Giấy xác nhận thu nhập là loại hồ sơ quan trọng được sử dụng phổ biến trong nhiều thủ tục hành chính như vay vốn ngân hàng, xin visa, chứng minh năng lực tài chính hoặc hoàn thiện hồ sơ lao động. Việc hiểu rõ khái niệm, mục đích sử dụng và cách xin giấy xác nhận thu nhập đúng quy định sẽ giúp cá nhân, người lao động tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận nhanh chóng. Hãy cùng AZTAX tìm hiểu thông qua nội dung dưới đây nhé!
1. Giấy xác nhận thu nhập là gì?
Giấy xác nhận thu nhập hay còn gọi là giấy xác nhận lương là một tài liệu ghi chép hoặc xác nhận từ cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền, liên quan đến số tiền mà người lao động đã nhận được từ lương và các khoản thưởng trong quá khứ, tuân theo các quy định pháp luật mà công ty hoặc tổ chức đã thanh toán cho người lao động.
Mục đích của việc xác nhận thu nhập là để chứng minh tình hình tài chính và xác định số thu nhập thực tế của người lao động. Thông thường, thư xác nhận thu nhập được sử dụng như một tài liệu quan trọng để bổ sung cho các thủ tục như sau:
- Đăng ký vay vốn ngân hàng: Khi làm thủ tục vay vốn, ngân hàng thường yêu cầu chứng minh khả năng trả nợ. Thu nhập từ lương, thưởng và các khoản phụ cấp (nếu có) là một trong những tài liệu quan trọng để chứng minh khả năng trả nợ của người lao động.
- Mua nhà ở xã hội: Giấy xác nhận thu nhập cũng là một phần không thể thiếu trong hồ sơ để xin mua nhà ở xã hội.
- Quyết toán thuế thu nhập cá nhân: Khi cần phải chứng minh thu nhập để quyết toán thuế.
- Xin visa đi du lịch, du học: Một số quốc gia yêu cầu chứng minh tài chính khi xin visa.
- Làm thủ tục định cư ở nước ngoài: Giấy xác nhận thu nhập cũng hỗ trợ chứng minh tài chính khi định cư.
- Giành quyền nuôi con khi ly hôn: Chứng minh thu nhập là cần thiết để giành quyền nuôi con trong trường hợp ly hôn.
Để yêu cầu xác nhận thu nhập tại công ty, bạn có thể viết thư xác nhận thu nhập gửi lên Ban giám đốc công ty để được cung cấp thư xác nhận phục vụ cho các mục đích cá nhân hoặc công việc.
Xem thêm: Hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân online
2. Mẫu giấy xác nhận thu nhập chuẩn nhất 2026
2.1 Mẫu giấy xác nhận thu nhập cá nhân năm
Thư xác nhận thu nhập 2025 tại công ty mới nhất hiện nay là mẫu 20/TXN-TNCN được ban hành theo Thông tư 156/2013/TT-BTC. Tuy nhiên, thông tư này đã hết hiệu lực và chưa có văn bản thay thế. Điều này có nghĩa là các cá nhân hoặc tổ chức có thể tham khảo hoặc sử dụng trực tiếp mẫu 20/TXN-TNCN để cung cấp thông tin về thu nhập khi cần thiết.
Việc viết thư xác nhận thu nhập không phức tạp, với các bước cụ thể như sau:
- Tại mục “Thay mặt tổ chức, cá nhân trả thu nhập: (Tên tổ chức/cá nhân)”, cần ghi rõ tên của tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập cho người lao động.
- Tại ô “Chức vụ”, bạn cần ghi rõ chức danh công việc hiện tại của người lao động (nếu có).
- Tại mục “Ngày đến Việt Nam”, ghi chính xác thời điểm người lao động bắt đầu đến Việt Nam để công tác.
- Tại ô “Thu nhập trong giai đoạn từ ngày 01 tháng 01 năm ..…đến ngày 31 tháng 12 năm……”, cần ghi rõ tổng thu nhập người lao động nhận được trong thời gian làm việc tại Việt Nam, đồng thời tách bạch khoản thu nhập tại Việt Nam và khoản phát sinh ở nước ngoài.
- Tại mục “Các khoản bị khấu trừ ngoài Việt Nam (nếu có)”, liệt kê đầy đủ các khoản khấu trừ ở nước ngoài (nếu có), bao gồm thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, các loại bảo hiểm bắt buộc tương tự hoặc các khoản khác.
