Thu hộ chi hộ có phải xuất hóa đơn không là thắc mắc phổ biến của nhiều doanh nghiệp và cá nhân khi thực hiện các giao dịch trung gian. Thực tế, theo quy định của pháp luật về thuế GTGT, các khoản thu hộ, chi hộ không phải là doanh thu phát sinh từ việc bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ, do đó không bắt buộc phải lập hóa đơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần lưu giữ chứng từ, hợp đồng hoặc giấy tờ liên quan để chứng minh tính hợp pháp của các khoản tiền thu, chi này khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra. Cùng AZTAX tìm hiểu chi tiết thông qua nội dung sau đây nhé!
1. Thu hộ, chi hộ là gì?
Thu hộ/chi hộ là hoạt động mà một cá nhân hoặc tổ chức được ủy quyền thực hiện việc thu hoặc chi các khoản tiền theo thỏa thuận trong hợp đồng. Các khoản thu hộ, chi hộ này được quy định cụ thể trong các văn bản như hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền, làm cơ sở pháp lý để thực hiện giao dịch và thuận tiện cho việc giải trình khi cần.
Những khoản tiền thường được thực hiện theo hình thức thu hộ, chi hộ bao gồm thanh toán tiền điện, nước, điện thoại, bảo hiểm và một số khoản phí dịch vụ khác.
2. Thu hộ, chi hộ có phải xuất hóa đơn, kê khai thuế không?
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ, quy định như sau:
Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.
Theo đó, khi doanh nghiệp bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm lập hóa đơn và giao cho người mua, ngoại trừ trường hợp hàng hóa luân chuyển nội bộ để phục vụ sản xuất tiếp theo thì không bắt buộc phải xuất hóa đơn.
Từ quy định này có thể thấy, các khoản thu hộ, chi hộ cũng được xem là trường hợp phải lập hóa đơn.
Bên cạnh đó, Công văn số 54756/CT-TTHT ngày 14/8/2017 của Cục Thuế TP. Hà Nội cũng đã có hướng dẫn cụ thể liên quan đến việc kê khai và xuất hóa đơn GTGT đối với các khoản chi hộ khách hàng như sau:
“….
Trường hợp Công ty cổ phần dịch vụ vận tải Đường sắt (sau đây gọi tắt là Công ty) thoả thuận với khách hàng nhận chi hộ các khoản chi phí như D/O, THC, CSDT, phí giám định, chi phí lưu container, phí bến bãi…thì khi chi trả các khoản chi phí này, các nhà cung cấp phải lập hóa đơn, ghi tên và mã số thuế của khách hàng, Công ty không kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn mang tên khách hàng. Khi thu lại số tiền chi hộ, Công ty không phải lập hóa đơn, chỉ lập chứng từ thu theo quy định.
Trường hợp, các nhà cung cấp đã lập hóa đơn ghi tên, mã số thuế của Công ty, thì Công ty đề nghị nhà cung cấp thu hồi hóa đơn đã lập để lập lại hóa đơn mang tên khách hàng thuê Công ty chi hộ. Trường hợp, Công ty và khách hàng không thực hiện thu hồi hóa đơn đã lập thì khi thu lại tiền Công ty phải lập hóa đơn GTGT, tính thuế GTGT theo quy định.”
Đồng thời, tại Công văn số 323/TCT-CS ngày 21/01/2020, Tổng cục Thuế cũng đã có ý kiến trả lời liên quan đến việc lập hóa đơn, chứng từ khi thu lại khoản tiền cước vận tải quốc tế đã chi hộ cho các doanh nghiệp ủy thác xuất khẩu hàng hóa, với nội dung như sau:
Đồng thời, theo Công văn 323/TCT-CS ngày 21/01/2020, Tổng cục Thuế đã hướng dẫn về việc lập hóa đơn, chứng từ trong trường hợp thu hồi tiền cước vận tải quốc tế mà doanh nghiệp đã trả hộ cho các đơn vị ủy thác xuất khẩu hàng hóa như sau
“…
Trường hợp Công ty Cổ phần Lâm sản Pisico Quảng Nam (sau đây gọi tắt là Công ty Pisico) nhận ủy thác xuất khẩu từ các khách hàng và thỏa thuận thanh toán trước tổng tiền cước thuê tàu cho hãng tàu theo đúng quy định pháp luật là các khoản thu hộ, chi hộ và trường hợp các hãng tàu lập hóa đơn, ghi tên và mã số thuế của khách hàng thì khi thu lại số tiền chi hộ, Công ty Pisico không phải xuất hóa đơn GTGT, không phải kê khai, nộp thuế với các khoản thu hộ, chi hộ mà chỉ lập chứng từ thu, chi theo quy định; trường hợp các nhà cung cấp đã lập hóa đơn ghi tên, mã số thuế của Công ty Pisico thì khi thu lại tiền của khách hàng, Công ty Pisico phải lập hóa đơn GTGT, tính thuế GTGT theo quy định.
