Tiền phạt hợp đồng có phải xuất hóa đơn là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi xử lý các vi phạm hợp đồng, bồi thường thiệt hại hoặc chấm dứt hợp đồng. Việc xác định đúng nghĩa vụ xuất hóa đơn đối với khoản tiền phạt giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật về thuế, tránh rủi ro bị xử phạt và đảm bảo minh bạch trong hạch toán kế toán. Bài viết dưới đây, AZTAX sẽ hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn đối với tiền phạt hợp đồng theo quy định hiện hành.
1. Tiền phạt hợp đồng có phải xuất hóa đơn không?
Không, vì năm 2025 khoản tiền phạt vi phạm hợp đồng mà công ty nhận được không phải kê khai, xuất hóa đơn hay tính nộp thuế GTGT. Doanh nghiệp chỉ cần lập chứng từ thu tiền và hạch toán vào thu nhập khác theo quy định về thuế TNDN.
Đối với bên trả tiền phạt hợp đồng, doanh nghiệp lập chứng từ chi tiền căn cứ mục đích chi. Việc hạch toán khoản tiền phạt vi phạm hợp đồng được thực hiện như sau:
- Nếu khoản thu từ tiền phạt cao hơn khoản chi tiền phạt, tiền bồi thường do vi phạm hợp đồng: Sau khi bù trừ, phần chênh lệch còn lại được tính vào thu nhập khác của thuế TNDN.
- Nếu khoản thu từ tiền phạt thấp hơn khoản chi tiền phạt, tiền bồi thường: Sau khi bù trừ, phần chênh lệch còn lại được tính giảm trừ vào thu nhập khác.
Trường hợp trong năm công ty không phát sinh thu nhập khác, phần giảm trừ này có thể được hạch toán vào thu nhập từ hoạt động sản xuất kinh doanh.
2. Các loại vi phạm hợp đồng phổ biến doanh nghiệp cần biết
Có nhiều hành vi dẫn đến vi phạm hợp đồng, và dựa vào nguyên nhân vi phạm, người ta thường chia thành hai nhóm chính: vi phạm do chủ thể giao kết hợp đồng và vi phạm do trái quy định pháp luật trong quá trình giao kết.
2.1 Vi phạm hợp đồng do chủ thể giao kết
Các hành vi phổ biến bao gồm:
- Chủ thể không thực hiện hợp đồng hoặc tự ý chấm dứt hợp đồng mà không có lý do hợp pháp;
- Không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ hợp đồng dù đã hưởng quyền lợi từ hợp đồng;
- Thực hiện không đúng hoặc thiếu nghĩa vụ đã thỏa thuận trong hợp đồng.
2.2 Vi phạm quy định pháp luật khi giao kết hợp đồng
Các vi phạm này thường khó phát hiện ngay mà chỉ được nhận ra khi hợp đồng được thực hiện hoặc phát sinh tranh chấp. Các biểu hiện gồm:
- Chủ thể không đủ năng lực, thẩm quyền hoặc hành vi dân sự hợp pháp để ký kết hợp đồng;
- Hình thức hợp đồng vi phạm quy định pháp luật;
- Bên giao kết là đối tượng bị pháp luật cấm;
- Hợp đồng được ký dưới áp lực, không đảm bảo nguyên tắc tự nguyện, trung thực, bình đẳng;
- Hợp đồng thiếu các nội dung bắt buộc theo pháp luật.
Do đó, các bên khi ký kết hợp đồng cần xem xét kỹ lưỡng và nắm rõ quy định pháp luật để tránh phát sinh vi phạm, đảm bảo hợp đồng có hiệu lực và thực hiện đúng nghĩa vụ.
3. Mức phạt vi phạm hợp đồng theo quy định hiện hành
Việc xác định mức phạt vi phạm hợp đồng là một bước quan trọng giúp các bên thực hiện hợp đồng tuân thủ đúng cam kết và bảo vệ quyền lợi hợp pháp. Theo quy định hiện hành, mức phạt được áp dụng khác nhau tùy thuộc vào loại hợp đồng, bao gồm hợp đồng dân sự, thương mại và xây dựng, đồng thời căn cứ vào thỏa thuận giữa các bên cũng như các giới hạn do pháp luật quy định.
