Kế toán thanh toán là gì mà đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các giao dịch tài chính của doanh nghiệp? Trong bối cảnh kinh doanh ngày càng phức tạp, công việc này không chỉ bao gồm ghi chép và xử lý các khoản thanh toán mà còn ảnh hưởng đến sự ổn định tài chính và mối quan hệ với các đối tác. Bài viết này AZTAX sẽ giới thiệu khái niệm kế toán thanh toán và mô tả công việc kế toán thanh toán tại doanh nghiệp và cách hạch toán kế toán thanh toán. Cùng chúng tôi tìm hiểu nhé!
1. Kế toán thanh toán là gì?
Kế toán thanh toán đảm nhận việc hạch toán tất cả các giao dịch và nghiệp vụ kinh tế liên quan đến các hoạt động thu, chi, đảm bảo mọi hoạt động tài chính diễn ra suôn sẻ và chính xác.
2. Mô tả công việc kế toán thanh toán tại doanh nghiệp
Công việc cụ thể của kế toán thanh toán bao gồm:
2.1 Theo dõi, quản lý các khoản thu
Kế toán thanh toán thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Thu tiền từ các nguồn trong và ngoài doanh nghiệp, bao gồm cổ đông, thu hồi tạm ứng dư, các khoản thu nội bộ, bồi thường, ký cược, ký quỹ, và công nợ từ khách hàng.
- Theo dõi các khoản tiền gửi ngân hàng để đảm bảo sự chính xác và kịp thời.
- Giám sát các giao dịch thanh toán qua thẻ của khách hàng.
- Quản lý công nợ và thực hiện các biện pháp đôn đốc để thu hồi công nợ.
- Kiểm soát hoạt động thu ngân trong doanh nghiệp, tiếp nhận và kiểm tra chứng từ từ bộ phận thu ngân để đảm bảo tính hợp lý và hợp lệ.
- Quản lý chặt chẽ các chứng từ liên quan đến các khoản thu của doanh nghiệp.
- Hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến các khoản thu để duy trì sự chính xác trong báo cáo tài chính.
2.2 Theo dõi, quản lý các khoản chi
Hàng tuần và hàng tháng, kế toán thanh toán lập kế hoạch để xử lý các khoản công nợ với nhà cung cấp. Nếu kế hoạch thanh toán không đạt yêu cầu, kế toán cần chủ động liên hệ với nhà cung cấp để giải quyết vấn đề.
Ngoài việc thực hiện các giao dịch thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng cho nhà cung cấp, chi bồi thường, tiền phạt, kế toán còn đảm nhận các nghiệp vụ chi nội bộ như thanh toán lương, thưởng, phụ cấp, và tạm ứng.
Kế toán thanh toán cũng quản lý chặt chẽ các chứng từ liên quan đến các khoản chi của doanh nghiệp và thực hiện hạch toán chính xác các nghiệp vụ chi để duy trì sự minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính.
2.3 Theo dõi, quản lý quỹ tiền mặt
Kế toán thanh toán phối hợp chặt chẽ với thủ quỹ của doanh nghiệp để thực hiện các nghiệp vụ thu chi theo đúng quy định và quy trình.
- Đối chiếu và kiểm tra số dư quỹ vào cuối mỗi ngày cùng với thủ quỹ để đảm bảo sự chính xác và đầy đủ.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo tồn quỹ định kỳ cho ban giám đốc, với yêu cầu báo cáo có thể là hàng ngày tùy theo quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp.
2.4 Công việc khác
Kế toán thanh toán phối hợp chặt chẽ với thủ quỹ để đảm bảo các nghiệp vụ thu chi được thực hiện đúng quy trình và quy định.
- Đối chiếu và kiểm tra số dư quỹ cuối ngày cùng thủ quỹ để đảm bảo tính chính xác của số liệu.
- Soạn thảo và gửi báo cáo tồn quỹ định kỳ cho ban giám đốc, với tần suất báo cáo hàng ngày nếu doanh nghiệp yêu cầu.
