Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt được hạch toán Nợ TK 111 – Tiền mặt và Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng. Nghiệp vụ này làm tăng tiền mặt tại quỹ, đồng thời giảm số dư tài khoản ngân hàng nhưng không làm thay đổi tổng tài sản của doanh nghiệp. Kế toán cần căn cứ séc hoặc giấy rút tiền, giấy báo nợ của ngân hàng và phiếu thu có đủ chữ ký. Việc ghi sổ phải khớp với sổ quỹ và sao kê ngân hàng.
1. Định khoản nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt
Nhập quỹ tiền mặt định khoản thế nào? là câu hỏi được nhiều kế toán viên đặt ra, đặc biệt với những người mới vào nghề hoặc đang chuyển đổi công việc giữa các doanh nghiệp.
Việc định khoản đúng nghiệp vụ nhập quỹ tiền mặt không chỉ giúp phản ánh trung thực tình hình tài chính mà còn đảm bảo tuân thủ đúng quy định kế toán hiện hành.
Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt định khoản như sau:
- Nợ vào tài khoản 111 – Quỹ Tiền Mặt (1111, 1112)
- Có vào tài khoản 112 – Tài Khoản Tiền Gửi Ngân Hàng (1121, 1122)
2. Mô tả nghiệp vụ
Trong quá trình triển khai bất kỳ hoạt động hay dự án nào, việc xác định rõ các công việc thực hiện là bước quan trọng để đảm bảo tiến độ và chất lượng. Một kế hoạch được phân chia thành những nhiệm vụ cụ thể sẽ giúp người quản lý dễ dàng theo dõi, giám sát và kịp thời điều chỉnh khi cần thiết. Đồng thời, việc sắp xếp công việc hợp lý còn giúp tối ưu nguồn lực và nâng cao hiệu quả chung.
Khi công ty cần chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng vào quỹ tiền mặt, các bước thực hiện sẽ như sau:
- Kế toán thanh toán ngân hàng sẽ chuẩn bị séc để rút tiền mặt.
- Sau khi nhận đủ chữ ký từ Giám đốc và Kế toán trưởng, kế toán sẽ mang séc đến ngân hàng để thực hiện việc rút tiền và nhập vào quỹ tiền mặt của công ty.
- Kế toán thanh toán tiền mặt sẽ lập Phiếu thu để ghi nhận số tiền đã rút.
- Thủ quỹ dựa vào Phiếu thu để nhận tiền mặt, đồng thời cập nhật sổ quỹ.
- Cuối cùng, Kế toán thanh toán tiền mặt căn cứ vào Phiếu thu, với chữ ký của thủ quỹ và người nộp tiền, để ghi chép vào sổ kế toán tiền mặt.
Xem thêm: Cách hạch toán lệ phí trước bạ xe ô tô và nhà đất
Xem thêm: Lệ phí hải quan hạch toán vào tài khoản nào?
Xem thêm:Phí bảo lãnh ngân hàng hạch toán như thế nào?
3. Hướng dẫn quy trình rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt
Bạn đang tìm hiểu cách rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt để hạch toán đúng quy định? Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình, chứng từ cần thiết và các bước thực hiện theo chuẩn kế toán. Nắm vững quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả mà còn đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
Bước 1: Truy cập vào hệ thống qua đường dẫn: Tiền gửi → Nhập liệu → Hạch toán → Giấy báo nợ.
Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn “Thêm” để tạo một chứng từ mới.
Bước 3: Lựa chọn loại phiếu là “Rút tiền về nhập quỹ“, sau đó điền đầy đủ thông tin và nhấn “Lưu“.
Lưu ý khi tạo Giấy báo nợ rút tiền nhập quỹ:
- Cung cấp đầy đủ thông tin tại mục thông tin chung, bao gồm tài khoản có, diễn giải và ngày chứng từ.
- Trong phần thông tin chi tiết, cần nhập mã đối tượng, tài khoản nợ, và số tiền cần rút.