- Tại phần “Tiền thuê nhà cho ông/bà …………tại Việt Nam là do………………..(ghi rõ tên tổ chức/cá nhân) trả, số tiền là”, cần thể hiện cụ thể số tiền thuê nhà mà cá nhân hoặc tổ chức chi trả cho người lao động. Khi gửi mẫu thư xác nhận này, nên đính kèm thêm Hợp đồng lao động của người lao động đó.
2.2 Mẫu xác nhận thu nhập hàng tháng
Mẫu xác nhận lương hàng tháng được sử dụng trong trường hợp người lao động cần chứng minh mức thu nhập thực nhận của một tháng cụ thể tại doanh nghiệp hoặc đơn vị công tác. Văn bản này thường được yêu cầu khi hoàn thiện hồ sơ vay vốn ngân hàng, chứng minh năng lực tài chính, làm thủ tục hành chính hoặc phục vụ các giao dịch tài chính theo quy định.
2.3 Mẫu xác nhận thu nhập 3 tháng gần nhất
Mẫu xác nhận lương 3 tháng gần nhất được sử dụng khi người lao động cần chứng minh thu nhập ổn định trong 3 tháng liên tiếp, phục vụ các mục đích như vay vốn ngân hàng, làm hồ sơ xin visa, mua xe trả góp hoặc hoàn thiện thủ tục tài chính khác. Văn bản này do doanh nghiệp xác nhận, thể hiện rõ mức lương thực nhận từng tháng và có giá trị pháp lý khi nộp cho cơ quan, tổ chức liên quan.
2.4 Mẫu xác nhận thu nhập 6 tháng gần nhất
Mẫu xác nhận lương 6 tháng gần nhất được sử dụng trong trường hợp người lao động cần chứng minh thu nhập trong 6 tháng liên tục để đánh giá mức độ ổn định và minh bạch tài chính. Giấy xác nhận này thường phục vụ các mục đích như vay vốn ngân hàng, làm hồ sơ xin visa, mua nhà, mua xe hoặc đáp ứng yêu cầu từ cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
2.5 Mẫu xác nhận thu nhập bình quân
Mẫu giấy xác nhận mức lương bình quân được dùng khi người lao động cần chứng minh thu nhập bình quân trong một khoảng thời gian nhất định, thường để hoàn thiện hồ sơ vay vốn, xét duyệt tài chính, làm thủ tục kế toán hoặc đáp ứng yêu cầu của cơ quan, tổ chức liên quan.
2.6 Mẫu xác nhận thu nhập khi quyết toán thuế
Mẫu xác nhận lương khi quyết toán thuế được sử dụng trong trường hợp cá nhân cần xác nhận thu nhập đã nhận tại doanh nghiệp để phục vụ việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân với cơ quan thuế, đặc biệt khi có thu nhập từ nhiều nơi hoặc cần bổ sung hồ sơ theo yêu cầu.
2.7 Mẫu xác nhận thu nhập mua nhà ở xã hội
Mẫu xác nhận bảng lương mua nhà ở xã hội được sử dụng khi người lao động lập hồ sơ đăng ký mua, thuê hoặc thuê mua nhà ở xã hội và cần chứng minh mức thu nhập thực tế theo quy định của pháp luật về nhà ở. Văn bản này do doanh nghiệp hoặc đơn vị sử dụng lao động xác nhận, thể hiện rõ tiền lương, thời gian làm việc và tính ổn định của thu nhập, là căn cứ quan trọng để cơ quan có thẩm quyền xem xét người lao động có đủ điều kiện hưởng chính sách nhà ở xã hội hay không.
3. Quy định về giấy xác nhận thu nhập hợp lệ
Để giấy xác nhận lương có giá trị pháp lý và được các cơ quan, tổ chức chấp nhận, nội dung và hình thức văn bản cần đáp ứng đầy đủ các quy định sau:
Về người có thẩm quyền xác nhận
Giấy xác nhận lương phải do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân được ủy quyền hợp pháp ký xác nhận. Việc ký xác nhận đúng thẩm quyền nhằm đảm bảo thông tin về tiền lương của người lao động là chính xác, trung thực và phù hợp với hồ sơ quản lý nội bộ của đơn vị.
- Đối với người lao động làm việc tại doanh nghiệp, người ký xác nhận thường là Giám đốc, Tổng giám đốc hoặc người được ủy quyền hợp lệ.
- Đối với người lao động làm việc tại cơ quan nhà nước, người xác nhận là Thủ trưởng đơn vị hoặc người được giao quyền theo quy định.
