bao gồm phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, v.v.
  • Tiền lãi từ cho vay, cổ tức, và lợi nhuận từ đầu tư tài chính.
  • Số tiền hoặc tài sản cầm cố, thế chấp, ký quỹ tại các tổ chức khác.
  • Các khoản nợ phải thu khác không nằm trong các mục trên.
• Thứ hai: Nguyên tắc kế toán đối với các khoản cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược được quy định như sau:
  • Các khoản tiền và tài sản cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược phải được theo dõi chặt chẽ và phải thu hồi kịp thời khi hết hạn. Nếu quá hạn thu hồi, doanh nghiệp có quyền trích lập dự phòng giống như đối với các khoản nợ khó đòi.
  • Doanh nghiệp cần theo dõi chi tiết các khoản này theo từng loại, đối tượng, kỳ hạn và nguyên tệ. Trong Báo cáo tài chính, các khoản có kỳ hạn dưới 12 tháng được phân loại là tài sản ngắn hạn, các khoản còn lại được phân loại theo tính thanh khoản giảm dần.
  • Tài sản cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược được ghi nhận theo giá đã ghi sổ kế toán. Khi thu hồi tài sản phi tiền tệ, ghi theo giá thu hồi. Nếu các khoản ký cược, ký quỹ bằng tiền hoặc tương đương tiền được nhận lại bằng ngoại tệ, cần đánh giá lại theo tỷ giá thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Tài sản thế chấp bằng giấy chứng nhận quyền sở hữu (như bất động sản) không làm giảm giá trị tài sản mà chỉ theo dõi chi tiết trên sổ kế toán và thuyết minh trong báo cáo tài chính.
  • Đối với các khoản ký cược, ký quỹ bằng tiền hoặc tương đương tiền nhận lại bằng ngoại tệ, cần đánh giá lại theo tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên giao dịch.
• Thứ 3: Khi phát hiện thiếu tài sản, doanh nghiệp phải truy tìm nguyên nhân và xác định người chịu trách nhiệm để có biện pháp xử lý cụ thể. Nếu chưa xác định được nguyên nhân, ghi nhận vào Tài khoản 1381 và chờ xử lý. Nếu nguyên nhân đã được xác định và có biên bản xử lý trong kỳ, ghi vào các tài khoản liên quan mà không qua Tài khoản 1381.
  • Hao hụt hoặc mất mát hàng tồn kho (ngoài hao hụt định mức trong quá trình thu mua) sau khi trừ số thu bồi thường, sẽ được hạch toán vào giá vốn hàng bán của doanh nghiệp.
  • Đối với tài sản cố định thiếu sau kiểm kê, phần giá trị còn lại sau khi trừ bồi thường từ các tổ chức hoặc cá nhân có liên quan, sẽ được hạch toán vào chi phí khác của doanh nghiệp.
• Thứ tư: Tổn thất từ các khoản nợ phải thu khó đòi, sau khi trừ số dự phòng đã trích lập, sẽ được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

3. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 138 – Phải thu khác

3.1 Nội dung phản ánh TK 138

Tài khoản 138 – Phải thu khác ghi nhận nợ phải thu ngoài phạm vi của tài khoản 131 và 136. Nội dung phản ánh theo Thông tư 200 bao gồm các khoản sau:

• Giá trị tài sản bị thiếu đã được phát hiện những nguyên nhân chưa được xác định và phải chờ xử lý.
• Các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể gây ra, như mất mát, hư hỏng tài sản, đã được xử lý bằng bồi thường.
• Các khoản cho bên khác mượn tài sản phi tiền tệ (nếu cho mượn tiền thì hạch toán trên TK 1283).
• Các khoản chi cho hoạt động sự nghiệp, dự án, đầu tư XDCB, sản xuất, kinh doanh mà chưa được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi.
• Các khoản chi hộ phải thu hồi, như phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác, và thuế từ các khoản nhận ủy thác XNK.
• Các khoản phải thu phát sinh khi cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước, như chi phí cổ phần hóa, trợ cấp lao động thôi việc, hỗ trợ đào tạo lại.
• Lãi cho vay, cổ tức, và lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính.
• Số tiền hoặc tài sản DN cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược tại các tổ chức khác theo quy định pháp luật.
• Các khoản phải thu khác ngoài các khoản đã nêu trên.