Chương trình sẽ tự động tạo Phiếu thu tiền (trong phân hệ tiền mặt) với các thông tin tương tự như Giấy báo nợ.
Bước 4: Để in phiếu, nhấn vào biểu tượng “In” trên chứng từ hoặc trong thanh công cụ.
Lưu ý quan trọng:
Trong quy trình kế toán, bạn chỉ nên nhập một trong hai loại chứng từ: Giấy báo nợ ngân hàng hoặc Phiếu thu tiền mặt. Nhập liệu cả hai sẽ dẫn đến việc hạch toán bị trùng lặp.
Nguyên tắc ưu tiên khi chọn loại chứng từ để cập nhật:
- Phiếu thu tiền mặt ưu tiên hơn Giấy báo nợ ngân hàng. Ví dụ: Khi rút tiền từ ngân hàng để nhập quỹ tiền mặt, nên sử dụng Phiếu thu.
- Giấy báo nợ hoặc Phiếu chi ưu tiên hơn Giấy báo có hoặc Phiếu thu. Ví dụ: Khi chuyển tiền giữa các tài khoản ngân hàng, hãy sử dụng Giấy báo nợ.
Nếu cần nhập cả hai loại chứng từ, thực hiện hạch toán qua tài khoản tiền đang chuyển (TK 113).
4. Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt cần chứng từ gì?
Khi doanh nghiệp thực hiện rút tiền từ ngân hàng để bổ sung vào quỹ tiền mặt, kế toán bắt buộc phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ để đảm bảo việc ghi sổ đúng quy định và tránh rủi ro khi kiểm tra sau này.
Nếu không nắm rõ chứng từ cần thiết, dễ dẫn đến sai lệch số liệu hoặc bị loại chi phí. Vậy trong trường hợp này, việc rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt cần dựa trên những loại chứng từ nào?
Để hạch toán nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt một cách hợp lệ, doanh nghiệp cần chuẩn bị và căn cứ vào các chứng từ sau:
- Séc rút tiền: Đây là chứng từ chính do kế toán lập và được Giám đốc cùng Kế toán trưởng ký duyệt trước khi mang đến ngân hàng để rút séc về nhập quỹ. Séc ghi rõ số tiền rút, tài khoản ngân hàng rút tiền, và mục đích sử dụng.
Ví dụ rút séc hạch toán thế nào: Công ty rút 50.000.000 VND từ tài khoản ngân hàng, séc ghi: “Rút tiền về nhập quỹ tiền mặt ngày 09/04/2025”.
- Giấy báo nợ từ ngân hàng: Sau khi rút tiền, ngân hàng cung cấp giấy báo nợ xác nhận số tiền đã rút từ tài khoản tiền gửi (TK 112). Chứng từ này là căn cứ để hạch toán giảm tài khoản tiền gửi ngân hàng.
Định khoản: Nợ TK 111: 50.000.000 VND, Có TK 112: 50.000.000 VND.
- Phiếu thu tiền mặt: Khi tiền được nhập vào quỹ tiền mặt, thủ quỹ lập phiếu thu để ghi nhận số tiền nhận được, có chữ ký của người nộp tiền (kế toán) và thủ quỹ. Phiếu thu là căn cứ để cập nhật sổ quỹ tiền mặt.
Ví dụ: Phiếu thu số PT001, ngày 09/04/2025, ghi: “Thu tiền rút từ ngân hàng, 50.000.000 VND”.
- Ủy nhiệm chi (nếu áp dụng): Trong trường hợp rút tiền qua chuyển khoản nội bộ (ví dụ, từ tài khoản chính sang quỹ tiền mặt tại ngân hàng), cần có ủy nhiệm chi làm chứng từ bổ sung.
Lưu ý:
- Chỉ cần nhập một trong hai chứng từ chính (Giấy báo nợ hoặc Phiếu thu) vào sổ kế toán để tránh trùng lặp. Theo nguyên tắc, ưu tiên sử dụng Phiếu thu nếu tiền đã nhập quỹ.