Về chữ ký và con dấu
Giấy xác nhận lương chỉ được xem là hợp lệ khi có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền và được đóng dấu pháp nhân (dấu tròn) của doanh nghiệp, cơ quan hoặc tổ chức xác nhận. Trường hợp thiếu chữ ký hoặc con dấu, văn bản có thể bị từ chối khi nộp cho các cơ quan, đơn vị tiếp nhận hồ sơ.
Về nội dung bắt buộc
Một giấy xác nhận lương hợp lệ cần thể hiện rõ các thông tin cơ bản sau:
- Họ và tên người lao động, chức danh, bộ phận hoặc vị trí công tác.
- Thời gian làm việc tại đơn vị.
- Mức lương thực nhận hàng tháng hoặc mức lương bình quân trong thời gian xác nhận, kèm theo các khoản phụ cấp (nếu có).
- Thông tin xác nhận, chữ ký của người có thẩm quyền và dấu xác nhận của đơn vị.
Việc tuân thủ đúng các quy định trên sẽ giúp giấy xác nhận lương được công nhận về mặt pháp lý, thuận lợi khi sử dụng cho các mục đích như vay vốn, quyết toán thuế, mua nhà ở xã hội hoặc hoàn thiện hồ sơ hành chính khác.
4. Quy trình xin giấy xác nhận thu nhập hiện nay
Để xin giấy xác nhận lương đúng quy định và được chấp nhận khi sử dụng cho các mục đích hành chính, tài chính, người lao động có thể thực hiện theo trình tự các bước sau:
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đề nghị xác nhận lương
Người lao động điền đầy đủ thông tin vào mẫu đơn xin xác nhận lương phù hợp với nhu cầu sử dụng như: xác nhận lương hàng tháng, xác nhận nhiều tháng liên tiếp, xác nhận thu nhập bình quân… Nội dung kê khai phải chính xác, trung thực, rõ ràng và không chỉnh sửa, tẩy xóa. - Bước 2: Nộp hồ sơ cho bộ phận phụ trách
Sau khi hoàn thiện đơn, người lao động nộp hồ sơ cùng các giấy tờ liên quan (nếu có yêu cầu) cho phòng nhân sự, phòng hành chính hoặc bộ phận quản lý lao động tại đơn vị đang công tác. - Bước 3: Tiếp nhận và kiểm tra thông tin
Bộ phận tiếp nhận có trách nhiệm rà soát tính đầy đủ của hồ sơ, đối chiếu dữ liệu tiền lương, thời gian làm việc và các thông tin liên quan nhằm đảm bảo nội dung xác nhận phù hợp với hồ sơ quản lý nội bộ. - Bước 4: Ký xác nhận và đóng dấu
Sau khi kiểm tra hợp lệ, người có thẩm quyền như Giám đốc, Thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền hợp pháp sẽ ký xác nhận và đóng dấu pháp nhân của doanh nghiệp, cơ quan theo quy định. - Bước 5: Trả kết quả cho người lao động
Giấy xác nhận lương đã hoàn tất sẽ được trả lại cho người lao động để sử dụng đúng mục đích đã đăng ký như vay vốn, quyết toán thuế, mua nhà ở xã hội hoặc hoàn thiện hồ sơ hành chính khác.
Lưu ý khi xin giấy xác nhận lương
- Thông tin kê khai phải chính xác, thống nhất với hồ sơ lương của doanh nghiệp.
- Chỉ sử dụng giấy xác nhận có chữ ký và dấu đỏ bản gốc nếu bên tiếp nhận yêu cầu.
- Không dùng bản sao, bản scan trong trường hợp cần nộp bản chính.
- Khi nhận kết quả, cần kiểm tra kỹ họ tên, chức danh, mức lương và dấu xác nhận.
- Trường hợp nhờ người khác nhận thay, phải có giấy ủy quyền hợp lệ theo quy định.
5. Đối tượng quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Đối tượng quyết toán thuế thu nhập cá nhân là những cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công hoặc các nguồn thu nhập khác theo quy định pháp luật, cần thực hiện kê khai và nộp thuế để đảm bảo nghĩa vụ với Nhà nước. Việc xác định đúng đối tượng quyết toán không chỉ giúp người nộp thuế tránh sai sót, mà còn đảm bảo quyền lợi về hoàn thuế, miễn giảm thuế theo quy định hiện hành.
5.1 Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan Thuế
Người cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại từ hai nguồn trở lên mà không đáp ứng điều kiện để ủy quyền quyết toán theo quy định thì phải trực tiếp thực hiện quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế. Việc này áp dụng trong trường hợp phát sinh số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế đã nộp thừa cần hoàn lại hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế kế tiếp.
