Mẫu khai báo lưu trú khách sạn là một yếu tố quan trọng mà du khách không thể bỏ qua trong mỗi chuyến đi. Dù thủ tục này có vẻ đơn giản nhưng nó lại đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo an toàn, quản lý và tuân thủ các quy định pháp luật. Trong bài viết này, AZTAX sẽ cung cấp cho bạn mẫu khai báo lưu trú chi tiết, chính xác cùng với những hướng dẫn và lưu ý cần thiết để giúp bạn hoàn thành thủ tục một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.
1. Khi nào thì cần phải thực hiện khai báo lưu trú?
Lưu trú được hiểu là việc công dân lưu lại tại một địa điểm khác với nơi đăng ký thường trú hoặc tạm trú trong khoảng thời gian dưới 30 ngày. Do đó, khi một người ở lại một địa điểm không phải nơi thường trú hay tạm trú của mình trong thời gian dưới 30 ngày, cần phải tiến hành thủ tục thông báo lưu trú theo quy định.
Theo khoản 1 Điều 30 của Luật Cư trú số 68/2020/QH14, việc thông báo cư trú là bắt buộc khi có người đến lưu trú. Lưu trú được định nghĩa tại khoản 6 Điều 2 của Luật Cư trú 2020 như sau:
Lưu trú là việc công dân ở lại một địa điểm không phải nơi thường trú hoặc nơi tạm trú trong thời gian ít hơn 30 ngày.
Như vậy, khi có người lưu trú tại địa điểm khác không phải là nơi thường trú hoặc tạm trú của mình trong thời gian dưới 30 ngày, thủ tục thông báo lưu trú cần được thực hiện.
Ví dụ: Khách đến thăm và ở lại, người nghỉ tại khách sạn hoặc nhà nghỉ, bệnh nhân điều trị tại cơ sở y tế,…
Lưu ý: Đối với việc lưu trú của các thành viên trong gia đình như ông, bà, cha, mẹ, vợ, chồng, con, cháu, anh, chị, em ruột, chỉ cần thực hiện thông báo một lần duy nhất.
Việc đăng ký lưu trú giúp chính quyền địa phương quản lý dân cư, đảm bảo an ninh trật tự, và cung cấp các dịch vụ cần thiết cho cư dân một cách hiệu quả hơn.
Xem thêm: Mẫu đơn xin bảo lãnh tạm trú
2. Mẫu khai báo lưu trú khách sạn mới nhất 2024
Mẫu khai báo lưu trú khách sạn mới nhất năm 2024 đã được cập nhật để phù hợp với các quy định hiện hành và đảm bảo quá trình quản lý thông tin khách lưu trú hiệu quả hơn. Mẫu này thường bao gồm các thông tin cơ bản như:
- Thông tin cá nhân: Họ tên, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, số chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu và địa chỉ thường trú của khách lưu trú.
- Thông tin liên hệ: Số điện thoại, email để khách sạn có thể liên lạc trong trường hợp cần thiết.
- Thông tin về lưu trú: Ngày đến, ngày đi, số lượng ngày lưu trú, số phòng và mục đích của chuyến đi (du lịch, công tác,…).
- Thông tin phương tiện di chuyển: Nếu khách đến bằng phương tiện cá nhân, cần cung cấp biển số xe hoặc thông tin về phương tiện di chuyển khác.
- Chữ ký xác nhận: Khách lưu trú cần ký tên để xác nhận tính chính xác của thông tin khai báo.
Mẫu khai báo này không chỉ giúp khách sạn quản lý tốt hơn việc lưu trú mà còn đáp ứng các yêu cầu của cơ quan chức năng trong việc kiểm soát và bảo đảm an ninh trật tự.
Lưu ý: Đây là mẫu khai báo lưu trú khách sạn cơ bản. Bạn cần điều chỉnh thông tin cho phù hợp với tình huống cụ thể, bao gồm tên khách sạn, địa chỉ, số điện thoại, email, thông tin khách hàng, ngày tháng lưu trú, loại phòng, số lượng phòng và bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào khác.