Trường hợp Công ty Pisico nhận ủy thác xuất khẩu hàng hóa và có thu tiền thù lao ủy thác thì Công ty Pisico phải xuất hóa đơn GTGT và khai thuế thuế GTGT theo quy định tại Khoản 3, Điều 1 Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 của Bộ Tài chính.
Công ty Pisico được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp đối với các khoản chi liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.”
Như vậy, việc lập hóa đơn và xử lý thuế đối với các khoản thu hộ, chi hộ được phân biệt như sau:
- Thu hộ: Doanh nghiệp phải lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) khi thực hiện thu hộ. Khi thanh toán lại khoản tiền đã thu hộ cho đối tác, công ty chỉ cần lập phiếu chi mà không phải kê khai hay tính thuế đối với các khoản này.
- Chi hộ với hóa đơn mang tên khách hàng: Khi thu hồi số tiền chi hộ, doanh nghiệp không cần xuất hóa đơn GTGT và không phải kê khai, nộp thuế. Doanh nghiệp chỉ lập các chứng từ thu, chi theo quy định để làm căn cứ kế toán.
- Chi hộ với hóa đơn mang tên công ty chi hộ: Khi thu hồi khoản tiền chi hộ, doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT và kê khai, tính thuế GTGT theo quy định, áp dụng mức thuế suất tương ứng với loại hàng hóa hoặc dịch vụ chi hộ.
3. Các Quy định về xuất hóa đơn đối cho các khoản thu hộ, chi hộ khách hàng
Theo Thông tư 26/2015/TT-BTC tại Điều 3, Khoản 7, sửa đổi, bổ sung Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC, người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp: hàng dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi hoặc trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ hoặc tiêu dùng nội bộ phục vụ sản xuất).
Bên cạnh đó, Thông tư 219/2013/TT-BTC tại Điều 5, Khoản 7, Điểm d quy định rằng các khoản thu hộ không liên quan đến việc bán hàng hóa, dịch vụ của cơ sở kinh doanh không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT.
Căn cứ các quy định trên, kết hợp với Công văn 2519/CT-TTHT ngày 24/03/2016 và Công văn 8999/CT-TTHT ngày 23/10/2014 của Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh, khi doanh nghiệp phát sinh các khoản thu hộ, chi hộ theo hợp đồng giữa hai bên, các trường hợp xử lý được hướng dẫn như sau:
3.1 Trường hợp doanh nghiệp chi hộ đối tác
- Nếu hóa đơn chi hộ lập theo tên doanh nghiệp: Khi thu hồi số tiền chi hộ từ khách hàng, công ty phải lập hóa đơn GTGT và phiếu thu, đồng thời kê khai, tính nộp thuế GTGT theo thuế suất của hàng hóa, dịch vụ tương ứng.
- Nếu hóa đơn chi hộ lập theo tên đối tác: Khi chi hộ, doanh nghiệp lập phiếu chi; khi thu lại tiền từ khách hàng, chỉ cần lập phiếu thu, không phải xuất hóa đơn GTGT.
Trường hợp đặc biệt:
- Đối tác chưa đi vào hoạt động: Theo Công văn 1225/TCT-CS ngày 31/03/2017, chi phí phát sinh trước khi thành lập nếu nhờ công ty khác chi hộ và bên chi hộ phát hành hóa đơn để thu lại, bên nhờ chi hộ vẫn được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- Chi phí do sáng lập viên chi hộ trước khi thành lập công ty: Theo Công văn 69835/CT-TTHT ngày 10/11/2016, khoản chi này vẫn được hạch toán sau khi công ty thành lập nếu có giấy ủy quyền chi hộ, và khoản chi từ 20 triệu trở lên phải thanh toán qua ngân hàng.
- Thanh toán hộ tiền vận chuyển và bù trừ vào tiền mua hàng: Khoản chi hộ này được coi là bù trừ công nợ (Căn cứ Công văn 5587/TCT-CS ngày 2/12/2016), nhưng cần có hợp đồng vận chuyển, văn bản đề nghị thu hộ từ bên bán và biên bản cấn trừ công nợ.
