Thủ tục trả thẻ tạm trú cho người nước ngoài là bước bắt buộc khi người lao động nước ngoài chấm dứt làm việc tại Việt Nam hoặc không còn được bảo lãnh. Việc hoàn tất thủ tục này giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật và tránh bị xử phạt hành chính. Nhiều đơn vị thường bỏ sót vì nghĩ đây chỉ là thủ tục nhỏ, nhưng thực tế lại ảnh hưởng trực tiếp đến cả công ty và người lao động. Trong nội dung sau, AZTAX sẽ hướng dẫn bạn thực hiện đúng và đủ các bước cần thiết.
1. Thủ tục trả thẻ tạm trú cho người nước ngoài khi nghỉ việc
Khi người lao động nước ngoài chấm dứt công việc tại Việt Nam, thủ tục trả thẻ tạm trú là bước bắt buộc mà doanh nghiệp cần thực hiện. Tuy không quá rườm rà, nhưng nếu không tuân thủ đúng, công ty có thể đối mặt với án phạt hành chính và gặp khó khăn trong việc bảo lãnh lao động nước ngoài sau này.
1.1 Trường hợp lao động nước ngoài nghỉ việc trước thời hạn
Bước 1: Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu liên quan đến người lao động, bao gồm bản gốc thẻ tạm trú và giấy phép lao động còn hiệu lực.
Bước 2: Doanh nghiệp liên hệ với Cơ quan Xuất nhập cảnh Việt Nam để thực hiện các thủ tục cần thiết nhằm thu hồi thẻ tạm trú của lao động nước ngoài. Đồng thời, công ty phải gửi công văn yêu cầu người lao động nước ngoài rời khỏi lãnh thổ Việt Nam sau khi hợp đồng lao động kết thúc.
1.2 Trường hợp doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng với người lao động nước ngoài
Theo quy định về cấp và quản lý thẻ tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam, khi hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp và người lao động nước ngoài bị đơn phương chấm dứt, doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi thẻ tạm trú của lao động nước ngoài.
Bước 1: Doanh nghiệp cần gửi thông báo chính thức bằng văn bản cho người lao động nước ngoài về việc chấm dứt hợp đồng lao động. Văn bản thông báo phải nêu rõ lý do hợp pháp cho việc chấm dứt hợp đồng theo quy định của Bộ luật Lao động và phải tuân thủ đầy đủ các quy định về thời hạn, nội dung và hình thức thông báo.
Bước 2: Doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi thẻ tạm trú của người lao động nước ngoài ngay sau khi hợp đồng lao động chấm dứt. Quá trình thu hồi phải được thực hiện theo quy định và có sự xác nhận từ phía người lao động.
Bước 3: Doanh nghiệp phải nộp trả thẻ tạm trú cho cơ quan xuất nhập cảnh có thẩm quyền trong vòng 15 ngày làm việc kể từ ngày hợp đồng lao động kết thúc.
Người nước ngoài nộp hồ sơ tại:
- Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh/Thành phố nơi đang cư trú.
- Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an (đối với cư dân tại Hà Nội hoặc Thành phố Hồ Chí Minh).
Thời gian giải quyết: 05 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Cơ quan xuất nhập cảnh sẽ tiến hành xác nhận thu hồi thẻ tạm trú và cấp cho người nước ngoài visa xuất cảnh hoặc là visa ngắn hạn.
Lưu ý quan trọng:
- Doanh nghiệp nên chủ động yêu cầu cơ quan xuất nhập cảnh cấp visa xuất cảnh cho người lao động nước ngoài ít nhất 15 ngày trước khi visa hiện tại hết hạn.
- Nếu người lao động nước ngoài có nhu cầu tiếp tục làm việc tại Việt Nam, doanh nghiệp cần thực hiện gia hạn thẻ tạm trú để tạo thời gian cho họ tìm kiếm công việc mới.
- Trong trường hợp lao động không tự nguyện xuất cảnh, doanh nghiệp có thể yêu cầu cơ quan xuất nhập cảnh thực hiện cưỡng chế xuất cảnh theo quy định pháp luật.
- Doanh nghiệp nên theo dõi sát hạn visa của lao động nước ngoài để đảm bảo họ xuất cảnh đúng hạn, nhằm tránh vi phạm pháp luật.
