Chi phí nghỉ mát là một khoản đầu tư quan trọng của doanh nghiệp nhằm nâng cao đời sống tinh thần và năng suất làm việc. Tuy nhiên, việc hạch toán chi phí nghỉ mát cho nhân viên sao cho đúng quy định và hợp lý lại không phải là điều đơn giản. Bài viết này của AZTAX sẽ hướng dẫn bạn cách hạch toán chi phí nghỉ mát một cách chính xác, đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành.
1. Hướng dẫn hạch toán chi phí nghỉ mát cho nhân viên
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, chi phí nghỉ mát cho nhân viên được hạch toán từ quỹ phúc lợi (Nợ TK 353) hoặc nếu không trích lập quỹ, từ chi phí quản lý doanh nghiệp (Nợ TK 642), kèm theo các khoản thuế GTGT và phương thức thanh toán tương ứng (TK 111, 112, 331).
Theo quy định tại khoản 2 Điều 63 Thông tư số 200/2014/TT-BTC về việc hạch toán chi phí nghỉ mát cho nhân viên, cách hạch toán chi phí nghỉ mát cho nhân viên được thực hiện như sau:
- Trường hợp doanh nghiệp trích lập quỹ phúc lợi và sử dụng quỹ này để chi cho các hoạt động nghỉ mát hoặc trợ cấp cho công nhân viên, kế toán ghi:
- Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532)
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có các TK 111, 112, 331 (tùy phương thức thanh toán).
- Trường hợp doanh nghiệp không trích lập quỹ phúc lợi, mà sử dụng nguồn vốn chủ sở hữu để chi cho các hoạt động này, kế toán ghi nhận:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có các TK 111, 112, 331 (tùy theo hình thức chi trả).
Ví dụ minh họa: Công ty TNHH Bình Minh ký hợp đồng với Công ty CP Du lịch Hoàng Long để tổ chức chuyến du lịch nghỉ mát cho toàn bộ nhân viên và người lao động vào tháng 7/2024. Sau khi chuyến đi hoàn thành, Công ty Bình Minh đã thanh toán toàn bộ chi phí nghỉ mát qua hình thức chuyển khoản với tổng số tiền là 150 triệu đồng (đã bao gồm thuế GTGT 10%). Công ty đã thu thập đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ và dự kiến tổng chi phí phúc lợi cho năm 2024 không vượt quá mức 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế. Cụ thể, quỹ tiền lương thực hiện đến tháng 7/2024 của công ty là 3.600 triệu đồng, và doanh nghiệp không có trích lập quỹ dự phòng tiền lương từ năm trước.
Theo quy định của Chế độ kế toán tại Thông tư 200/2014/TT-BTC, kế toán Công ty Bình Minh hạch toán như sau:
- Nợ TK 642: 136.363.636 VNĐ
- Nợ TK 1331: 13.636.364 VNĐ
- Có TK 112: 150.000.000 VNĐ
Xem thêm: hạch toán chi phí khám sức khỏe cho nhân viên
Xem thêm: hạch toán chi phí phúc lợi cho nhân viên
2. Chi phí nghỉ mát có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?
Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC, chi phí phúc lợi cho người lao động, bao gồm nghỉ mát, hỗ trợ điều trị, khen thưởng, hỗ trợ đi lại,… được tính vào chi phí hợp lý. Tuy nhiên, tổng các khoản phúc lợi này không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, nội dung tại điểm 2.30, Khoản 2, Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC đã được sửa đổi và bổ sung như sau:
Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.6, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.11 Điều này) và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác. Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
Vậy chi phí nghỉ mát có thể được tính vào chi phí hợp lý, nhưng khoản chi này bị giới hạn. Cụ thể, các khoản chi cho phúc lợi, bao gồm cả chi phí nghỉ mát, không được vượt quá mức lương bình quân thực tế của một tháng trong năm mà doanh nghiệp đã thực hiện.
3. Công ty cho nhân viên đi nghỉ mát có được tính chi phí hợp lý không?
Chi phí nghỉ mát cho nhân viên có thể được tính là chi phí hợp lý nếu tổng chi không vượt quá 01 tháng lương bình quân trong năm tính thuế và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ. Với các khoản chi trên 20 triệu đồng, cần thanh toán qua phương thức không dùng tiền mặt.
Căn cứ theo Khoản 4 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC, các khoản chi có thể được trừ khi tính thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp bao gồm:
- Chi phí phúc lợi trực tiếp cho người lao động: Tổng chi phí phúc lợi không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế của doanh nghiệp trong năm tính thuế.
- Chi hiếu, hỷ cho bản thân và gia đình người lao động.
- Chi nghỉ mát.
- Chi hỗ trợ điều trị.
- Để khoản chi phí nghỉ mát được coi là hợp lý và có thể trừ vào chi phí, cần đáp ứng các yêu cầu sau:
- Tổng chi phí nghỉ mát không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế của doanh nghiệp trong năm tính thuế.
- 01 tháng lương bình quân thực tế của doanh nghiệp được tính bằng cách chia tổng quỹ tiền lương thực tế chi trả trong năm cho 12 tháng.
- Nếu doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng trong năm tính thuế, thì 01 tháng lương bình quân thực tế được tính bằng cách chia quỹ tiền lương thực tế cho số tháng doanh nghiệp thực sự hoạt động trong năm.
