Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là căn cứ kế toán quan trọng được sử dụng để ghi nhận các giao dịch tài chính thực hiện qua ngân hàng hoặc các phương thức thanh toán điện tử thay vì bằng tiền mặt. Việc sử dụng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, hạn chế rủi ro và tuân thủ quy định của pháp luật về kế toán – thuế. Bài viết dưới đây, AZTAX sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, đặc điểm và các loại chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt phổ biến hiện nay.
1. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì?
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là loại tài liệu kế toán dùng để ghi nhận thông tin về các khoản chi trả khi mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về quản lý thuế, nhưng được thực hiện thông qua các phương thức thanh toán khác ngoài tiền mặt, như chuyển khoản ngân hàng, thẻ tín dụng hoặc các hình thức thanh toán điện tử hợp pháp khác.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là các loại giấy tờ hoặc tài liệu phản ánh giao dịch chi trả cho hàng hóa, dịch vụ mà không sử dụng tiền mặt. Việc thanh toán được thực hiện thông qua các phương thức hợp pháp như:
- Chuyển khoản qua ngân hàng
- Ủy nhiệm chi hoặc lệnh chi
- Séc chuyển khoản
- Thẻ ngân hàng, ví điện tử, Internet Banking, Mobile Banking
- Ủy nhiệm thu, cùng các giấy báo Nợ hoặc Báo Có do ngân hàng phát hành.
2. Vai trò của chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì?
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đóng vai trò quan trọng trong việc minh bạch hóa hoạt động tài chính, đảm bảo an toàn giao dịch và hạn chế rủi ro tiền mặt. Đây là căn cứ pháp lý giúp doanh nghiệp hạch toán chi phí, kiểm soát dòng tiền và đáp ứng yêu cầu khấu trừ thuế theo quy định. Hiểu rõ vai trò của chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt giúp kế toán và người nộp thuế thực hiện đúng quy trình, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính trong doanh nghiệp.
Theo Thông tư số 26/2015/TT-BTC, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là căn cứ quan trọng để xác định điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và tính chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Cụ thể như sau:
Về khấu trừ thuế GTGT đầu vào:
Doanh nghiệp chỉ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu có chứng từ thanh toán qua ngân hàng đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng nhập khẩu) có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế GTGT), trừ các trường hợp sau:
- Hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần có giá trị dưới 20 triệu đồng;
- Hàng hóa, dịch vụ mua từng lần theo hóa đơn có giá trị dưới 20 triệu đồng (đã gồm VAT);
- Hàng hóa nhập khẩu là quà biếu, quà tặng của tổ chức, cá nhân nước ngoài.
Lưu ý:
Nếu trong cùng một ngày, cơ sở kinh doanh mua nhiều lần hàng hóa, dịch vụ từ cùng một nhà cung cấp với tổng giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, thì vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Ở đây, “nhà cung cấp” được hiểu là người nộp thuế có mã số thuế riêng và trực tiếp kê khai, nộp thuế GTGT theo quy định. Trường hợp người nộp thuế là doanh nghiệp có nhiều cửa hàng phụ thuộc, thì mỗi cửa hàng được xem là một nhà cung cấp riêng nếu:
- Sử dụng chung mã số thuế và mẫu hóa đơn với doanh nghiệp;
- Hóa đơn có dấu treo của cửa hàng và thể hiện rõ tiêu thức “Cửa hàng số…” để phân biệt.
(Tham khảo thêm: Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.)
Về việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN:
Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, các khoản chi có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
3. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm những loại nào?
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là căn cứ quan trọng chứng minh giao dịch giữa các bên khi không sử dụng tiền mặt trực tiếp. Đây là nội dung được nhiều doanh nghiệp quan tâm để đảm bảo tính hợp lệ khi hạch toán và khấu trừ thuế. Vậy chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm những loại nào, và cần đáp ứng điều kiện gì để được coi là hợp pháp? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây để nắm rõ quy định hiện hành.
Căn cứ quy định tại khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC, được sửa đổi, bổ sung tại Điều 1 Thông tư 173/2016/TT-BTC, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được hiểu là các loại chứng từ thể hiện việc thanh toán qua ngân hàng và những hình thức thanh toán khác không sử dụng tiền mặt.
1. Chứng từ thanh toán qua ngân hàng:
Chứng từ thanh toán qua ngân hàng là các giấy tờ hoặc tài liệu chứng minh việc chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán mở tại tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán, theo đúng hình thức được pháp luật cho phép.
