Cách hạch toán sửa chữa lớn tài sản cố định

Trong suốt thời gian sử dụng, các tài sản cố định như máy móc, thiết bị, và cơ sở hạ tầng văn phòng thường phải đối mặt với sự hao mòn và hư hỏng. Để duy trì hiệu quả hoạt động và đảm bảo sự bền bỉ của doanh nghiệp, việc thực hiện sửa chữa và bảo trì là vô cùng cần thiết. Bài viết này từ AZTAX sẽ đồng hành cùng bạn đọc khám phá một cách sâu sắc về phương pháp hạch toán sửa chữa tài sản cố định, giúp cho doanh nghiệp quản lý tài sản hiệu quả hơn.

1. Sửa chữa lớn tài sản cố định là gì?

Sửa chữa lớn tài sản cố định là các hoạt động sửa chữa và khôi phục máy móc, thiết bị hư hỏng nặng hoặc điều chỉnh theo yêu cầu kỹ thuật để đảm bảo hoạt động và hiệu suất tối ưu của chúng. Những sửa chữa này thường mất nhiều thời gian, yêu cầu ngừng sử dụng tài sản và tiêu tốn nhiều chi phí cũng như nguồn lực, có thể chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanh.

Do đó, doanh nghiệp cần lập kế hoạch và dự toán cho từng công trình sửa chữa lớn tài sản cố định, đồng thời phân bổ chi phí sửa chữa vào chi phí kinh doanh của nhiều kỳ theo nguyên tắc hợp lý.

2. Hướng dẫn hạch toán chi phí sửa chữa, nâng cấp tài sản cố định

2.1. Hạch toán sửa chữa lớn tài sản cố định (không đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá)

Khi phát sinh chi phí sửa chữa tài sản cố định (TSCĐ), kế toán thực hiện các bước hạch toán như sau:

Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:

• Nợ vào TK 241 – Chi phí xây dựng dở dang
• Nợ vào TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
• Có TK 111, 112, 152, 214, v.v.

Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ sẽ được tính vào chi phí sửa chữa TSCĐ, thực hiện hạch toán như sau:

• Nợ vào TK 241 – Chi phí xây dựng dở dang
• Có TK 111, 112, 152, 214, v.v.

Khi việc sửa chữa TSCĐ hoàn tất:

Đối với TSCĐ do bộ phận sử dụng tài sản thực hiện sửa chữa:

• Chi phí sửa chữa nhỏ:
  • Nợ TK 627/641/642 (theo Thông tư 200/2014/TT-BTC)
  • Có TK 241
• Chi phí sửa chữa cần phân bổ:
  • Nợ TK 242 (chi phí trả trước)
  • Có TK 241

Đối với sửa chữa lớn tài sản cố định:

• Định kỳ kế toán phân bổ chi phí sửa chữa vào chi phí sản xuất kinh doanh từng kỳ:
  • Nợ TK 627/641/642
  • Có TK 242 – Chi phí trả trước

Đối với TSCĐ do bộ phận phụ thực hiện sửa chữa:

Nếu chi phí không được tập hợp riêng:

• Kế toán ghi nhận như trường hợp đầu tiên (kế toán bộ phận sử dụng tài sản thực hiện sửa chữa).

Nếu chi phí được tập hợp riêng cho bộ phận phụ:

• Ghi nhận chi phí sửa chữa:
  • Nợ TK 621/622/627
  • Có TK 111/152/153/154, v.v.
• Cuối kỳ, kết chuyển chi phí cho bộ phận phụ:
  • Nợ TK 154 – Chi tiết bộ phận sản xuất phụ
  • Có TK 621/622/627

Khi bàn giao TSCĐ sửa chữa hoàn thành cho bộ phận sử dụng:

