Tờ rời bảo hiểm xã hội là gì là thắc mắc phổ biến của nhiều người lao động khi kiểm tra quá trình tham gia BHXH hoặc làm thủ tục hưởng các chế độ liên quan. Đây là loại giấy tờ quan trọng, thể hiện chi tiết thời gian đóng, mức đóng và quyền lợi bảo hiểm của người tham gia theo từng giai đoạn. Hiểu rõ tờ rời bảo hiểm xã hội là gì không chỉ giúp bạn chủ động đối chiếu thông tin, tránh sai sót dữ liệu mà còn đảm bảo quyền lợi hợp pháp khi giải quyết chế độ BHXH theo quy định hiện hành.
1. Tờ rời bảo hiểm xã hội là gì?
Tờ rời bảo hiểm xã hội là các phụ lục kèm theo sổ BHXH, dùng để ghi nhận đầy đủ và chi tiết quá trình tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động trong từng giai đoạn nhất định. Mỗi tờ rời phản ánh rõ thời gian đóng, mức tiền lương làm căn cứ đóng và đơn vị tham gia BHXH, giúp thông tin được cập nhật chính xác, minh bạch theo quy định.
Ngoài ra, tờ rời bảo hiểm xã hội là giấy tờ bắt buộc để cơ quan BHXH xem xét, giải quyết và chi trả các chế độ như ốm đau, thai sản, hưu trí, tử tuất, trợ cấp thất nghiệp cũng như chế độ bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ-BNN).
2. Mẫu tờ rời bảo hiểm xã hội mới nhất 2025
Căn cứ theo quy định tại Điều 3 Quyết định số 1035/QĐ-BHXH, mẫu tờ rời bảo hiểm xã hội được ban hành nhằm thống nhất hình thức và nội dung thể hiện quá trình tham gia BHXH của người lao động.
3. Nội dung ghi trên trang tờ rời sổ BHXH là gì?
Trang tờ rời sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) là phần quan trọng giúp người lao động theo dõi quá trình tham gia và đóng BHXH của mình. Việc nắm rõ các thông tin trên tờ rời sổ BHXH giúp người lao động kiểm tra quyền lợi, đối chiếu dữ liệu với cơ quan BHXH và bảo vệ quyền lợi khi hưởng chế độ bảo hiểm.
Căn cứ theo khoản 2 Điều 4 Quy định ban hành kèm theo Quyết định số 1035/QĐ-BHXH năm 2015, nội dung thể hiện trên tờ rời sổ bảo hiểm xã hội được quy định cụ thể, thống nhất nhằm quản lý chính xác quá trình tham gia BHXH của người lao động. Nội dung ghi trên tờ rời sổ BHXH bao gồm các phần chính như sau:
Tiêu đề
Phần tiêu đề được in thống nhất với dòng chữ: “QUÁ TRÌNH ĐÓNG BẢO HIỂM XÃ HỘI”.
Thông tin quản lý người tham gia BHXH
- Họ và tên; ngày, tháng, năm sinh; số sổ BHXH: Ghi theo đúng quy định tại Tiết c, Điểm 1.2, Khoản 1, Điều 4 của Quy định.
- Số thứ tự tờ rời: Được ghi ở cuối dòng thông tin ngày sinh, đánh số theo thứ tự tự nhiên như “Tờ 1”, “Tờ 2”, … đến “Tờ n”. Trường hợp cấp lại sổ hoặc chỉ cấp lại tờ rời thì thực hiện theo hướng dẫn tại Tiết 2.5.1, Điểm 2.5, Khoản 2, Điều 5 của Quy định.
Nội dung quá trình đóng BHXH
Phần này được trình bày thành 05 cột, phản ánh chi tiết từng giai đoạn tham gia bảo hiểm:
- Cột 1 và cột 2 – “Từ tháng năm”, “Đến tháng năm”: Ghi rõ khoảng thời gian người lao động tham gia đóng hoặc hưởng BHXH, BHTN, BHXH tự nguyện mà không có sự thay đổi về cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc, đơn vị công tác, nơi làm việc, mức tiền lương làm căn cứ đóng hoặc thời gian đã hưởng trợ cấp thất nghiệp.
- Cột 3 – “Diễn giải”
- Đối với người tham gia BHXH bắt buộc:
Ghi rõ cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc, tên đơn vị và nơi làm việc. Các thông tin này là căn cứ xác định mức tiền lương, phụ cấp đóng BHXH cũng như điều kiện lao động (bình thường hay nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm).
