Mua hàng của cá nhân không có hóa đơn có thể gây ra nhiều rủi ro về quyền lợi và chất lượng sản phẩm. Điều này làm dấy lên câu hỏi về tính minh bạch và trách nhiệm pháp lý trong giao dịch. AZTAX đã tổng hợp thông tin cần thiết để bạn có cái nhìn rõ hơn về vấn đề này.
1. Định nghĩa mua hàng hoá từ cá nhân không có hoá đơn
Mua hàng hóa từ cá nhân không có hóa đơn là giao dịch mà người bán không cung cấp chứng từ chính thức. Điều này thường xảy ra trong các giao dịch không chính thức, gây khó khăn trong việc chứng minh nguồn gốc và giá trị hàng hóa, đồng thời ảnh hưởng đến quyền lợi của người mua khi gặp vấn đề pháp lý hoặc chất lượng.
2. Căn cứ pháp lý
Tại Điểm 2.4, Khoản 2, Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế TNDN quy định chi phí doanh nghiệp mua các hàng hóa, dịch vụ nhưng không lập bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp:
2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế gồm:
2.4 Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèo theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp:
- Mua sản phẩm thủ công làm từ đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc những nguyên liệu từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra.
- Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra.
- Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt.
- Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra.
- Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp trên) có mức doanh thu dưới doanh thu chịu thuế GTGT (100 triệu đồng/năm).
Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện ký và chịu trách nhiệm về tính chính xác. Doanh nghiệp có thể lập bảng kê để tính vào chi phí được trừ, không cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu giá hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào giá thị trường để điều chỉnh các khoản chi phí được phép khấu trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Vì vậy, trong các trường hợp sau, cần lập bảng kê thu mua hàng hóa và dịch vụ theo mẫu 01/TNDN được quy định trong Thông tư 78/2014/TT-BTC, hướng dẫn thực hiện Nghị định 218/2013/NĐ-CP về thuế TNDN:
Trường hợp cần lập bảng kê thu mua hàng hóa và dịch vụ:
- Mua các hàng hóa của người dân tự sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra.
- Mua các tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra.
- Mua các hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có mức doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm.
Khi mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ cá nhân hoặc hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên, cá nhân cần liên hệ trực tiếp với chi cục thuế nơi cư trú để được hướng dẫn cách lập hóa đơn bán lẻ cho công ty và thực hiện kê khai, nộp thuế đúng quy định.
3. Các trường hợp mua hàng cá nhân không có hóa đơn
3.1 Trường hợp mua hàng hóa của cá nhân, hộ kinh doanh tự sản xuất hoặc có mức doanh thu dưới 100 triệu VND/năm
Khi doanh nghiệp mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ các nguồn sau:
- Cá nhân tự sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra.
- Hộ, cá nhân không kinh doanh nhưng trực tiếp bán tài sản hoặc cung cấp dịch vụ.
- Hộ kinh doanh hoặc cá nhân có doanh thu dưới 100 triệu VND/năm.
Để hợp thức hóa chi phí, doanh nghiệp cần chuẩn bị những hồ sơ sau:
- Hợp đồng mua bán hoặc cung ứng dịch vụ.
- Chứng từ thanh toán: thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản (do không có hóa đơn).
- Biên bản bàn giao hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Danh sách hàng hóa không có hóa đơn theo mẫu 01/TNDN (đính kèm Thông tư số 78/2014/TT-BTC).
Ví dụ:
- Doanh nghiệp mua đồ thủ công mỹ nghệ từ cá nhân tự sản xuất tại nhà, không phân biệt doanh thu dưới hay trên 100 triệu VND/năm. Vì cá nhân tự làm và bán trực tiếp, không có hóa đơn, doanh nghiệp cần lập hợp đồng mua bán và biên bản bàn giao hàng hóa.
- Doanh nghiệp mua đồ gia dụng cũ (như tủ lạnh, máy giặt) từ một hộ gia đình không kinh doanh. Vì đây là tài sản đã qua sử dụng và người bán không thuộc diện kinh doanh, doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị hợp đồng mua bán và chứng từ thanh toán mà không cần hóa đơn.
3.2 Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có mức doanh thu từ 100 triệu VND/năm trở lên
Khi mua hàng từ hộ kinh doanh hoặc cá nhân có doanh thu từ 100 triệu VND/năm trở lên, doanh nghiệp cần yêu cầu người bán liên hệ với Chi cục thuế nơi cư trú để lập hóa đơn bán lẻ và nộp thuế theo quy định.
Hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị bao gồm:
- Hợp đồng mua bán.