3.1 Hợp đồng dân sự
Theo Điều 418 Bộ luật Dân sự 2015, phạt vi phạm trong hợp đồng dân sự là khoản tiền mà bên vi phạm nghĩa vụ phải nộp cho bên bị vi phạm, dựa trên thỏa thuận của các bên trong hợp đồng. Các điểm chính bao gồm:
- Mức phạt do các bên tự thỏa thuận, trừ khi luật có quy định khác;
- Các bên có thể thỏa thuận rằng bên vi phạm chỉ phải chịu phạt mà không cần bồi thường thiệt hại, hoặc vừa chịu phạt vừa bồi thường;
- Nếu không thỏa thuận về bồi thường thiệt hại, bên vi phạm chỉ phải chịu tiền phạt vi phạm theo thỏa thuận.
Qua đó có thể thấy mức phạt tối đa trong hợp đồng dân sự do các bên thỏa thuận.
3.2 Hợp đồng thương mại
Căn cứ Điều 300 và 301 Luật Thương mại 2005, phạt vi phạm trong hợp đồng thương mại được thực hiện khi các bên thỏa thuận trong hợp đồng. Một số điểm quan trọng:
- Bên bị vi phạm có quyền yêu cầu bên vi phạm trả khoản tiền phạt;
- Mức phạt được thỏa thuận giữa các bên nhưng không vượt quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm, trừ trường hợp luật có quy định khác.
Như vậy, trong hợp đồng thương mại, mức phạt được thỏa thuận nhưng không quá 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm.
3.3 Hợp đồng xây dựng
Theo Điều 146 Luật Xây dựng 2014, sửa đổi năm 2020:
- Thưởng, phạt hợp đồng xây dựng phải được ghi rõ trong hợp đồng;
- Đối với công trình sử dụng vốn nhà nước, mức phạt tối đa không vượt quá 12% giá trị phần hợp đồng bị vi phạm;
- Ngoài tiền phạt theo thỏa thuận, bên vi phạm còn phải bồi thường thiệt hại cho bên kia hoặc bên thứ ba (nếu có) theo luật và các quy định liên quan.
Tiền phạt hợp đồng xây dựng tối đa do các bên thỏa thuận, với công trình dùng vốn nhà nước không vượt quá 12% giá trị phần hợp đồng bị vi phạm.
4. Hướng dẫn doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn theo khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo các hình thức sau:
Bước 1: Truy cập vào website hoadondientu.gdt.gov.vn và điền đầy đủ thông tin vào tờ khai.
Sử dụng mẫu tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT, được ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Bước 2: Xác nhận hồ sơ
- Trong một ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ đăng ký, Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ tự động đối chiếu thông tin người đăng ký hóa đơn điện tử với dữ liệu quốc gia. Thông tin đối chiếu bao gồm dữ liệu sinh trắc học và xác thực điện tử của người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân.
- Nếu thông tin không khớp, hệ thống sẽ gửi thông báo từ chối hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử ngay trong ngày làm việc hoặc muộn nhất vào ngày làm việc tiếp theo. Thông báo sẽ kèm chi tiết các trường thông tin sai lệch để người nộp thuế chỉnh sửa lại thông tin đã khai báo hoặc liên hệ với cơ quan công an để cập nhật dữ liệu trong Hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc Hệ thống Định danh và Xác thực điện tử.
- Nếu thông tin khớp, hệ thống sẽ gửi yêu cầu xác nhận qua email hoặc điện thoại dựa trên hồ sơ đăng ký. Người nộp thuế phải hoàn tất xác nhận trong cùng ngày hoặc chậm nhất ngày làm việc kế tiếp.
Lưu ý: Nếu người nộp thuế không xác nhận hoặc xác nhận không thành công, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo không chấp nhận hồ sơ đăng ký ngay trong ngày làm việc hoặc muộn nhất vào ngày làm việc tiếp theo.
Bước 3: Cơ quan thuế thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Sau khi người nộp thuế hoàn tất việc xác nhận hồ sơ, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử muộn nhất vào ngày làm việc tiếp theo.
Lưu ý:
- Trường hợp người nộp thuế thuộc diện có rủi ro hoặc vi phạm (ví dụ: người đại diện theo pháp luật từng hoặc đang là đại diện của NNT có mã số thuế ngừng hoạt động; người nộp thuế có hành vi vi phạm về thuế, hóa đơn, chứng từ; hoặc thuộc nhóm rủi ro về thuế), cơ quan thuế sẽ yêu cầu giải trình trong 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận đăng ký.
- Người nộp thuế phải thực hiện giải trình, bổ sung thông tin và tài liệu trong 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo yêu cầu giải trình từ cơ quan thuế.