3. Hướng dẫn cách hạch toán kế toán thanh toán
3.1 Nghiệp vụ liên quan tới thu tiền mặt
Rút tiền gửi ngân hàng về nhập vào quỹ tiền mặt:
- Nợ TK 111
- Có TK 112
- Tài liệu kèm theo:
- Séc/Giấy lĩnh tiền/Giấy báo nợ
- Phiếu thu tiền
- Bảng kê giao dịch ngân hàng
Thu tiền hoàn ứng nhân viên công ty bằng tiền mặt:
- Nợ TK 111
- Có TK 141
- Tài liệu kèm theo:
- Phiếu hoàn ứng
- Phiếu thu tiền
Thu tiền ứng trước khách hàng bằng tiền mặt:
- Nợ TK 111
- Có TK 131
- Tài liệu kèm theo:
- Hợp đồng/Đơn hàng (nếu có)
- Phiếu thu tiền
Bán thành phẩm, hàng hóa chịu thuế GTGT được thu bằng tiền mặt:
- Nợ TK 111
- Có TK 511
- Có TK 3331
- Tài liệu kèm theo:
- Hợp đồng/Đơn hàng
- Hóa đơn GTGT
- Phiếu xuất kho
- Chứng từ giao nhận (nếu có)
- Phiếu thu tiền
Thu hồi công nợ cần phải thu của khách hàng:
- Nợ TK 111
- Có TK 131
- Tài liệu kèm theo:
- Phiếu thu tiền
- Biên bản đối chiếu công nợ (nếu có)
3.2 Nghiệp vụ liên quan đến chi tiền mặt:
Rút tiền mặt để gửi vào tài khoản ngân hàng:
- Nợ TK 112
- Có TK 111
- Tài liệu kèm theo:
- Phiếu chi tiền
- Giấy báo có
- Giấy nộp tiền vào tài khoản
- Bảng kê giao dịch ngân hàng
Chi tiền mặt tạm ứng cho nhân viên để đi công tác:
- Nợ TK 141
- Có TK 111
- Tài liệu kèm theo:
- Giấy đề nghị tạm ứng
- Phiếu chi tiền
- Bảng kê giao dịch ngân hàng
Đặt cọc, trả trước tiền mua hàng hóa cho nhà cung cấp bằng tiền mặt:
- Nợ TK 331
- Có TK 111
- Tài liệu kèm theo:
- Hợp đồng/Đơn hàng
- Phiếu chi tiền
Chi tiền mua vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hóa để nhập kho:
- Nợ TK 152
- Nợ TK 153
- Nợ TK 1561
- Nợ TK 1331
- Có TK 111
- Tài liệu kèm theo:
- Hợp đồng/Đơn hàng
- Phiếu giao hàng
- Phiếu chi tiền
Chi trả công nợ đã đến hạn cho nhà cung cấp vật tư, hàng hóa:
- Nợ TK 331
- Có TK 111
- Tài liệu kèm theo:
- Phiếu chi tiền
- Biên bản đối chiếu công nợ (nếu có)
Chi tiền dịch vụ mua ngoài (xăng dầu, cước dịch vụ viễn thông, điện, nước…):
- Nợ TK 627
- Nợ TK 641
- Nợ TK 642
- Nợ TK 1331
- Có TK 111
- Tài liệu kèm theo:
- Hóa đơn
- Phiếu chi tiền
3.3 Nghiệp vụ kế toán qua ngân hàng:
Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt:
- Nợ TK 111
- Có TK 112
- Tài liệu kèm theo:
- Séc/Giấy lĩnh tiền/Giấy báo nợ
- Phiếu thu tiền
- Bảng kê giao dịch ngân hàng
Tạm ứng cho nhân viên công ty, chuyển tiền từ ngân hàng vào tài khoản cá nhân hoặc chi séc:
- Nợ TK 141
- Có TK 112
- Tài liệu kèm theo:
- Giấy đề nghị tạm ứng
- Giấy báo nợ
Đặt cọc, trả trước tiền mua hàng cho nhà cung cấp bằng giao dịch chuyển khoản:
- Nợ TK 331
- Có TK 112
- Tài liệu kèm theo:
- Hợp đồng/Đơn hàng
- Giấy báo nợ
Mua vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hóa nhập kho thanh toán ngay qua giao dịch chuyển khoản:
- Nợ TK 152
- Nợ TK 153
- Nợ TK 1561
- Nợ TK 1331
- Có TK 112
- Tài liệu kèm theo:
- Hợp đồng/Đơn hàng
- Phiếu giao hàng
- Giấy báo nợ
Thanh toán công nợ đến hạn cho nhà cung cấp vật tư, hàng hóa bằng giao dịch chuyển khoản:
- Nợ TK 331
- Có TK 112
- Tài liệu kèm theo:
- Giấy báo nợ
- Biên bản đối chiếu công nợ (nếu có)
Chi trả tiền dịch vụ mua ngoài (xăng dầu, cước dịch vụ viễn thông, điện, nước…) qua giao dịch chuyển khoản:
- Nợ TK 627
- Nợ TK 641
- Nợ TK 642
- Nợ TK 1331
- Có TK 112
- Tài liệu kèm theo:
- Hóa đơn
- Giấy báo nợ
Chuyển khoản thanh toán lương cho nhân viên:
- Nợ TK 334
- Có TK 112
- Tài liệu kèm theo:
- Bảng lương đã ký duyệt
- Phiếu lương/Bảng lương có chữ ký người nhận
- Giấy báo nợ
4. Quy trình xử lý các nghiệp vụ liên quan đến kế toán thanh toán
4.1 Quy trình xử lý các nghiệp vụ liên quan đến thu – chi tiền mặt
Nghiệp vụ chi tiền mặt:
- Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ thanh toán: Kế toán thanh toán nhận các chứng từ từ các bộ phận và kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý, hợp lệ, đồng thời đảm bảo nội dung thanh toán phù hợp với quy định tài chính của công ty.
- Xét duyệt hồ sơ: Xem xét và phê duyệt hồ sơ thanh toán.
- Lập và trình phiếu chi: Soạn thảo phiếu chi và trình ký cho Kế toán trưởng và Giám đốc.
- Chuyển chứng từ cho thủ quỹ: Gửi các chứng từ cho thủ quỹ để thực hiện thanh toán.
- Hạch toán nghiệp vụ chi tiền mặt: Ghi nhận các nghiệp vụ chi tiền mặt vào sổ sách kế toán.
- Đối chiếu và kiểm kê: Vào cuối ngày, đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ của kế toán và sổ quỹ của thủ quỹ, đồng thời thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt.
Nghiệp vụ thu tiền mặt:
- Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ thu tiền: Kế toán thanh toán tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ liên quan đến việc thu tiền, chẳng hạn như rút tiền từ ngân hàng về quỹ tiền mặt hoặc thu từ bán hàng.
- Lập và trình phiếu thu: Soạn thảo phiếu thu và trình ký cho Kế toán trưởng và Giám đốc.
- Chuyển chứng từ cho thủ quỹ: Gửi các chứng từ cho thủ quỹ để thực hiện thu tiền.
- Hạch toán nghiệp vụ thu tiền mặt: Ghi nhận các nghiệp vụ thu tiền mặt vào sổ sách kế toán.
- Đối chiếu và kiểm kê: Vào cuối ngày, đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ của kế toán và sổ quỹ của thủ quỹ, đồng thời thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt.
4.2 Quy trình xử lý các nghiệp vụ liên quan đến thu – chi tiền gửi ngân hàng
Nghiệp vụ chi tiền gửi ngân hàng:
- Chuẩn bị chứng từ thanh toán: Kế toán thanh toán lập ủy nhiệm chi (cho các khoản chuyển tiền) hoặc séc (khi rút tiền mặt).
- Trình ký và gửi chứng từ: Đưa chứng từ để Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt trước khi chuyển cho ngân hàng để thực hiện giao dịch.
- Thực hiện giao dịch ngân hàng: Gửi chứng từ cho ngân hàng để thực hiện các giao dịch chi tiền.
- Hạch toán chi tiền gửi ngân hàng: Ghi nhận các nghiệp vụ chi tiền gửi ngân hàng vào sổ sách kế toán.
- Đối chiếu và kiểm tra: Định kỳ (hàng ngày, hàng tuần hoặc cuối tháng), đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ tiền gửi ngân hàng và sổ phụ ngân hàng (sao kê tài khoản chi tiết) theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Nghiệp vụ thu tiền gửi ngân hàng:
- Nhận thông báo thu tiền: Dựa trên giấy báo Có từ ngân hàng, kế toán thanh toán thực hiện việc hạch toán các khoản thu tiền vào sổ sách kế toán.
- Hạch toán thu tiền gửi ngân hàng: Ghi nhận các nghiệp vụ thu tiền gửi ngân hàng vào sổ sách kế toán.