Trường hợp cá nhân có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày trong năm dương lịch đầu tiên, nhưng nếu tính trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên nhập cảnh mà đạt từ 183 ngày trở lên, thì thời gian quyết toán đầu tiên sẽ được tính đủ 12 tháng liên tục kể từ ngày có mặt tại Việt Nam.
Đối với người nước ngoài khi chấm dứt hợp đồng làm việc tại Việt Nam, trước khi xuất cảnh phải hoàn tất thủ tục quyết toán thuế với cơ quan thuế. Nếu chưa thực hiện, cá nhân có thể ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập hoặc tổ chức, cá nhân khác tiến hành quyết toán thay theo quy định. Trường hợp nhận ủy quyền, tổ chức hoặc cá nhân được ủy quyền phải chịu trách nhiệm về số thuế TNCN phát sinh thêm phải nộp, hoặc số thuế đã nộp thừa được hoàn trả cho người lao động.
Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công do đơn vị nước ngoài chi trả hoặc từ các tổ chức quốc tế, cơ quan đại sứ quán, lãnh sự quán mà trong năm chưa thực hiện khấu trừ thuế, thì phải trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế nếu có số thuế phát sinh thêm phải nộp hoặc có số thuế nộp thừa cần xử lý hoàn/bù trừ cho kỳ sau.
Trường hợp cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công và đồng thời thuộc diện được xem xét giảm thuế do gặp thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn hay bệnh hiểm nghèo ảnh hưởng đến khả năng nộp thuế, thì không được ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay mà phải tự mình thực hiện quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế.
5.2 Đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công
Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có nghĩa vụ thực hiện khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN), bất kể có phát sinh hay không phát sinh khấu trừ thuế. Đồng thời, họ cũng tiến hành quyết toán thuế thay cho người lao động trong trường hợp được ủy quyền. Nếu cá nhân ủy quyền quyết toán và sau khi quyết toán phát sinh số thuế phải nộp thêm nhưng không vượt quá 50.000 đồng – thuộc diện được miễn nộp – thì tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập vẫn phải kê khai thông tin của cá nhân đó trong hồ sơ quyết toán của mình, nhưng không cộng gộp khoản thuế phải nộp thêm này. Đối với những trường hợp tổ chức đã hoàn thành quyết toán TNCN trước khi Nghị định số 126/2020/NĐ-CP có hiệu lực thì sẽ không áp dụng hồi tố.
Trong tình huống người lao động được điều chuyển từ đơn vị cũ sang đơn vị mới do sáp nhập, hợp nhất, chia tách, chuyển đổi loại hình hoặc trong cùng hệ thống, đơn vị mới sẽ chịu trách nhiệm quyết toán TNCN theo ủy quyền của người lao động cho cả phần thu nhập nhận từ đơn vị cũ. Khi đó, tổ chức mới thu hồi lại chứng từ khấu trừ thuế TNCN mà tổ chức cũ đã cấp (nếu có).
Đối với trường hợp tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập chấm dứt hoạt động, giải thể, phá sản, chấm dứt hợp đồng hay tái cơ cấu doanh nghiệp, họ phải tiến hành khai quyết toán thuế TNCN tính đến thời điểm chấm dứt hoặc tổ chức lại. Riêng trường hợp doanh nghiệp chuyển đổi loại hình (không bao gồm cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước) và doanh nghiệp mới kế thừa toàn bộ nghĩa vụ thuế của đơn vị cũ thì không cần khai quyết toán tại thời điểm có quyết định chuyển đổi, mà thực hiện khai quyết toán vào cuối năm.
5.3 Đối với ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công có thể ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân thay, trong các trường hợp sau:
- Người lao động có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị và vẫn đang làm việc tại thời điểm tổ chức, cá nhân chi trả thực hiện quyết toán thuế, kể cả khi chưa làm đủ 12 tháng trong năm. Trường hợp được điều chuyển từ đơn vị cũ sang đơn vị mới do sáp nhập, hợp nhất, chia tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc cùng hệ thống thì người lao động được phép ủy quyền quyết toán thuế cho đơn vị mới
- Người lao động ký hợp đồng từ 03 tháng trở lên tại một nơi và còn làm việc ở đó khi đơn vị chi trả thu nhập thực hiện quyết toán, kể cả khi thời gian làm việc chưa đủ cả năm. Đồng thời, nếu cá nhân có thêm thu nhập vãng lai tại các nơi khác với mức bình quân tháng không vượt quá 10 triệu đồng/năm và đã bị khấu trừ thuế TNCN 10% thì không bắt buộc phải quyết toán riêng cho khoản thu nhập vãng lai này.