3. Hướng dẫn điền mẫu khai báo lưu trú khách sạn
Để điền đúng và đầy đủ mẫu khai báo lưu trú khách sạn, bạn cần tuân theo các bước hướng dẫn sau:
- Thông tin cá nhân: Nhập họ tên đầy đủ của bạn theo giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu). Điền ngày, tháng, năm sinh, giới tính và quốc tịch. Hãy đảm bảo rằng các thông tin này khớp với giấy tờ bạn xuất trình.
- Số giấy tờ tùy thân: Ghi rõ số chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu của bạn. Nếu bạn là người nước ngoài, cần ghi thêm thông tin về thị thực (visa) nếu có.
- Địa chỉ thường trú: Điền chính xác địa chỉ nơi bạn đang sinh sống theo sổ hộ khẩu hoặc địa chỉ đăng ký thường trú trong hộ chiếu đối với người nước ngoài.
- Thông tin liên hệ: Cung cấp số điện thoại di động và địa chỉ email để khách sạn có thể liên lạc với bạn nếu cần thiết.
- Thông tin về lưu trú: Ghi rõ ngày bạn đến khách sạn và ngày dự kiến rời đi. Điền số phòng bạn đã đặt và mục đích lưu trú (du lịch, công tác, thăm thân,…).
- Thông tin về phương tiện di chuyển: Nếu bạn di chuyển bằng phương tiện cá nhân, cần cung cấp biển số xe hoặc thông tin liên quan đến phương tiện di chuyển của bạn.
- Chữ ký xác nhận: Bạn cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã điền, sau đó ký tên để xác nhận tính chính xác của thông tin khai báo.
Điền đúng và đủ các mục trong mẫu khai báo lưu trú không chỉ giúp quá trình nhận phòng diễn ra nhanh chóng mà còn hỗ trợ khách sạn trong việc quản lý thông tin khách lưu trú theo quy định của pháp luật.
4. Hướng dẫn thủ tục khai báo lưu trú khách sạn
Khoản 1 Điều 30 Luật Cư trú nêu rõ khi có người đến lưu trú, thành viên trong hộ gia đình, đại diện của cơ sở chữa bệnh, cơ sở lưu trú du lịch và các cơ sở khác có chức năng lưu trú phải thông báo việc lưu trú với cơ quan đăng ký cư trú. Nếu người đến lưu trú tại nơi ở của cá nhân hoặc hộ gia đình mà các thành viên không có mặt, trách nhiệm thông báo sẽ do người đến lưu trú thực hiện.
Theo quy định này, khi có khách lưu trú các khách sạn bắt buộc phải thực hiện thủ tục thông báo lưu trú với cơ quan đăng ký cư trú.
Việc thông báo lưu trú được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 15 Thông tư 55/2021/TT-BCA thông qua các hình thức sau:
- Nộp trực tiếp tại cơ quan đăng ký cư trú hoặc tại địa điểm tiếp nhận thông báo lưu trú được cơ quan đăng ký cư trú chỉ định;
- Gửi qua số điện thoại hoặc địa chỉ email do cơ quan đăng ký cư trú thông báo hoặc niêm yết;
- Sử dụng trang thông tin điện tử của cơ quan đăng ký cư trú hoặc thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công Bộ Công an, Cổng dịch vụ công quản lý cư trú;
- Sử dụng ứng dụng trên các thiết bị điện tử.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về thủ tục thông báo lưu trú hiện hành:
4.1 Thủ tục khai báo lưu trú khách sạn qua Cổng dịch vụ công
Bước 1: Truy cập Cổng dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an và tiến hành đăng nhập.
Bước 2: Tìm kiếm dịch vụ “Thông báo lưu trú” để bắt đầu nộp hồ sơ.
Bước 3: Hoàn thiện tất cả thông tin yêu cầu theo hướng dẫn chi tiết.
Bước 4: Nộp hồ sơ trực tuyến.
4.2 Thủ tục khai báo lưu trú khách sạn qua VNeID
Bước 1: Mở ứng dụng VNeID và chọn mục “Thủ tục hành chính”.
Bước 2: Tiếp tục chọn “Thông báo lưu trú” và “Tạo yêu cầu mới”.
Bước 3: Nhập đầy đủ các thông tin cần thiết theo hướng dẫn.