Các loại chứng từ này có thể bao gồm: séc, ủy nhiệm chi (lệnh chi), ủy nhiệm thu, nhờ thu, thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng, ví điện tử (qua sim điện thoại) hoặc các phương thức thanh toán hợp pháp khác.
Ngoài ra, vẫn được chấp nhận trong trường hợp bên mua thanh toán từ tài khoản của mình sang tài khoản bên bán đứng tên chủ doanh nghiệp tư nhân, hoặc ngược lại, miễn là giao dịch được thực hiện đúng quy định của pháp luật.
2. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác:
Ngoài hình thức chuyển khoản qua ngân hàng, các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt khác cũng được công nhận để khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào, bao gồm:
- Thanh toán bằng hình thức bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, hoặc bù trừ hàng vay, mượn… khi hình thức này được ghi rõ trong hợp đồng.
- Thanh toán bằng cấn trừ công nợ như vay, mượn tiền hoặc cấn trừ công nợ thông qua bên thứ ba.
- Thanh toán ủy quyền cho bên thứ ba thực hiện chuyển khoản qua ngân hàng.
- Thanh toán qua tài khoản của bên thứ ba mở tại Kho bạc Nhà nước trong trường hợp bị cưỡng chế thi hành bằng biện pháp thu tiền, tài sản do tổ chức, cá nhân khác đang nắm giữ.
Ví dụ: Công ty X mua nguyên vật liệu của Công ty Y với giá trị 300 triệu đồng và chưa thanh toán. Trong khi đó, Công ty Y đang bị cơ quan thuế yêu cầu cưỡng chế thu hồi nợ thuế. Theo quyết định của cơ quan thuế, Công ty X phải chuyển trực tiếp số tiền còn nợ vào tài khoản thu ngân sách nhà nước để thực hiện nghĩa vụ thuế thay cho Công ty Y. Trong trường hợp này, khoản thanh toán của Công ty X vào tài khoản thu ngân sách được xem là chứng từ thanh toán qua ngân hàng hợp lệ, và Công ty X được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng với giá trị hàng hóa đã mua.
Tóm lại, các quy định nêu trên giúp xác định rõ những loại chứng từ hợp lệ khi thanh toán không dùng tiền mặt, làm căn cứ kế toán, thuế và khấu trừ thuế GTGT theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
4. Quy định mới nhất về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (cập nhật 2025)
Năm 2025, các quy định liên quan đến chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đã có nhiều điểm điều chỉnh nhằm phù hợp với xu hướng số hóa trong kế toán và giao dịch tài chính. Những thay đổi này giúp doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân thực hiện thanh toán minh bạch, dễ kiểm soát và đáp ứng đúng yêu cầu pháp lý hiện hành. Bài viết dưới đây sẽ cập nhật quy định mới nhất năm 2025 về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, giúp bạn nắm rõ điều kiện, hình thức và cách hạch toán đúng quy định.
4.1 Hóa đơn dưới 20 triệu đồng có cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt?
Có, theo khoản 2 Điều 12 Luật Thuế giá trị gia tăng năm 2008 (sẽ hết hiệu lực từ tháng 7/2025), đối với hàng hóa, dịch vụ mua từng lần có giá trị dưới 20 triệu đồng, doanh nghiệp không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vẫn được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo quy định.
Kể từ ngày 01/7/2025, theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng năm 2024, mọi giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ – bao gồm cả những giao dịch có giá trị dưới 20 triệu đồng – đều bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, trừ một số trường hợp đặc thù do Chính phủ quy định.
Như vậy, từ thời điểm 01/7/2025, các doanh nghiệp cần đảm bảo mọi khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ, dù nhỏ hay lớn, đều có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
4.2 04 điểm mới theo dự thảo thanh toán không dùng tiền mặt 2025
Hiện nay, Dự thảo Nghị định quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng đã được công bố, trong đó nêu rõ các quy định liên quan đến thanh toán không dùng tiền mặt áp dụng từ ngày 01/7/2025 với 04 điểm đáng chú ý như sau:
- Chỉ áp dụng thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế VAT).
- Doanh nghiệp tư nhân được phép thanh toán qua tài khoản đứng tên chủ doanh nghiệp.