- Việc gia hạn thẻ tạm trú phải được thực hiện theo đúng quy trình và thủ tục pháp luật hiện hành.
Xem thêm: Thủ tục cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài 2024
2. Những trường hợp người nước ngoài cần trả thẻ tạm trú
Trong quá trình sinh sống và làm việc tại Việt Nam, người nước ngoài có thể gặp phải các tình huống yêu cầu trả thẻ tạm trú, một thủ tục quan trọng trong quản lý cư trú. Việc trả thẻ tạm trú không chỉ phản ánh sự thay đổi trong tình trạng cư trú của người nước ngoài mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý hiện hành.
Người nước ngoài cần trả thẻ tạm trú cho cơ quan xuất nhập cảnh trong các trường hợp sau:
Thay đổi thông tin cá nhân trên thẻ tạm trú:
- Thay đổi họ, tên: Nếu có sự thay đổi về họ, tên do kết hôn, ly hôn hoặc lý do khác, người nước ngoài cần làm thủ tục cấp thẻ tạm trú mới và nộp lại thẻ cũ cho cơ quan xuất nhập cảnh.
- Thay đổi nơi cư trú: Khi chuyển đến nơi cư trú mới, cần đăng ký cư trú mới và trả thẻ tạm trú cũ cho cơ quan xuất nhập cảnh.
- Thay đổi mục đích cư trú: Nếu mục đích cư trú thay đổi, phải thực hiện cấp thẻ tạm trú mới và nộp thẻ cũ cho cơ quan xuất nhập cảnh.
Chuyển đổi công việc hoặc tổ chức:
- Chuyển công việc: Khi người nước ngoài chuyển việc sang doanh nghiệp hoặc tổ chức khác, nếu thẻ tạm trú còn hiệu lực, cần nộp thẻ cũ và làm thủ tục cấp thẻ mới.
- Doanh nghiệp, tổ chức chấm dứt hợp đồng: Doanh nghiệp hoặc tổ chức khi chấm dứt hợp đồng lao động phải thu hồi thẻ tạm trú và giấy phép lao động của người nước ngoài, sau đó nộp cho cơ quan xuất nhập cảnh.
Ly hôn với người Việt Nam và không còn người bảo lãnh: Người nước ngoài đã ly hôn với người bảo lãnh là người Việt Nam và không còn người bảo lãnh phải trả thẻ tạm trú cho cơ quan xuất nhập cảnh.
Lưu ý: Thủ tục trả thẻ tạm trú phải được thực hiện tại cơ quan xuất nhập cảnh nơi người nước ngoài đang cư trú. Đảm bảo mang theo đầy đủ giấy tờ theo yêu cầu khi nộp hồ sơ
Như vậy, trên đây là một số trường hợp người nước ngoài cần thực hiện việc trả thẻ tạm trú cho cơ quan xuất nhập cảnh theo quy định.
Xem thêm: Phân biệt thẻ tạm trú và visa cho người nước ngoài
Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục đăng ký tạm trú cho người nước ngoài
3. Trường hợp người nước ngoài không xuất cảnh sau khi trả thẻ tạm trú
Trường hợp người nước ngoài không xuất cảnh sau khi trả thẻ tạm trú sẽ bị coi là cư trú không hợp pháp tại Việt Nam. Khi không còn thẻ tạm trú hợp lệ, người nước ngoài phải rời khỏi Việt Nam trong thời gian quy định.
Nếu vẫn ở lại mà không có thị thực hợp pháp thay thế, họ có thể bị xử phạt hành chính, buộc xuất cảnh hoặc cấm nhập cảnh trong thời gian nhất định. Do đó, sau khi trả thẻ, người nước ngoài cần nhanh chóng làm thủ tục xuất cảnh hoặc xin loại visa phù hợp để tiếp tục cư trú hợp pháp.
Người nước ngoài không xuất cảnh sau khi trả lại thẻ tạm trú có thể đối mặt với các tình huống khác nhau. Dưới đây là hai khả năng chính:
- Trong trường hợp cố tình ở lại Việt Nam đến khi hết hạn thẻ tạm trú, người nước ngoài chủ động quyết định ở lại Việt Nam sau khi trả lại thẻ tạm trú, thậm chí khi thẻ đã hết hạn, họ sẽ phải đối mặt với hậu quả của việc ở lại trái phép và sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
- Trong trường hợp người nước ngoài có công ty mới bảo lãnh, người nước ngoài có thể tìm kiếm một công ty mới để bảo lãnh cho mình. Họ sẽ phải thực hiện thủ tục xin visa chuyển đổi công ty, một quy trình cần được thực hiện theo đúng quy định của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh. Công ty cũ đã hoàn thành trách nhiệm bảo lãnh và vấn đề này sẽ không còn liên quan đến người nước ngoài nữa. Trong trường hợp vi phạm pháp luật, người nước ngoài sẽ phải tự chịu trách nhiệm pháp lý và hậu quả của hành động của mình.