- Trường hợp cá nhân đã ủy quyền quyết toán và tổ chức chi trả thu nhập đã quyết toán thay, nhưng sau đó phát hiện cá nhân thuộc diện phải trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế, thì tổ chức không điều chỉnh lại hồ sơ quyết toán. Thay vào đó, tổ chức sẽ cấp chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động theo số liệu đã quyết toán, đồng thời ghi chú ở góc trái bên dưới chứng từ nội dung: “Công ty … đã quyết toán thuế TNCN thay cho Ông/Bà … (theo ủy quyền) tại dòng số … của Phụ lục 05-1/BK-TNCN” để người nộp thuế tự thực hiện quyết toán với cơ quan thuế. Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, đơn vị in bản chuyển đổi từ chứng từ gốc và bổ sung ghi chú trên để cung cấp cho người nộp thuế.
6. Câu hỏi thường gặp
Dưới đây là một số thắc mắc phổ biến mà người lao động hay đặt ra khi làm giấy xác nhận thu nhập, kèm theo lời giải đáp chi tiết giúp bạn dễ dàng nắm bắt thông tin.
Câu hỏi số 1: Mẫu xác nhận thu nhập có cần song ngữ không?
Trong trường hợp giấy xác nhận lương được sử dụng cho mục đích xin visa, đi du học hoặc các thủ tục liên quan đến nước ngoài, bạn nên chuẩn bị mẫu song ngữ Việt – Anh. Cách này giúp tiết kiệm thời gian dịch thuật, đồng thời đảm bảo tính chính xác khi nộp hồ sơ cho các cơ quan quốc tế.
Câu hỏi số 2: Nếu đã nhận lương qua tài khoản ngân hàng thì có cần giấy xác nhận không?
Trong nhiều trường hợp, vẫn cần giấy xác nhận từ công ty nếu cơ quan hoặc ngân hàng yêu cầu chứng từ chính thức. Mặc dù sao kê ngân hàng chứng minh được dòng tiền, nhưng giấy xác nhận lương lại có tính pháp lý cao hơn, đồng thời thể hiện rõ ràng cơ cấu thu nhập. Ngoài ra, một số đơn vị còn yêu cầu kèm bảng chấm công để làm căn cứ xác thực ngày công và thu nhập.
Câu hỏi số 3: Giấy xác nhận thu nhập có thời hạn bao lâu?
Thông thường, giấy xác nhận lương chỉ có hiệu lực từ 1 đến 3 tháng kể từ ngày ký, tùy thuộc vào yêu cầu của đơn vị tiếp nhận. Quy định này nhằm đảm bảo thông tin về thu nhập phản ánh đúng thực tế hiện tại, hạn chế tình trạng sử dụng dữ liệu đã lỗi thời.
Câu hỏi số 4: Xin giấy xác nhận lương có mất phí không?
Theo quy định chung, việc xin giấy xác nhận lương tại doanh nghiệp hoặc đơn vị sử dụng lao động không bắt buộc phải nộp phí. Đây là thủ tục hành chính nội bộ nhằm xác nhận thu nhập cho người lao động nên thông thường được thực hiện miễn phí.
Tuy nhiên, trên thực tế, một số doanh nghiệp hoặc cơ quan có thể thu phí hành chính nhỏ nếu có quy định nội bộ riêng. Mức thu (nếu áp dụng) thường không đáng kể và phải được thông báo rõ ràng.
Đối với trường hợp xin giấy xác nhận lương tại UBND cấp xã hoặc cơ quan công an cấp xã (thường phục vụ hồ sơ mua nhà ở xã hội), lệ phí sẽ thực hiện theo quy định của địa phương. Thông thường, khoản phí này rất thấp hoặc được miễn hoàn toàn, tùy từng địa bàn.
Nhìn chung, người lao động có thể yên tâm rằng xin giấy xác nhận lương hầu như không phát sinh chi phí, trừ một số trường hợp đặc thù có quy định riêng.
Giấy xác nhận thu nhập là một công cụ quan trọng giúp xác định và chứng minh tài chính cá nhân trong nhiều tình huống khác nhau. Chuẩn bị đầy đủ và chính xác loại giấy tờ này sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong các thủ tục hành chính và tránh những phiền phức không đáng có. AZTAX luôn sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc của bạn về vấn đề này qua HOTLINE: 0932383089.