- Trường hợp công ty ủy quyền cho người lao động thanh toán hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất – kinh doanh, sau đó công ty hoàn trả lại khoản chi, thì vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- Nếu cùng một bên bán, trong 01 ngày xuất nhiều hóa đơn đều dưới 5 triệu đồng, nhưng tổng giá trị các hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên, thì vẫn phải áp dụng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt.
4.3 Quy định về dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt theo Nghị định 52/2024/NĐ-CP
Căn cứ theo khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 3 Nghị định 52/2024/NĐ-CP, quy định cụ thể về dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt được xác định như sau:
1. Dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt (sau đây gọi là dịch vụ thanh toán) bao gồm: dịch vụ thanh toán qua tài khoản thanh toán của khách hàng và dịch vụ thanh toán không qua tài khoản thanh toán của khách hàng.
2. Dịch vụ thanh toán qua tài khoản thanh toán của khách hàng là việc cung ứng phương tiện thanh toán; thực hiện dịch vụ thanh toán séc, lệnh chi, ủy nhiệm chi, nhờ thu, ủy nhiệm thu, thẻ ngân hàng, chuyển tiền, thu hộ, chi hộ và các dịch vụ thanh toán khác cho khách hàng thông qua tài khoản thanh toán của khách hàng.
3. Dịch vụ thanh toán không qua tài khoản thanh toán của khách hàng là việc cung ứng dịch vụ thanh toán, thực hiện giao dịch thanh toán không thông qua tài khoản thanh toán của khách hàng.
5. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT
Theo khoản 2 Điều 14 Luật Thuế Giá trị gia tăng 2024, các điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT được quy định rõ ràng như sau:
Có chứng từ hợp lệ: Doanh nghiệp phải có hóa đơn giá trị gia tăng khi mua hàng hóa, dịch vụ; hoặc chứng từ nộp thuế GTGT tại khâu nhập khẩu. Trường hợp nộp thay cho tổ chức, cá nhân nước ngoài, cần có chứng từ nộp thuế GTGT hợp lệ theo quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều 4 của Luật này.
Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đây là điều kiện bắt buộc đối với các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ, trừ một số trường hợp đặc thù được Chính phủ quy định cụ thể.
Điều kiện bổ sung đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu: Ngoài hai yêu cầu trên, doanh nghiệp cần cung cấp thêm bộ hồ sơ chứng minh hoạt động xuất khẩu, bao gồm:
- Hợp đồng bán hàng, gia công hoặc cung cấp dịch vụ ký kết với bên nước ngoài;
- Hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;
- Tờ khai hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu;
- Các chứng từ bổ trợ khác như phiếu đóng gói, vận đơn, bảo hiểm hàng hóa (nếu có).
Những quy định này nhằm tăng cường tính minh bạch, thống nhất và chặt chẽ trong việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào, phù hợp với Luật Thuế GTGT 2024 có hiệu lực từ ngày 01/07/2025.
6. Các trường hợp đặc thù được thanh toán tiền mặt theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP
Dưới đây là các trường hợp đặc thù được quy định tại Nghị định 181/2025/NĐ-CP, hướng dẫn chi tiết Điểm b Khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 về việc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt:
- Trường hợp 1: Hàng hóa, dịch vụ mua vào được thanh toán bằng hình thức bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua và bán, hoặc vay mượn hàng, nếu phương thức này được quy định rõ trong hợp đồng thì cần có biên bản đối chiếu công nợ và xác nhận của hai bên. Nếu bù trừ qua bên thứ ba thì phải có biên bản bù trừ công nợ ba bên làm căn cứ khấu trừ thuế.
- Trường hợp 2: Hàng hóa, dịch vụ mua vào được thanh toán theo phương thức bù trừ công nợ, vay hoặc mượn tiền, nếu được ghi rõ trong hợp đồng thì phải có hợp đồng vay, mượn bằng văn bản, cùng chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng đối với khoản vay bằng tiền. Quy định này áp dụng cả khi bên bán hỗ trợ tài chính cho bên mua.
- Trường hợp 3: Hàng hóa, dịch vụ mua vào thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba bằng hình thức không dùng tiền mặt. Hình thức này phải được quy định cụ thể trong hợp đồng, và bên thứ ba phải là tổ chức hoặc cá nhân đang hoạt động hợp pháp.
- Trường hợp 4: Hàng hóa, dịch vụ mua vào thanh toán bằng cổ phiếu hoặc trái phiếu thì nội dung thanh toán phải được ghi rõ trong hợp đồng bằng văn bản đã lập trước khi thực hiện giao dịch.
- Trường hợp 5: Sau khi thực hiện các hình thức thanh toán nêu trên mà phần giá trị còn lại được thanh toán bằng tiền từ 05 triệu đồng trở lên, thì doanh nghiệp chỉ được khấu trừ thuế GTGT nếu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Trường hợp 6: Hàng hóa, dịch vụ mua vào thanh toán qua tài khoản của bên thứ ba tại Kho bạc Nhà nước để thi hành cưỡng chế thuế theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng với số tiền đã chuyển.
- Trường hợp 7: Đối với hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm hoặc trả góp có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu có hợp đồng, hóa đơn hợp lệ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Nếu chưa đến hạn thanh toán theo hợp đồng thì vẫn được khấu trừ tạm thời.
- Nếu đến hạn nhưng chưa có chứng từ thanh toán, doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu vào tương ứng trong kỳ tính thuế phát sinh nghĩa vụ thanh toán.
- Trường hợp 8: Hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần dưới 05 triệu đồng hoặc hàng hóa nhập khẩu là quà biếu, quà tặng, hàng mẫu không phải trả tiền thì không bắt buộc có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Trường hợp 9: Doanh nghiệp giao người lao động đi mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động kinh doanh, nếu người lao động thanh toán không dùng tiền mặt theo quy chế nội bộ, và doanh nghiệp hoàn tiền lại bằng hình thức không dùng tiền mặt, thì vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Lưu ý: Trường hợp mua nhiều hóa đơn trong cùng một ngày, mỗi hóa đơn dưới 05 triệu đồng, nhưng tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, thì vẫn phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế.
7. Các câu hỏi thường gặp về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Câu hỏi số 1: Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì?
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là các loại giấy tờ hoặc tài liệu thể hiện giao dịch chi trả của doanh nghiệp cho việc mua hàng hóa, dịch vụ theo đúng quy định pháp luật về quản lý thuế. Điểm đặc trưng của loại chứng từ này là không thực hiện thanh toán bằng tiền mặt mà thông qua các phương tiện khác như: thẻ ngân hàng, séc, lệnh chi, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu hoặc các hình thức tương tự.
Câu hỏi số 2: Khi nào chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được khấu trừ thuế VAT đầu vào?
Doanh nghiệp được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (VAT) đầu vào nếu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho việc mua hàng hóa, dịch vụ (bao gồm cả hàng nhập khẩu) có tổng giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT). Tuy nhiên, một số trường hợp sau không được tính vào điều kiện khấu trừ, gồm:
- Hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần có giá trị dưới 20 triệu đồng;
- Hàng hóa, dịch vụ mua trong nước theo hóa đơn có giá trị dưới 20 triệu đồng (đã bao gồm VAT);
- Hàng hóa doanh nghiệp nhập khẩu là quà biếu, quà tặng của tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.
Câu hỏi số 3: Các loại chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Hiện nay, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm:
- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng;
- Chứng từ thanh toán thay thế tiền mặt trong các trường hợp đặc biệt như:
- Doanh nghiệp ủy quyền cho bên thứ ba thực hiện thanh toán qua ngân hàng;
- Thanh toán thông qua bù trừ công nợ, như hình thức vay, mượn, hoặc cấn trừ giữa các bên có liên quan.
Câu hỏi số 4: Mục đích sử dụng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Loại chứng từ này được sử dụng nhằm chứng minh điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và xác định chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
Câu hỏi số 5: Chứng từ thanh toán qua ngân hàng gồm những gì?
Các loại chứng từ thanh toán qua ngân hàng có thể bao gồm: thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng, ví điện tử (SIM điện thoại), ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, nhờ thu, lệnh chi, séc hoặc các phương thức thanh toán khác được pháp luật cho phép.
Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ hiện nay, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt không chỉ là yêu cầu bắt buộc trong quản lý thuế mà còn là giải pháp giúp doanh nghiệp minh bạch hóa dòng tiền, giảm rủi ro và tiết kiệm chi phí. Việc nắm rõ quy định và cách lập, lưu trữ loại chứng từ này sẽ giúp kế toán doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, đồng thời nâng cao hiệu quả quản trị tài chính. Hy vọng bài viết đã cung cấp những kiến thức hữu ích, nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với AZTAX qua hotline 0932.383.089 để được giải đáp nhanh chóng.