3.2 Kết cấu tài khoản 138

Lưu ý:

• Tài khoản phải thu khác – 138 có thể có số dư bên Có, phản ánh số đã thu lớn hơn số phải thu trong các trường hợp cụ thể.

Tài khoản 331 – phải thu khác bao gồm các tài khoản cấp 2 sau:

• TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý: Ghi nhận giá trị tài sản thiếu đang chờ xử lý.
  • Về nguyên tắc, khi doanh nghiệp phát hiện thiếu hụt tài sản, cần truy tìm nguyên nhân và người chịu trách nhiệm để xử lý.
  • Tài khoản 1381 chỉ được sử dụng khi chưa xác định được nguyên nhân mất mát hoặc hư hỏng tài sản và phải chờ xử lý.
  • Nếu nguyên nhân đã được xác định và có biên bản xử lý ngay trong kỳ, thì hạch toán trực tiếp vào các tài khoản liên quan, không qua Tài khoản 1381.
• TK 1385 – Phải thu về cổ phần hóa: Phản ánh các khoản phải thu liên quan đến cổ phần hóa, như chi phí cổ phần hóa, trợ cấp lao động thôi việc, và hỗ trợ đào tạo lại.
• Tài khoản 1386 – Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược: Thể hiện số tiền hoặc giá trị tài sản (ngoại trừ tài sản cố định) mà doanh nghiệp sử dụng để cầm cố, thế chấp, ký quỹ, hoặc ký cược tại các tổ chức, doanh nghiệp khác theo quy định pháp luật trong các quan hệ kinh tế.
  • Doanh nghiệp cần quản lý chi tiết từng khoản cầm cố, thế chấp, ký quỹ và ký cược theo loại hình, đối tượng, kỳ hạn và nguyên tệ.
  • Khi lập báo cáo tài chính, các khoản có kỳ hạn dưới 12 tháng sẽ được xếp vào tài sản ngắn hạn, trong khi những khoản còn lại từ 12 tháng trở lên sẽ được phân loại là tài sản dài hạn, trừ trường hợp báo cáo tài chính được lập theo nguyên tắc thanh khoản giảm dần.
• TK 1388 – Phải thu khác: Phản ánh các khoản phải thu ngoài phạm vi các TK 131, 133, 136, 1381, 1385, như cổ tức, lợi nhuận, tiền lãi, và bồi thường do mất tiền, tài sản.

4. Phương pháp hạch toán tài khoản 138 – Phải thu khác

4.1 Đối với tài sản thiếu chờ xử lý (Tài khoản 1381)

Tài sản thiếu chờ xử lý bao gồm những tài sản bị mất mát hoặc thiếu hụt nhưng chưa rõ nguyên nhân và cần chờ quyết định từ cấp có thẩm quyền.

Hạch toán tài sản thiếu chờ xử lý trong một số trường hợp cụ thể:

4.1.1 Tài sản cố định hữu hình trong sản xuất kinh doanh

Khi phát hiện thiếu tài sản cố định hữu hình nhưng chưa rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:

• Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381) (Giá trị còn lại của tài sản)
• Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (2141) (Giá trị hao mòn)
• Có TK 211 – Tài sản cố định (2111) (Nguyên giá)

4.1.2 Tài sản cố định hữu hình phục vụ phúc lợi: Khi phát hiện thiếu, chưa rõ nguyên nhân

Trường hợp ghi giảm tài sản cố định, ghi nhận như sau:

• Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (2141) (Giá trị hao mòn)
• Nợ TK 3533 – Quỹ phúc lợi (Giá trị còn lại)
• Có TK 211 – Tài sản cố định (2111) (Nguyên giá)

Trường hợp phản ánh giá trị còn lại của tài sản thiếu, ghi:

• Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381)
• Có TK 3532 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532)

Cả 2 trường hợp trên khi có quyết định xử lý tài sản thiếu,ghi:

• Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) (cá nhân/tổ chức phải bồi thường)
• Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (trừ vào lương)
• Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt sau khi trừ bồi thường)
• Nợ TK 811 – Chi phí khác (phần giá trị còn lại phải ghi vào tổn thất)
• Có TK 138 – Phải thu khác (1381).

4.1.3 Khi kiểm kê phát hiện thiếu tiền mặt tồn quỹ, tiền gửi ngân hàng, vật tư, hàng hóa,… hoặc có sai lệch so với sổ phụ ngân hàng

Khi chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:

• Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381)
• Có TK 111 – Tiền mặt (thiếu tiền kiểm kê)
• Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (sai lệch so với sổ phụ ngân hàng)
• Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (thiếu hàng trực tiếp đưa vào sử dụng)
• Có các TK 152, 153, 155, 156,… (thiếu hàng trong kho)

Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền, ghi:

• Nợ các TK 111, 112 (số tiền bồi thường nộp lại)
• Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (bồi thường trừ vào lương)
• Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) (bồi thường từ cá nhân/tổ chức)
• Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt hàng tồn kho sau khi trừ bồi thường)
• Nợ TK 811 – Chi phí khác (giá trị thiếu cần ghi vào tổn thất)
• Có TK 138 – Phải thu khác (1381 – tài sản thiếu chờ xử lý).

4.2 kế toán đối với cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược (Tài khoản 1386)

Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược là khoản tiền hoặc tài sản mà doanh nghiệp sử dụng để cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược tại các doanh nghiệp hoặc tổ chức khác trong các quan hệ kinh tế, theo đúng quy định pháp luật.

Hạch toán cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược trong một số trường hợp cụ thể:

Khi doanh nghiệp sử dụng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng để ký cược, ký quỹ,ghi:

• Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (1386)
• Có Tài khoản 111 – Tiền mặt, hoặc 112 – Tiền gửi ngân hàng.

Khi doanh nghiệp mang hàng tồn kho hoặc tài sản khác đi cầm cố, ghi:

• Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (1386)
• Có các Tài khoản 152, 155, 156,…

Khi doanh nghiệp sử dụng tài sản cố định để cầm cố, ghi:

• Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (1386) (giá trị còn lại)
• Nợ Tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định (giá trị hao mòn lũy kế)
• Có Tài khoản 211 – Tài sản cố định (nguyên giá)

Khi doanh nghiệp nhận lại tiền ký quỹ, ký cược, ghi:

• Nợ Tài khoản 111, 112
• Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (1386)

Khi doanh nghiệp nhận lại hàng tồn kho hoặc tài sản khác mang đi cầm cố, ghi:

• Nợ các Tài khoản 152, 155, 156,…
• Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (1386)

Khi doanh nghiệp nhận lại tài sản cố định đã mang đi cầm cố, ghi:

• Nợ Tài khoản 211 – Tài sản cố định (nguyên giá ban đầu)
• Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (1386) (giá trị còn lại)
• Có Tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định (giá trị hao mòn lũy kế)

Khi doanh nghiệp vi phạm cam kết và bị phạt, trừ vào tiền ký quỹ, ký cược, ghi:

• Nợ Tài khoản 811 – Chi phí khác (số tiền bị trừ)
• Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (1386)

Khi doanh nghiệp sử dụng khoản ký quỹ, ký cược để thanh toán cho người bán, ghi:

• Nợ Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán
• Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (1386)

4.3 Đối với phải thu khác (Tài khoản 1388)

Các khoản phải thu khác trong doanh nghiệp bao gồm những khoản như cho vay, mượn tạm thời, và lãi đến hạn chưa thu. Kế toán cần theo dõi chi tiết từng khoản theo từng đối tượng cụ thể.