Bước 4: Nhấn “Gửi yêu cầu” để hoàn tất thủ tục.
4.3 Thủ tục khai báo lưu trú khách sạn trực tiếp
Bước 1: Cá nhân hoặc tổ chức gửi thông báo lưu trú đến cơ quan đăng ký cư trú, thường là công an xã.
Bước 2: Cán bộ công an tiếp nhận và xử lý thông báo lưu trú.
4.4 Thủ tục khai báo lưu trú khách sạn qua phần mềm ASM
Thành phố Hồ Chí Minh vừa thí điểm triển khai phần mềm thông báo lưu trú ASM tại một số cơ sở như khách sạn, nhà nghỉ, phòng trọ và bến xe.
Phần mềm này mang lại nhiều tiện ích cho các cơ sở lưu trú, giúp quản lý dịch vụ kinh doanh hiệu quả hơn, giảm thời gian nhập liệu và tự động cập nhật thông tin lưu trú nhanh chóng cho cơ quan công an.
ASM có bốn chức năng chính: quản lý cơ sở lưu trú, khách lưu trú, dịch vụ cung cấp và nhân viên. Phần mềm tích hợp chức năng quét mã QR trên thẻ căn cước công dân, giúp tiếp nhận thông tin nhanh chóng và tiện lợi.
Ngoài ra, ASM còn được kết nối với hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, đảm bảo tính bảo mật và đồng bộ hóa thông tin lưu trú của người dân.
5. Thời gian thực hiện khai báo lưu trú khách sạn
Theo quy định tại khoản 4 Điều 30 Luật Cư trú, việc thông báo lưu trú phải được thực hiện trước 23 giờ của ngày bắt đầu lưu trú.
Trong trường hợp có người đến lưu trú sau 23 giờ, việc thông báo phải hoàn thành trước 08 giờ sáng ngày kế tiếp.
6. Mức phạt khi không khai báo lưu trú khách sạn
Dựa trên quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 144/2021/NĐ-CP, việc vi phạm các quy định liên quan đến đăng ký và quản lý cư trú sẽ được xử lý như sau:
Điều 9. Vi phạm quy định về đăng ký và quản lý cư trú
- Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:
- Không thực hiện đúng quy định về đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú, xóa đăng ký thường trú, xóa đăng ký tạm trú, tách hộ hoặc điều chỉnh thông tin về cư trú trong Cơ sở dữ liệu về cư trú;
- Không thực hiện đúng quy định về thông báo lưu trú, khai báo tạm vắng;
- Không xuất trình sổ hộ khẩu, sổ tạm trú, xác nhận thông tin về cư trú, giấy tờ khác liên quan đến cư trú theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
Dựa theo quy định, khi có người đến lưu trú, thành viên trong hộ gia đình, người đại diện của các cơ sở chữa bệnh, cơ sở lưu trú du lịch, và các cơ sở khác có chức năng lưu trú đều phải thông báo việc lưu trú với cơ quan đăng ký cư trú.
Trong trường hợp người đến lưu trú tại nơi ở của cá nhân hoặc hộ gia đình mà các thành viên không có mặt, trách nhiệm thông báo sẽ thuộc về người đến lưu trú.
Nếu không thực hiện đăng ký lưu trú đúng thời hạn quy định, cá nhân vi phạm sẽ bị phạt từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng, trong khi tập thể vi phạm sẽ chịu mức phạt từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 144/2021/NĐ-CP.
7. Dịch vụ đăng ký lưu trú ở khách sạn tại AZTAX
AZTAX là đơn vị đáng tin cậy, chuyên cung cấp dịch vụ làm thẻ tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam. Với hơn 10 năm kinh nghiệm, AZTAX cam kết mang đến quy trình xử lý thẻ tạm trú nhanh gọn, chất lượng, và tuân thủ đầy đủ các yêu cầu pháp lý. Chúng tôi luôn tập trung tối ưu hóa dịch vụ, đảm bảo mang lại trải nghiệm hài lòng nhất cho khách hàng.
