Văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài? Đây là thắc mắc phổ biến của nhiều doanh nghiệp khi thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện tại Việt Nam. Tùy vào tính chất hoạt động, nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện sẽ có sự khác biệt. Trong bài viết này, AZTAX sẽ giúp bạn làm rõ quy định hiện hành về thuế môn bài đối với văn phòng đại diện. Đừng bỏ lỡ thông tin quan trọng này!
1. Lệ phí môn bài là gì?
Hiện tại, pháp luật chưa có định nghĩa chính thức và cụ thể về khái niệm “lệ phí môn bài”. Tuy nhiên, dựa trên nội dung của Nghị định 139/2016/NĐ-CP cùng với Thông tư 302/2016/TT-BTC, có thể hiểu lệ phí môn bài là khoản tiền mà các tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh phải nộp định kỳ hằng năm cho Nhà nước. Lệ phí này còn được gọi là thuế môn bài và được phân loại là một dạng thuế trực thu. Mức thu được xác định căn cứ vào vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư đối với doanh nghiệp, còn đối với hộ và cá nhân kinh doanh thì căn cứ theo doanh thu hằng năm.
2. Văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài không?
Thứ nhất, tại Công văn 1445/TCT-CS năm 2024 lệ phí môn bài có nêu như sau:
Trả lời công văn số 1502/2024-TCT ngày 15/02/2024 của Văn phòng đại diện Công ty TNHH Nippon Steel Tranding Việt Nam tại Hà Nội về lệ phí môn bài Văn phòng đại diện, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:
– Tại Khoản 21 Điều 4 và Khoản 2 Điều 44 Luật doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17/6/2020 của Quốc hội quy định (hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2021):
“Điều 4. Giải thích từ ngữ
Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
- Kinh doanh là việc thực hiện liên tục một, một số hoặc tất cả công đoạn của quá trình từ đầu tư, sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng dịch vụ trên thị trường nhằm mục đích tìm kiếm lợi nhuận.
Điều 44. Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp
- Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.”
– Tại Điều 2 Nghị định số 139/2016/NĐ-CP ngày 04/10/2016 của Chính phủ quy định về lệ phí môn bài quy định:
“Điều 2. Người nộp lệ phí môn bài
Người nộp lệ phí môn bài là tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại Điều 3 Nghị định này, bao gồm:
- Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật.
…
6. Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của các tổ chức quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 và 5 Điều này (nếu có).”
Về lệ phí môn bài đối với Văn phòng đại diện, Bộ Tài chính đã có công văn số 15865/BTC-CST ngày 07/11/2016 và công văn số 1025/BTC-CST ngày 20/01/2017 hướng dẫn: Trường hợp Văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì phải nộp lệ phí môn bài; trường hợp Văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài theo quy định.
Tham khảo thêm theo Công văn 1279/TCT-CS năm 2017 của Tổng cục Thuế trả lời Công văn 88/CT-THNVDT ngày 23/01/2017 của Cục Thuế tỉnh Kiên Giang về lệ phí môn bài, quy định về lệ phí môn bài đối với văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, như sau:
Tại Điều 2 Nghị định số 139/2016/NĐ-CP ngày 04/10/2016 của Chính phủ quy định người nộp lệ phí môn bài như sau:
“Người nộp lệ phí môn bài là tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại Điều 3 Nghị định này, bao gồm:
- Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật…
- Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của các tổ chức quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 và 5 Điều này (nếu có)
…
Căn cứ quy định trên, trường hợp văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì phải nộp lệ phí môn bài; trường hợp văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh không hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài.
Từ quy định tại Công văn 1445/TCT-CS năm 2024, có thể phân loại lệ phí môn bài đối với văn phòng đại diện thành hai trường hợp:
- Trường hợp có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ: phải nộp lệ phí môn bài theo quy định.
- Trường hợp không phát sinh hoạt động sản xuất, kinh doanh: được miễn nộp lệ phí môn bài.
Mức lệ phí môn bài đối với văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 4 Thông tư 302/2016/TT-BTC:
Mức thu lệ phí môn bài
…
- Mức thu lệ phí môn bài đối với tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ như sau:
…
c) Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, đơn vị sự nghiệp, tổ chức kinh tế khác: 1.000.000 (một triệu) đồng/năm.”
Thứ hai, theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện được xác định là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, chỉ thực hiện nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền, không có chức năng kinh doanh. Vì không phát sinh hoạt động bán hàng hay cung ứng dịch vụ nên văn phòng đại diện không cần phát hành và sử dụng hóa đơn.
Tuy nhiên, nếu có phát sinh các khoản thuế phải nộp hoặc nộp thay (như thuế TNCN từ tiền lương nhân viên), văn phòng đại diện phải thực hiện kê khai thuế theo tháng hoặc quý. Trường hợp không phát sinh, không cần nộp hồ sơ khai thuế. Việc khấu trừ và kê khai thuế TNCN sẽ thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư 111/2013/TT-BTC.
3. Hạn nộp tờ khai lệ phí môn bài?
Hạn nộp tờ khai lệ phí môn bài được quy định tại khoản 1 Điều 10 Nghị định 126/2020/NĐ-CP như sau:
- Doanh nghiệp mới thành lập, hoặc có thêm chi nhánh, địa điểm kinh doanh: nộp chậm nhất ngày 30/01 của năm sau năm thành lập hoặc bắt đầu hoạt động.