Tóm lại, nếu người nước ngoài quyết định ở lại sau khi trả thẻ tạm trú, họ cần thực hiện các bước pháp lý hoặc tìm kiếm bảo lãnh từ công ty mới để tránh việc vi phạm quy định và hậu quả pháp lý.
Người nước ngoài cố tình không xuất cảnh sau khi trả lại thẻ tạm trú có thể đối diện với nhiều hậu quả nghiêm trọng, bao gồm:
- Phạt tiền: Người cư trú bất hợp pháp tại Việt Nam sẽ bị xử phạt từ 10 đến 50 triệu đồng, mức cụ thể sẽ được quyết định dựa trên thời gian vi phạm (càng kéo dài, mức phạt càng cao).
- Buộc rời khỏi Việt Nam: Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh có thể yêu cầu người cư trú quá hạn phải rời khỏi Việt Nam trong vòng 30 ngày. Nếu không tự nguyện xuất cảnh, người vi phạm có thể bị cưỡng chế theo quy định pháp luật.
- Cấm nhập cảnh: Người vi phạm có thể bị cấm nhập cảnh vào Việt Nam trong khoảng thời gian từ 1 đến 5 năm.
Ngoài ra, vi phạm này có thể gây khó khăn cho người nước ngoài khi xin cấp visa tại các quốc gia khác trong tương lai.
Xem thêm: Mức phạt không khai báo tạm trú cho người nước ngoài là bao nhiêu?
4. Trường hợp người nước ngoài cố tình không trả lại thẻ tạm trú
Trường hợp người nước ngoài cố tình không trả lại thẻ tạm trú là tình huống khi họ chủ động phản đối việc công ty thu hồi thẻ. Bằng cách giữ giữ thẻ tạm trú gốc và lẩn tránh, họ làm cho công ty không thể thu hồi được thẻ tạm trú.
Đối mặt với tình huống này, công ty vẫn sẽ phải gửi thông báo lên Cục Xuất nhập cảnh, mô tả chi tiết lý do không thể thu hồi thẻ tạm trú. Thông báo này cung cấp giải thích hợp lý, có thể là căn cứ để miễn trừ trách nhiệm liên quan đến người nước ngoài. Việc này nhằm bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trong tình huống pháp lý phức tạp này.
5. Công ty không thu hồi thẻ tạm trú có bị phạt không?
Căn cứ Điều 18 Nghị định 144/2021/NĐ-CP quy định như sau:
Vi phạm các quy định về xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh, cư trú và đi lại
…
- Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:
- a) Làm thủ tục mời, bảo lãnh cho người nước ngoài nhập cảnh, xuất cảnh, cư trú tại Việt Nam nhưng không thực hiện đúng trách nhiệm theo quy định của pháp luật hoặc khai không đúng sự thật khi làm thủ tục mời, bảo lãnh cho người nước ngoài nhập cảnh, xuất cảnh, cư trú tại Việt Nam;
…
- Hình thức xử phạt bổ sung:
…
- b) Trục xuất người nước ngoài có hành vi vi phạm hành chính quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 và 7 Điều này.
…
Căn cứ khoản 2 Điều 4 Nghị định 144/2021/NĐ-CP quy định, cụ thể như sau:
Quy định về mức phạt tiền tối đa, tổ chức bị xử phạt vi phạm hành chính
…
- Mức phạt tiền quy định tại Chương II Nghị định này là mức phạt được áp dụng đối với hành vi vi phạm hành chính của cá nhân. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm, mức phạt tiền gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.