- Lưu ý rằng quỹ tiền lương thực tế bao gồm tổng số tiền lương đã chi trả trong năm quyết toán, không tính số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước.
- Các chi phí nghỉ mát phải có đầy đủ hóa đơn và chứng từ hợp pháp, bao gồm:
- Hợp đồng với công ty du lịch.
- Danh sách người lao động tham gia.
- Hóa đơn tiền phòng, ăn uống, đi lại, …
- Đối với các chi phí có hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), việc thanh toán phải có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt.
- Tổng chi phí nghỉ mát không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế của doanh nghiệp trong năm tính thuế.
Dựa theo Thông tư 25/2018/TT-BTC, doanh nghiệp có thể xem chi phí nghỉ mát của nhân viên là chi phí hợp lý nếu đáp ứng các điều kiện sau
- Tổng chi phí phúc lợi nghỉ mát không vượt quá mức 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế của doanh nghiệp
- Khoản chi cần có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định, bao gồm hợp đồng với công ty du lịch, danh sách người lao động tham gia, hóa đơn liên quan đến chi phí phòng, ăn uống, đi lại và các chứng từ liên quan khác
- Đối với khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm thuế GTGT), cần phải thanh toán thông qua phương thức không dùng tiền mặt và có chứng từ thanh toán
- Giám đốc công ty phải ký quyết định phê duyệt chương trình nghỉ mát và kinh phí kèm theo
Vậy nếu công ty tuân thủ các điều kiện này, chi phí nghỉ mát của nhân viên sẽ được xem là chi phí hợp lý và được trừ khi tính thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)
4. Quy định về chế độ nghỉ mát hàng năm cho nhân viên
Hiện nay, không có quy định bắt buộc trong luật pháp Việt Nam về việc doanh nghiệp phải cung cấp chế độ nghỉ mát hàng năm cho nhân viên. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp tự nguyện áp dụng chế độ này như một phúc lợi nhằm chăm sóc đời sống tinh thần và sức khỏe cho nhân viên, giúp cải thiện môi trường làm việc và duy trì nguồn nhân lực.
Việc tổ chức nghỉ mát thường phụ thuộc vào chính sách nội bộ của từng doanh nghiệp, được quy định rõ ràng trong thỏa ước lao động tập thể, quy chế lương thưởng, hoặc thỏa thuận lao động giữa hai bên.
Một số doanh nghiệp coi khoản này là phúc lợi cho nhân viên, và được phép hạch toán chi phí nghỉ mát trong giới hạn không vượt quá 1 tháng lương bình quân thực hiện trong năm theo Thông tư 96/2015/TT-BTC, để tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
Tóm lại, chế độ nghỉ mát không phải là quyền lợi bắt buộc theo luật, nhưng doanh nghiệp có thể áp dụng nhằm tăng cường phúc lợi và gắn kết nhân viên.
Trên đây là toàn bộ thông tin hướng dẫn hạch toán chi phí nghỉ mát cho nhân viên mà AZTAX đã tổng hợp được. Hy vọng bài viết đem lại thông tin hữu ích cho bạn. Trong quá trình hạch toán chi phí nghỉ mát cho nhân viên nếu có điều gì cần hỗ trợ hoặc giải đáp thắc mắc hãy liên hệ đến HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn miễn phí nhé.
5. Các câu hỏi thường gặp
5.1 Chi phí nghỉ mát cho nhân viên có tính thuế TNCN không?
Chi phí nghỉ mát được xem là phúc lợi cho người lao động và không phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
Trong một số trường hợp chi phí nghỉ mát cho nhân viên có thể phải tính thuế TNCN tùy vào cách mà doanh nghiệp chi trả và phân bổ khoản này:
- Trường hợp không tính vào thuế TNCN:
- Nếu khoản chi phí nghỉ mát được doanh nghiệp chi trả dưới hình thức phúc lợi, nằm trong quy định và giới hạn mức chi chung theo quy định của Bộ luật Lao động và các quy định tài chính, thì khoản này không phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
- Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC, nếu tổng các khoản phúc lợi, bao gồm chi phí nghỉ mát, không vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm, sẽ không bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
- Trường hợp tính vào thuế TNCN:
- Nếu doanh nghiệp chi vượt mức quy định (tức là tổng các khoản phúc lợi vượt quá 1 tháng lương bình quân), phần vượt này sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế và nhân viên sẽ phải nộp thuế TNCN cho khoản chi phí vượt đó.
Tóm lại, chi phí nghỉ mát cho nhân viên chỉ bị tính thuế TNCN nếu vượt quá mức chi phúc lợi mà pháp luật cho phép.
5.2 Chi phí nghỉ mát có được khấu trừ thuế GTGT không?
Theo Công văn 4005/TCT-CS ngày 29/09/2015 của Tổng cục Thuế gửi Cục Thuế tỉnh Đồng Nai. Doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đối với các khoản chi phí nghỉ mát cho người lao động, với điều kiện khoản chi phí này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Như vậy, chỉ những khoản chi phí hợp lý và hợp lệ mới được khấu trừ thuế GTGT tương ứng.
5.3 Chi phí nghỉ mát hạch toán vào đâu?
Chi phí nghỉ mát thường được hạch toán vào tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