- Biên bản giao nhận hàng hóa, dịch vụ.
- Hóa đơn bán hàng do Chi cục thuế cấp.
- Chứng từ thanh toán: nếu giá trị giao dịch trên 20 triệu VND, thanh toán phải thực hiện qua chuyển khoản.
Ví dụ:
- Doanh nghiệp thuê dịch vụ vận chuyển từ một cá nhân kinh doanh có doanh thu trên 100 triệu VND/năm. Cá nhân này phải lên Chi cục thuế để lấy hóa đơn bán lẻ.
- Doanh nghiệp mua trang thiết bị văn phòng từ một hộ kinh doanh có doanh thu trên 100 triệu VND/năm.
3.3 Trường hợp thuê cá nhân làm dịch vụ (hợp đồng thời vụ, hợp đồng giao khoán)
Khi doanh nghiệp thuê cá nhân làm các công việc như xây dựng, lắp đặt, vận chuyển…, cần chuẩn bị các hồ sơ theo từng trường hợp:
- Nếu hợp đồng ký với hộ kinh doanh hoặc cá nhân có doanh thu trên 100 triệu VND/năm, yêu cầu người bán liên hệ Chi cục thuế để lập hóa đơn bán lẻ và kê khai thuế.
- Nếu hộ kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu VND/năm không thuộc diện được cấp hóa đơn, doanh nghiệp cần lập bảng kê mua hàng để hạch toán chi phí.
- Nếu thuê cá nhân không kinh doanh, khi chi trả từ 2 triệu VND trở lên, doanh nghiệp phải khấu trừ 10% thuế TNCN trước khi thanh toán và trường hợp này không được cấp hóa đơn bán lẻ.
Ví dụ: Khi thuê đội thợ xây dựng với một người đại diện làm đội trưởng, tùy theo tình huống:
- Nếu đội trưởng là đại diện được ủy quyền, doanh nghiệp phải khấu trừ 10% thuế TNCN.
- Nếu đội trưởng là cá nhân kinh doanh, họ cần lên Chi cục thuế để mua hóa đơn bán lẻ và cung cấp cho doanh nghiệp.
4. Ưu điểm và nhược điểm của việc mua hàng của cá nhân không có hoá đơn
Khi mua hàng hóa từ cá nhân mà không có hóa đơn, có những ưu điểm và nhược điểm cần cân nhắc:
Ưu Điểm:
- Giá Cả Thấp Hơn: Hàng hóa từ cá nhân có thể được bán với giá rẻ hơn so với các cửa hàng chính thức, do không phải chịu các chi phí liên quan đến quản lý, thuế và các chứng từ.
- Giao Dịch Nhanh Chóng: Thương lượng và giao dịch trực tiếp với cá nhân có thể diễn ra nhanh chóng, không cần qua nhiều bước hành chính hoặc quy trình phức tạp.
- Linh Hoạt: Cá nhân có thể linh hoạt hơn trong việc điều chỉnh điều kiện giao dịch, chẳng hạn như giá cả, điều kiện thanh toán và giao hàng.
Nhược Điểm:
- Thiếu Chứng Từ Pháp Lý: Thiếu hóa đơn làm mất đi sự chứng minh nguồn gốc và giá trị của hàng hóa, có thể gây khó khăn trong việc giải quyết tranh chấp hoặc khi cần chứng minh cho cơ quan thuế.
- Rủi Ro Về Chất Lượng: Không có hóa đơn có thể dẫn đến rủi ro về chất lượng hàng hóa, cũng như khó khăn trong việc yêu cầu đổi trả hoặc bảo hành.
- Khó Khăn Trong Việc Đảm Bảo Quyền Lợi: Việc không có hóa đơn có thể làm giảm khả năng yêu cầu hỗ trợ hoặc khiếu nại nếu Hàng hóa không đạt tiêu chuẩn hoặc phát sinh vấn đề sau khi mua.
- Nguy Cơ Về Pháp Lý: Mua hàng không có hóa đơn có thể liên quan đến nguy cơ mua phải hàng giả, hàng nhái, hoặc hàng không rõ nguồn gốc, gây vi phạm pháp luật.
Việc mua hàng của cá nhân không có hóa đơn có thể dẫn đến nhiều rủi ro pháp lý và khó khăn trong việc hạch toán chi phí cho doanh nghiệp. Hiểu rõ quy định và các giải pháp phù hợp là điều cần thiết để tránh các vấn đề phát sinh. Để được hỗ trợ thêm về vấn đề này, vui lòng liên hệ AZTAX qua số Hotline: 0932.383.089 để nhận tư vấn chi tiết nhé!