5. Đối tượng doanh nghiệp được áp dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in
Việc sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in được xem là giải pháp tạm thời dành cho một số doanh nghiệp chưa đủ điều kiện áp dụng hóa đơn điện tử. Theo quy định của pháp luật, không phải mọi doanh nghiệp đều được phép sử dụng loại hóa đơn này, mà chỉ những trường hợp đặc thù mới được cơ quan thuế chấp thuận. Vậy đối tượng doanh nghiệp nào được áp dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in?
Theo Điều 23 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các doanh nghiệp sau đây được quyền sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in:
- Doanh nghiệp chưa triển khai hóa đơn điện tử
- Áp dụng cho doanh nghiệp không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế qua phương tiện điện tử;
- Không có hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm kế toán, hoặc phần mềm lập hóa đơn điện tử để phát hành và truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế và khách hàng;
- Thời gian mua hóa đơn tối đa 12 tháng, trong khi cơ quan thuế triển khai các giải pháp chuyển đổi sang hóa đơn điện tử;
- Khi doanh nghiệp chuyển sang hóa đơn điện tử, cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã nếu đủ điều kiện theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Doanh nghiệp gặp sự cố về hạ tầng công nghệ thông tin
- Trong trường hợp hệ thống cấp mã hóa đơn điện tử của cơ quan thuế gặp trục trặc, doanh nghiệp được phép tạm thời sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
6. Một số câu hỏi thường gặp
Câu 1: Vi phạm hợp đồng là gì?
Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên nhằm thiết lập, sửa đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ dân sự. Việc ký kết hợp đồng giúp bảo vệ quyền lợi của các bên và hạn chế rủi ro vi phạm thỏa thuận.
Theo Khoản 12, Điều 3, Luật Thương mại 2005, vi phạm hợp đồng là hành vi của một bên không thực hiện, thực hiện không đầy đủ hoặc thực hiện sai nghĩa vụ đã thỏa thuận trong hợp đồng hoặc theo quy định pháp luật. Vi phạm hợp đồng có thể phát sinh từ các nguyên nhân chủ quan hoặc khách quan, gây ảnh hưởng đến lợi ích của một hoặc nhiều bên, và chỉ xảy ra khi hợp đồng đã được giao kết hợp pháp.
Câu 2: Tiền phạt hợp đồng có phải lập hóa đơn GTGT không?
Theo quy định hiện hành, tiền phạt hợp đồng không thuộc diện phải xuất hóa đơn GTGT. Khi nhận tiền phạt, doanh nghiệp chỉ cần lập chứng từ thu/chi theo mục đích chi và hạch toán vào thu nhập khác trong thuế TNDN. Trường hợp khoản thu về tiền phạt cao hơn hoặc thấp hơn khoản chi liên quan, phần chênh lệch cũng được xử lý vào thu nhập khác hoặc giảm trừ vào thu nhập hoạt động sản xuất kinh doanh, nhưng không phải kê khai GTGT.
Câu 3: Doanh nghiệp nhận tiền phạt hợp đồng cần lập chứng từ gì?
Khi doanh nghiệp nhận tiền phạt hợp đồng, theo quy định hiện hành, doanh nghiệp không phải xuất hóa đơn GTGT. Tuy nhiên, cần lập chứng từ thu tiền để ghi nhận khoản thu này vào sổ sách kế toán. Cụ thể:
- Chứng từ thu tiền: lập theo quy định về chứng từ kế toán, thể hiện rõ nguồn gốc, số tiền, đối tượng trả tiền phạt.
- Hạch toán: khoản tiền phạt nhận được ghi vào thu nhập khác của doanh nghiệp theo quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC.
Điều này giúp đảm bảo minh bạch kế toán, đồng thời đáp ứng đúng yêu cầu pháp lý về thuế mà không phát sinh nghĩa vụ xuất hóa đơn GTGT.
Tóm lại, việc xác định tiền phạt hợp đồng có phải xuất hóa đơn phụ thuộc vào quy định hiện hành: doanh nghiệp nhận tiền phạt chỉ cần lập chứng từ thu, không phải xuất hóa đơn GTGT, đồng thời hạch toán vào thu nhập khác theo luật thuế. Nắm rõ quy định này giúp doanh nghiệp thực hiện kế toán và nghĩa vụ thuế chính xác, tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo minh bạch trong quản lý tài chính. Nếu bạn có thắc mắc hãy liên hệ ngày với AZTAX để được giải đáp ngay nhé!