- Đối chiếu và kiểm tra: Định kỳ (hàng ngày, hàng tuần hoặc cuối tháng), tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ tiền gửi ngân hàng và sổ phụ ngân hàng (sao kê tài khoản chi tiết) theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
5. Kế toán thanh toán cần nắm vững một số chứng từ, sổ sách nào?
5.1 Chứng từ kế toán làm cơ sở ghi nhận vào sổ sách kế toán
Các tài liệu liên quan đến nghiệp vụ tài chính của doanh nghiệp bao gồm:
- Hóa đơn giá trị gia tăng.
- Hóa đơn bán hàng.
- Chứng từ thanh toán như phiếu thu, phiếu chi, séc, giấy nộp tiền mặt, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, và giấy báo có.
- Các tài liệu như báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán.
- Các chứng từ khác liên quan đến các hoạt động thu chi trong doanh nghiệp.
5.2 Hệ thống các sổ sách kế toán thanh toán
Các tài liệu kế toán liên quan đến quản lý tài chính bao gồm:
- Sổ cái các tài khoản tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
- Sổ quỹ tiền mặt và sổ quỹ tiền gửi ngân hàng.
- Sổ nhật ký thu tiền và sổ nhật ký chi tiền.
- Báo cáo tình hình tiền gửi và số dư.
- Báo cáo kiểm kê quỹ.
- Chi tiết công nợ phải thu và công nợ phải trả.
- Tổng hợp công nợ phải thu và công nợ phải trả.
- Phân tích công nợ phải thu và phải trả theo hạn nợ.
- Các sổ sách khác tùy theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
6. Một số lưu ý khi làm kế toán thanh toán
Quản lý và xử lý nghiệp vụ thu chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng:
- Theo dõi và cập nhật nghiệp vụ thu chi: Đảm bảo mọi nghiệp vụ thu chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng được ghi nhận đầy đủ và chính xác vào sổ sách kế toán, cập nhật thường xuyên để phản ánh đúng tình hình tài chính.
- Kiểm tra chứng từ kế toán: Phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ kế toán khác phải có chữ ký của ít nhất ba bên liên quan: người lập hoặc thủ quỹ, người giao hoặc nhận tiền, và người phê duyệt (thường là Kế toán trưởng hoặc người đại diện doanh nghiệp).
- Quy trình xử lý chứng từ: Đối với nghiệp vụ thu tiền: Phiếu thu có thể được lập và ghi nhận ngay mà không cần chữ ký phê duyệt ngay lập tức, nhưng cần hoàn thiện chữ ký và ghi nhận trong ngày.Đối với nghiệp vụ chi tiền: Nếu khoản chi nằm trong định mức và được ủy quyền hợp lệ, phiếu chi có thể được lập và hạch toán trước. Tuy nhiên, cần hoàn thiện các thông tin và chữ ký vào cuối ngày.
- Sắp xếp và lưu trữ tài liệu: Lưu trữ hóa đơn, sổ sách và chứng từ một cách cẩn thận và có hệ thống theo trình tự ghi sổ quỹ và sổ chi tiết giao dịch ngân hàng, để dễ dàng tra cứu và tránh thất thoát tài liệu.
- Theo dõi và báo cáo: Theo dõi các khoản thu chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng thường xuyên, lập báo cáo để lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt tình hình tài chính, từ đó lập kế hoạch thanh toán và quản lý tài chính phù hợp.
- Giao tiếp và phối hợp: Thường xuyên trao đổi với bộ phận kế toán công nợ hoặc các phòng ban liên quan để đảm bảo thông tin công nợ được cập nhật chính xác.
- Kiểm tra và đối chiếu số liệu: Đảm bảo kiểm tra số liệu và liên kết với các phân hệ kế toán khác để đảm bảo khớp đúng, tránh hạch toán sai sót hoặc thiếu sót.
Trên đây là toàn bộ thông tin về kế toán thanh toán là gì? và những thông tin liên quan mà AZTAX đã tổng hợp được. Hy vọng bài viết mang lại thông tin hữu ích cho bạn. Để biết thêm thông tin về kế toán thanh toán, hãy liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE: 0932.383.089 để được hỗ trợ chuyên nghiệp và tận tình nhất.
