Xuất hóa đơn hàng biếu tặng là một nghiệp vụ kế toán – thuế quan trọng mà nhiều doanh nghiệp thường gặp trong hoạt động sản xuất, kinh doanh. Dù là hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu, tặng cho đối tác, khách hàng hay nhân viên, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật. Việc xuất hóa đơn đúng cách không chỉ giúp đảm bảo tính minh bạch, hợp lệ của chứng từ kế toán mà còn là căn cứ xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp và kê khai thuế giá trị gia tăng chính xác.
1. Cách xuất hóa đơn hàng biếu tặng chi tiết nhất
Việc xuất hóa đơn cho hàng biếu tặng là vấn đề nhiều doanh nghiệp quan tâm để vừa đảm bảo quản lý chi phí hợp pháp, vừa tuân thủ quy định về thuế. Hiểu đúng cách xuất hóa đơn cho các món quà tặng sẽ giúp doanh nghiệp minh bạch tài chính, tránh sai sót khi kê khai thuế và thực hiện giao dịch đúng quy định pháp luật.
- Họ và tên người mua hàng: Ghi tên người nhận quà tặng hoặc người mua hàng.
- Tên đơn vị: Ghi tên đơn vị nhận hàng. Nếu khách hàng không lấy hóa đơn, ghi là “Khách hàng không lấy hóa đơn”.
- Mã số thuế và địa chỉ người mua hàng: Ghi thông tin của bên nhận quà tặng.
- Tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi rõ tên hàng hóa quà tặng kèm chú thích (Hàng cho, biếu, tặng không thu tiền).
- Đơn vị tính và số lượng: Ghi giống hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường.
- Đơn giá: Ghi giá trị của hàng hóa quà tặng.
- Thành tiền, thuế suất và tổng cộng tiền hàng: Ghi giống hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường.
2. Quy định xuất hóa đơn hàng biếu tặng
Việc xuất hóa đơn cho hàng biếu, tặng là vấn đề quan trọng mà nhiều doanh nghiệp quan tâm để đảm bảo tuân thủ quy định về thuế và minh bạch trong quản lý tài chính. Hiểu rõ quy định xuất hóa đơn đối với hàng biếu tặng giúp doanh nghiệp tránh sai sót, xử lý đúng pháp luật và ghi nhận chi phí hợp lý.
2.1 Ghi đầy đủ nội dung hóa đơn theo quy định
Căn cứ Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 32/2025/TT-BTC, hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế phải bao gồm các nội dung sau:
- Thông tin chung về hóa đơn
- Tên hóa đơn: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM TỜ KHAI HOÀN THUẾ;
- Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Thông tin người bán
- Tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế.
- Thông tin khách hàng (người mua)
- Họ tên, quốc tịch;
- Thông tin hộ chiếu: số, ngày cấp, ngày hết hạn hoặc giấy tờ nhập xuất cảnh.
- Thông tin hàng hóa, dịch vụ
- Tên hàng hóa (ghi rõ nhãn hiệu, ký hiệu, số seri/model nếu có, xuất xứ đối với hàng nhập khẩu, số máy đối với mặt hàng cơ khí điện tử);
- Đơn vị tính, số lượng, đơn giá;
- Thành tiền chưa có thuế GTGT;
- Thuế suất GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất;
- Tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.
- Chữ ký
- Chữ ký số của người bán;
- Chữ ký của người mua trên bản hiển thị của hóa đơn điện tử.
- Phần dành cho cơ quan hải quan kiểm tra
- Số thứ tự hàng hóa, tên hàng, số lượng;
- Số tiền thuế GTGT ghi trên hóa đơn kiêm tờ khai hoàn thuế;
- Số tiền thuế GTGT được hoàn theo quy định;
- Thời điểm kiểm tra: ngày, tháng, năm;
- Tên và chữ ký công chức hải quan kiểm tra.
- Phần dành cho Ngân hàng thương mại (đại lý hoàn thuế)
- Số hiệu và ngày tháng chuyến bay/chuyến tàu của người nước ngoài xuất cảnh;
- Số tiền thuế hoàn cho người nước ngoài xuất cảnh;
- Hình thức thanh toán: ghi rõ thanh toán bằng tiền mặt hoặc thẻ quốc tế (kèm tên thẻ, số thẻ);
- Thời điểm thanh toán: ngày, tháng, năm.
2.2 Thời điểm xuất hóa đơn biếu tặng
Căn cứ điểm a Khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định về thời điểm xuất hóa đơn được xác định như sau:
1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.
Như vậy, thời điểm xuất hóa đơn cho hàng hóa, quà tặng được xác định là lúc doanh nghiệp chuyển quyền sở hữu quà tặng cho khách hàng.
2.3 Thực hiện kê khai và tính thuế GTGT hóa đơn biếu tặng
Khi doanh nghiệp mua hàng hóa để làm quà tặng cho khách hàng, phải lập hóa đơn, kê khai và tính thuế GTGT tương tự như hóa đơn xuất bán hàng hóa cho khách hàng.
Căn cứ Điểm c Khoản 1 Điều 7 Luật Thuế GTGT 2024, hướng dẫn tại Khoản 1 Điều 6 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, giá tính thuế của hàng hóa, dịch vụ dùng để trao đổi, tiêu dùng nội bộ, biếu, tặng, cho được xác định bằng giá bán của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động này.
Như vậy, giá tính thuế GTGT của quà tặng là giá bán hàng hóa hoặc dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm doanh nghiệp thực hiện việc tặng quà.
3. Cách hạch toán hàng biếu tặng không thu tiền
Việc hạch toán hàng biếu tặng không thu tiền là vấn đề quan trọng mà nhiều doanh nghiệp quan tâm để quản lý chi phí và kê khai thuế đúng quy định. Hiểu rõ cách xử lý và ghi nhận hàng biếu tặng giúp doanh nghiệp minh bạch tài chính, tránh sai sót trong báo cáo kế toán và tuân thủ pháp luật hiện hành.
3.1 Hạch toán bên cho biếu tặng
- Trường hợp mua hàng về tặng ngay, không nhập kho:
- Nợ TK 641, 642 (theo Thông tư 200/2014/TT-BTC) hoặc Nợ TK 642 (theo Thông tư 133/2016/TT-BTC)
- Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có TK 111, 112, 331
- Trường hợp hàng hóa mua về nhập kho trước khi biếu tặng:
- Nợ TK 152, 153, 156: Giá trị hàng hóa nhập kho
- Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có TK 111, 112, 331
(Lưu ý: Vì không phát sinh doanh thu, nên không hạch toán liên quan đến doanh thu hay giá vốn.)
3.2 Hạch toán hàng biếu tặng tại bên nhận
- Trường hợp hàng nội địa được biếu tặng:
- Nợ TK 156, 242, 211…: Tổng giá trị hàng hóa đã bao gồm thuế GTGT (vì không được khấu trừ thuế)
- Có TK 711: Doanh thu từ hoạt động biếu tặng
- Trường hợp hàng nhập khẩu phi mậu dịch (không mang tính thương mại) được biếu tặng:
1. Ghi nhận trị giá lô hàng:
- Nợ TK 152, 156, 211, 642: Nguyên vật liệu, hàng hóa, chi phí
- Có TK 711: Giá trị tính thuế theo Hải quan
2. Nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu:
- Nợ TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu
- Nợ TK 3333: Thuế nhập khẩu
- Có TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
3. Nếu đã ghi nhận giá trị hàng biếu tặng theo giá thị trường hoặc giá hải quan, phần thuế nhập khẩu được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp:
- Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Có TK 3333: Thuế nhập khẩu
4. Cách viết hóa đơn hàng hóa, dịch vụ cho biếu tặng
Cách lập hóa đơn hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu tặng được hướng dẫn tại khoản 9 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC.
Khi xuất hóa đơn cho hàng hóa, dịch vụ biếu tặng, doanh nghiệp cần điền đầy đủ các tiêu thức và thực hiện ghi chép các thông tin chi tiết theo đúng quy định sau:
| STT | Các tiêu thức | Cách ghi |
| 1 | Họ và tên người mua hàng | Ghi tên người người được cho, biếu, tặng |
| 2 | Tên đơn vị | Ghi tên đơn vị được nhận quà tặng. |
| 3 | Mã số thuế và Địa chỉ người mua hàng |
|
| 4 | Hình thức thanh toán | Gạch chéo hoặc để trống, vì cho biếu tặng không thu tiền nên không thể hiện là TM/CK |
| 5 | Tên hàng hóa, dịch vụ | Ghi tên hàng hóa, dịch vụ dùng làm quà tặng và ghi kèm theo “Hàng cho biếu tặng không thu tiền” để làm căn cứ hạch toán |
| 6 | Đơn vị tính và Số lượng | Ghi như hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng bình thường |
| 7 | Đơn giá | Ghi giá bán của hàng hóa, dịch vụ dùng làm quà tặng tại thời điểm phát sinh cho biếu tặng |
| 8 | Thành tiền, Cộng tiền hàng, Thuế suất và Tổng cộng tiền thanh toán | Ghi như hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng bình thường |
Tóm lại, việc xuất hóa đơn hàng biếu tặng là bắt buộc khi doanh nghiệp thực hiện cho, biếu, tặng hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng, nhân viên hoặc đối tác. Hóa đơn phải được lập đầy đủ, chính xác và kèm theo các bảng kê chi tiết để đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật về thuế, đồng thời giúp doanh nghiệp hạch toán, kê khai thuế GTGT một cách minh bạch và hợp pháp. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được giải đáp.