- Trường hợp hưởng tiền lương theo chế độ Nhà nước: ghi đầy đủ các khoản tiền lương, hệ số và phụ cấp liên quan như ngạch, bậc, phụ cấp chức vụ, khu vực, thâm niên, bảo lưu, tái cử…
- Trường hợp hưởng tiền lương do người sử dụng lao động quyết định: ghi mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác làm căn cứ đóng các quỹ BHXH, BHTN.
- Đối với người tham gia BHXH tự nguyện:
Ghi rõ địa điểm tham gia BHXH tự nguyện và mức thu nhập làm căn cứ đóng, bao gồm phần người tham gia đóng và phần Nhà nước hỗ trợ (nếu có).
- Đối với người đã hưởng trợ cấp thất nghiệp:
Ghi rõ thông tin quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp (số quyết định, ngày ban hành và cơ quan ban hành).
- Đối với các trường hợp không đóng BHXH:
Áp dụng cho thời gian nghỉ thai sản, nghỉ ốm trên 14 ngày, nghỉ không lương hoặc tạm hoãn hợp đồng lao động, ghi rõ lý do không tham gia đóng.
- Cột 4 – “Căn cứ đóng”: Ghi số tiền, hệ số hoặc tỷ lệ tương ứng với nội dung diễn giải tại cột 3. Trường hợp không phát sinh đóng BHXH thì đánh dấu ký hiệu “x”.
- Cột 5 – “Tỷ lệ đóng (%)”: Thể hiện tỷ lệ đóng đối với từng quỹ BHXH, BHTN hoặc thu nhập đóng BHXH tự nguyện. Các trường hợp không đóng cũng được đánh dấu “x”.
4. Cách lấy tờ rời bảo hiểm xã hội
Việc lấy tờ rời bảo hiểm xã hội là bước quan trọng giúp người lao động kiểm tra và xác nhận thời gian đóng BHXH, đảm bảo quyền lợi về các chế độ bảo hiểm. Hiểu rõ cách lấy tờ rời sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh sai sót khi thực hiện các giao dịch liên quan đến BHXH.
Căn cứ Điều 13 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024, người sử dụng lao động có nghĩa vụ lập hồ sơ tham gia BHXH, thực hiện việc đóng bảo hiểm và đảm bảo quyền lợi hưởng BHXH cho người lao động. Tùy từng trường hợp cụ thể, việc nhận tờ rời bảo hiểm xã hội sẽ được thực hiện theo các cách khác nhau, phổ biến gồm:
1. Lấy tờ rời BHXH hằng năm:
Sau khi kết thúc năm tài chính, cơ quan Bảo hiểm xã hội sẽ tiến hành tổng hợp, in và xác nhận quá trình đóng BHXH của người lao động trong suốt năm đó trên các tờ rời. Những tờ rời này được chuyển về đơn vị sử dụng lao động để quản lý. Doanh nghiệp có trách nhiệm bàn giao lại tờ rời BHXH hằng năm cho người lao động nhằm giúp theo dõi, đối chiếu và lưu giữ thông tin tham gia bảo hiểm.
2. Lấy tờ rời BHXH khi nghỉ việc, chốt sổ:
Khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động phải lập hồ sơ và thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH tại cơ quan BHXH theo quy định. Cơ quan BHXH sẽ xác nhận đầy đủ toàn bộ thời gian đã đóng và hoàn thiện sổ BHXH. Sau khi có kết quả, doanh nghiệp sẽ nhận lại sổ đã chốt và bàn giao cho người lao động. Theo đó, người lao động sẽ trực tiếp nhận tại công ty cũ (thường thông qua bộ phận nhân sự hoặc kế toán) sổ BHXH đã chốt kèm toàn bộ các tờ rời ghi nhận quá trình đóng BHXH tại đơn vị đó.
5. Ai có trách nhiệm bảo quản sổ bảo hiểm xã hội và tờ rời?
Việc bảo quản sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) và các tờ rời liên quan là một vấn đề quan trọng, giúp đảm bảo quyền lợi chính đáng của người lao động. Ai sẽ chịu trách nhiệm giữ gìn, quản lý những tài liệu này và cách thức bảo quản đúng quy định luôn là thắc mắc của nhiều người khi tham gia BHXH.