- Các chứng từ phải được lưu trữ cẩn thận để phục vụ kiểm tra, đối chiếu hoặc quyết toán thuế sau này.
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán quỹ phòng chống thiên tai
Xem thêm: Hạch toán phí chuyển tiền ngân hàng [Có ví dụ]
5. Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt bài tập và lời giải chi tiết
Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt bài tập và lời giải chi tiết là nội dung quan trọng trong kế toán doanh nghiệp, giúp người học hiểu rõ cách định khoản, ghi sổ và xử lý tình huống thực tế. Với hệ thống bài tập kèm lời giải cụ thể, bạn sẽ nắm vững nghiệp vụ này, áp dụng chính xác trong công việc và ôn tập hiệu quả cho các kỳ thi kế toán.
Khi doanh nghiệp cần rút tiền từ tài khoản ngân hàng để đưa về quỹ tiền mặt, kế toán cần thực hiện đúng quy trình và ghi nhận chính xác. Tuy nhiên, nếu chưa quen, bạn có thể gặp 1 chút bất lợi trong cách định khoản.
Vì vậy, trong bài viết này, AZTAX sẽ cung cấp một bài tập cụ thể kèm lời giải chi tiết, giúp bạn hiểu rõ cách xử lý nghiệp vụ này một cách dễ dàng và chính xác. Cùng tìm hiểu ngay nhé!
5.1 Bài tập định khoản kế toán
- Rút 95.000 đồng từ tài khoản ngân hàng để nhập vào quỹ tiền mặt.
- Vay ngân hàng ngắn hạn để thanh toán công nợ người bán với số tiền 72.000 đồng.
- Khách hàng thanh toán công nợ bằng tiền mặt, số tiền là 53.000 đồng.
- Trả nợ vay ngắn hạn bằng tiền mặt 18.000 đồng.
- Nhập kho hàng hóa chưa thanh toán, tổng trị giá 123.000 đồng, trong đó giá trị hàng hóa là 112.000 đồng, thuế GTGT đầu vào được khấu trừ là 11.000 đồng.
- Chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng để thanh toán cho người bán 64.000 đồng.
- Mua hàng hóa nhập kho với tổng giá trị 260.000 đồng, bao gồm thuế GTGT đầu vào được khấu trừ là 24.000 đồng; thanh toán bằng tiền mặt 140.000 đồng, còn lại 120.000 đồng chưa thanh toán.
- Góp vốn liên doanh bằng tài sản cố định hữu hình trị giá 620.000 đồng.
- Chi tiền mặt để trả lương nhân viên 12.000 đồng.
- Khách hàng thanh toán nợ thông qua chuyển khoản ngân hàng, số tiền là 42.000 đồng.
5.2 Cách Định khoản kế toán
- Nợ TK 1111: 95.000
Có TK 1121: 95.000 - Nợ TK 331: 72.000
Có TK 3411: 72.000 - Nợ TK 1111: 53.000
Có TK 131: 53.000 - Nợ TK 3411: 18.000
Có TK 1111: 18.000 - Nợ TK 1561: 112.000
Nợ TK 1331: 11.000
Có TK 331: 123.000 - Nợ TK 331: 64.000
Có TK 1121: 64.000 - Nợ TK 1561: 236.000
Nợ TK 1331: 24.000
Có TK 1111: 140.000
Có TK 331: 120.000 - Nợ TK 211: 620.000
Có TK 4111: 620.000 - Nợ TK 334: 12.000
Có TK 1111: 12.000 - Nợ TK 1121: 42.000
Có TK 131: 42.000
Thực hiện đúng quy trình rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính minh bạch và hạn chế rủi ro. Đây là một trong những nghiệp vụ cơ bản nhưng giữ vai trò quan trọng trong sổ sách kế toán. Việc nắm chắc cách hạch toán sẽ giúp bạn chủ động hơn trong mọi tình huống phát sinh. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn cụ thể hơn.