Dịch vụ làm thẻ tạm trú cho người nước ngoài của AZTAX giúp đảm bảo thủ tục làm thẻ tạm trú hoàn tất nhanh chóng:
- Tiết kiệm Thời Gian: Chúng tôi đảm bảo quy trình làm thẻ tạm trú nhanh chóng và hiệu quả, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức so với việc tự thực hiện các thủ tục.
- Chuyên Nghiệp và Chính Xác: Đội ngũ chuyên gia của AZTAX am hiểu sâu về quy định pháp luật và quy trình xin cấp thẻ tạm trú, đảm bảo hồ sơ của bạn được chuẩn bị và xử lý chính xác, giảm thiểu rủi ro bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.
- Hỗ Trợ Toàn Diện: Chúng tôi cung cấp dịch vụ toàn diện từ việc tư vấn, chuẩn bị hồ sơ, điền mẫu đơn, đến việc nộp hồ sơ tại cơ quan chức năng, giúp bạn yên tâm về mọi khía cạnh của quá trình xin cấp thẻ.
- Giải Quyết Vấn Đề Nhanh Chóng: Trong trường hợp phát sinh vấn đề hoặc yêu cầu bổ sung từ cơ quan chức năng, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn kịp thời để đảm bảo hồ sơ được xử lý đúng hạn.
- Đảm Bảo Tuân Thủ Quy Định: AZTAX đảm bảo rằng mọi bước trong quy trình đều tuân thủ đúng quy định pháp luật, giúp bạn tránh được các lỗi thường gặp và đảm bảo sự hợp lệ của thẻ tạm trú.
- Dịch Vụ Khách Hàng Tận Tâm: Chúng tôi cung cấp dịch vụ khách hàng tận tâm, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn trong suốt quá trình xin cấp thẻ tạm trú.
8. Câu hỏi thường gặp về mẫu khai báo lưu trú khách sạn
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về mẫu khai báo lưu trú khách sạn:
8.1 Tại sao tôi phải điền mẫu khai báo lưu trú khách sạn?
Việc điền mẫu khai báo lưu trú là bắt buộc theo quy định của pháp luật, nhằm đảm bảo an ninh trật tự và giúp cơ quan chức năng quản lý thông tin về người cư trú trên địa bàn. Ngoài ra, thông tin này cũng giúp khách sạn cung cấp dịch vụ tốt hơn cho bạn trong suốt thời gian lưu trú.
8.2 Tôi cần cung cấp thông tin gì trong mẫu khai báo lưu trú khách sạn?
Bạn cần cung cấp thông tin cá nhân như họ tên, ngày sinh, quốc tịch, số giấy tờ tùy thân, địa chỉ thường trú, thông tin liên hệ, ngày đến và ngày đi, cùng với số phòng đã đặt và mục đích lưu trú.
8.3 Thông tin khai báo lưu trú khách sạn có bảo mật không?
Các khách sạn đều có trách nhiệm bảo mật thông tin cá nhân của khách hàng. Thông tin chỉ được sử dụng cho mục đích quản lý lưu trú và cung cấp cho cơ quan chức năng khi cần thiết theo quy định của pháp luật.
8.4 Tôi có cần điền mẫu khai báo lưu trú nếu chỉ ở lại một đêm không?
Có, bất kể thời gian lưu trú là ngắn hay dài, bạn vẫn cần phải điền mẫu khai báo lưu trú khi nhận phòng tại khách sạn. Điều này đảm bảo rằng thông tin của bạn được ghi nhận đúng quy định.
8.5 Nếu tôi thay đổi kế hoạch lưu trú, tôi có cần cập nhật mẫu khai báo không?
Nếu có thay đổi về ngày rời đi hoặc thông tin liên quan khác, bạn nên thông báo với lễ tân khách sạn để cập nhật mẫu khai báo của mình, giúp đảm bảo tính chính xác của thông tin lưu trú.
AZTAX đã cung cấp một số thông tin quan trọng về mẫu khai báo lưu trú khách sạn trong bài viết trên. Những nội dung này hy vọng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về thủ tục lưu trú khi ở khách sạn. Việc nắm vững các quy định và mẫu khai báo sẽ giúp bạn thực hiện thủ tục một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc cần thêm hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE: 0932.383.089 để nhận tư vấn miễn phí và tận tình nhé!