- Trường hợp thay đổi vốn trong năm: nộp lại tờ khai lệ phí môn bài cũng chậm nhất vào 30/01 của năm kế tiếp.
- Hộ và cá nhân kinh doanh: không cần nộp tờ khai, cơ quan thuế sẽ tính và thông báo số tiền phải nộp
4. Văn phòng đại diện được miễn lệ phí môn bài trong trường hợp nào?
Ngoài trường hợp không thực hiện hoạt động sản xuất, kinh doanh, văn phòng đại diện còn có thể được miễn lệ phí môn bài nếu thuộc một trong các trường hợp sau, theo quy định tại Nghị định 139/2016/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 22/2020/NĐ-CP):
- Văn phòng đại diện của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp, hoặc tại địa bàn miền núi theo quy định của pháp luật và Ủy ban Dân tộc.
- Văn phòng đại diện của doanh nghiệp mới thành lập: được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập. Văn phòng đại diện thành lập trong thời gian này cũng được miễn theo doanh nghiệp mẹ.
- Văn phòng đại diện của doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển từ hộ kinh doanh: được miễn lệ phí môn bài trong 3 năm, tính từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu.
Lưu ý: Thời gian miễn tính từ ngày cấp Giấy chứng nhận hoạt động đến hết thời gian miễn của doanh nghiệp.
5. Văn phòng đại diện có phải nộp thuế GTGT không?
Văn phòng đại diện chỉ thực hiện chức năng đại diện, không trực tiếp sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không phát sinh nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng (GTGT). Việc không tham gia hoạt động thương mại đồng nghĩa với việc không phải kê khai, nộp thuế GTGT theo quy định hiện hành.
Tại Điều 3, Điều 4 Luật Thuế GTGT quy định như sau:
Điều 3. Đối tượng chịu thuế
Hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho sản xuất, kinh doanh và tiêu dùng ở Việt Nam là đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng, trừ các đối tượng quy định tại Điều 5 của Luật này.
Điều 4. Người nộp thuế
Người nộp thuế giá trị gia tăng là tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng (sau đây gọi là cơ sở kinh doanh) và tổ chức, cá nhân nhập khẩu hàng hóa chịu thuế giá trị gia tăng (sau đây gọi là người nhập khẩu).
Do chỉ thực hiện nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho doanh nghiệp và không có chức năng kinh doanh, văn phòng đại diện không phải kê khai, tính và nộp thuế GTGT theo quy định pháp luật về thuế.
Vì không phát sinh hoạt động sản xuất, kinh doanh hay doanh thu, văn phòng đại diện không phải kê khai thuế riêng; thay vào đó, công ty mẹ thực hiện kê khai tập trung tại trụ sở chính.
Đối với các chi phí đầu vào phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện, nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện khấu trừ theo quy định, doanh nghiệp vẫn được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
6. Văn phòng đại diện có phải nộp thuế TNCN không?
Trường hợp văn phòng đại diện không ký hợp đồng lao động và không chi trả lương cho người lao động, thì sẽ không phát sinh nghĩa vụ kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo quy định.
Khoản 3 Điều 19 Thông tư 80/2021/TT- BTC quy định:
- Khai thuế, nộp thuế:
a) Thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công:
a.1) Người nộp thuế chi trả tiền lương, tiền công cho người lao động làm việc tại đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh tại tỉnh khác với nơi có trụ sở chính, thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công theo quy định và nộp hồ sơ khai thuế theo mẫu số 05/KK-TNCN, phụ lục bảng xác định số thuế thu nhập cá nhân phải nộp cho các địa phương được hưởng nguồn thu theo mẫu số 05-1/PBT-KK-TNCN ban hành kèm theo phụ lục II Thông tư này cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp; nộp số thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công vào ngân sách nhà nước cho từng tỉnh nơi người lao động làm việc theo quy định tại khoản 4 Điều 12 Thông tư này. Số thuế thu nhập cá nhân xác định cho từng tỉnh theo tháng hoặc quý tương ứng với kỳ khai thuế thu nhập cá nhân và không xác định lại khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
Theo quy định, nếu văn phòng đại diện không trực tiếp ký hợp đồng lao động và không trả lương cho nhân sự, mà hợp đồng lao động được ký và tiền lương được chi trả bởi công ty mẹ, thì văn phòng đại diện không phải kê khai, nộp thuế TNCN.
Trong trường hợp này, công ty có trách nhiệm khấu trừ, kê khai và nộp thuế TNCN tập trung tại trụ sở chính theo đúng quy định pháp luật.
Văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài hay không là câu hỏi được nhiều doanh nghiệp quan tâm, đặc biệt khi mở rộng quy mô hoạt động. Việc nắm rõ quy định sẽ giúp tránh rủi ro pháp lý và tối ưu chi phí thuế. Nếu bạn còn băn khoăn hoặc cần tư vấn chi tiết cho từng trường hợp cụ thể, hãy liên hệ ngay AZTAX qua HOTLINE: 0932 383 089 để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác nhất!