…
Căn cứ Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định như sau:
Vi phạm quy định về người nước ngoài làm việc tại Việt Nam
Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động khi vi phạm một trong các hành vi sau đây:
a) Không báo cáo hoặc báo cáo không đúng nội dung hoặc báo cáo không đúng thời hạn về tình hình sử dụng người lao động nước ngoài theo quy định;
b) Không gửi hợp đồng lao động bản gốc hoặc bản sao có chứng thực đã ký kết sau khi người lao động nước ngoài được cấp giấy phép lao động hoặc gia hạn giấy phép lao động tới cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy phép lao động hoặc gia hạn giấy phép lao động theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy phép lao động đó đối với trường hợp người lao động nước ngoài làm việc theo hình thức hợp đồng lao động.
Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có hành vi sử dụng lao động nước ngoài không đúng với nội dung ghi trên giấy phép lao động hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam có một trong các hành vi sau đây:
a) Làm việc nhưng không có giấy phép lao động hoặc không có văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo quy định của pháp luật;
b) Sử dụng giấy phép lao động hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã hết hiệu lực.
Phạt tiền đối với người sử dụng lao động có hành vi sử dụng lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam mà không có giấy phép lao động hoặc không có giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động hoặc sử dụng người lao động nước ngoài có giấy phép lao động đã hết hạn hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã hết hiệu lực theo một trong các mức sau đây:
a) Từ 30.000.000 đồng đến 45.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người;
b) Từ 45.000.000 đồng đến 60.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 20 người;
c) Từ 60.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng đối với vi phạm từ 21 người trở lên.
Hình thức xử phạt bổ sung
Trục xuất người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam khi vi phạm quy định tại khoản 3 Điều này.
Nếu công ty không thông báo chấm dứt bảo lãnh, không thu hồi và nộp lại thẻ tạm trú sau khi người lao động nước ngoài nghỉ việc, có thể bị phạt 30–40 triệu đồng. Người lao động cũng có thể bị trục xuất.
Việc không thu hồi giấy phép lao động hiện chưa có mức phạt cụ thể theo quy định tại khoản 1 Điều 21 Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
6. Mẫu công văn trả thẻ tạm trú cho người nước ngoài
Mẫu công văn trả thẻ tạm trú cho người nước ngoài là biểu mẫu bắt buộc mà doanh nghiệp cần nộp khi người lao động nước ngoài nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng. Công văn này thể hiện việc doanh nghiệp không còn tiếp tục bảo lãnh, đồng thời giúp cơ quan quản lý cập nhật đúng tình trạng cư trú.
Sử dụng đúng mẫu công văn trả thẻ tạm trú cho người nước ngoài giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt và đảm bảo hồ sơ pháp lý rõ ràng.
Xem thêm: Đơn xin xác nhận tạm trú cho người nước ngoài
Xem thêm: Thời hạn tạm trú của người nước ngoài là bao lâu?
7. Thủ tục xin cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam
Thủ tục xin cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam là bước quan trọng đối với cá nhân hoặc tổ chức bảo lãnh người nước ngoài lưu trú dài hạn. Việc nắm rõ hồ sơ cần chuẩn bị và quy trình thực hiện sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót.
Vậy, để bắt đầu quy trình xin cấp thẻ tạm trú, bạn cần chuẩn bị những giấy tờ gì và thực hiện theo trình tự ra sao?
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Trước tiên, bạn phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo yêu cầu nêu ở trên . Lưu ý rằng, tất cả giấy tờ cần đảm bảo thời hạn hiệu lực theo quy định, nếu không đúng quy định thì thẻ tạm trú sẽ không được cấp.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Sau khi hoàn tất hồ sơ, bạn cần nộp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh thuộc Bộ Công an hoặc tại phòng Quản lý xuất nhập cảnh công an tỉnh, thành phố nơi người nước ngoài đang cư trú. Dưới đây là địa chỉ của các văn phòng chính:
- Tại Hà Nội: 44-46 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội.
- Tại TP. Hồ Chí Minh: 254 Nguyễn Trãi, Quận 1, TP Hồ Chí Minh.
- Tại Đà Nẵng: 7 Trần Quý Cáp, TP Đà Nẵng.
Sau khi nộp, Cục Quản lý xuất nhập cảnh sẽ cung cấp giấy biên nhận (Mẫu NB7). Nếu hồ sơ thiếu sót, cán bộ sẽ hướng dẫn bạn bổ sung.
Thời gian tiếp nhận hồ sơ: Từ thứ 2 đến sáng thứ 7 hàng tuần (trừ các ngày lễ, Tết, và Chủ nhật).