Cách hạch toán các khoản phải thu khác trong một số trường hợp:

Đối với các khoản cho mượn tài sản phi tiền tệ, ghi:

• Nợ Tài khoản 138 ­- Phải thu khác (1388)
• Có các Tài khoản 152, 153, 155, 156,…

Đối với các khoản cho vay tạm thời không tính lãi, ghi:

• Nợ Tài khoản 138 ­- Phải thu khác (1388)
• Có Tài khoản 111, 112 (số tiền cho vay, mượn tạm thời không lãi)

Đối với các khoản chi hộ cho bên thứ ba hoặc khoản phải thu khác, ghi:

• Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388)
• Có các Tài khoản liên quan

Kế toán giao dịch ủy thác xuất nhập khẩu tại bên nhận ủy thác:

• Các khoản chi hộ cho bên giao ủy thác (phí ngân hàng, giám định, vận chuyển…), ghi:
  • Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) (nếu bên giao ủy thác chưa ứng tiền)
  • Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3388) (trừ vào tiền nhận từ bên giao ủy thác)
  • Có các TK 111, 112…
• Khi doanh nghiệp ủy thác thanh toán hoặc bù trừ khoản đã chi hộ, ghi:
  • Nợ các TK 111, 112
  • Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3388)
  • Có TK 138 – Phải thu khác (1388)

Xác định lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia, ghi:

• Nợ các TK 111, 112 (số đã thu)
• Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) (số chưa thu)
• Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính

Khi thu tiền các khoản nợ phải thu khác, ghi:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
• Có TK 138 – Phải thu khác (1388)

Khi xác định nguyên nhân và người chịu trách nhiệm về tài sản thiếu, ghi:

• Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) (số bồi thường)
• Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
• Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (sau khi trừ số thu bồi thường)
• Có các TK 111, 112 (số tiền thiếu hụt)
• Có các TK 151, 152, 153, 155, 156… (vật tư, hàng hóa thiếu)
• Có TK 154 – Chi phí SXKD dở dang (trường hợp hàng mua không qua kho)

Khi xử lý nợ phải thu không thu hồi được, ghi:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt (số bồi thường của cá nhân, tổ chức)
• Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (bồi thường trừ lương)
• Nợ TK 299 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (bù đắp bằng dự phòng)
• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý (6422) (thiệt hại lớn hơn số bồi thường và dự phòng)
• Có TK 138 – Phải thu khác (1388)

Khi bán khoản phải thu cho công ty mua bán nợ, ghi:

• Nợ các TK 111, 112 (số tiền thu từ bán nợ)
• Nợ TK 299 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293)
• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý (6422) (chênh lệch giá gốc nợ và số tiền thu được)
• Có TK 138 – Phải thu khác (1388)

Khi thu hồi chi phí đầu tư không được phê duyệt, ghi:

• Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388)
• Có các TK 241, 642… (giảm các chi phí tương ứng)

4.4 Đánh giá lại các khoản phải thu khác có gốc ngoại tệ cuối kỳ kế toán

Khi doanh nghiệp lập Báo cáo tài chính, các khoản phải thu khác có gốc ngoại tệ sẽ được điều chỉnh theo tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng mà doanh nghiệp giao dịch thường xuyên:

• Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán, hạch toán:
  • Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381, 1386, 1388)
  • Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái.
• Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán, hạch toán:
  • Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái
  • Có TK 138 – Phải thu khác (1381, 1386, 1388).

Trên đây là toàn bộ thông tin về tài khoản 138 – Phải trả khác mà AZTAX đã tổng hợp được. Hy vọng bài viết mạng lại thông tin hữu ích cho bạn. Để đảm bảo hạch toán chính xác và xử lý hiệu quả các nghiệp vụ liên quan đến TK 138, hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline:0932.383.089 để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết.