Quy định về lưu trữ chứng từ kế toán là một trong những nội dung quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần nắm rõ để đảm bảo tuân thủ pháp luật và thuận tiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu sau này. Việc lưu trữ chứng từ không chỉ giúp kế toán dễ dàng truy xuất dữ liệu, phục vụ công tác quyết toán thuế mà còn là cơ sở pháp lý chứng minh tính hợp lệ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Bài viết dưới đây, AZTAX sẽ giúp bạn hiểu chi tiết về thời hạn, hình thức và trách nhiệm lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định hiện hành.
1. Chứng từ kế toán là gì?
Theo khoản 3, Điều 3 Luật Kế toán năm 2015, chứng từ kế toán được định nghĩa là:
“Chứng từ kế toán là các giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ để ghi sổ kế toán.”
Bên cạnh đó, sổ kế toán được hiểu là tài liệu ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán — được quy định cụ thể tại khoản 1, Điều 24 của Luật Kế toán 2015.
2. Chứng từ kế toán có bắt buộc phải lưu trữ không?
Chứng từ kế toán có bắt buộc phải lưu trữ không là thắc mắc phổ biến của nhiều doanh nghiệp và kế toán viên. Việc lưu trữ chứng từ không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn giúp đảm bảo tính minh bạch, phục vụ kiểm tra, quyết toán và đối chiếu khi cần thiết. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định pháp luật về thời hạn, cách lưu trữ cũng như trách nhiệm của đơn vị kế toán trong việc bảo quản chứng từ kế toán.
Căn cứ Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, quy định rõ về các loại tài liệu kế toán bắt buộc phải lưu trữ, bao gồm những nhóm tài liệu sau:
– Chứng từ kế toán.
– Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.
– Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.
– Tài liệu khác có liên quan đến kế toán, bao gồm:
+ Các loại hợp đồng;
+ Báo cáo kế toán quản trị;
+ Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia;
+ Báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản;
+ Các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán;
+ Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận;
+ Các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị;
+ Tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ;
+ Tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.
Như vậy, chứng từ kế toán là tài liệu mà các đơn vị kế toán bắt buộc phải thực hiện lưu trữ.
3. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán
Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán là quy định quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý, bảo vệ và sử dụng hồ sơ kế toán đúng pháp luật. Việc nắm rõ thời gian phải lưu giữ từng loại chứng từ không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định của Luật Kế toán mà còn hỗ trợ công tác kiểm tra, quyết toán và đối chiếu tài chính khi cần. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán để thực hiện đúng và tránh rủi ro pháp lý.
3.1 Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán tối thiểu 5 năm
Theo Điều 12 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, các chứng từ kế toán phải được lưu trữ tối thiểu 5 năm là những tài liệu và chứng từ kế toán không được sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán, bao gồm các loại sau:
- Chứng từ kế toán như phiếu thu chi, phiếu nhập xuất kho, phiếu xuất kho không sử dụng trực tiếp cho ghi sổ và báo cáo tài chính không được lưu trong tập tài liệu kế toán.
- Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành.
- Đối với những trường hợp khác, được quy định cụ thể về thời hạn khác thì doanh nghiệp phải nghiêm túc chấp hành theo quy định đó.
3.2 Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán tối thiểu 10 năm
Theo Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, tất cả các tài liệu và chứng từ kế toán dưới đây đều phải được lưu trữ trong thời hạn tối thiểu 10 năm.
- Chứng từ kế toán liên quan trực tiếp đến việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo Tài chính; Các bảng kê; bảng tổng hợp chi tiết, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp; Báo cáo tháng, quý, năm; Báo cáo quyết toán; Báo cáo tự kiểm tra kế toán; Biên bản tiêu hủy tài liệu… Thời điểm lưu trữ tính từ khi kết thúc niên độ kế toán.
- Tài liệu chứng từ kế toán liên quan đến hoạt động thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quản kiểm kê và đánh giá tài sản. Thời điểm lưu trữ tính từ khi các giao dịch được hoàn thành.
- Tài liệu liên quan đến các đơn vị Chủ đầu tư bao gồm tài liệu trong các kỳ kế toán năm; báo cáo quyết toán dự án hoàn thành. Thời điểm lưu trữ tính từ khi hoàn thành duyệt hoàn thành báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án.
- Tài liệu liên quan đến các hoạt động thay đổi vốn điều lệ, chủ sở hữu của doanh nghiệp như giải thể, phá sản, cổ phần hóa… Thời điểm lưu trữ tính từ khi hoàn thành thủ tục.
- Các tài liệu kế toán liên quan đến hoạt động kiểm tra, kiểm toán, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Thời điểm lưu trữ tính từ khi có báo cáo hoặc kết quả thanh tra từ các cơ quan có thẩm quyền.
- Các tài liệu khác không được nêu trong quy định tại Điều 12 và Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.
- Có những tài liệu được quy định cụ thể về thời hạn lưu trữ khác thì doanh nghiệp sẽ phải thực hiện theo các quy định đó.
3.3 Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán vĩnh viễn
Đối với các chứng từ có giá trị sử liệu, mang ý nghĩa kinh tế, chính trị – xã hội, doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ vĩnh viễn. Nhóm tài liệu và chứng từ kế toán thuộc diện này bao gồm:
Những tài liệu kế toán phải được lưu trữ vĩnh viễn bao gồm: báo cáo tổng quyết toán ngân sách Nhà nước, báo cáo quyết toán các dự án quan trọng cấp quốc gia, cùng các tài liệu có giá trị đặc biệt về kinh tế, an ninh và quốc phòng.
Việc quyết định lưu trữ vĩnh viễn được căn cứ vào tính chất và giá trị lâu dài của từng loại tài liệu, do người đứng đầu đơn vị hoặc người đại diện theo pháp luật xem xét và quyết định cụ thể.
Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn được hiểu là ít nhất 10 năm, hoặc cho đến khi tài liệu bị hư hỏng, mất giá trị do yếu tố tự nhiên.
3.4 Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán
Theo Điều 15 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, thời điểm bắt đầu tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được xác định như sau:
- Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán quy định tại mục a, b, và c nêu trên được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
- Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với các tài liệu kế toán quy định điểm 3 Mục b nêu trên được tính từ ngày Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành được duyệt.
- Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán liên quan đến thành lập đơn vị tính từ ngày thành lập; tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình được tính từ ngày chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình; tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án được tính từ ngày hoàn thành thủ tục giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án; tài liệu kế toán liên quan đến hồ sơ kiểm toán, thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền tính từ ngày có báo cáo kiểm toán hoặc kết luận thanh tra, kiểm tra.
4. Quy định về cách lưu trữ chứng từ kế toán
Việc lưu trữ chứng từ kế toán là một khâu quan trọng trong công tác kế toán, giúp đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp cho mọi hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Theo quy định về cách lưu trữ chứng từ kế toán, các đơn vị cần tuân thủ đúng thời hạn, hình thức và quy trình bảo quản để phục vụ kiểm tra, đối chiếu và quyết toán thuế khi cần thiết. Nắm rõ quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh vi phạm pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tài chính nội bộ.
Việc lưu trữ tài liệu kế toán phải được thực hiện đúng quy định của pháp luật, ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt sau đây:
- Theo khoản 2 và khoản 3 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, mỗi tài liệu kế toán chỉ có một bản chính. Trường hợp cần lưu tại nhiều đơn vị, các đơn vị còn lại sẽ lưu bản sao chụp hợp lệ.
- Khi tài liệu bị tịch thu theo quy định tại khoản 4 Điều 6, đơn vị kế toán phải lưu bản sao chụp kèm biên bản giao nhận theo quy định tại khoản 2 Điều 7 của cùng nghị định.
- Nếu tài liệu bị mất hoặc hủy hoại do nguyên nhân khách quan, đơn vị phải lưu bản sao chụp; trong trường hợp không thể sao chụp, cần lập biên bản xác nhận rõ những tài liệu không thể phục hồi.
- Tài liệu kế toán phải được bảo quản an toàn theo đúng quy chế quản lý, sử dụng và lưu trữ. Ngay cả doanh nghiệp siêu nhỏ cũng phải tuân thủ nghiêm túc quy định này.
- Người làm công tác kế toán có trách nhiệm trực tiếp bảo quản tài liệu, trong khi đơn vị kế toán phải bảo đảm cơ sở vật chất và phương tiện lưu trữ phù hợp.
- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị có quyền quyết định hình thức lưu trữ tài liệu bằng bản giấy hoặc điện tử, với điều kiện phải đảm bảo an toàn, bảo mật và có thể cung cấp thông tin đầy đủ khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
- Tài liệu kế toán cần được phân loại, sắp xếp khoa học, theo thứ tự thời gian và kỳ kế toán, đảm bảo dễ dàng tra cứu và kiểm tra.
- Khi có yêu cầu, người đại diện theo pháp luật phải cung cấp thông tin kế toán kịp thời, chính xác và minh bạch cho cơ quan thuế hoặc các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Cơ quan, tổ chức tiếp nhận tài liệu kế toán có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn và hoàn trả đầy đủ, đúng thời hạn cho đơn vị cung cấp.
5. Quy định lưu trữ chứng từ kế toán về nơi cất giữ
Theo Điều 11 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, quy định chi tiết về việc lưu trữ chứng từ kế toán được hướng dẫn cụ thể như sau:
- Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ chứng từ tại kho lưu trữ thuộc quản lý của mình. Điều này đòi hỏi rằng kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ thiết bị bảo quản và đảm bảo an toàn, bao gồm chống trộm, chống cháy, chống ẩm mốc và côn trùng.
- Các công ty liên doanh hoặc có vốn đầu tư nước ngoài đạt trên 100% phải thực hiện việc quy định về lưu trữ chứng từ kế toán tại công ty trên lãnh thổ Việt Nam trong suốt thời gian hoạt động tại Việt Nam.
- Tài liệu chứng từ kế toán của doanh nghiệp giải thể, phá sản sẽ được lưu trữ tại cơ quan cấp phép đăng ký kinh doanh hoặc quyết định giải thể, phá sản.
- Đối với các doanh nghiệp chuẩn bị sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, cổ phần hóa, chứng từ kế toán sẽ được lưu trữ tại đơn vị của chủ sở hữu mới hoặc cơ quan cấp quyết định.
- Người được giao nhiệm vụ quản lý việc lưu trữ chứng từ thường là leader, và họ sẽ chịu trách nhiệm pháp lý đối với tất cả các nội dung liên quan đến vấn đề lưu trữ.
6. Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán
Việc quản lý và sử dụng chứng từ kế toán được thực hiện theo Điều 21 Luật Kế toán 2015, với các quy định cụ thể như sau:
- Thông tin và số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý quan trọng để ghi sổ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Chứng từ kế toán phải được sắp xếp khoa học theo nội dung kinh tế và trình tự thời gian, đồng thời bảo quản an toàn theo đúng quy định của pháp luật.
- Chỉ các cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới được phép tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Khi thực hiện việc tạm giữ hoặc tịch thu, cơ quan có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ, ký xác nhận trên bản sao, giao lại cho đơn vị kế toán và lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng, loại chứng từ bị tạm giữ hoặc tịch thu, có chữ ký và đóng dấu xác nhận.
- Trường hợp niêm phong chứng từ kế toán, cơ quan có thẩm quyền cũng phải lập biên bản chi tiết, ghi rõ lý do niêm phong, số lượng và loại chứng từ liên quan, kèm chữ ký và con dấu hợp lệ.
7. Quy định xử phạt vi phạm liên quan đến lưu trữ chứng từ kế toán
Lưu trữ chứng từ kế toán là nghĩa vụ bắt buộc của mọi doanh nghiệp nhằm đảm bảo tính minh bạch và phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra tài chính. Tuy nhiên, nhiều đơn vị vẫn chưa thực hiện đúng quy định, dẫn đến nguy cơ bị xử phạt. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ quy định xử phạt vi phạm liên quan đến lưu trữ chứng từ kế toán, từ đó chủ động tuân thủ pháp luật và tránh những rủi ro không đáng có trong hoạt động kế toán – tài chính.
Theo quy định xử phạt mới nhất về việc lưu trữ chứng từ kế toán, các hành vi vi phạm sẽ bị xử lý như sau:
Hình thức cảnh cáo áp dụng đối với các trường hợp:
Chậm nộp hoặc chậm đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ trên 12 tháng so với thời hạn quy định.
- Không sắp xếp tài liệu kế toán theo đúng thứ tự thời gian hoặc kỳ kế toán, gây ảnh hưởng đến công tác quản lý và tra cứu.
- Phạt tiền từ 5 đến 10 triệu đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau:
Không thực hiện đầy đủ việc lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
Bảo quản tài liệu kế toán không đảm bảo an toàn, dẫn đến hư hỏng, mất mát trong thời hạn lưu trữ.
Sử dụng tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nhưng không đúng quy định.
Không tổ chức kiểm kê, phân loại hoặc phục hồi các tài liệu kế toán bị mất, hư hại hoặc hủy hoại, vi phạm quy định về quản lý lưu trữ.
Mức phạt tiền từ 10 đến 20 triệu đồng sẽ được áp dụng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:
- Tự ý hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật, nhưng chưa đến mức bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
- Không thành lập hội đồng tiêu hủy, không tuân thủ đúng quy trình và phương pháp tiêu hủy, hoặc không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện việc tiêu hủy tài liệu kế toán.
Quy định về lưu trữ chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, trung thực và hợp pháp trong hoạt động tài chính – kế toán. Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra, đối chiếu, mà còn hạn chế rủi ro pháp lý trong quá trình thanh tra, kiểm toán. Do đó, các đơn vị kế toán cần xây dựng quy trình lưu trữ khoa học, an toàn và tuân thủ đúng thời hạn theo quy định pháp luật hiện hành. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn nhanh chóng.