Bước 3: Nhận kết quả
Theo ngày hẹn trên giấy biên nhận, bạn đến nhận kết quả bằng cách mang theo giấy biên nhận, chứng minh thư hoặc hộ chiếu để đối chiếu. Nếu thẻ tạm trú được cấp, bạn cần nộp lệ phí, ký nhận và nhận kết quả.
Thời gian trả kết quả: Từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần (trừ các ngày lễ, Tết, thứ 7 và Chủ nhật).
Xem thêm: Thủ tục xin cấp thẻ tạm trú cho nhà đầu tư nước ngoài
8. Lệ phí cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam là bao nhiêu?
Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 157/2015/TT-BTC về loại tiền tệ của mức thu làm thẻ tạm trú cho người nước ngoài. Lệ phí xuất nhập cảnh được thu bằng đồng Việt Nam (VNĐ) hoặc lệ phí có thể được thu bằng Đôla Mỹ (USD) được quy đổi sang đồng Việt Nam dựa trên tỷ giá mua và bán của ngoại tệ, được công bố bởi Ngân hàng Nhà nước Việt Nam tại thời điểm thu lệ phí.
| STT | NỘI DUNG KHOẢN CHI PHÍ | CHI PHÍ |
| 1 | Thẻ tạm trú thời hạn từ 01 đến 02 năm | 145 USD/ thẻ |
| 2 | Thẻ tạm trú có thời hạn từ 02 đến 5 năm | 155 USD/ thẻ |
| 3 | Gia hạn tạm trú | 10 USD/ lần |
| 4 | Cấp mới, cấp lại thẻ thường trú | 100 USD/ thẻ |
Thời gian làm thẻ tạm trú cho người nước ngoài tại Cục quản lý xuất nhập cảnh là khoảng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ các hồ sơ hợp lệ.
9. Dịch vụ làm thẻ tạm trú cho người nước ngoài tại AZTAX
AZTAX là đơn vị đáng tin cậy, chuyên cung cấp dịch vụ làm thẻ tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam. Với hơn 10 năm kinh nghiệm, AZTAX cam kết mang đến quy trình xử lý thẻ tạm trú nhanh gọn, chất lượng, và tuân thủ đầy đủ các yêu cầu pháp lý. Chúng tôi luôn tập trung tối ưu hóa dịch vụ, đảm bảo mang lại trải nghiệm hài lòng nhất cho khách hàng.
Dịch vụ làm thẻ tạm trú của AZTAX dành cho người nước ngoài mang lại quy trình nhanh gọn và tiện lợi:
- Tiết kiệm thời gian: Chúng tôi cam kết quy trình làm thẻ tạm trú nhanh chóng, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và công sức so với tự thực hiện các thủ tục phức tạp.
- Chuyên nghiệp và chính xác: Với đội ngũ am hiểu sâu về pháp lý, AZTAX đảm bảo hồ sơ được xử lý chính xác, giảm thiểu rủi ro từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.
- Hỗ trợ toàn diện: Chúng tôi cung cấp từ tư vấn, chuẩn bị hồ sơ, điền đơn cho đến việc nộp tại cơ quan chức năng, giúp bạn an tâm xuyên suốt quy trình.
- Giải quyết vấn đề kịp thời: Khi phát sinh yêu cầu từ cơ quan chức năng, AZTAX sẽ hỗ trợ bạn giải quyết nhanh chóng để đảm bảo thời hạn xử lý.
- Tuân thủ quy định pháp luật: Chúng tôi cam kết mọi bước đều đúng quy định, giúp tránh các lỗi thường gặp và đảm bảo thẻ tạm trú hợp lệ.
- Dịch vụ khách hàng tận tâm: Đội ngũ của chúng tôi luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn trong suốt quá trình xin thẻ.
Việc thực hiện đúng thủ tục trả thẻ tạm trú cho người nước ngoài giúp doanh nghiệp tránh vi phạm quy định pháp luật. Đây là trách nhiệm quan trọng nhưng thường bị bỏ sót trong quá trình chấm dứt hợp đồng lao động. Nếu không thực hiện, doanh nghiệp có thể đối mặt với mức phạt hành chính không nhỏ. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn cụ thể hơn.
Xem thêm: Lệ phí làm thẻ tạm trú cho người nước ngoài là bao nhiêu?