3.2 Trường hợp doanh nghiệp thu hộ đối tác
- Khi khoản thu hộ liên quan đến hoạt động bán hàng hóa của doanh nghiệp, doanh nghiệp lập hóa đơn GTGT cho khách hàng nhưng không phải kê khai, tính nộp thuế, vì đây là khoản thu hộ đối tác, không phải doanh thu phát sinh của doanh nghiệp. Khi thanh toán lại tiền thu hộ cho đối tác, doanh nghiệp lập phiếu chi.
- Nếu thu hộ cước vận tải biển phải nộp thay 2% thuế nhà thầu: Doanh nghiệp Việt Nam chịu trách nhiệm khấu trừ và nộp thay 2% thuế nhà thầu cho hãng nước ngoài (Căn cứ Công văn 6142/BTC-CST ngày 9/5/2015).
- Doanh nghiệp Việt Nam làm đại lý cho hãng vận tải nước ngoài: Khi thu hộ tiền cước, phải lập hóa đơn. Trên hóa đơn, dòng giá trị dịch vụ thanh toán không bao gồm thuế GTGT; dòng thuế suất GTGT gạch chéo; dòng thuế GTGT ghi số thuế đã khấu trừ nộp thay cho hãng vận tải nước ngoài (Công văn 74694/CT-TTHT ngày 6/12/2016).
4. Hạch toán các khoản thu hộ, chi hộ
Về bản chất, các khoản thu hộ, chi hộ chỉ ảnh hưởng tới quỹ tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, mà không làm phát sinh doanh thu hay chi phí của doanh nghiệp thực hiện thu hộ, chi hộ.
4.1 Hạch toán các khoản chi
Khi doanh nghiệp chi hộ cho khách hàng, ghi:
- Nợ TK 1388 – Phải thu khác
- Có TK 111, 112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng
Khi khách hàng thanh toán lại số tiền chi hộ, hạch toán:
- Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng
- Có TK 1388 – Phải thu khác
4.2 Hạch toán các khoản thu hộ
Khi doanh nghiệp thu hộ cho khách hàng, ghi:
- Nợ TK 1388 – Phải thu khác
- Có TK 111, 112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng
Khi trả lại tiền thu hộ cho khách hàng, ghi:
- Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng
- Có TK 1388 – Phải thu khác
Lưu ý đặc biệt: Trường hợp doanh nghiệp chi hộ nhưng hóa đơn được xuất theo tên doanh nghiệp, lúc này giao dịch không còn được xem là thu hộ, chi hộ mà trở thành chi phí phát sinh thực tế của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp thu lại số tiền chi hộ từ khách hàng, khoản tiền này được coi là doanh thu từ hoạt động bán hàng. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần lập hóa đơn GTGT và kê khai thuế theo quy định.
5. Ví dụ hạch toán hóa đơn thu hộ, chi hộ
Khi doanh nghiệp thực hiện các khoản thu hộ, chi hộ, việc hạch toán chính xác là rất quan trọng để đảm bảo phản ánh đúng quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng mà không làm ảnh hưởng đến doanh thu hay chi phí của doanh nghiệp. Dưới đây là các ví dụ minh họa cách hạch toán hóa đơn thu hộ, chi hộ, giúp kế toán và doanh nghiệp nắm rõ quy trình ghi sổ, xử lý hóa đơn và chứng từ theo đúng quy định pháp luật.
Ví dụ 1: Hạch toán chi hộ
Tình huống: Ngày 10/11/2025, Công ty ABC nhận yêu cầu từ khách hàng là Công ty XYZ thanh toán tiền điện tháng 10/2025 trị giá 50.000.000 đồng, do khách hàng chưa kịp chuyển tiền. Công ty ABC thực hiện chi hộ khoản tiền này.
Khi chi hộ, hạch toán:
Ngày 10/11/2025
- Nợ TK 1388 – Phải thu khác: 50.000.000
- Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 50.000.000
Ngày 20/11/2025, khi khách hàng XYZ thanh toán lại số tiền chi hộ, hạch toán:
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 50.000.000
- Có TK 1388 – Phải thu khác: 50.000.000
Lưu ý: Nếu hóa đơn chi hộ được xuất theo tên Công ty ABC, khoản chi này sẽ được xem là chi phí của doanh nghiệp, và khi thu lại từ khách hàng, số tiền sẽ được coi là doanh thu, cần lập hóa đơn GTGT và kê khai thuế.
Ví dụ 2: Hạch toán thu hộ
Tình huống: Ngày 05/11/2025, Công ty ABC nhận 30.000.000 đồng tiền cước vận tải từ Hãng vận tải quốc tế DEF, thu hộ cho đối tác là Công ty XYZ.