Căn cứ Điều 19 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, pháp luật đã quy định rõ trách nhiệm của người lao động trong quá trình tham gia bảo hiểm xã hội như sau:
Điều 19. Trách nhiệm của người lao động
- Đóng bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật này
- Thực hiện quy định về việc lập hồ sơ bảo hiểm xã hội
- Bảo quản sổ bảo hiểm xã hội
Theo quy định hiện hành, người lao động có quyền trực tiếp quản lý sổ bảo hiểm xã hội của mình. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đã chủ động bàn giao sổ BHXH cho người lao động tự lưu giữ, trong khi một số đơn vị khác vẫn tiếp tục giữ sổ để quản lý thay theo thỏa thuận nội bộ.
Trường hợp người lao động mong muốn tự quản lý sổ bảo hiểm xã hội, hoàn toàn có thể liên hệ với bộ phận nhân sự của công ty để nhận lại sổ. Việc người lao động giữ sổ BHXH không ảnh hưởng đến nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp, bởi quá trình tham gia và nộp tiền BHXH vẫn được thực hiện đầy đủ thông qua cơ quan bảo hiểm xã hội theo quy định.
6. Những câu hỏi liên quan đến tờ rơi BHXH
Câu 1: Mất tờ rời BHXH có sao không?
Có, theo quy định hiện hành sổ bảo hiểm xã hội được cấu thành từ bìa sổ và các tờ rời BHXH, đây đều là thành phần hồ sơ bắt buộc khi người lao động thực hiện thủ tục hưởng BHXH một lần, nhận trợ cấp thất nghiệp, chốt sổ BHXH cũng như nhiều giao dịch bảo hiểm quan trọng khác. Tờ rời BHXH có vai trò ghi nhận đầy đủ quá trình tham gia bảo hiểm, là căn cứ để cơ quan BHXH xem xét và giải quyết quyền lợi.
Vì vậy, trong trường hợp thất lạc tờ rời bảo hiểm xã hội, người lao động cần chủ động làm thủ tục đề nghị cấp lại tờ rời BHXH theo đúng quy định. Việc cấp lại kịp thời sẽ giúp hoàn thiện hồ sơ BHXH, tránh gián đoạn hoặc ảnh hưởng đến quyền lợi bảo hiểm xã hội trong tương lai.
Câu 2: Trường hợp người lao động không mất tờ rời bảo hiểm xã hội nhưng đơn vị sử dụng lao động cũ chưa chốt sổ BHXH thì phải làm sao?
Căn cứ Khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động có nghĩa vụ hoàn tất thủ tục xác nhận thời gian tham gia BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và trả lại cho người lao động đầy đủ các giấy tờ bản chính mà doanh nghiệp đang quản lý.
Bên cạnh đó, Khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 cũng quy định rõ trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc phối hợp với cơ quan BHXH để trả sổ BHXH và xác nhận quá trình đóng bảo hiểm khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động hoặc thôi việc theo đúng quy định pháp luật.
Từ các quy định trên, có thể khẳng định rằng trường hợp đơn vị sử dụng lao động cũ chưa thực hiện việc chốt sổ và xác nhận thời gian đóng BHXH, người lao động hoàn toàn có quyền chủ động liên hệ và yêu cầu doanh nghiệp cũ hoàn tất thủ tục chốt sổ, in bổ sung tờ rời nhằm đảm bảo quá trình tham gia BHXH được ghi nhận đầy đủ, chính xác theo quy định.
Câu 3: Không có tờ rời BHXH có chốt sổ được không?
Không, sổ bảo hiểm xã hội và tờ rời BHXH là hai thành phần hồ sơ bắt buộc mà doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan Bảo hiểm xã hội khi thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động. Các giấy tờ này là căn cứ để cơ quan BHXH đối chiếu, xác nhận đầy đủ quá trình tham gia bảo hiểm theo quy định.
Vì vậy, trong trường hợp bị thất lạc tờ rời bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp sẽ không đủ hồ sơ hợp lệ để hoàn tất thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động.
Tóm lại, việc hiểu rõ tờ rời bảo hiểm xã hội là gì sẽ giúp người lao động chủ động quản lý quá trình đóng BHXH, kịp thời phát hiện sai sót và đảm bảo đầy đủ quyền lợi khi làm thủ tục hưởng BHXH một lần, trợ cấp thất nghiệp hoặc chốt sổ BHXH. Tờ rời BHXH không chỉ là giấy tờ bổ sung cho sổ bảo hiểm xã hội mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng trong mọi giao dịch liên quan đến bảo hiểm. Nếu bạn còn thắc mắc thủ tục BHXH hãy liên hệ ngay với AZTAX để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ chuyên nghiệp, giúp bảo vệ tối đa quyền lợi của bạn.