6. Câu hỏi thường gặp về rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt
Câu 1: Rút tiền từ tài khoản ngân hàng về quỹ tiền mặt có phát sinh thuế không?
Không. Việc rút tiền gửi ngân hàng về quỹ chỉ làm thay đổi hình thái nắm giữ tiền của doanh nghiệp, từ tiền gửi sang tiền mặt, nên không tạo ra doanh thu và không trực tiếp phát sinh thuế GTGT hoặc thuế TNDN. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải chứng minh được nguồn tiền, mục đích sử dụng và lưu giữ chứng từ đầy đủ. Nghĩa vụ thuế có thể phát sinh từ giao dịch sử dụng khoản tiền đó, không phải từ thao tác rút tiền.
Câu 2: Phí rút tiền mặt tại ngân hàng được hạch toán như thế nào?
Phí ngân hàng thu khi doanh nghiệp rút tiền mặt là khoản chi phí riêng, không cộng vào số tiền thực tế nhập quỹ. Phí dịch vụ ngân hàng thông thường có thể được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp; khoản phí liên quan trực tiếp đến hoạt động vay vốn cần được xem xét theo bản chất chi phí tài chính. Kế toán phải căn cứ biểu phí, hóa đơn hoặc chứng từ thu phí của ngân hàng để ghi nhận và xác định nghĩa vụ thuế tương ứng.
Câu 3: Doanh nghiệp được rút tối đa bao nhiêu tiền mặt từ tài khoản ngân hàng?
Pháp luật kế toán không quy định một hạn mức chung áp dụng cho mọi lần doanh nghiệp rút tiền mặt. Số tiền được rút phụ thuộc vào số dư tài khoản, thỏa thuận với ngân hàng, hạn mức giao dịch và quy trình kiểm soát của từng tổ chức tín dụng. Với giao dịch giá trị lớn, ngân hàng có thể yêu cầu đăng ký trước, xuất trình hồ sơ chứng minh mục đích hoặc thực hiện các bước xác minh theo quy định về phòng, chống rửa tiền.
Câu 4: Tiền đã rút về quỹ có được dùng để thanh toán hóa đơn từ 5 triệu đồng không?
Doanh nghiệp có thể thanh toán bằng tiền mặt, nhưng cần xem xét điều kiện thuế. Theo quy định áp dụng từ năm 2026, khoản mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN, trừ trường hợp pháp luật có quy định riêng. Vì vậy, nên ưu tiên chuyển khoản đối với các hóa đơn này.
Câu 5: Rút tiền công ty giao cho giám đốc sử dụng có được xem là tạm ứng không?
Không phải mọi khoản tiền giám đốc rút hoặc nhận từ quỹ đều tự động được coi là tạm ứng. Doanh nghiệp phải xác định rõ mục đích: chi phục vụ công việc, hoàn ứng, trả lương, chia lợi nhuận hay khoản phải thu cá nhân. Nếu giao tiền để thực hiện nhiệm vụ của doanh nghiệp, cần lập đề nghị tạm ứng, phê duyệt, theo dõi người nhận và thời hạn hoàn ứng. Việc sử dụng tiền công ty cho nhu cầu cá nhân có thể gây rủi ro thuế và quản trị.
Câu 6: Làm gì khi số tiền thực tế nhập quỹ khác với số tiền ngân hàng đã ghi nợ?
Kế toán cần kiểm đếm tiền ngay khi nhận, đối chiếu với chứng từ ngân hàng và lập biên bản xác nhận chênh lệch trước khi khóa sổ. Không nên tự điều chỉnh số liệu quỹ để khớp sao kê khi chưa xác định nguyên nhân. Chênh lệch có thể xuất phát từ phí rút tiền, sai sót kiểm đếm hoặc thất thoát trong quá trình vận chuyển. Doanh nghiệp phải xác định trách nhiệm, ghi nhận đúng bản chất và bổ sung hồ sơ xử lý theo quy chế kiểm soát nội bộ.