• Chi phí sửa chữa nhỏ:
  • Nợ TK 627/641/642
  • Có TK 154 – Chi tiết bộ phận sản xuất phụ
• Chi phí sửa chữa cần phân bổ:
  • Nợ TK 242 – Chi phí trả trước
  • Có TK 154 – Chi tiết bộ phận sản xuất phụ
• Đối với sửa chữa lớn tài sản cố định, kế toán xác định và phân bổ chi phí vào từng kỳ:
  • Nợ TK 627/641/642
  • Có TK 242 – Chi phí trả trước

Trường hợp doanh nghiệp thuê bên ngoài sửa chữa TSCĐ:
Ghi nhận như sau:

• Nợ TK 627/641/642/242 – Chi phí sửa chữa
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
• Có TK 111/331, v.v. – Tổng số tiền phải trả cho đơn vị sửa chữa.

2.2 Cách hạch toán chi phí sửa chữa TSCĐ có tính chu kỳ

Đối với các tài sản cố định (TSCĐ) cần sửa chữa định kỳ, doanh nghiệp có thể dự toán và trích trước chi phí sửa chữa vào chi phí hàng năm. Dưới đây là hướng dẫn kế toán cho các trường hợp cụ thể:

Trường hợp doanh nghiệp đã lập kế hoạch sửa chữa từ đầu năm và dự toán chi phí:

Khi doanh nghiệp đã lên kế hoạch cho việc sửa chữa lớn tài sản cố định ngay từ đầu năm, có thể trích trước chi phí sửa chữa theo dự toán. Kế toán thực hiện các bước sau:

Trích trước chi phí sửa chữa hàng kỳ:

• Nợ TK 627/641/642
• Có vào TK 352 – Dự phòng phải trả

Khi chi phí sửa chữa thực tế phát sinh:

• Nợ vào TK 2413 – Sửa chữa lớn tài sản cố định
• Có TK 111/152/153/214/334/338, v.v.

Khi công trình sửa chữa hoàn tất, kết chuyển chi phí thực tế:

• Nợ vào TK 352 (3524) – Dự phòng phải trả
• Có vào TK 2413 – Sửa chữa lớn tài sản cố định

Điều chỉnh chênh lệch giữa chi phí thực tế và số đã trích trước (nếu có):

Nếu chi phí thực tế cao hơn dự toán:

• Trích bổ sung, ghi:
  • Nợ TK 627/641/642
  • Có vào TK 352 (3524) – Dự phòng phải trả

Nếu chi phí thực tế thấp hơn dự toán:

• Ghi giảm chi phí hoặc tăng thu nhập khác, ghi:
  • Nợ vào TK 352 (3524) – Dự phòng phải trả
  • Có TK 627/641, hoặc TK 711 – Thu nhập khác (theo VAS 15 – Chuẩn mực kế toán số 15)

Trường hợp doanh nghiệp không có kế hoạch trích trước chi phí sửa chữa:

Trong trường hợp này, kế toán thực hiện theo hướng dẫn trong phần 3.1

2.3 Cách hạch toán nâng cấp tài sản cố định

Khi doanh nghiệp thực hiện nâng cấp hoặc cải tạo tài sản cố định (TSCĐ) để nâng cao hiệu suất hoặc kéo dài thời gian sử dụng, từ đó gia tăng lợi ích kinh tế trong tương lai, các bước ghi sổ cụ thể như sau:

Khi phát sinh chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định có tính chất nâng cấp hoặc cải tạo tài sản cố định:

• Nợ vào TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang
• Nợ vào TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
• Có TK 111, 152, 331, 334,…

Khi hoàn thành công việc sửa chữa lớn tài sản cố định vào sử dụng:

• Nợ vào TK 211 – Tài sản cố định hữu hình
• Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang

Hạch toán chi phí bảo trì máy móc thiết bị là một phần quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp, giúp theo dõi và kiểm soát các chi phí liên quan đến việc duy trì và sửa chữa máy móc thiết bị. Dưới đây là cách hạch toán chi phí bảo trì máy móc thiết bị theo các quy định kế toán phổ biến:

2.4 Cách hạch toán chi phí bảo trì máy móc thiết bị

Chi phí bảo trì thường xuyên (Chi phí bảo trì định kỳ)

Chi phí này liên quan đến các hoạt động bảo trì định kỳ nhằm duy trì máy móc thiết bị ở trạng thái hoạt động tốt. Chi phí bảo trì định kỳ, kế toán hạch toán như sau:

• • Nợ tài khoản 623 – Chi phí bảo trì
  • Có tài khoản 111, 112 hoặc 331 (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, nợ phải trả)

Ví dụ: Nếu chi phí bảo trì định kỳ là 5 triệu đồng, bạn sẽ ghi:

• Nợ TK 623 – Chi phí bảo trì: 5 triệu đồng
• Có TK 111/112/331: 5 triệu đồng

Chi phí sửa chữa lớn

Các chi phí này thường là cho việc sửa chữa lớn tài sản cố định hoặc cải tạo, nâng cấp máy móc thiết bị.

• Nếu sửa chữa lớn tài sản cố định có ảnh hưởng đến giá trị tài sản, bạn có thể chọn cách hạch toán theo từng trường hợp cụ thể:
  • Nếu chi phí sửa chữa, nâng cấp tăng giá trị hoặc kéo dài thời gian sử dụng máy móc.
    • Nợ tài khoản 241 – Xây dựng cơ bản dở dang hoặc 153 – Công cụ, dụng cụ.
    • Có tài khoản 111, 112, 331 (tùy theo phương thức thanh toán).
  • Nếu chi phí sửa chữa không làm tăng giá trị hoặc kéo dài thời gian sử dụng.
    • Nợ TK 623 – Chi phí bảo trì.
    • Có TK 111, 112, 331.

Chi phí bảo trì không thường xuyên

Các chi phí này có thể bao gồm các sửa chữa không định kỳ hoặc các chi phí khác không thuộc chi phí bảo trì định kỳ. Chi phí bảo trì không thường xuyên, kế toán hạch toán như sau:

• Nợ tài khoản 623 – Chi phí bảo trì.
• Có tài khoản 111, 112, 331.

Kết chuyển chi phí bảo trì

Cuối kỳ kế toán, chi phí bảo trì cần được kết chuyển vào các tài khoản liên quan như tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh. Kết chuyển chi phí bảo trì, kế toán hạch toán như sau:

• Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (đối với sản xuất).
• Có TK 623 – Chi phí bảo trì.

Xem thêm: Cách hạch toán tài sản cố định hữu hình – Tài khoản 211

Xem thêm: Hướng dẫn cách hạch toán tài sản cố định thuê tài chính chi tiết nhất

3. Bài tập sửa chữa lớn tài sản cố định

Tại một doanh nghiệp sản xuất công tắc cửa cuốn thông minh trong tháng 12 có các tình huống liên quan đến tài sản cố định như sau:

Số dư đầu tháng:

• TK 335: 50.000.000đ (đã trích trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định Y ở phân xưởng sản xuất)
• TK 2413: 12.000.000đ (chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định Y)

Các nghiệp vụ phát sinh trong tháng:

• Chi phí sửa chữa nhỏ tài sản cố định ở phân xưởng sản xuất: Xuất công cụ (loại phân bổ 1 lần): 500.000đ
• Chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định Y:
  • Xuất phụ tùng thay thế: 16.000.000đ
  • Chi tiền mặt: 300.000đ
  • Tiền công thuê ngoài phải trả chưa thuế: 18.000.000đ (thuế GTGT 10%). TSCĐ Y đã sửa chữa xong, bàn giao và đưa vào sử dụng. Kế toán cần xử lý khoản chênh lệch giữa chi phí trích trước và chi phí thực tế phát sinh.
• Sửa chữa đột xuất TSCĐ Z đang sử dụng ở bộ phận sản xuất:
  • Mua chi tiết thay thế (chưa trả tiền, giá chưa thuế): 10.000.000đ (thuế GTGT 10%)
  • Tiền công thuê ngoài phải trả (chưa thuế): 2.000.000đ (thuế GTGT 10%)
  • Công việc sửa chữa đã hoàn thành, bàn giao và đưa vào sử dụng. Chi phí sửa chữa được phân bổ trong 6 tháng, bắt đầu từ tháng này.
• Sửa chữa nâng cấp nhà kho:
  • Số tiền phải trả cho nhà thầu: 72.000.000đ (trong đó thuế GTGT 6.500.000đ). Cuối tháng, công việc sửa chữa đã hoàn thành và chi phí được ghi tăng nguyên giá TSCĐ.
• Ngày 31/12, kiểm kê phát hiện thiếu một tài sản cố định hữu hình, nguyên giá 25.000.000đ, đã hao mòn 4.000.000đ, chưa rõ nguyên nhân.

Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên.

Bài giải:

• Chi phí sửa chữa nhỏ TSCĐ ở phân xưởng sản xuất:
  • Nợ TK 627 (Chi phí sản xuất chung): 500.000đ
  • Có TK 153 (Công cụ dụng cụ): 500.000đ
• Chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định Y:
  • Nợ TK 2413 (Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ): 16.000.000đ (cho phụ tùng thay thế)
  • Có TK 152 (Nguyên vật liệu): 16.000.000đ
  • Nợ TK 2413 (Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ): 300.000đ (tiền mặt)
  • Có TK 111 (Tiền mặt): 300.000đ
  • Nợ TK 2413 (Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ): 18.000.000đ (tiền công thuê ngoài)
  • Nợ TK 1331 (Thuế GTGT đầu vào): 1.800.000đ (10% của 18.000.000đ)
  • Có TK 331 (Phải trả người bán): 19.800.000đ
  • Nợ TK 335 (Chi phí sửa chữa lớn đã trích trước): 50.000.000đ
  • Có TK 2413 (Chi phí sửa chữa lớn thực tế): 50.000.000đ (gồm 16.000.000đ + 300.000đ + 18.000.000đ + 15.700.000đ)
  • Nợ TK 335 (Chi phí sửa chữa lớn đã trích trước): 2.500.000đ (50.000.000đ – 47.500.000đ)
  • Có TK 627 (Chi phí sản xuất chung): 2.500.000đ
• Sửa chữa đột xuất TSCĐ Z:
  • Nợ TK 2413 (Chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định): 10.000.000đ (mua chi tiết thay thế)
  • Nợ TK 1331 (Thuế GTGT đầu vào): 1.000.000đ (10% của 10.000.000đ)
  • Có TK 331 (Phải trả người bán): 11.000.000đ
  • Nợ TK 2413 (Chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định): 2.000.000đ (tiền công thuê ngoài)
  • Nợ TK 1331 (Thuế GTGT đầu vào): 200.000đ (10% của 2.000.000đ)
  • Có TK 331 (Phải trả người bán): 2.200.000đ
  • Nợ TK 142 (Chi phí trả trước): 13.200.000đ (gồm 10.000.000đ + 2.000.000đ + 1.200.000đ)
  • Có TK 2413 (Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ): 13.200.000đ
  • Nợ TK 641 (Chi phí sửa chữa phân bổ): 2.200.000đ (13.200.000đ / 6 tháng)
  • Có TK 142 (Chi phí trả trước): 2.200.000đ
• Sửa chữa nâng cấp nhà kho:
  • Nợ TK 2413 (Chi phí sửa chữa nâng cấp): 66.500.000đ
  • Nợ TK 1331 (Thuế GTGT đầu vào): 6.500.000đ
  • Có TK 331 (Phải trả người bán): 72.000.000đ
  • Nợ TK 211 (Nguyên giá TSCĐ): 66.500.000đ
  • Có TK 2413 (Chi phí sửa chữa nâng cấp): 66.500.000đ
• Kiểm kê phát hiện thiếu tài sản cố định:
  • Nợ TK 1381 (Tài sản thiếu chưa rõ nguyên nhân): 21.000.000đ (25.000.000đ – 4.000.000đ hao mòn)
  • Nợ TK 214 (Hao mòn TSCĐ): 4.000.000đ
  • Có TK 211 (Nguyên giá TSCĐ): 25.000.000đ