Khi thu hộ, hạch toán:
Ngày 05/11/2025]
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 30.000.000
- Có TK 1388 – Phải thu khác: 30.000.000
Ngày 15/11/2025, khi trả lại tiền thu hộ cho Công ty XYZ, hạch toán:
- Nợ TK 1388 – Phải thu khác: 30.000.000
- Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 30.000.000
Lưu ý: Khoản thu hộ này không tính vào doanh thu của Công ty ABC và không phải kê khai thuế GTGT.
6. Một số câu hỏi thường gặp
Câu 1: Thu hộ cước vận tải quốc tế có phải nộp thuế không?
Khi doanh nghiệp Việt Nam thực hiện thu hộ cước vận tải quốc tế thay cho hãng vận tải nước ngoài, khoản tiền này không được tính vào doanh thu và không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT, bởi doanh nghiệp chỉ thực hiện thu hộ thay đối tác.
Tuy nhiên, doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ và nộp thay 2% thuế nhà thầu trên số tiền thu hộ cho hãng vận tải nước ngoài, theo quy định về thuế nhà thầu. Điều này được hướng dẫn cụ thể tại Công văn 6142/BTC-CST ngày 9/5/2015 và Công văn 74694/CT-TTHT ngày 6/12/2016. Như vậy, doanh nghiệp chỉ chịu trách nhiệm về thuế nhà thầu, còn thuế GTGT không áp dụng với khoản thu hộ cước vận tải quốc tế.
Câu 2: Nếu hóa đơn thu hộ tên công ty thì nộp thuế GTGT bao nhiêu?
Trường hợp hóa đơn thu hộ lập theo tên công ty, khoản thu này không còn được xem là thu hộ thuần túy mà được coi là doanh thu phát sinh từ hoạt động bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp. Do đó, công ty phải lập hóa đơn GTGT và kê khai thuế GTGT. Mức thuế GTGT áp dụng là thuế suất tương ứng với loại hàng hóa, dịch vụ được thể hiện trên hóa đơn, ví dụ như 10% đối với hàng hóa thông thường hoặc theo mức thuế suất quy định đối với dịch vụ vận tải, dịch vụ đặc thù. Như vậy, khi hóa đơn thu hộ mang tên công ty, doanh nghiệp cần kê khai và nộp thuế GTGT theo đúng mức áp dụng của từng loại hàng hóa, dịch vụ.
Câu 3: Làm gì nếu sai sót hóa đơn thu/chi hộ?
Khi phát hiện sai sót trên hóa đơn thu hộ hoặc chi hộ, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau để xử lý đúng quy định:
Xác định loại sai sót:
- Sai sót về thông tin người mua, người bán, số tiền, thuế suất, hàng hóa, dịch vụ…
- Sai sót ảnh hưởng đến việc kê khai thuế GTGT hay chỉ ảnh hưởng đến chứng từ nội bộ.
Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế:
- Nếu hóa đơn đã lập mang tên doanh nghiệp (thu hộ/chi hộ nhưng hóa đơn là doanh thu) → lập hóa đơn điều chỉnh GTGT theo quy định.
- Nếu hóa đơn chỉ phục vụ ghi nhận thu hộ/chi hộ và không phải kê khai thuế → lập chứng từ nội bộ (phiếu thu, phiếu chi) điều chỉnh số liệu.
Thông báo cho bên liên quan:
- Thông báo với khách hàng hoặc đối tác để thống nhất cách điều chỉnh, tránh nhầm lẫn trong thanh toán hoặc hạch toán.
Lưu trữ chứng từ đầy đủ:
- Giữ hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh, biên bản giải trình hoặc các giấy tờ liên quan để phục vụ kiểm tra từ cơ quan thuế nếu cần.
Tóm lại, việc xử lý sai sót hóa đơn thu/chi hộ cần đảm bảo đúng quy định về hóa đơn, kê khai thuế, đồng thời giữ chứng từ đầy đủ để minh chứng cho giao dịch.
Tóm lại, thu hộ, chi hộ có phải xuất hóa đơn hay không sẽ phụ thuộc vào tên đơn vị trên hóa đơn và bản chất giao dịch. Nếu hóa đơn mang tên khách hàng – tức doanh nghiệp chỉ thực hiện thu, chi thay – thì không phải xuất hóa đơn và không phải kê khai, tính thuế GTGT. Ngược lại, nếu hóa đơn mang tên doanh nghiệp, khoản chi này không còn được coi là thu hộ, chi hộ mà là chi phí hoặc doanh thu thực tế, khi đó doanh nghiệp bắt buộc phải xuất hóa đơn theo đúng quy định pháp luật.
