Việc kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử là bước quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo hóa đơn được phát hành đúng quy định, hợp pháp và có giá trị sử dụng khi kê khai thuế. Thông qua việc kiểm tra, kế toán có thể phát hiện kịp thời các sai sót như hóa đơn không có mã cơ quan thuế, thông tin người bán – người mua không trùng khớp hoặc hóa đơn đã bị hủy. Nắm vững cách kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tránh được rủi ro về thuế và chi phí phát sinh sau này.
1. Tính hợp lệ của hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu số, do tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin giao dịch theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán. Hóa đơn này bao gồm cả trường hợp được tạo ra từ máy tính tiền có kết nối và truyền dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử có thể là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, tùy theo từng trường hợp áp dụng.
Tính hợp lệ của hóa đơn điện tử được xác định dựa trên nội dung, hình thức và cách lập hóa đơn. Một hóa đơn điện tử hợp lệ phải tuân thủ các quy định tại Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, bao gồm các nội dung sau:
- Tuân thủ các tiêu chuẩn về tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Tên liên hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
- Số hóa đơn.
- Thông tin người bán: tên, địa chỉ, mã số thuế.
- Thông tin người mua: tên, địa chỉ, mã số thuế.
- Chi tiết hàng hóa, dịch vụ: tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán đã bao gồm thuế GTGT.
- Chữ ký của người bán và người mua.
- Thời điểm lập hóa đơn theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hiển thị theo định dạng ngày/tháng/năm.
- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán hoặc người mua ký bằng chữ ký số, hiển thị theo định dạng ngày/tháng/năm.
Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập nhưng thời điểm ký số khác với thời điểm lập hóa đơn, thì thời điểm khai thuế được tính theo thời điểm lập hóa đơn.
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Các khoản phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung liên quan khác phải tuân theo hướng dẫn tại điểm e khoản 6 Điều 10 Nghị định này.
- Tên và mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
- Chữ viết, chữ số và loại đồng tiền được thể hiện đầy đủ trên hóa đơn.
Một hóa đơn điện tử hợp pháp là hóa đơn được doanh nghiệp đăng ký và thông báo phát hành hợp lệ trước khi sử dụng, đồng thời tuân thủ đúng các quy định về tạo lập và phát hành hóa đơn theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Hiện nay, doanh nghiệp có thể kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử trực tuyến thông qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế theo hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.
2. Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử như thế nào?
Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp đảm bảo hóa đơn đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật, từ nội dung, hình thức đến chữ ký số và mã của cơ quan thuế. Việc kiểm tra này không chỉ tránh rủi ro khi quyết toán thuế mà còn đảm bảo chứng từ kế toán hợp pháp, minh bạch.
Tổng cục Thuế đã triển khai trang web tra cứu hóa đơn, biên lai tại địa chỉ Tracuuhoadon.gdt.gov.vn, nhằm cung cấp thông tin chi tiết về các loại hóa đơn và biên lai do cơ quan thuế cũng như người nộp thuế phát hành.
2.1. Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn thông qua website tra cứu hóa đơn của Tổng cục thuế
Dữ liệu được hiển thị trên trang web Tracuuhoadon.gdt.gov.vn được tổng hợp từ các báo cáo và thông báo do các tổ chức phát hành hóa đơn, biên lai (bao gồm người nộp thuế và cơ quan thuế) cung cấp, tuân thủ theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ, Thông tư 153/2010/TT-BTC và Thông tư 303/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Cổng thông tin Tracuuhoadon.gdt.gov.vn hỗ trợ người nộp thuế, tổ chức và cá nhân dễ dàng tra cứu các dữ liệu liên quan đến hóa đơn, biên lai hợp lệ. Thông tin được cung cấp bao gồm:
- Tên và mã số của đơn vị phát hành hóa đơn, biên lai;
- Thời điểm phát hành, thời hạn có hiệu lực của hóa đơn, biên lai;
- Các hóa đơn, biên lai không còn giá trị sử dụng do tổ chức phát hành chấm dứt hoạt động, đã bị mất, hủy, xóa bỏ hoặc bị cơ quan thuế kết luận không hợp lệ sau thanh tra, kiểm tra.
2.2 Các bước kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử
Để xác minh tính hợp lệ của hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể thực hiện tra cứu trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Quy trình kiểm tra được tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra sơ bộ các tiêu chí trên hóa đơn
Trước tiên, doanh nghiệp có thể xem xét tính hợp lệ của hóa đơn bằng cách quan sát các thông tin thể hiện trên đó. Nếu cần đối chiếu chi tiết để đảm bảo độ chính xác tuyệt đối, bạn nên truy cập vào Cổng thông tin của Tổng cục Thuế để kiểm tra.
Bước 2: Truy cập vào hệ thống tra cứu của Tổng cục Thuế
Doanh nghiệp truy cập website chính thức tại địa chỉ: https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
Bước 3: Thực hiện tra cứu hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)
Tại giao diện chính của trang, chọn mục “Thông tin hóa đơn, biên lai”, sau đó nhấn “Tra cứu một hóa đơn” (hoặc chọn tra cứu nhiều hóa đơn cùng lúc nếu có nhu cầu).
Bước 4: Nhập thông tin cần tra cứu
- Điền đầy đủ các dữ liệu liên quan trong phần “Điều kiện tra cứu”, bao gồm:
- Mã số thuế của người bán hàng hóa, dịch vụ
- Mẫu số hóa đơn
- Ký hiệu hóa đơn
- Số hóa đơn
- Mã xác thực của hóa đơn
Lưu ý: Những trường có dấu (*) là thông tin bắt buộc phải nhập.
- Sau khi hoàn tất, nhấn “Tìm kiếm”, hệ thống sẽ hiển thị kết quả tra cứu trong giây lát.
Bước 5: Đối chiếu kết quả tra cứu với hóa đơn điện tử
Khi hệ thống trả về kết quả, doanh nghiệp cần so sánh các thông tin hiển thị với dữ liệu trên hóa đơn thực tế để xác định tính hợp lệ:
- Hóa đơn hợp lệ: Toàn bộ thông tin trên hệ thống trùng khớp với thông tin ghi trên hóa đơn điện tử.
- Hóa đơn không hợp lệ: Hệ thống chỉ hiện một phần thông tin (người bán hoặc người mua) hoặc các dữ liệu không khớp, cho thấy hóa đơn đó không hợp lệ.
3. Lợi ích khi sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc của Tổng cục Thuế
Lợi ích khi sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc của Tổng cục Thuế giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí in ấn, lưu trữ và quản lý hóa đơn, đồng thời đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật về hóa đơn điện tử. Hệ thống còn hỗ trợ kê khai, báo cáo thuế nhanh chóng, minh bạch và hạn chế rủi ro sai sót trong quá trình hạch toán.
Người dùng có thể tra cứu toàn bộ hóa đơn bán ra của doanh nghiệp, bao gồm cả hóa đơn đã được cấp mã, chưa được cấp mã do không đủ điều kiện, hóa đơn mới lập, hóa đơn điều chỉnh, thay thế hay đã hủy,… Theo đó, doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đối với các hóa đơn điện tử được phát hành đúng quy định.
Hệ thống cũng cho phép tra cứu tất cả hóa đơn mua vào khi bên bán khai đúng thông tin của doanh nghiệp. Ngay sau khi hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã hợp lệ, dữ liệu sẽ tự động cập nhật vào hệ thống, giúp hạn chế tình trạng bỏ sót do bên bán chưa gửi hóa đơn.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể dễ dàng xuất dữ liệu hóa đơn bán ra và mua vào để tích hợp trực tiếp vào phần mềm kế toán MISA, hỗ trợ công tác hạch toán nhanh chóng và chính xác.
4. Phân loại và xác định hóa đơn giả, hóa đơn không hợp pháp
Hóa đơn, chứng từ giả được hiểu là những hóa đơn hoặc chứng từ được in ấn hay khởi tạo dựa trên mẫu đã được thông báo phát hành của tổ chức hoặc cá nhân khác; hoặc là trường hợp in, khởi tạo trùng số với cùng một ký hiệu hóa đơn, chứng từ; hay hành vi làm giả hóa đơn, chứng từ điện tử.
Theo quy định tại Khoản 9 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp được hiểu là:
| 1 | Sử dụng hóa đơn, chứng từ giả; sử dụng hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng; |
| 2 | Sử dụng hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế; |
| 3 | Sử dụng hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế; |
| 4 | Sử dụng hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; |
| 5 | Sử dụng hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền; |
| 6 | Sử dụng hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn, chứng từ trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp. |
Sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ là việc:
| 1 | Sử dụng hóa đơn, chứng từ không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định; hóa đơn tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định; |
| 2 | Sử dụng hóa đơn, chứng từ khống (hóa đơn, chứng từ đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thật một phần hoặc toàn bộ); |
| 3 | Sử dụng hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh hoặc lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả; sử dụng hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn; |
| 4 | Sử dụng hóa đơn để quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông hoặc dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác; |
| 5 | Sử dụng hóa đơn, chứng từ của tổ chức, cá nhân khác (trừ hóa đơn của cơ quan thuế và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn) để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra; sử dụng hóa đơn, chứng từ mà cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ. |
5. Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử
Bên cạnh việc nắm rõ cách tra cứu và xác minh tính hợp lệ của hóa đơn điện tử, bạn cũng nên tham khảo một số câu hỏi thường gặp mà nhiều doanh nghiệp đang quan tâm dưới đây:
Câu 1: Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có được coi là hợp lệ không?
Hóa đơn điện tử không có mã cơ quan thuế vẫn hợp lệ nếu được cơ quan thuế chấp thuận và đảm bảo tuân thủ đầy đủ các yêu cầu pháp lý về hình thức và nội dung. Căn cứ khoản 1 Điều 18 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế vẫn được xem là hợp lệ nếu đáp ứng đủ điều kiện quy định. Cụ thể:
“Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được phép sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi đã nhận được thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ cơ quan thuế.”
Ngoài ra, tại khoản 7 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng quy định rõ:
“Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đáp ứng đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này.”
Câu 2: Cách xử lý khi phát hiện hóa đơn điện tử không hợp lệ?
Khi doanh nghiệp phát hiện hóa đơn không hợp lệ (do bị từ chối cấp mã hoặc không đáp ứng quy định của pháp luật), cần thực hiện xử lý theo trình tự sau:
Truy cập phân hệ Quản lý hóa đơn
Vào mục “Quy trình” → chọn “Xử lý hóa đơn không hợp lệ”.
Thêm hóa đơn cần xử lý
- Nhấn “Thêm” tại giao diện quản lý.
- Chọn khoảng thời gian cần tra cứu hóa đơn không hợp lệ.
- Nhấn “Lấy dữ liệu” để hiển thị danh sách hóa đơn vi phạm.
Chọn và kiểm tra hóa đơn cần xử lý
- Sử dụng biểu tượng kính lúp hoặc mũi tên để chọn hóa đơn cần xử lý.
- Kiểm tra thông tin chi tiết, nhập lý do và ngày xử lý (nếu cần).
Lưu thông tin xử lý
Nhấn “Cất” để hoàn tất thao tác. Sau khi xử lý, hệ thống sẽ tự động cập nhật trạng thái hóa đơn là “Đã xử lý” để tránh trùng lặp.
Việc xử lý hóa đơn điện tử không hợp lệ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kế toán, đồng thời tuân thủ quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 32/2025/TT-BTC và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Câu 3: Hóa đơn điện tử có cần in ra để lưu trữ không?
Căn cứ khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp không bắt buộc phải in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ. Việc lưu trữ chỉ cần thực hiện dưới dạng điện tử, miễn là đảm bảo có thể tra cứu, truy xuất hoặc in ra khi có yêu cầu từ cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra hay các cơ quan chức năng khác.
Tuy nhiên, theo quy định tại khoản 1 Điều 7 cùng Nghị định, một số trường hợp đặc biệt cần in hóa đơn điện tử ra giấy, bao gồm:
- Khi có yêu cầu phục vụ nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp.
- Khi cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra hoặc cơ quan điều tra yêu cầu.
Lưu ý, hóa đơn điện tử được in ra giấy chỉ có giá trị để ghi sổ, theo dõi nội bộ, không có giá trị giao dịch hay thanh toán, trừ khi đó là hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử để đảm bảo tuân thủ đúng quy định và duy trì tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Việc xác minh có thể thực hiện dễ dàng thông qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc hệ thống hóa đơn điện tử.
Tóm lại, kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử là bước quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo chứng từ kế toán – thuế tuân thủ đúng quy định pháp luật, tránh rủi ro khi kê khai và quyết toán thuế. Việc thường xuyên đối chiếu, tra cứu và xác minh thông tin hóa đơn không chỉ giúp tăng tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh mà còn bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp trước cơ quan thuế. Hy vọng bài viết đã cung cấp những kiến thức hữu ích, nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được giải đáp nhanh chóng.