4. Phân loại chi phí

Chi phí sửa chữa tài sản cố định thường bao gồm các khoản phổ biến như: sửa chữa máy móc, thiết bị, ô tô, cũng như bảo trì văn phòng và nhà xưởng.

Để hạch toán chính xác chi phí sửa chữa và nâng cấp tài sản cố định, cần phải xác định rõ tác động của các hoạt động này đối với tài sản đó. Theo quy định tại Điều 7 của Thông tư 45/2013/TT-BTC, việc phân loại và xử lý các chi phí này phải tuân thủ những hướng dẫn cụ thể để đảm bảo tính chính xác và tính minh bạch trong việc kế toán.

Cụ thể như sau:

• Đối với các hoạt động nâng cấp tài sản cố định (TSCĐ): Chi phí sửa chữa sẽ được hạch toán vào việc tăng nguyên giá của tài sản đó.
• Đối với các hoạt động sửa chữa tài sản cố định: Chi phí sẽ không được cộng vào nguyên giá tài sản mà sẽ được ghi nhận trực tiếp hoặc phân bổ vào chi phí kinh doanh, với điều kiện thời gian phân bổ không vượt trên 3 năm.

Theo chuẩn mực kế toán số 03, tiêu chí phân loại các hoạt động này có thể hiểu như sau

• Sửa chữa thường xuyên và bảo dưỡng: Đây là các hoạt động bảo trì nhỏ, như thay thế hoặc bảo dưỡng bộ phận tài sản cố định để duy trì hoạt động ổn định. Chi phí cho các hoạt động này thường thấp và được hạch toán trực tiếp vào chi phí kinh doanh của kỳ kế toán.Sửa chữa lớn tài sản cố định: Đây là các hoạt động sửa chữa quy mô lớn nhằm khôi phục hoặc nâng cấp máy móc và thiết bị bị hư hỏng nặng. Những sửa chữa này thường tốn thời gian, chi phí lớn, và có thể yêu cầu ngừng sử dụng tài sản. Chi phí sửa chữa lớn thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanh và cần được phân bổ vào chi phí của nhiều kỳ khác nhau.

Căn cứ vào phương thức thực hiện sửa chữa tài sản cố định, có thể phân loại như sau:

• Phương thức tự thực hiện: Doanh nghiệp tự chi trả chi phí sửa chữa, bao gồm phụ tùng, vật liệu, và nhân công. Công việc này được thực hiện bởi bộ phận quản lý hoặc sử dụng tài sản cố định.
• Phương thức giao thầu: Doanh nghiệp tổ chức đấu thầu hoặc giao thầu cho các đơn vị bên ngoài thực hiện công việc sửa chữa và ký hợp đồng với đơn vị trúng thầu để thực hiện các công việc sửa chữa theo thỏa thuận.

Trên đây là những hướng dẫn chi tiết của AZTAX về hạch toán sửa chữa lớn tài sản cố định, nhằm giúp kế toán doanh nghiệp nắm vững các nghiệp vụ và giảm thiểu sai sót. Trong thời đại hiện nay, việc áp dụng các công cụ quản lý tài chính tự động đã trở thành một phần quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả công việc của kế toán. Vì vậy, nếu cần tư vấn hỗ trợ dịch vụ kế toán thuế hãy gọi ngay cho AZTAX qua số HOTLINE: 0932.383.089 nhé!