Có mấy loại hóa đơn điện tử? Cách phát hành hóa đơn điện tử. Đây là thắc mắc của nhiều quý công ty và doanh nghiệp. Do thời đại Chính phủ công nghệ nên quý doanh nghiệp cần thay đổi hành vi cách sử dụng hóa đơn điện tử thay vì hóa đơn giấy. Nhầm đơn giản hóa thủ tục hành chính, tiết kiệm chi phí, chóng tệ nạn hóa đơn giả chứng từ giả để góp phần phát triển đất nước.
Cấu trúc bài viết như sau:
#1. Có mấy loại hóa đơn điện tử?
#2. Hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã xác thực khác nhau ở điểm nào?
#3. Loại hóa đơn điện tử nào doanh nghiệp nên sử dụng?
#4. Sử dụng hóa đơn điện tử có bắt buộc không?
#5. Lợi ích của hóa đơn điện tử?
#6. Chi phí sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử có đắc không?
#7. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử
#8. Chính phủ khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử
1, Có mấy loại hóa đơn điện tử?
Hiện nay có 2 loại hóa đơn điện tử được Bộ tài chính và Tổng cục thuế cho phép lưu hành sử dụng phổ biến.
Thứ nhất là hóa đơn điện tử theo thông tư số 32/2011/TT-BTC
Thứ hai là hóa đơn điện tử có mã xác thực theo quyết định số 1209/QĐ-BTC
Đây là hai loại hóa đơn điện tử được phép sử dụng và lưu hành hiện nay. Hai loại hóa đơn này có những đặc điểm khác biệt riêng chúng hỗ trợ rất nhiều cho doanh nghiệp.
2, Hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã xác thực khác nhau ở điểm nào?
Có mấy loại hóa đơn điện tử? Câu trả lời là 2 loại. Giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã xác thực giống nhau và khác nhau như thế nào.
Giống nhau giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã xác thực đều có điểm chung là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa cung ứng dịch vụ được phép khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử như máy tính của doanh nghiệp.
Hóa đơn điện tử có mã xác thực khác hóa đơn điện tửv ở chỗ có mã xác thực của cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử có mã xác thực là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và Tổng cục thuế sẽ cấp số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn.
Trong đó số hóa đơn xác thực là dãy số được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục thuế và theo quy định của Tổng cục thuế.
Mã xác thực được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục thuế là một chuỗi ký tự được mã hóa.
3, Loại hóa đơn điện tử nào doanh nghiệp nên sử dụng?
Có mấy loại hóa đơn điện tử doanh nghiệp nên sử dụng loại hóa đơn điện tử nào. Đây là câu hỏi của không ít doanh nghiệp khi bắt đầu tìm hiểu về hóa đơn điện tử.
Hóa đơn có mã xác thực được bắt đầu đưa vào sử dụng từ năm 2015. Tính đến nay có khoảng 300 doanh nghiệp đang sử dụng loại hóa đơn này. Lượng doanh nghiệp dùng hóa đơn điện tử có mã xác thực tăng chậm so với hóa đơn điện tử. Tăng chậm là do loại hóa đơn này có tính chất bắt buộc phải kết nối với hệ thống của Tổng cục thuế. Nên quá trình sử dụng trở nên phức tạp và khó khăn hơn.
Đối với hóa đơn điện tử theo thông tư số 32/2011/TT-BTC đã được nhiều tập đoàn công ty sử dụng. Do tính chất dễ dàng sử dụng không gây khó khăn vì không phải kết nối điện tử trực tiếp đến hệ thống cấp mã của Tổng cục thuế. Nên đây là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp như: VinGroup, MIC, VNPT, Viettel, Honda,…
4, Sử dụng hóa đơn điện tử có bắt buộc không?
Sau khi tìm hiểu có mấy loại hóa đơn điện tử thì lại phát sinh thêm câu hỏi khá hay. Sử dụng hóa đơn điện tử có bắt buộc không hay muốn sử dụng là sử dụng.
Căn cứ theo quyết định số 2497/QĐ-BTC có đề cập đến vấn đề bắt buộc một số doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử. Điển hình như những doanh nghiệp thường gặp rủi ro cao về thuế.
Cơ quan thuế khuyến khích các doanh nghiệp mới thành lập và đã sử dụng hết hóa đơn đặt in nên sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 32/2011/TT-BTC. Theo lộ trình tiến đến năm 2020 toàn bộ doanh nghiệp trong cả nước sẽ sử dụng hóa đơn điện tử 100% tương tự như chữ ký số.
5, Lợi ích của hóa đơn điện tử?
- Theo thông tư số 176/2016/TT-BTC đối với trường hợp mất hóa đơn sẽ bị phạt tiền từ 4 triệu đến 8 triệu đồng. Hóa đơn điện tử gần như tuyệt đối không thể xảy ra tình trạng mất hóa đơn. Nên rất an toàn và không bị phạt tiền như hóa đơn giấy thường xảy ra.
- Có thể lưu trữ trên nhiều thiết bị phương tiện khác nhau như: Ổ cứng, USB, thẻ nhớ, laptop, Cloud,… Nên việc lưu trữ và bảo quản rất dễ dàng.
- Doanh nghiệp sẽ tăng khả năng thu hồi công nợ do chi phí chuyển phát nhanh khá thấp. Chi phí chuyển phát giảm từ 10.000đ – 30.000đ nên rất tiết kiệm.
- Tránh mất thông tin dữ liệu khách hàng với tính bảo mật cao.
- Có thể chống được tình trạng hóa đơn giả mạo, hóa đơn bất hợp pháp.
- Lên báo cáo BC26/AC một cách tự động.
- Giúp giảm thiểu sai xót trong quá trình lập hóa đơn.
- Truy cập trang web tra cứu hóa đơn của nhà cung cấp thông qua gửi nhanh từ email hoặc thông qua tin nhắn.
- Hóa đơn trình bày đẹp mắt không bị in lệch như hóa đơn giấy.
6, Chi phí sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử có đắc không?
Chi phí sử dụng hóa đơn điện tử là không lớn. Chi phí khi sử dụng hóa đơn điện tử sẽ tiết kiệm đến 70% so với việc sử dụng hóa đơn giấy thông thường.
- Tiết kiệm chi phí in ấn
- Tiết kiệm chi phí chuyển phát nhanh
- Tiết kiệm chi phí nhân công
- Tiết kiệm chi phí bảo quản lưu trữ hàng hóa
- Tiết kiệm chi phí bảo mật hóa đơn
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử chỉ chi ra các khoản sau:
- Sử dụng gì cũng vậy phải chi tiền bản quyền cho những người sáng tạo và làm nên dịch vụ chi phí này chỉ trả một lần duy nhất.
- Chi phí hóa đơn khi khách hàng yêu cầu xuất từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
- Chi phí tích hợp cũng giống như chi phí bản quyền chỉ trả một lần rồi thôi.
- Chi phí GTGT theo nhu cầu của khách hàng.
7, Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử
Có mấy loại hóa đơn điện tử ở phần trên có nói được chia làm 2 loại hóa đơn điện tử. Nên việc làm thủ tục cũng được chia làm 2 loại.
Thủ tục đối với hóa đơn điện tử theo thông tư sô 32/2011/TT-BTC
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư
- Mẫu hóa đơn điện tử
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Thủ tục đối với hóa đơn điện tử có mã xác thực theo quyết định số 1209/QĐ-BTC
- Gửi lên cơ quan thuế thông báo đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực
- Thông báo chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực
- Mẫu hóa đơn điện tử
- Thông báo phát hành hóa đơn
8, Chính phủ khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử
Hiện nay chính phủ ta đang triển khai đề án Chính phủ điện tử, giảm thời gian thực hiện thủ tục hành chính, khuyến khích các doanh nghiệp nhỏ khởi nghiệp, khuyến khích đầu tư từ nước ngoài thông qua công nghệ để giảm thiểu mọi thủ tục và thời gian giúp đơn giản hóa.
Bộ tài chính và Bộ công an cùng nhau phối hợp chóng nạn hóa đơn bất hợp pháp, giấy tờ hóa đơn giả. Chính phủ khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử do tính bảo mật cao khó làm giả.
Tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp kinh doanh sản xuất.
Vì thế là một công dân Việt Nam chúng ta hãy cùng nhau xây dựng và phát triển đất nước, chóng nạn hóa đơn chứng từ bất hợp pháp chỉ bằng một hành động nhỏ.
Thông qua bài viết Có mấy loại hóa đơn điện tử? Cách phát hành hóa đơn điện tử AZTAX hy vọng có thể giúp ích được cho quý công ty và doanh nghiệp. Chúc thành công.
